С помощью какой команды можно быстро оформить таблицу

Электронный учебник по дисциплине: «Информатика»

Лабораторная работа №5

Лабораторная работа №5

Таблицы в текстовом редакторе. Редактор формул

Цель работы: научиться вставлять таблицы в документ, форматировать ячейки; научиться создавать математические формулы в документах Microsoft Word.

Таблица Word может содержать максимум 63 столбца и произвольное число строк. Ячейки таблицы имеют адреса, образованные именем столбца (A, B,C…) и номером строки (1, 2, 3…), например А3, С4 и т.д.

Самый простой способ создать таблицу в программе Word состоит в использовании позиции табуляции. Но этот способ недостаточно гибок, потому что многие таблицы трудно представить в простой форме. Основной метод создания таблиц в программе не страдает от таких ограничений и предоставляет самые широкие возможности по отображению текста в рамках таблиц.

1. Небольшие таблицы создают с помощью кнопки добавить таблицу на панели инструментов. Открывшаяся палитра позволяет быстро создать пустую таблицу.

2. Пустую таблицу с произвольным числом строк и столбцов создают с помощью команды Таблица ? Добавить таблицу. Число строк и столбцов задают с помощью счетчиков диалогового окна Вставка таблицы.

3. Кнопка Таблицы и границы , также команда Таблица ? Нарисовать таблицу позволяют нарисовать таблицу в документе вручную. При этом открывается панель инструментов Таблицы и границы. Сначала рисуют внешний контур таблицы, а затем разбивают ее на отдельные ячейки.

4. Строки или столбцы таблицы могут содержать разное число ячеек. Для этого сначала создают таблицу с равным числом ячеек в строках и столбцах, а потом объединяют или разделяют отдельные ячейки. Выделив необходимые ячейки, дают команду Таблица ? Объединить ячейки или Таблица ? Разбить ячейки .

5. Линии, разбивающие таблицу, можно рисовать или удалять вручную. На панели инструментов Таблицы и границы для этой цели служат кнопки Нарисовать таблицу и Ластик. Ввод в таблицу осуществляют по ячейкам, причем в любом порядке. Ячейка может содержать несколько абзацев текста. Клавиша Т ab позволяет переходить от текущей ячейки к следующей. Каждую ячейку таблицы можно форматировать независимо от остальных. Более того, если щелкнуть на ячейке правой кнопкой мыши и выбрать в контекстном меню пункт Направление текста, то строки текста в ячейке таблицы можно расположить вертикально.

6. Если таблицу используют не как особый элемент оформления текста, а она действительно содержит «табличные данные», то ее можно отформатировать стандартным образом. Команда Таблица ? Автоформат (или кнопка Автоформат на панели Таблицы и границы) позволяют применить один из готовых стандартных форматов, определяющих шрифты, границы и цвета ячеек таблицы.

7. Для изменения границ и цвета заливки ячеек таблицы в ручную служат кнопки Внешние границы и Цвет заливки на панели инструментов Таблицы и границы. Раскрывающиеся палитры, вызываемые этими кнопками, можно «оторвать» от соответствующих кнопок и использовать как независимые панели инструментов.

Для создания формул, содержащих обозначения переменных, индексы, показатели степени и другие математические знаки в Microsoft Word используется встроенное средство – Редактор формул ( Microsoft Equ ation 3.0.). Формула создается как встроенный объект.

1. Вставка формулы в документ осуществляется так же, как вставка любого другого объекта – с помощью команды Вставка/Объект. В диалоговом окне Вставка объекта следует выбрать на вкладке Создание в списке Тип объекта пункт Microsoft Equ ation 3.0.

2. Редактор формул работает непосредственно в окне программы Word. Из окна автоматически удаляются все панели инструментов, заменяется строка меню и открывается новая панель инструментов Формулы .

3. Панель инструментов Формулы содержит две строки кнопок. Верхняя строка позволяет вводить отдельные символы или дополнительные значки к символам. Нижняя строка используется для создания шаблонов, которые могут включать в себя несколько полей для ввода символов. Примером такого шаблона может служить знак радикала.

4. При вводе формул можно использовать любые символы, вводимые с помощью клавиатуры. Таким образом, вводятся числовые константы, названия переменных и вспомогательные комментарии, если формула должна их содержать.

5. Переход от одного поля к другому осуществляется при помощи клавиш управления курсором. Размер курсора и специальная подчеркивающая линия показывают, в каком из полей производится ввод. Выбрать поле можно и щелчком мыши.

6. Для выбора размера символов используют команду Размер/Определить. Для установки междустрочного интервала применяют команду Формат/Интервал.

7. После завершения ввода и редактирования формулы можно вернуться к редактированию документа путем нажатия клавиши Esc. Формула включается в документ на правах графического объекта. Двойной щелчок на имеющейся формуле позволяет вернуться к ее редактированию.

Задание 1. Создайте следующую таблицу:

Сведения об обеспечении образовательного процесса учебной литературой в учебном центре ТОО «МаксСофт»

Наименование предмета (курса, дисциплины, учебного плана) по годам обучения

обучающихся, воспитанников, изучающих предмет (курс, дисциплину)

Обеспечение обучающихся, воспитанников, литературой, указанной в учебной программе предмета (курса) в качестве обязательной

Перечень литературы (автор, название, год, место издания, издательство, год издания)

Создание и ведение таблиц Excel

Итак, таблица в Excel – это прямоугольная область листа, в которой каждая строка представляет собой набор данных, а в ячейке на пересечении данной строки и каждого столбца находится единица данных. Каждому столбцу присваивается уникальное имя. Столбцы таблицы называются полями, а строки – записями. В таблице не может быть записей, в которых нет данных ни в одном поле.

Если на листе Excel выбран прямоугольный диапазон ячеек, его легко преобразовать в таблицу, и, наоборот, с записями таблицы можно работать как с обычным диапазоном ячеек.
В таблицах можно использовать функции и формулы Excel , в частности, можно вставить строку (запись), в которой подсчитываются общие или промежуточные итоги.

Создание таблицы

  1. Выделить любую ячейку, содержащую данные, которые должны будут войти в таблицу.
  2. В ленте меню выбрать вкладку Вставка [Insert], в раскрывшейся группе команд Таблицы [Tables] необходимо выбрать команду Таблица [Table].
  3. Появится диалоговое окно, в котором Excel автоматически предложит границы диапазона данных для таблицы
  4. Если этот диапазон нужно изменить, достаточно выделить нужный диапазон данных курсором.

    Присвоение имени таблице

    По умолчанию при создании таблицы Excel ей присваивается стандартное имя: Таблица1, Таблица2 и т.д. Если имеется только одна таблица, то можно ограничиться этим именем. Но удобнее присвоить таблице содержательное имя.

  5. Выделить ячейку таблицы.
  6. На вкладке Конструктор [Design], в группе Свойства [Properties] ввести новое имя таблицы в поле Имя таблицы нажать клавишу Enter.
  7. Требования к именам таблиц аналогичны требованиям к именованным диапазонам.

    Форматирование таблиц

    В созданной таблице можно изменить цвет, шрифт, вид границ и прочее. С помощью форматирования можно добиться того, что информация будет легче восприниматься. Эти изменения можно выполнить самостоятельно или выбрать готовый стиль оформления.

  8. На вкладке Конструктор [Design] выбрать нужное оформление в группе Стили таблиц [Table Styles].
  9. Вычисления в таблицах

    К таблице можно добавить дополнительную, итоговую строку, в которой будут размещены результаты выполнения различных функций, примененных к данным некоторых или всех полей.
    Порядок действия следующий:

  10. На вкладке Конструктор [Design] в группе Параметры стилей таблиц [Table Style Options], выбрать Строка итогов [Total Row].

  • В появившейся новой строке Итог [Total] выбрать поле, в котором нужно обработать данные, и в раскрывающемся меню выбрать нужную функцию.
  • Для ввода в конец таблицы новых записей следует выделить строку итогов и воспользоваться правой кнопкой мыши. Появится контекстное меню, в нем нужно выбрать пункт Вставить. Если в появившуюся новую строку ввести данные, они будут автоматически участвовать в пересчете итогов.

    Для того чтобы сократить время на добавление строк в таблицу, можно отключить строку итогов и довалять новые данные с новой строки. В этом случае таблица будет автоматически расширять свой диапазон.

    Для проведения расчетов и помещения результатов в новое поле, достаточно ввести формулу в одну ячейку этого поля. Excel автоматически размножит ее по всем ячейкам данного поля. Если правильно установлены параметры Excel , при вводе формулы в нее записываются не адреса ячейки, а имена полей.

    Если вместо имени поля на экране в формулах указаны адреса ячеек, необходимо изменить настройку:

  • Выбрать вкладку Файл [File] или кнопку Офис [Office], в зависимости от версии Excel; затем вкладку Параметры [Options].
  • В разделе Формулы [Formulas], в группе Работа с формулами [Working with formulas], отметить пункт Использовать имена таблиц в формулах [Use table name in formulas].
  • OK.
  • Преобразование таблицы в обычный диапазон

    При работе с таблицами, наряду с преимуществами, действует ряд ограничений: нельзя объединять ячейки, нельзя добавлять промежуточные итоги и т.д. Если расчеты в таблице завершены и нужны только данные из нее и, возможно, оформление, таблицу можно быстро преобразовать в обычный диапазон данных.
    Для этого необходимо выполнить следующие шаги:

    1. На вкладке Конструктор [Design] выбрать группу Сервис [Tools].
    2. Выбрать вкладку Преобразовать в диапазон [Convert to Range].
    3. Нажать на кнопку Да [Yes].
    4. Практическая работа №3

      Анализ основных понятий процесса оформления рабочих листов. Освоение процедур оформления. Изучение процесса подготовки рабочих листов к печати. Работа со средствами управления отображением рабочего листа.

      2 План работы

      1. Форматирование строк и столбцов.
      2. Форматирование ячеек.
      3. Работа с числовыми форматами.
      4. Создание условных форматов.
      5. Создание примечаний к ячейкам.
      6. Подготовка таблиц к печати.
      7. Создание и использование видов.
      8. 3 Общие приемы работы

        3.1 Форматирование таблиц

        3.1.1 Форматирование строк и столбцов

        При оформлении таблиц часто возникает необходимость в изменении высоты строк и ширины столбцов. Эти операции можно выполнить двумя способами: с помощью мыши и с помощью команд из меню Формат.

        Для изменения высоты строк мышью следует:

        • выделить одну или несколько строк;
        • поместить курсор мыши под заголовком нижней выделенной строки; курсор должен принять вид двуглавой черной стрелки;
        • нажатой левой клавишей перемещать курсор мыши вверх или вниз, пока для нижней выделенной строки не будет установлена требуемая высота.

        Если выделено несколько строк, для них будет устанавливаться одинаковая высота.

        При изменении высоты строки мышью иногда возникает ситуация, когда высота строки уменьшается до 0. Для того чтобы вернуть изображение скрытой строки на экран, следует:

        • выделить строки, между которыми есть скрытые строки;
        • увеличить высоту выделенных строк.
        • Изменить высоту строк можно и с помощью команд:

          • выделить одну или несколько строк
          • вызвать команду Формат/Строки/Высота
          • в поле Высота строки ввести нужное значение.
          • Изменение ширины столбца мышью:

          • выделить один или несколько столбцов;
          • поместить курсор мыши справа от заголовка крайнего выделенного столбца; курсор должен принять вид двуглавой черной стрелки;
          • перемещать курсор мыши с нажатой левой кнопкой влево или вправо, пока для крайнего выделенного столбца не будет установлена требуемая ширина.

            Для выделенных столбцов устанавливается одинаковая ширина.

            Изменение ширины столбцов с помощью команды:

          • вызвать команду Формат/Столбец/Ширина;
          • в поле Ширина столбца ввести значение.

            В Excel есть функция Автоподбор ширины. При выполнении этого действия ширина столбца настраивается на самое широкое содержимое ячейки в столбце.

            Выполнить автоподбор ширины можно двумя способами.

            1 способ:

          • выделить столбцы;
          • выполнить команду Формат/Столбец/Автоподбор ширины.

            2 способ:

          • сделать двойной щелчок на правой границе выделенной области в координатной строке.

          3.1.2 Форматирование ячеек

          Существует очень много атрибутов форматирования, которые можно присваивать ячейкам Excel. Для назначения каких-либо форматов следует выделить ячейки и вызвать команду Формат/Ячейки. В окне Формат ячеек присутствует несколько вкладок, каждая из которых позволяет определять один из аспектов формата.

          Вкладка Шрифт. С ее помощью можно форматировать все символы в ячейке (если выделена ячейка целиком) или только часть символов. Набор полей на вкладке Шрифт почти полностью повторяет поля вкладки Шрифт команды Формат/Шрифт в Word. Можно выбрать шрифт, размер шрифта, цвет символов, вид подчеркивания символов и т.д.

          Вкладка Вид. Позволяет задавать цветной фон для выделенных ячеек. Фон может включать также один из вариантов узора.

          Вкладка Граница. Позволяет выбирать обрамление для ячеек таблицы. Используя кнопки данной вкладки, можно выбирать любую комбинацию линий рамки для выделенного блока ячеек. Каждой из сторон рамки можно задавать индивидуальный цвет и стиль.

          Вкладка Выравнивание. Позволяет управлять расположением текста в ячейке.

          Все опции данной вкладки собраны в две группы: выравнивание по горизонтали и по вертикали.

          Выравнивание по горизонтали:

          по левому краю, по правому краю, по центру, по ширине — соответствуют аналогичным вариантам выравнивания абзацев в Word; выравнивание выполняется относительно левого и правого краев ячейки; при выборе выравнивания по левому краю можно задать отступ от левого края;

          по значению — вариант, устанавливаемый по умолчанию; при этом числа выравниваются по правому краю, текст — по левому;

          с заполнением — информация, введенная в ячейку, повторяется несколько раз, чтобы заполнить всю ячейку;

          центрировать по выделению — информация, содержащаяся в первой ячейке выделенного блока, располагается по центру выделенного блока; очень удобно использовать для создания заголовков.

          Напомним, что формат меняет только отображение информации; реально при выборе варианта центрировать по выделению информация остается в той ячейке, в которую она была введена.

          Выравнивание по вертикали: все варианты данной группы управляют размещением информации относительно верхнего и нижнего края ячейки.

          Вариант Переносить по словам: если в ячейку введен длинный текст, применение данного варианта заставит Excel расположить текст в данной ячейке в несколько строк так, чтобы он соответствовал ширине столбца. При изменении ширины столбца число строк будет изменяться.

          Если нужно в таблице создавать общие заголовки для нескольких столбцов или строк, можно выполнить объединение ячеек:

        • выделить несколько пустых ячеек в строке или столбце;
        • установить флажок Объединение ячеек на вкладке Выравнивание.

          С помощью вкладки Выравнивание можно также задавать расположение текста в ячейке под углом (поле Ориентация).

          3.1.3 Копирование и очистка слоев ячейки

          Каждая ячейка таблицы представляет собой объект сложной структуры и состоит из нескольких слоев. Информация, вводимая в ячейку, содержится в одном слое (в командах Excel он называется «Формулы» или «Содержимое»). Формат, присваиваемый ячейке , содержится в другом слое («Формат»). Слои ячейки можно обрабатывать независимо друг от друга, в частности, можно копировать и очищать не всю ячейку, а отдельные слои.

          Один из способов скопировать информацию из отдельного слоя ячейки:

        • подвести курсор мыши к границе выделенного блока так, чтобы курсор принял вид белой стрелки;
        • при нажатой правой кнопке мыши перемещать курсор;
        • когда пунктирная рамка займет нужное место в таблице, отпустить
        • из раскрывшегося меню выбрать один из вариантов: Копировать формат, Копировать содержимое, Копировать все.

          Для очистки отдельных слоев ячеек следует:

        • выделить ячейки;
        • вызвать команду Правка/Очистить;
        • выбрать один из вариантов: Все, Форматы, Содержимое.

          Вариант Правка/Очистить/Содержимое соответствует нажатию клавиши .

          3.1.4 Числовые форматы

          В Excel существует много возможностей изменять вид чисел, введенных в ячейки. Все числовые форматы представлены на вкладке Число окна Формат ячеек. Числовые форматы собраны в категории.

          Категория Числовой. Позволяет задавать количество десятичных знаков в числе и выбирать способ отображения отрицательных чисел. Если реально число содержит меньше десятичных знаков, чем установлено в формате, то в десятичной части будут добавляться 0. Если десятичных знаков в числе больше, чем указано в формате, число на экране будет округляться. Например: в формате задано 2 десятичных знака; числа 10 и 5,639 будут на экране выглядеть как 10,00 и 5,64.

          Категория Денежный. Дополнительно к категории Числовой позволяет добавлять к числу знак денежной единицы.

          Категория Финансовый. Используется для оформления бухгалтерских документов. Основное назначение форматов данной категории — выравнивать числа в ячейке относительно левой и правой границы. При этом добавляется отступ справа, знак «-» у отрицательных чисел располагается по левой границе ячейки, вместо 0 ставится прочерк (-). В категории Финансовый можно выбрать количество отображаемых десятичных знаков.

          Пример. В ячейки введены числа: 12,735; 0; -74,2. В формате Финансовый определено 2 десятичных знака и обозначение денежной единицы. Отформатированные числа будут выглядеть следующим образом:

          Еще раз подчеркнем, что форматирование меняет только отображение чисел. В вычислениях же используются те числа, которые содержатся в ячейках. Это может приводить к кажущемуся несоответствию данных, представленных на экране, и результатов вычислений.

          Для того чтобы убрать это несоответствие, можно на вкладке Вычисления команды Сервис/Параметры установить флажок Точность как на экране. При установке этого режима Excel в вычислениях использует те числа, которые отображаются на экране.

          Категория Дата. Как уже упоминалось выше, в Excel нет типа данных «дата». Все вводимые даты преобразуются в числа. Те даты, которые мы видим на экране, — это только результат применения формата даты к числу.

          Чтобы проверить, какому числу соответствует та или иная дата, достаточно применить к ячейке числовой формат.

          3.1.5 Условное форматирование

          Можно присваивать ячейкам форматы, которые будут меняться в зависимости от данных, вводимых в эти ячейки. Эта возможность особенно удобна при создании таблиц-шаблонов.

          Порядок создания условного формата:

        • выделить ячейки, для которых создается формат;
        • вызвать команду Формат/Условное форматирование;
        • выбрать вариант Значение в списке Условие;
        • выбрать операцию сравнения;
        • указать числовой диапазон, для которого создается формат:
        • ввести числовую константу;
        • щелкнуть на кнопке Формат; задать формат обычным образом;
        • если нужно создать формат еще для какого-то диапазона, следует щелкнуть на кнопке А также>> и повторить вышеописанные действия.

          Пример условного формата для трех диапазонов -Рис. 2. 1.

          Если нужно быстро оформить таблицу, можно воспользоваться одним из готовых форматов, имеющихся в Excel.

          Для этого нужно:

        • выделить ячейки, подлежащие форматированию;
        • вызвать команду Формат/Автоформат;
        • выбрать формат в Списке форматов.

          3.2 Примечания к ячейкам

          Для того чтобы было удобнее работать с таблицей, можно к ячейкам, содержащим важную информацию, писать пояснительный текст. В Excel такие тексты называются примечаниями.

          В примечании, помимо пояснительного текста, указывается автор примечания. Информация об авторе вносится в поле Имя пользователя на вкладке Общие команды Сервис/Параметры.

          Создание примечания:

        • активизировать ячейку;
        • вызвать команду Вставка/Примечание;
        • ввести текст примечания в открывшемся поле;
        • щелкнуть вне поля примечания.

          В ячейке, для которой создано примечание, появляется индикатор примечания — красный треугольник. Для просмотра примечания достаточно поместить курсор мыши на ячейку с примечанием.

          Индикаторы примечаний можно не отображать на экране. Для этого на вкладке Вид команды Сервис/Параметры в группе опций Примечание нужно выбрать вариант Не отображать. При выборе варианта Примечание и индикатор на экране будут отображаться одновременно все примечания.

          Для удаления примечания следует активизировать ячейку и выполнить команду Правка/Очистить/Примечания.

          3.3 Подготовка таблиц к печати

          Все параметры, необходимые для печати таблицы, можно установить с помощью команды Файл/Параметры страницы.

          На вкладке Лист окна Параметры страницы указывается диапазон ячеек, выводимых на печать. Нужно щелкнуть в поле Выводить на печать диапазон, затем в таблице выделить печатаемый блок ячеек (непрерывный!).

          На вкладке Страница указывается размер бумаги, на которой будет печататься таблица, и ориентация страницы (книжная или альбомная). Кроме того, на данной вкладке задается масштаб изображения таблицы на страницах распечатки.

          Масштаб можно указать двумя способами:

        • выбрать переключатель установить в группе Масштаб и задать конкретное значение масштаба в числовом поле;
        • выбрать переключатель разместить не более чем на и указать, сколько должно получиться страниц распечатки; Excel при этом сам рассчитает масштаб.

          Второй способ указания масштаба удобнее, когда печатается большая таблица и ее необходимо уменьшить. Если же таблицу требуется увеличить, следует пользоваться первым способом.

          Вкладка Поля используется для определения величины полей; здесь же можно установить режим центрирования таблицы на странице распечатки по горизонтали и по вертикали.

          В Excel, так же как в Word, на печатаемых страницах есть колонтитулы: верхний колонтитул на верхнем поле и нижний колонтитул на нижнем поле. Определить содержимое колонтитулов можно с помощью средств вкладки Колонтитулы. В списках Верхний колонтитул и Нижний колонтитул можно выбрать один из готовых вариантов. Для создания собственного варианта нужно щелкнуть на кнопке Создать верхний колонтитул или Создать нижний колонтитул.

          Колонтитулы, и верхний, и нижний, состоят из трех частей. Информацию можно вводить в любую часть, выбрав предварительно ее мышью.

          В колонтитулы можно включать любой текст и специальные коды (см. Рис. 2. 2). Для ввода кода нужно щелкнуть на соответствующей кнопке в окне Колонтитул.

          Текст, вставленный в колонтитул, можно форматировать. Для этого текст нужно выделить и щелкнуть на кнопке Шрифт.

          С многостраничной распечаткой большой таблицы гораздо удобнее работать, если на каждой странице распечатки повторяются строки и столбцы с заголовками.

          Чтобы обеспечить эту возможность, нужно на вкладке Лист щелкнуть в поле сквозные строки (или сквозные столбцы), затем в таблице выделить строки (столбцы), содержащие заголовки.

          После определения параметров печати и перед непосредственным выводом информации на печать следует просмотреть страницы распечатки в режиме Предварительный просмотр (команда Файл/Предварительный просмотр). Для перелистывания страниц служат кнопки Далее и Назад. Курсор мыши в данном режиме имеет вид лупы. Щелчок на какой-либо части страницы увеличивает масштаб изображения. Повторный щелчок уменьшает масштаб.

          Выход из режима Предварительный просмотр — щелчок на кнопке Закрыть.

          3.4 Управление отображением рабочего листа

          При обработке больших таблиц иногда бывает удобно временно убрать отображение части таблицы. Убирать отображение (скрывать) можно для строк, столбцов и листов.

          Чтобы скрыть столбцы (строки), необходимо:

        • выделить скрываемые столбцы (строки);
        • выполнить команду Формат/Столбец (Строка)/Скрыть.

          Для восстановления отображения скрытых строк и столбцов нужно:

        • выделить столбцы (строки), между которыми есть скрытые;
        • выполнить команду Формат/Столбец (Строка)/Отобразить.

          Скрытые строки и столбцы не выводятся на печать.

            Операции с листами выполняются следующим образом:
          1. скрыть лист: активизировать лист и выполнить команду Формат/Лист/Скрыть;
          2. отобразить лист: вызвать команду Формат/Лист/Отобразить и в диалоговом окне выбрать имя нужного листа.
          3. При просмотре больших таблиц удобно фиксировать на экране отображение начальных строк и столбцов, содержащих заголовки. Фиксация выполняется следующим образом:

          4. активировать ячейку, выше и левее которой будут находиться фиксируемые элементы; если нужно зафиксировать на экране отображение строк, ячейку нужно выбирать в столбце А; если фиксироваться будут столбцы, ячейка должна быть в 1-ой строке;
          5. выполнить команду Окно/Закрепить области. Команда Окно/Снять закрепление областей отменяет фиксацию областей.

            3.4.1 Структурированные таблицы

            Если ячейки таблицы содержат исходные данные и результаты вычислений с использованием этих данных, то можно отображать на экране либо всю таблицу, либо только ячейки с результатами. Чтобы это стало возможным, для таблицы нужно создать структуру (на Рис. 2. 3 и Рис. 2. 4 представлена структурированная таблица, отображенная с разной степенью детализации).

            При структуризации таблицы данные в ней разбиваются на уровни: исходные данные; ячейки с формулами, использующими исходные данные; ячейки с формулами, использующими результаты вычислений предыдущего уровня и т.д.

            Структуру можно создать автоматически и вручную. Для того чтобы было возможно создать структуру автоматически, итоги должны размещаться в строках под исходными данными и в столбцах справа от исходных данных.

            Автоматическое создание структуры:

          6. выделить таблицу, для которой создается структура;
          7. вызвать команду Данные/Группа и структура;
          8. выбрать вариант Создание структуры.

            При создании структуры Excel выводит на экран управляющие символы структуры (см. Рис. 2. 3).

            Для просмотра информации определенного уровня можно щелкнуть на кнопке с номером данного уровня. Кнопки со знаками «-» и «+» служат для «сворачивания» и «разворачивания» определенного уровня.

            Для удаления структуры следует выполнить команду Данные/Группа и структура/Удалить структуру.

            Если в процессе работы приходится часто изменять параметры отображения рабочего листа и параметры окна Excel, можно запомнить под определенным именем состояние окна и затем по этому имени возвращаться к данному состоянию. Поименованное состояние окна называется видом.

            В каждом виде сохраняются:

          9. параметры листа для печати, колонтитулы;
          10. состояние окна (состав панелей инструментов, наличие линеек прокрутки, координатных строк и т. д.);
          11. размер окна рабочей книги, его положение на экране, разбиение на области;
          12. выделенные ячейки, активная ячейка;
          13. скрытые строки и столбцы.

            Виды создаются отдельно для каждого листа рабочей книги.

            Создание вида:

          14. активизировать нужный лист;
          15. создать нужное состояние окна и листа;
          16. вызвать команду Вид/Представления;
          17. щелкнуть на кнопке Добавить;
          18. ввести имя вида.

            Для перехода к какому-либо виду следует:

          19. щелкнуть на кнопке Применить.

            4 КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

            1. Как установить одинаковую ширину для нескольких столбцов?
            2. Как восстановить отображение строк с нулевой высотой?
            3. Каково назначение функции Автоподбор ширины?
            4. Какие атрибуты формата можно назначать ячейкам?
            5. Что означает вариант выравнивания центрировать по выделению?
            6. Как скопировать формат ячейки? Как удалить формат, не удаляя содержимого ячейки?
            7. Какие возможности изменения вида числа предоставляет категория форматов Числовой?
            8. Для чего предназначены форматы категории Финансовый?
            9. Что нужно сделать, чтобы Excel в вычислениях использовал те числа, которые отображаются на экране?
            10. Что собой представляют даты, отображаемые на экране?
            11. Как создать условный формат?
            12. Как удалить примечание?
            13. Как определить масштаб, в котором будет печататься таблица?
            14. Как обеспечить повторение строк и столбцов с заголовками на каждой странице распечатки?
            15. Как зафиксировать на экране строки и столбцы с заголовками?
            16. Какие средства используются для управления отображением структуры?
            17. Как создать вид рабочего листа?
            18. Таблица Word состоит из строк и столбцов ячеек. Таблицы Word могут содержать цифры, текст и рисунки. Таблицы Word используются для упорядочения и представления данных. Они позволяют выстроить числа в столбцы, а затем отсортировать их, а также выполнить различные вычисления.

              Компоненты таблицы Word

              Таблица Word имеет границу в виде тонкой сплошной линии черного цвета. Граница сохраняется при печати, а в случае удаления границы линии сетки отображаются на экране. Удаление (восстановление) границы осуществляется командой Формат / Границы и заливка , на вкладке Границы или командой Внешние границы на панели инструментов. Линии сетки не печатаются, но их тоже можно удалить (восстановить) командой Таблица / Скрыть сетку (Отображать сетку).

              Концевые символы
              Символ ячейки и символ строки являются непечатаемыми знаками, которые обозначают, соответственно, конец ячейки и конец строки.

              Поля ячеек и интервалы между ячейками
              Поля ячеек – это расстояние между границей ячейки и текстом внутри ячейки. Интервалы между ячейками и поля ячеек можно изменить в окне диалога Параметры таблицы, которое можно вызвать командой Таблица / Свойства таблицы, нажав кнопку Параметры.

              Маркер перемещения и маркер изменения размера таблицы
              Маркер перемещения таблицы служит для перемещения таблицы в другое место страницы, а маркер изменения размера таблицы позволяет изменить размер таблицы.

              Создание таблицы Word
              Создание новой таблицы Word можно осуществить тремя способами:

            19. Нарисовать
            20. Вставить
            21. Создание на основе существующих данных (текста, чисел)

              1. Нарисовать (создать) таблицу Word
              Для создания таблицы Word со сложным заголовком целесообразно использовать способ Нарисовать таблицу. Для этого надо выбрать команду Таблица / Нарисовать таблицу. Появится плавающая панель инструментов Таблицы и границы. С помощью этой панели можно создать таблицу и осуществить ее редактирование и форматирование.

              2. Вставка (создание) таблицы Word
              Чтобы быстро создать простую таблицу в Word, необходимо воспользоваться командой Таблица/Вставить/Таблица. Появится диалоговое окно Вставка таблицы.

              В этом окне можно задать размер (количество столбцов и строк), установить Автоподбор ширины столбцов, выбрать один из вариантов Автоформатирование. Установив флажок По умолчанию для новых таблиц, можно сохранить выбранный формат и в дальнейшем использовать его по умолчанию.

              3. Преобразование существующего текста в таблицу
              При преобразовании текста в таблицу необходимо указать, в каком месте должен начинаться каждый столбец. Для этого используют символы разделителей. В качестве разделителя может быть выбран знак абзаца, знак табуляции, точка с запятой или другой.

              Ввод текста в ячейку
              Для ввода текста в ячейку, необходимо щелкнуть на ячейке и ввести текст с клавиатуры или вставить из буфера обмена при копировании текста. Если текст не помещается в строке , то он переносится на другую строку и увеличивает высоту строки.

              Для изменения ориентации текста в ячейке необходимо установить курсор в ячейку и в меню Формат выбрать команду Направление текста. Для изменения выравнивания текста в ячейке на панели инструментов Таблицы и границы выберите параметр выравнивания по вертикали и горизонтали.

              Для перемещения, копирования и удаления текста в ячейках необходимо выделить этот текст. Выделенный текст можно удалять клавишей Delete или Backspace, а также копировать и перемещать как с помощью буфера обмена, так и методом перемещения при помощи мыши (при нажатой левой или правой клавиши).

              Форматирование текста в ячейках осуществляется методами форматирования обычного текста. Добавить текст перед таблицей в начале страницы можно, если установить курсор в начале первой строки и нажать клавишу Enter.

              Редактирование таблиц Word
              К операциям редактирования таблиц Word относится:

            22. Вставить и удалить строки и столбцы
            23. Объединить и разбить ячейки
            24. Разбить таблицу

              Для редактирования элементов (ячеек, строк, столбцов) необходимо выделить эти элементы, а затем использовать меню Таблица или контекстное меню.

              Для форматирования таблицы используется команда Автоформат в меню Таблицы, а также панель инструментов Таблицы и границы.

              Электронные таблицы Word
              С помощью таблиц Word можно решить некоторые задачи, которые характерны для электронных таблиц. К этим задачам относятся различные вычисления и сортировка элементов таблицы. Эти задачи выполняются командами Сортировка и Формула в меню Таблицы.

              Рассмотрим способы вычислений в таблице Word
              1. Сумма строки или столбца чисел

              Выделить ячейку, в которой будет отображаться сумма
              В меню Таблица необходимо выбрать команду Формула
              Если выделенная ячейка находится в самом низу столбца чисел, Word выводит формулу =SUM(ABOVE), а если выделенная ячейка находится с правого края строки чисел, Word предлагает формулу =SUM(LEFT).

              2. Выполнение вычислений в таблице Word

              Выделить ячейку, в которую будет помещен результат
              В меню Таблица необходимо выбрать команду Формула

              Если Word предлагает формулу, которая не подходит для вычислений, то ее необходимо удалить
              В списке «Вставить функцию» выберите функцию. Для ссылки на ячейки введите в формулу адреса этих ячеек в скобках, например для суммирования содержимого ячеек B5 и C7 введите формулу =SUM(b5,c7).

              При изменении ссылок на ячейки результаты вычислений можно обновить, выделив поле и нажав клавишу F9

              3.1 Создание таблицы

              Основным элементом таблицы является ячейка. После выделения необходимых ячеек, задаются параметры левой, правой, верхней и нижней границы, параметры шрифта, способ выравнивания текста внутри ячейки, а также способ заливки. Для удобства форматирования в программе предусмотрена возможность автоформатирования и автоматического подбора ширины и высоты ячеек в зависимости от содержимого. Также имеются возможности производить несложные расчеты и сортировать содержимое. При этом программа Microsoft Word позволяет эффективно работать только с простыми таблицами. Для составления сложных объемных таблиц, а также для ведения расчетов необходимо пользоваться программой Microsoft Excel.

              Таблица состоит из строк и столбцов ячеек, которые можно заполнять текстом или графикой. Внутри каждой ячейки текст переносится с одной строки на другую точно так же, как это делается с обычным текстом документа между полями страницы. По мере набора текста ячейка растягивается по вертикали, чтобы вместить его.

              Можно создавать новую таблицу и заполнять пустые ячейки или преобразовывать существующие абзацы в таблицу. После создания таблицы ее можно изменять несколькими способами: добавлением или удалением строк и столбцов, настройкой ширины столбцов, сортировкой текста и добавлением обрамлений и заполнений.

              Таблицу и ее части (столбцы, строки, ячейки) можно форматировать, копировать и перемещать так же, как обычный текст.

              Перемещение по таблице осуществляется щелчком мыши на нужной ячейке или с помощью клавиатуры: Tab — следующая ячейка, Shift?Tab — предыдущая ячейка.

              Таблица вставляется в то место документа, где находится курсор.

              Откройте документ под именем WWORD1.DOC и дополните его представленной таблицей.

              Указание:

              Набрав абзац Адреса сотрудников фирмы, и выделив его подчеркиванием и центрированием, создаем в следующей строке документа таблицу, воспользовавшись командой меню Таблица-Вставить-Таблица, или нажав кнопку Добавить таблицу на панели инструментов. В открывшемся окне Вставка таблицы выбираем необходимое количество строк, столбцов и их формат. После заполнения содержимого ячеек сохраняем документ под прежним именем.

              3.2 Изменение размеров таблицы

              Измените размеры столбцов полученной таблицы так, чтобы каждая строка таблицы содержала одну строку текста, т.е. приведите таблицу к виду:

              Для изменения размеров столбцов, строк, отдельных ячеек таблицы необходимо сначала выделить изменяемые компоненты. Высоту и ширину ячеек таблицы можно изменить различными способами:

              1. Выбрав команду Свойства таблицы… в контекстном меню или в меню основного окна документа. нажатием правой кнопки мыши.

              2. С помощью горизонтальной и вертикальной линеек. Перемещая мышью фиксаторы столбцов на горизонтальной линейке, фиксаторы строк на вертикальной линейке, Вы соответственно изменяете ширину и высоту столбцов таблицы. Если при этом нажата клавиша Alt, то на линейках указываются размеры строк и столбцов.

              Ширину ячеек и столбцов проще всего изменять, перемещая мышью ограничительную линию столбца таблицы, — указатель принимает вид . Если при этом нажата клавиша Alt, то на горизонтальной линейке указываются размеры столбцов.

              3.3 Выделение таблицы и ее частей

              Выделив таблицу или ее часть, можно отформатировать их. Для выделения таблицы и ее частей используются следующие приемы:

              1. выделение ячейки: щелчок мышью на левом крае ячейки (в столбце выделения этой ячейки, указатель мыши принимает вид )

              2. выделение группы ячеек: выделить левую верхнюю ячейку группы и “протащить” мышью выделение вправо вниз

              3. выделение строки: щелчок мышью в столбце выделения (указатель мыши принимает вид ) на уровне этой строки

              4. выделение столбца: щелчок мышью на верхней линии сетки столбца (указатель мыши принимает вид )

              5. выделение элементов таблицы: поместить указатель в некоторую ячейку таблицы и выбрать в меню Таблица команду Выделить….

              6. Отменить выделение можно, щелкнув мышью в любом месте текста или нажав клавишу?стрелку.

              1. Выделите полужирным первую строку таблицы.

              2. Центрируйте текст 1?ой строки и 4?го столбца таблицы, т.е. приведите таблицу к виду:

              1. Выделив первую строку таблицы, задайте начертание шрифта Полужирный , и выравнивание строки По центру .

              2. Выделив четвертый столбец, отцентрируйте его с помощью кнопки По центру .

              3.4 Добавление строк и столбцов в таблицу

              Добавив в таблицу строку и столбец, приведите таблицу к указанному виду:

              Для вставки столбца выделите первый столбец исходной таблицы и выберите команду меню Таблица-Вставить-Столбцы слева. Затем введите в первую ячейку первого столбца указанный текст, а остальные ячейки первого столбца таблицы заполните с помощью команды меню Список…. Для вставки строки выделите 5-ую или 6-ую строку таблицы и вновь выберите команду меню Таблица-Вставить-Строки ниже или Строки выше. Наберите в новой строке указанный текст.

              Измените ширину ячеек таблицы и приведите ее к требуемому виду.

              3.5 Удаление строк и столбцов таблицы

              1. Удалите 4?й столбец (Телефон) и 9?ю строку (Шариков Полиграф Полиграфович) таблицы.

              2. Отмените эти действия.

              1. Выделите 4?й столбец таблицы и выберите в меню команду Таблица-Удалить-столбцы.

              2. Выделите 9?ю строку таблицы и выберите в меню команду Таблица-Удалить-строки.

              1. Если, выделив строку (или столбец) таблицы, Вы нажмете клавишу Del, то удалите текст в этой строке (столбце), но не саму строку (столбец).

              2. Отмените две последние операции.

              3.6 Обрамление и заливка ячеек таблицы

              Назначив обрамление и заливку ячейкам таблицы, приведите ее к указанному виду.

              Линии сетки, удобные при редактировании таблицы, на печать не выводятся. Обрамление ячеек таблицы является отдельной операцией. Кроме того, для выделения отдельных ячеек таблицы можно назначить им некоторое заполнение.

              Обрамление и заливка ячеек можно делать с помощью средств панели инструментов Таблицы и границы:

              которую поместите на экран с помощью команды меню Вид-Панели инструментов-Таблицы и границы..

              Порядок обрамления или заливки следующий: сначала необходимо выделить нужную ячейку (группу ячеек, строку или столбец), а затем в списке Тип линии задать нужный тип линии обрамления, в списке Все границы назначить нужное обрамление, в списке Цвет заливки выбираем необходимый цвет.

              Не забудьте сохранить документ.

              3.7 Объединение ячеек таблицы, вертикальное выравнивание, направление текста

              Дополните документ под именем WWORD1.DOC следующей таблицей :

              Наберите текст заголовка, отформатируйте его. Поместите в документ таблицу 7 ? 7:

              Измените соответствующим образом ширину столбцов таблицы. Для объединения 2-ой, 3-ей и 4-ой ячеек 1?й строки таблицы выделите их и выберите в меню команду ТаблицаОбъединить ячейки. В полученной ячейке удалите лишний символ конца абзаца. Аналогичным образом осуществите объединение 5, 6 и 7?й ячеек 1?й строки таблицы, и 1-ой ячейки 1-ой строки и 1-ой ячейки 2-ой строки. Пронумеруйте ячейки с 3?й по 7?ю 1?го столбца таблицы с помощью команды меню Формат-Список…. Произведите заливку ячеек шапки таблицы и отформатируйте остальные ячейки таблицы указанным образом. Задайте ячейкам таблицы указанное обрамление. Для вертикального выравнивания текста во второй строке таблицы воспользуйтесь командой меню Таблица-Свойства таблицы…, предварительно выделив необходимые ячейки. На вкладке Ячейка выберите необходимое выравнивание По центру . Для изменения направления текста в выделенных ячейках нужно воспользоваться командой меню Формат-Направление текста…

              Сохраните документ под прежним именем.

              3.8 Сортировка текста в таблице

              Отсортируйте строки таблицы без шапки по алфавиту начальной буквы названия фирмы, настройте повторение строк шапки таблицы на каждую страницу при переносе таблицы на следующую страницу, т.е. приведите ее к виду:

              Для сортировки текста таблицы необходимо выделить те ячейки, по содержимому которых предполагается сортировка. То есть выделите ячейки со 3?ей по 7?ую 2?го столбца таблицы и воспользуйтесь командой меню ТаблицаСортировка, в открывшемся окне установите необходимые опции.

              Для настройки переноса строк шапки таблицы на каждую страницу при переносе таблицы на следующую страницу необходимо выделить строки шапки таблицы и воспользоваться командой меню Таблица-Свойства таблицы… и вкладкой Строка.

              3.9 Рисование таблицы

              Нарисуйте предыдущую таблицу в документе WWORD1.DOC.

              Для создания простейшей таблицы можно воспользоваться инструментом рисования таблицы, т.е.таблицу можно нарисовать с помощью карандаша. Для этого выбираем команду меню Таблица-Нарисовать таблицу для того чтобы появилась специальная панель инструментов для работы с таблицами Таблицы и границы, с которой мы уже частично знакомы. Выберите команду Таблица/Нарисовать таблицу

              Выбираем инструмент Карандаш и рисуем контур таблицы, а затем поставив карандаш в нужное место рисуем ячейки.

              Корректировка таблицы осуществляется с помощью инструментов карандаш и ластик — создающих и стирающих отдельные границы. Например, требуется разбить столбец пополам. Для достижения цели щелчком активизируйте карандаш и начните рисовать вертикальную линию внутри столбца. Программа корректирует рисуемую вами границу, отпустите левую кнопку мыши, когда граница отобразится в нужном вам виде.

              Форматирование таблицы Excel

              В Excel доступно множество готовых стилей таблиц, которые можно использовать для быстрого форматирования таблицы. Если вам не подходят существующие стили, вы можете создать и применить собственный стиль таблицы. Хотя удалять можно только пользовательские стили, вы можете отменить любой стиль таблицы, чтобы он к ней больше не применялся.

              Форматирование таблиц можно дополнительно настраивать, задавая параметры экспресс-стилей для элементов таблиц, например строк заголовков и итогов, первого и последнего столбцов, чередующихся строк и столбцов, а также параметры автофильтра.

              Примечание: Снимки экрана в этой статье получены в Excel 2016. Если вы используете другую версию, интерфейс может немного отличаться, но функции будут такими же.

              Выбор стиля таблицы

              Если в книге есть диапазон данных, не отформатированный как таблица, Excel автоматически преобразует его в таблицу, когда вы выберете ее стиль. Вы также можете изменить формат существующей таблицы, выбрав другой вариант.

              Выделите любую ячейку таблицы или диапазон ячеек, который вы хотите отформатировать как таблицу.

              На вкладке Главная выберите Форматировать как таблицу.

              Выберите нужный стиль.

              Автопросмотр: при форматировании диапазона данных или таблицы в Excel вы сможете автоматически просматривать, как будет выглядеть выбранный стиль, который будет применен только после нажатии клавиши ВВОД или щелчка мышью. Вы можете выбирать разные форматы таблицы с помощью мыши или клавиш со стрелками.

              При выборе команды Форматировать как таблицу диапазон данных автоматически преобразуется в таблицу. Если использовать таблицу для работы с данными больше не нужно, ее можно преобразовать назад в обычный диапазон, сохранив при этом примененные стили таблицы. Дополнительные сведения см. в статье Преобразование таблицы Excel в диапазон данных.

              После создания пользовательских стилей таблиц они будут доступны в коллекции «Стили таблиц» (раздел «Пользовательские»).

              Созданные пользовательские стили доступны только в текущей книге.

              Создание пользовательского стиля таблицы

              Выделите ячейки таблицы, для которых вы хотите создать пользовательский стиль.

              Выберите Создать стиль таблицы. Откроется диалоговое окно Создание стиля таблицы.

              В поле Имя введите название нового стиля.

              В поле Элемент таблицы выполните одно из следующих действий:

              Чтобы отформатировать элемент, щелкните его и нажмите кнопку Формат, а затем выберите необходимые параметры форматирования на вкладках Шрифт, Граница и Заливка.

              Для отмены существующего форматирования щелкните элемент, а затем нажмите кнопку Очистить.

              В группе Просмотр можно посмотреть то, как будет выглядеть таблица после изменения форматирования.

              Для применения нового стиля таблицы в качестве стиля по умолчанию в текущей книге установите флажок Назначить стилем таблицы по умолчанию для данного документа.

              Удаление пользовательского стиля таблицы

              Выделите ячейки таблицы, для которых вы хотите удалить пользовательский стиль.

              На вкладке Главная выберите Форматировать как таблицу или разверните коллекцию Стили таблиц на вкладке Работа с таблицами > Конструктор (на компьютерах Mac — на вкладке Таблицы).

              В группе Дополнительно щелкните правой кнопкой стиль, который вы хотите удалить, а затем в контекстном меню выберите команду Удалить.

              Примечание: Все таблицы текущей книги, использующие этот стиль, будут отображаться в формате, заданном по умолчанию.

              Выделите ячейки таблицы, для которых вы хотите отменить текущий стиль.

              Выберите параметр Очистить.

              Таблица отобразится в формате, заданном по умолчанию.

              Примечание: При отмене стиля таблицы сама таблица не удаляется. Если не требуется работать с данными как с таблицей, ее можно преобразовать в обычный диапазон. Дополнительные сведения см. в статье Преобразование таблицы Excel в диапазон данных.

              Для таблиц можно включить и отключить различные параметры, связанные со стилем. Для этого выполните указанные ниже действия.

              Выделите ячейки таблицы.

              Выберите Работа с таблицами > Конструктор (на компьютерах Mac следует открыть вкладку Таблицы), а затем в группе Параметры стилей таблиц установите или снимите указанные ниже флажки.

              Последний столбец — применение или отмена форматирования последнего столбца таблицы.

              Чередующиеся строки — использование разной заливки для четных и нечетных строк, чтобы облегчить чтение.

              Чередующиеся столбцы — использование разной заливки для четных и нечетных столбцов, чтобы облегчить чтение.

              Кнопка фильтра — включение и отключение автофильтра.

              В ExcelOnline вы можете применить параметры стиля таблицы, чтобы отформатировать элементы таблицы.

              Выбор параметров для форматирования элементов таблицы

              На вкладке Конструктор таблиц в группе Параметры стиляустановите или снимите флажки для указанных ниже элементов.

              Строка заголовков — применение или отмена форматирования первой строки таблицы.

              Строка итогов — быстрое добавление строки с результатами функции промежуточного итога, (например СУММ, СРЗНАЧ, СЧЁТ, МИН или МАКС), которую можно выбрать в раскрывающемся списке. Скрытые строки можно как включать в вычисления, так и нет.

              Чередующиеся строки — отображение нечетных и четных строк с чередованием заливки для упрощения чтения.

              Первый столбец — применение или отмена форматирования первого столбца таблицы.

              Чередующиеся столбцы — отображение нечетных и четных столбцов с чередованием заливки для упрощения чтения.

              Дополнительные сведения

              Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community, попросить помощи в сообществе Answers community, а также предложить новую функцию или улучшение на веб-сайте Excel User Voice.

              См. также

              Примечание: Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Была ли информация полезной? Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).

              С помощью какой команды можно быстро оформить таблицу

              На вкладке Главная есть кнопка Форматировать как таблицу. Как это работает? Какие задачи помогает решить данная команда и как отказаться от полосатого стиля, если он неудобен.

              Конспекты

              Курсы

              Практикум

              Оформление больших таблиц. Умная строка итогов и автоматическая нумерация. Удаление пустых строк. Быстрый ввод формул

              На вкладке Главная есть кнопка Форматировать как таблицу. Как это работает? Какие задачи помогает решить данная команда и как отказаться от полосатого стиля, если он неудобен. Создавая таблицу с помощью команды Форматировать как таблицу мы получаем особый объект, позволяющий сделать несколько фильтров на одном листе, сам отслеживающий изменение размеров (прибавка строк), актуальность суммарных значений в итоговой строке, приглядывает за столбцами с формулами и не только.

              Оформление больших таблиц. Умная строка итогов и автоматическая нумерация. Удаление пустых строк. быстрый ввод формул

            25. как быстро оформить таблицу, сделать заливку строк через одну
            26. как сделать умную строку итогов, вычисляющую итог по отфильтрованным (видимым) ячейкам
            27. как удалить все пустые строки
            28. как добавить столбец и написать в нем формулу только один раз
            29. как сделать автоматическую нумерацию строк отфильтрованной таблицы
            30. Для занятия Вам потребуется книга Excel с заготовками таблиц, по которым составлен конспект — этот файл прикреплен в самом низу страницы (без проблем откроется в Excel версии 2007 и новее)

              Как оформить таблицу

              На этот за будем работать с макетом реестра договоров – весьма компактная и аккуратная таблица в примере и нереально громоздкий документ на практике. Для начала нужно оформить этот реестр путем преобразования в «умную» таблицу. И поступим вот как – выделять весь набор ячеек этой таблицы необязательно (как и в последующих инструментах для обработки больших списков; исключения бывают, но о них будет сказано отдельно), достаточно выбрать одну любую заполненную ячейку (при условии, что в таблице нет полностью пустых столбцов и/или строк), выполнить команду Главная – Стили – Форматировать как таблицу [Home – Styles – Formatas_Table] и выбрать любой подходящий вариант оформления левой кнопкой мыши (позже его можно будет изменить, если результат не совсем устроит)

              Далее появится небольшое диалоговое окно Форматирование таблицы [Formatas_Table], в котором можно скорректировать диапазон ячеек, если Excel определил его неверно либо в том случае, когда заголовок состоит более чем из одной строки или же Вы не хотите, чтобы строка с фильтром добавилась под строкой заголовка. Буду действовать по второму сценарию и поэтому выберу диапазон таблицы без заголовка, но при этом не забуду сбросить флажок Таблица с заголовками [My_table_has_headers] поступлю в примере именно так

              Теперь можно жать ОК и результат будет следующим:

              Столбец 1,2,3 … и т.д. вручную переименую в порядковые номера, а шрифт заголовка таблицы сделаю полужирным:

              Во внешнем виде таблицы произошли в итоге следующие изменения: оформлены заголовки таблицы, установлен автофильтр, появились границы между строками либо к ним была применена чередующаяся заливка (это зависит от выбранного макета). В интерфейсе окна программы также произошли изменения – если выбрана любая ячейка получившейся умной таблицы, в правой части ленты появляется контекстная вкладка Конструктор [Design] группы Работа с таблицами [Table_Tools] – чуть позже обязательно с ней поработаем. А пока попробуйте добавить в таблицу новую строку в любом месте и первая же приятность случится – чередующаяся заливка строк будет сохранена, она не пострадает

              Элементы дизайна и оформление таблицы

              Теперь разберемся с возможностями контекстной вкладки (напоминаю, она появляется только тогда, когда на листе выбрана любая ячейка умной таблицы) – перейдите на нее. Правая группа инструментов Стили таблиц [Table_Styles] позволяет сменить стиль оформления (на этот раз будущие изменения можно сразу оценить в режиме живого просмотра), никаких функциональных изменений при этом не происходит. Следующая справа налево группа инструментов Параметры стилей таблиц [Table_Style_Options] выделяет особым образом выбранный элемент:

              • строка заголовка [Header_Row] – при установленном флажке строку заголовков таблицы видно на листе, при сброшенном – нет
              • строка итогов [Total_Row] – при установленном флажке строка итогов появляется внизу таблицы, при сброшенном – исчезает
              • чередующиеся строки [Banded_Rows] – при установленном флажке к строкам таблицы применяется заливка «зебра»
              • первый столбец [First_Column] – при установленном флажке первый столбец будет выделен полужирным шрифтом либо фоновой заливкой ячеек
              • последний столбец [Last_Column] – при установленном флажке последний столбец будет выделен полужирным шрифтом либо фоновой заливкой ячеек
              • чередующиеся столбцы [Banded_Columns] – при установленном флажке к столбцам таблицы применяется заливка «зебра»
              • Из перечисленных выше возможностей поставлю строка итогов [Total_Row] и посмотрим на нее повнимательнее – строка появилась с итогом по крайнему правому столбцу – просто Excel запрограммирован так думать – что крайний справа столбец и нижняя строка предназначены для итогов. Если фантазии программы не оправдались – удалите ненужный итог и подведите свой, в моему примере итог по столбцу Количество действительно нужен. А для того, чтобы заполучить в соседнем столбце итог по столбцу Всего, руб. достаточно выбрать ячейку, предназначенную для результата, и в появившейся справа от нее кнопке выпадающего списка выбрать нужную формулу – далее программа все сделает за Вас. Выберу операцию Сумма [Sum] и посмотрю, при помощи какой функции посчитан этот итог:

                Актуальный итог при фильтрации таблицы

                Excel очень любит функцию ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ [SUBTOTAL]. В данном конкретном случае вот за что – отфильтруйте таблицу по любому условию (я выберу по столбцу Заказчик элемент Заказчик 2) и оцените итог – он пересчитывается, ориентируясь исключительно на видимые строки таблицы и не берет в расчет скрытые строчки. Эту функцию можно использовать и за рамками умных таблиц – обязательно с ней еще поработаем, а пока вернемся к таблице

                Как использовать автофильтр

                Автофильтр можно применить к любой таблице – для этого обычно выделяют строку, на которой должны располагаться кнопки фильтра, и выполняют команду Данные – Сортировка и фильтр – Фильтр [Data Sort & Filter Filter]

                Принцип работы автофильтра – оставлять видимыми только те строки, которые отвечают установленным пользователем условию, все прочие строки – скрывать. Когда хотя бы к одному столбцу применяется условие – порядковые номера видимых строк становятся синими. Бывают случаи, когда фильтр не видит всех строк таблицы, не захватывает нижние строчки для обработки – тогда снимите такой фильтр, выделите всю таблицу, которую он должен обрабатывать, и только после этого устанавливайте – должно помочь

                Условия можно установить сразу на несколько столбцов (в меню под кнопкой фильтра нужно оставить флажки напротив тех позиций, которые должны быть видны, либо воспользоваться командами Числовой фильтр [Number_Filters] или Текстовый фильтр [Text_Filters], чтобы скрыть/отобразить сразу группу строк, отвечающую указанному условию). Быстро сбросить все установленные фильтры можно при помощи команды на ленте: Данные – Сортировка и фильтр – Очистить [Data Sort & Filter Clear]

                Как удалить в таблице все пустые строки

                С помощью автофильтра можно удалить все пустые строки в таблице и вот каким образом. Установите фильтр на таблицу и для каждого столбца настройте условие, согласно которому видимыми будут именно пустые строки:

                После чего выделяете отфильтрованные строки и совершенно обычным образом удалите их – скрытые строки не пострадают – снимите фильтр и увидите результат:

                Будьте внимательны при выполнении такой операции, чтобы не захватить лишних строк – визуально пробегитесь по отфильтрованному диапазону перед удалением, чтобы убедиться, что нужные данные не будут удалены

                Как сделать автоматическую нумерацию

                В Excel пока нет встроенного инструмента, который приводил бы в порядок нумерацию строк после различных манипуляций с таблицами. Но выход есть. В любой таблице в ячейке, предназначенной для первого порядкового номера, напишите следующую формулу: =ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ(3;$B$4:B4) – можно вручную, так как щелчок по ячейкам будет приводит к подстановке названий элементов таблицы вместо стандартных адресов. Мы уже разобрались, что используемая функция обрабатывает только видимые ячейки, и для подсчета их количества использовали номер_функции [function_num] равный 3. Теперь протяните эту формулу вниз до конца таблицы и проверьте результат – отфильтруйте таблицу любым произвольным образом

                Ввод формул в столбцы «умной» таблицы

                В настоящем примере предлагаю добавить столбец, в котором нужно высчитать цену как результат деления данных столбца Всего, руб. на ячейки столбца Количество. Чтобы в такой таблице добавить столбец (или строчку) не нужно выделять целый столбец листа и выполнять знакомую операцию вставки через контекстное меню либо при помощи клавиш Ctrl + «+». Достаточно выбрать ячейку соседнего столбца таблицы и вызвать контекстное меню – команда Вставить [Insert] сразу предложит добавить элементы в таблицу, остается только выбрать нужный вариант

                Появившемуся столбцу нужно дать название, а формулу для расчета можно вводить в любой его ячейке, необязательно в первой. После ввода формулы и нажатия Enter введенная формула будет автоматически скопирована на все строки таблицы, и вверх, и вниз. В процессе ввода вместо стандартных адресов будет происходить подстановка названий элементов таблицы – ничего не меняйте:

                Ввод новых записей

                В завершение этой темы посмотрим, как добавить новые записи в эту таблицу. Вообще, мы очень не любим добавлять новую строку перед строкой итогов, так как приходится корректировать итоговые формулы. Выполните операцию по добавлению пустой строки в этой таблице – итоговые формулы автоматически ее увидят и включат в расчет. При этом формула по столбцу Цена также в нее скопируется, сама. То есть думать о корректировке формул в таком случае вообще не придется

                Далее заполняете ячейки нужным текстом. Однако, есть приятная мелочь, которая позволит облегчить ввод текстового значения, которые выше в списке уже встречалось. Для этого на ячейке, в которую нужно ввести данные, нажмите правой кнопкой и выберите команду Выбрать из раскрывающегося списка [Pickfrom_Drop-down_List…] (либо нажмите сочетание клавиш Alt + стрелка вниз):

                ВАЖНО (!) При работе с конспектами помним, что все названия программных продуктов являются зарегистрированными торговыми марками. Никакая часть настоящего издания ни в каких целях не может быть воспроизведена в какой бы то ни было форме и какими бы то ни было средствами, будь то электронные и механические, включая фотокопирование и запись на магнитный носитель, если на это нет письменного разрешения автора

                Читайте так же:  Банкротство ст.61.2