Приказ о приеме передачи кассы

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

В рамках круглого стола речь пойдет о Всероссийской диспансеризации взрослого населения и контроле за ее проведением; популяризации медосмотров и диспансеризации; всеобщей вакцинации и т.п.

Программа, разработана совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Каков общий порядок приема-передачи дел от кассира при его увольнении к новому работнику, принимаемому на должность кассира (в коммерческой организации)?

Прежде всего отметим, что в настоящее время не существует специального нормативного правового документа, который бы регулировал передачу дел от одного кассира (сотрудника, исполняющего его функции) к другому. В связи с этим соответствующие правила, в том числе правила документального оформления передачи дел, организации необходимо разработать самостоятельно, руководствуясь общими требованиями нормативно-правовых актов, регулирующих порядок ведения бухгалтерского учета на территории РФ.

Разработанный порядок целесообразно закрепить внутренним локальным актом, например, это может быть «Инструкция о порядке передаче дел при смене кассира». В качестве ориентира можно использовать Инструкцию о порядке приема-сдачи дел главными бухгалтерами (старшими бухгалтерами на правах главных бухгалтеров), централизованных бухгалтерий (бухгалтерий), учреждений, предприятий и организаций системы Министерства здравоохранения СССР, утвержденную Минздравом СССР 28.05.1979 N 25-12/38. Например, организация может предусмотреть, что прием и сдача дел кассиром производятся на основании соответствующего приказа руководителя (с указанием срока для приема-сдачи дел) и оформляется актом проверки кассы (форма — произвольная, однако ее целесообразно составить с учетом требований к реквизитам первичного учетного документа и порядку его составления, предусмотренным ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ)).

При составлении собственных документов рекомендуем также воспользоваться правилами по оформлению документов, приведенными в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Еще раз повторим, предложенный порядок является примером оформления передачи дел, организация совершенно не обязана ему следовать, более того, даже если передача дел вообще не будет оформлена какими-либо документами, нарушений законодательства не возникнет.

Также следует учесть, что сотрудник, исполняющий трудовую функцию кассира, является материально ответственным лицом, с которым может заключаться договор о полной материальной ответственности (ст. 244 ТК РФ и Перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности за недостачу вверенного имущества, утвержденный постановлением Минтруда РФ от 31.12.2002 N 85). В связи с этим считаем необходимым отметить следующее.

До 01.01.2013 Федеральным законом от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 129-ФЗ) было установлено требование об обязательном проведении инвентаризации в случае смены материально ответственных лиц (п. 2 ст. 12 Закона N 129-ФЗ). Аналогичное требование содержалось в п. 37 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного решением Совета Директоров ЦБ РФ 22.09.1993 N 40 (далее — Порядок ведения кассовых операций; утратил силу с 01.01.2012).

Ныне действующий Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ) требования о проведении инвентаризации при смене материально ответственных лиц не содержит. Не затрагивает вопросов проведения инвентаризации кассы и действующее в настоящее время Положение Банка России от 12.10.2011 N 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации». Однако ч. 1 ст. 30 Закона N 402-ФЗ предусмотрено, что до утверждения органами государственного регулирования бухгалтерского учета федеральных и отраслевых стандартов, предусмотренных этим федеральным законом, применяются правила ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской отчетности, утвержденные уполномоченными федеральными органами исполнительной власти и ЦБР до дня вступления в силу Закона N 402-ФЗ.

Пункт 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утверждено приказом Минфина РФ от 29.07.1998 N 34н) устанавливает необходимость проведения инвентаризации при смене материально ответственных лиц.

Поэтому, хотя п. 3.39 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (утверждены приказом Минфина РФ от 13.06.1995 N 49, далее — Методические указания) в связи с порядком проведения инвентаризации кассы ссылается на утративший силу Порядок ведения кассовых операций, полагаем, что при смене кассира инвентаризацию кассы провести все же необходимо. В связи с этим считаем необходимым руководствоваться разделом 2 «Общие правила проведения инвентаризации» Методических указаний.

Напомним, что для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия, в состав которой включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, представители службы внутреннего аудита организации, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.) (п. 2.2 и п. 2.3 Методических указаний). Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации приказом, составленным по форме N ИНВ-22 (утверждена постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88), либо в произвольной форме с указанием обязательных реквизитов, содержащихся в ст. 9 Закона N 402-ФЗ.

Помимо состава комиссии в приказе также указываются:

— причина проведения инвентаризации (в данном случае — смена кассира);

— имущество, подлежащее ревизии (в рассматриваемом случае — денежные средства; отметим, что в соответствии с п. 1.2 Методических указаний денежные средства относятся к имуществу);

— дата начала и окончания инвентаризации.

Приказ регистрируют в журнале учета и контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации.

На основании п. 2.4 Методических указаний до начала проверки инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств. Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «до инвентаризации на «. » (дата)», что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным. Материально ответственное лицо (кассир) дает расписку о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на его ответственность, оприходованы, а выбывшие — списаны в расход.

Проверка фактического наличия имущества в кассе производится при обязательном участии кассира, сдающего дела (п. 2.8 Методических указаний).

В ходе инвентаризации проверяются все документы, связанные с деятельностью сотрудника в качестве кассира: кассовая книга, отчеты кассира, приходные и расходные ордера и т.д., а также фактическое наличие сумм денежных средств, находящихся в кассе на момент проверки (производится сверка с данными кассовой книги).

Согласно п. 2.5 Методических указаний сведения о фактическом наличии имущества (в том числе, денежных средств) записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации (в данном случае разрабатываются организацией самостоятельно с указанием реквизитов, содержащихся в ст. 9 Закона N 402-ФЗ).

Результаты проведенной инвентаризации отражаются в акте инвентаризации наличных денежных средств (по форме N ИНВ-15, утвержденной постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88, или самостоятельно разработанной форме, с указанием реквизитов из ст. 9 Закона N 402-ФЗ). Также составляется ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией (по форме N ИНВ-26, утвержденной постановлением Госкомстата России от 27.03.2000 N 26, или самостоятельно разработанной форме с указанием реквизитов из ст. 9 Закона N 402-ФЗ).

При выявлении излишков или недостач от кассира нужно получить письменные объяснения о причинах их возникновения. При отказе кассира дать соответствующие комментарии рекомендуется составить акт об отказе работника представить объяснения. Кассира нужно ознакомить с актом под роспись. Если работник отказывается подписывать акт, этот факт также следует зафиксировать.

Отметим, что по смыслу п. 2.10 Методических указаний в проведении инвентаризации при смене материально ответственных лиц должны участвовать оба материально ответственных лица: как работник, сдающий материальные ценности, так и работник, принимающий их. В связи с этим полагаем, что в случае, если на момент начала инвентаризации с новым кассиром трудовой договор еще не заключен, подсчет ценностей, находящихся в кассе, который завершается подписанием акта инвентаризации увольняющимся работником, может быть произведен без участия нового материально ответственного лица. В этом случае акт инвентаризации может быть подписан новым кассиром при принятии им ценностей от инвентаризационой комиссии после оформления трудовых отношений с новым сотрудником, учитывая, что п. 2.12 Методических указаний допускает проведение инвентаризации имущества в течение нескольких дней.

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Контроль качества ответа:

Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ

17 октября 2013 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Приказ о приеме передачи кассы

составляется приказ о возложени обязанностей кассира на МОЛ (не забудьте подписать доп. соглашение к трудовому договору о материальной ответственности), а также создаете приказ о проведении ревизии кассы (в приказе также оговариваете состав комиссии), по результатам ревизии составляете акт ревизии наличных денежных средств, а затем акт передачи денежных средств от одного мол другому.

подробнее порядок ведения кассовых операций в РФ
34. Кассиру запрещается передоверять выполнение порученной ему работы другим лицам.
35. На предприятиях, имеющих одного кассира, в случае необходимости временной его замены, исполнение обязанностей кассира возлагается на другого работника по письменному приказу руководителя предприятия (решению, постановлению). С этим работником заключается договор, предусмотренный пунктом 32.
В случае внезапного оставления кассиром работы (болезнь и др.) находящиеся у него под отчетом ценности немедленно пересчитываются другим кассиром, которому они передаются, в присутствии руководителя и главного бухгалтера предприятия или в присутствии комиссии из лиц, назначенных руководителем предприятия. О результатах пересчета и передачи ценностей составляется акт за подписями указанных лиц.
36. На предприятиях, имеющих большое количество подразделений или обслуживаемых централизованными бухгалтериями, оплата труда, выплаты пособий по социальному страхованию, стипендий могут производиться по письменному приказу руководителя предприятия (решению, постановлению) другими, кроме кассиров, лицами, с которыми заключается договор, предусмотренный пунктом 32, и на которых распространяются все права и обязанности, установленные настоящим Порядком для кассиров.
На малых предприятиях, не имеющих в штате кассира, обязанности последнего могут выполняться главным бухгалтером или другим работником по письменному распоряжению руководителя предприятия при условии заключения с ним договора, предусмотренного пунктом 32.

Читайте так же:  Агротехнические требования для посадки картофеля

Каким документом оформляется передача кассы?

Приказ —>договор о полной матотчетности с директором—>акт инвентаризации кассы—>акт приема — передачи денег в кассе.

В свободной форме. Сочинение в школе писали? Вот это тоже самое

Здравствуйте.
Например, так:
ООО «Рога и копыта»

АКТ ПЕРЕДАЧИ КАССЫ

30 мая 2012 года комиссия в составе

Председатель комиссии — генеральный директор Рожкин Р.Р.

Члены комиссии:
— __________________________________ (должность, ФИО).
— ___________________________________ (должность, ФИО).

В присутствии Копытова К.К. и Хвостова Х.Х. произвели ревизию и передачу кассы.

Наличие денежных средств в кассе:

Согласно данных учета: __________ руб. _____ коп.

Фактически: ______________ руб. _____ коп.

Излишки: ______________ руб. _____ коп.

Недостача: ______________ руб. _____ коп.

Порядковый № последнего приходного кассового ордера _____

Порядковый № последнего расходного кассового ордера _____

Кассу сдал: ________________ Копытов К.К.
Кассу принял: ______________ Хвостов Х.Х.

Комиссия: ___________________
___________________
___________________

Этот Акт не отменяет необходимость оформления Акта ревизии кассы (перед сменой МОЛ) унифицированной формы.

Акт передачи кассы при смене кассира

Данный документ создается во время смены кассира или тогда,когда необходимо на недлительный срок отдать кассу иному человеку.

На что стоит обратить внимание?

? Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Во время смены ответственного человека, который работает на кассе, нужно оформить специальный акт инвентаризации кассы и документ о приеме-передаче финансов иному лицу. Примеры заполнения таких документов можно найти и скачать у нас.

Как оформляется акт передачи кассы при смене кассира?

Этот процесс происходит в свободной форме. Формируется специальная инстанция из 3 человек. Во время приема-передачи осуществляется пересчитывание финансов, данный факт фиксируется в акте.

Акт приема-передачи кассы при смене кассира. Заполняем документ

  • Акт должен иметь данные – наименование компании.
  • Наименование документации – акта.
  • Данные о комиссии – инициалы, должности.
  • Финансы, которые находятся в кассе.
  • Наличность по бухучету.
  • Данные по излишкам.
  • Данные по недостаче.
  • Номерной знак последних ордеров.
  • Заверение от кассиров и комиссии.

При этом следует обратить внимание, что должно быть пара копий акта: для кассиров и бухгалтерского отдела.

Увольняем кассира и передаем кассу

Увольняем кассира

Ссылки на похожие материалы

Примечание. В связи с тем, что поисковые системы часто отправляют пользователей на эту страницу, см. также:

Объект Рекомендуемый урок, документ, статья
Главный бухгалтер Практические вопросы приема-передачи дел от одного Главного бухгалтера другому. Для понимания законодательной основы, процедуры приема, а также особенностей передачи дел от одного главбуха к другому — обратитесь в этот урок. Практичні питання приймання-передачі справ від одного Головного бухгалтера іншому. Для зрозуміння законодавчої основи, процедури приймання, а також особливостей передачі справ від одного головбуха до іншого — звернітесь до цього уроку. Урок «Акт приема-передачи дел»
Для понимания самой процедуры передачи, на сайте можно ознакомиться с инструкцией для бухгалтера по приему дел Для зрозуміння безпосередньо процедури передачі, на сайті можна ознайомитися з інструкцією для бухгалтера по прийманню справ Инструкция для Главного бухгалтера по приему дел
Директор Вопросы приема-передачи дел от одного Главного бухгалтера другому. Питання приймання-передачі справ від одного директора іншому. Акт передачи дел новому директору
Кассир,
Денежные средства
Практические вопросы приема-передачи денежных средств в кассе описаны в статье «Увольняем кассира» Практичні питання приймання- передачі коштів у касі описані в статті «Звільняємо касира» Инструкция и Акт передачи денежных средств
Товарно-материальные ценности (ТМЦ) Практические вопросы приема-передачи ТМЦ Практичні питання приймання- передачі ТМЦ передача ТМЦ
Основные средства Практические вопросы приема-передачи ОС Практичні питання приймання- передачі ОЗ Акт передачи основных средств

Резюме

Я регулярно просматриваю популярные поисковые запросы, по которым пользователи приходят на мой сайт, поэтому заходы по запросам, на которые в материалах моего сайта отсутствует необходимая информация вызывают у меня особое внимание.

Именно такова история написания данной статьи. Когда заходы по запросу «акт приема-передачи денежных средств» утвердились в топ 20 самых популярных, я решил ответить: «нет такого акта!». Передача денежных средств фиксируется с помощью других первичных документов. Ну а теперь по сути вопроса о том, как сделать это правильно.

Теория данного вопроса изложена мною в курсу бухгалтерского учета в разделе «Учет кассовых операций». Здесь я рассмотрю алгоритм действий, исходя из того, что Вы ознакомились с содержимым ссылки, указанной выше. Если кроме смены кассира, речь идет о смене Главного бухгалтера — см. «Инструкция о передаче дел Главным бухгалтером»

Далее приведен сжатый алгоритм и последовательность действий, которая позволит избежать многих ошибок при передаче денежных средств от одного кассира к другому в связи с увольнением.

Процедура приема-передачи денежных средств и ценностей, находящихся в кассе

  1. Директор подписывает приказ об увольнении «старого» кассира
  2. Директор подписывает приказ (тем же самым числом) о приеме на работу «нового» кассира
  3. Если все-таки одной датой этого сделать невозможно, необходимо на дату увольнения «старого» кассира издать приказ о назначении временно исполняющего обязанности кассира. В этом случае дальнейшая процедура принципиально не отличается
  4. Лицо, назначенное ответственным за проведение кассовых операций по предприятию, обязано расписаться в приказе (ознакомлен) и заключить с предприятием договор о полной материальной ответственности
  5. В день прекращения исполнения обязанностей «старым» кассиром директор издает приказ о назначении инвентаризационной комиссии по инвентаризации ценностей, находящихся в кассе. Если предприятие маленькое — то комиссия может состоять из Главного бухгалтера и Директора. (Примечание. По поводу смены Главного бухгалтера см. отдельную статью)
  6. В соответствии с постановлением НБУ от 15.12.2004 N 637 установлены следующие обязанности кассира:

  7. 4.8. Кассир в соответствии с законодательством Украины несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей. Кассиру запрещается передоверять исполнение порученной ему работы другим лицам.
    На предприятиях, у которых один кассир, в случае необходимости его временной замены, исполнение обязанностей кассира накладывается по письменному приказу руководителя. С этим работником заключается договор про полную материальную ответственность на время исполнения им обязанностей кассира.
    В случае отсутствия кассира (по болезни или другой причине) ценности, которые переданы ему под отчет, пересчитываются другим кассиром, которому они передаются, в присутствии руководителя и главного бухгалтера, или в присутствии комиссии, назначенной руководителем предприятия. Про результаты пересчета и передачи ценностей составляется акт за подписями указанных лиц.
    Предприятия, штатным расписанием которых не предусмотрена должность кассира, исполнение его обязанностей могут возложить в соответствии с письменным распоряжением руководителя на бухгалтера или иного работника, с которым составляется договор про полную матриальную ответственность.

    4.10. С целью контроля за сохранностью наличных денег на предприятиях проводятся инвентаризации касс Для проведения инвентаризации кассы, которая должна осуществляться согласно приказу руководителя, назначается комиссия, которая после завершения инвентаризации кассы составляет акт про результаты инвентаризации наличных денег (приложение 7).
    Комиссия проверяет наличие денег путем полного пересчета всех наличных денежных средств, которые есть в кассе, ценных бумаг, чековых книжек и т.д. . Акт составляется в двух экземплярах и подписывается ответственными членами комиссии и материально ответственным лицом.
    Один экземпляр акта передается в бухгалтерию предприятия, второй — остается у материально ответственного лица.
    До начала инвентаризации все материально ответственные лица (лица, которые отвечают за сохранность средств) дают расписку, указанную в приложении 7.
    В случае смены материально ответственных лиц акт составляется в трех экземплярах: для материально ответственного лица, которое сдало ценности, материально ответственного лица, которое приняло ценности, а также бухгалтерии.
    Инвентаризация касс проводится на каждом предприятии в сроки, которые установлены руководителем, с покупюрным пересчетом всех наличных денег и проверкой всех ценностей, которые хранятся в кассе. Остаток наличных сверяется с данными учета по книгам учета. Наличные, которые храняться в кассе, но не подтверждены кассовыми документами, считаются излишком наличности в кассе. В случае использования предприятием в расчетах кассовых аппаратов, сверяется сумма наличности с суммой, указанной в отчете кассового аппарата. В случае выявления во время инвентаризации недостачи или излишков ценностей в кассе в акте указывается сумма недостачи или излишка и выясняются обстоятельства их возникновения. Сумма недостачи компенсируется в соответствии с законодательством Украины, а излишек оприходуется в кассе и зачисляется в доход предприятия.
    В случае автоматизированного ведения кассовой книги необходимо проводить проверку правильности работы программ обработки кассовых документов.
    Вышестоящие организации (в случае их наличия) на всех подведомственных предприятиях, а также аудиторы (аудиторские фирмы) в соответствии с заключенными договорами во время проведения документальных ревизий обязательно проводят инвентаризацию касс и проверяют правильность ведения кассовых операций. В хозяйственных обществах, если это предусмотрено их уставом, такие ревизии проводят ревизионные комиссии.
    Проверки правильности ведения операций с наличностью осуществляют установленные законодательством Украины органы контроля в соответствии с их компетенцией.

  8. Что из этого следует?
    Итак,
    Прием-передача денежных средств в кассе осуществляется путем полной инвентаризации кассы в присутствии инвентаризационной комиссии.
    С лицом, принимающим дела в кассе (новым кассиром) на момент начала инвентаризации уже должен быть подписан договор о полной материальной ответственности
    Инвентаризация проводится на основании приказа о смене лица, осуществляющего кассовые операции
    Проводится не только инвентаризация денежных средств, а также всех ценностей, хранящихся в кассе, в том числе бланков строгой отчетности, ценных бумаг и т.д.
  9. Инвентаризационная комиссия в соответствии с приказом руководителя предприятия проводит полную инвентаризацию кассы по указанной выше методике
  10. Результаты инвентаризации и, соответственно, принятие кассы «новым» кассиром закрепляются приказом директора

Далее приведен образец формы (бланка) акта инвентаризации кассы.

Форма акта инвентаризации денежных средств

Додаток 7
до Положення про ведення
касових операцій у
національній валюті в
Україні

____________________________________
(найменування підприємства)

АКТ N ____
про результати інвентаризації наявних коштів

«___» _______________ 200_ року,

що зберігаються _________________________________________________.

Цим актом засвідчую, що до початку проведення інвентаризації
всі видаткові і прибуткові документи на кошти, які здані до
бухгалтерії, і всі кошти, що надійшли під мою відповідальність,
оприбутковані, а ті, що вибули, списані за видатками.

Матеріально відповідальна особа
__________________ _____________ _________________________
(посада) (підпис) (прізвище, ім’я, по
батькові)

На підставі наказу (розпорядження) від «___» __________ 200_
року N__ проведена інвентаризація коштів за станом на
«___» __________ 200_ року.

Під час інвентаризації встановлено такий обсяг коштів:
_________________________________________________ грн. ______ коп.
_________________________________________________ грн. ______ коп.
_________________________________________________ грн. ______ коп.
_________________________________________________ грн. ______ коп.

Підсумок фактичної наявності ____________________ грн. ______ коп.
_________________________________________________________________.
(словами)

За обліковими даними ____________________________ грн. ______ коп.

Підсумки інвентаризації: надлишок ____________, нестача _________.

__________________ _____________ _________________________
(посада) (підпис) (прізвище, ім’я, по
батькові)

Підтверджую, що кошти, зазначені в акті, є на зберіганні під мою
відповідальність.

Матеріально відповідальна особа _______________________________.
(підпис)

«___» ______________ 200_ року.

Пояснення причин, унаслідок яких виникли надлишки або нестачі
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
_________________________________________________________________.

Матеріально відповідальна особа _________________________________.

Рішення керівника підприємства ___________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
_________________________________________________________________.

«___» _______________ 200_ року.

Примітка. Акт складається з метою відображення результатів
інвентаризації наявних коштів (готівки, цінних паперів тощо), що
зберігаються в касі підприємства.

Исходя из изложенного выше, теперь, надеюсь понятно, почему «акт приема-передачи денежных средств» отсутствует. Если у Вас возникли вопросы — пишите комментарии к статье или задавайте вопросы в форуме.

Порядок передачи дел при увольнении бухгалтера филиала

Многие страховые организации имеют обособленные структурные подразделения, где функционирует бухгалтерская служба. Увольнение бухгалтера может вызвать сбой в работе не только филиала, но и головной организации. Чтобы минимизировать возможные негативные последствия, страховщик должен организовать передачу дел, даже если на момент увольнения прежнего бухгалтера ему не найдена замена. Упростить процедуру передачи дел и проконтролировать ее поможет регламентация действий страховщика.
Действующее законодательство не прописывает проведение какихлибо процедур при увольнении главного бухгалтера организации, и тем более бухгалтера филиала. Страховая организация самостоятельно разрабатывает и утверждает такую процедуру. Она, как правило, включает в себя следующие этапы:
1. Издание приказа о приеме-передаче дел.
2. Проведение инвентаризации активов, обязательств и бланков строгой отчетности.
3. Проверка состояния учета.
4. Непосредственная передача дел.
5. Оформление и подписание акта приема-передачи дел.
Если на момент передачи дел на работу принят новый бухгалтер, то дела принимаются им. Если же замена не найдена, то дела могут передаваться другому сотруднику, на которого временно возлагается обязанность по ведению бухгалтерского учета, или директору филиала с возложением на него соответствующих полномочий. В последующем при приеме на работу нового бухгалтера соответствующие дела должны быть переданы ему указанными сотрудниками. Причем передача дел должна быть осуществлена в день принятия на работу нового бухгалтера.
В том случае, когда передача дел не была организована, в интересах вновь принятого бухгалтера составить опись имеющихся документов и оборотно-сальдовую ведомость, фиксирующую остатки по счетам на момент, когда он приступил к исполнению своих должностных обязанностей.

Приказ о приеме-передаче дел
Передача дел осуществляется на основании приказа руководителя организации. Если передача дел осуществляется в филиале, то приказ может быть издан головной организацией или филиалом страховщика.
В приказе следует указать:
— причину проведения приема-передачи дел;
— сроки проведения приема-передачи дел и период, за который проводится прием-передача дел;
— лицо, ответственное за передачу дел (увольняющийся бухгалтер) и за их прием;
— состав комиссии и ее председателя;
— сроки составления акта о приеме-передаче дел.
Окончание срока передачи дел должно быть установлено не позднее даты увольнения бухгалтера, передающего дела. Как правило, если бухгалтер увольняется по собственному желанию, трудовой договор может быть расторгнут по истечении двух недель со дня, следующего за днем подачи заявления об увольнении. В таком случае передача дел может длиться две недели. Однако Трудовой кодекс РФ предусматривает возможность расторгнуть договор до истечения двухнедельного срока, если соответствующее соглашение достигнуто сторонами (ст. 80 ТК РФ).
Важно обратить внимание на то, что руководитель организации (директор филиала) не вправе отказывать в подписании заявления на увольнение, объясняя это отсутствием акта приема-передачи дел. Если увольняющийся бухгалтер отказывается передавать дела, руководитель вправе применить к нему дисциплинарное взыскание на основании ст. 192 ТК РФ.
Если передаче подлежит большой объем документов, то для передачи дел создается комиссия. В состав комиссии могут включаться сотрудники бухгалтерии головного офиса, службы внутреннего контроля (аудита), службы безопасности и пр.
Если же количество документов небольшое, то передача дел может осуществляться с привлечением одного специалиста из головного офиса (например, сотрудника внутреннего аудита), или из собственного филиала, или из другого филиала (как правило, предпочтение отдается филиалу более высокого уровня или филиалу по территориальной приближенности).

Инвентаризация активов, обязательств и бланков строгой отчетности
Проводить ли инвентаризацию при передаче дел, должно быть решено руководителем организации или установлено документом, регламентирующим такую процедуру. Однако, если бухгалтер является материально ответственным лицом, проведение инвентаризации при его смене является обязательной процедурой. Так, при совмещении должности бухгалтера и кассира обязательно проводится инвентаризация кассы, при ведении бухгалтером кадровой документации — инвентаризация трудовых книжек, при хранении бухгалтером бланков строгой отчетности — инвентаризация кассы; если же бухгалтер является ответственным за хранение имущества, то должна быть проведена инвентаризация основных средств и материалов. Кроме того, при увольнении бухгалтера рекомендуется проводить инвентаризацию расчетов с контрагентами, а также по налогам и страховым взносам.
Акты инвентаризации и инвентаризационные описи составляются по унифицированным формам, утвержденным постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88.
Инвентаризация денежных средств и денежных документов оформляется актом по форме № 15-ИНВ. В ходе инвентаризации проверяется наличие кассовых книг, журнала кассира-операциониста, контрольных лент, Z-отчетов, приказов на выдачу авансов, авансовых отчетов, оформленных квитанций по форме № А-7.
Инвентаризация бланков строгой отчетности, включая квитанции по форме № А-7 и чистые бланки трудовых книжек, оформляется актом по форме № 16-ИНВ. Проверяется наличие чистых и испорченных бланков строгой отчетности, накладных, актов приема-передачи, уничтожения и изъятия из оборота квитанций, книги учета движения трудовых книжек.
Инвентаризация чековых книжек оформляется актом в произвольной форме, в котором указываются номера чеков и корешков к ним, а также количество использованных, испорченных, неиспользованных чеков. В ходе инвентаризации в банки могут быть направлены запросы о выданных филиалу чековых книжках. При выявлении недостающих чеков в книжке у бухгалтера запрашиваются объяснения.
Инвентаризация расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами оформляется актом по форме № ИНВ-17 и справкой к нему. Особое внимание следует уделить обоснованности возникновения задолженности по суброгационным требованиям, а также наличию безнадежной задолженности. Проверяется наличие договоров, актов выполненных работ, сверок расчетов с контрагентами и налоговыми органами и пр. Для подтверждения отсутствия или наличия задолженности у налоговых органов и внебюджетных фондов может быть запрошена справка о состоянии расчетов по налогам и страховым взносам.
Подотчетными лицами должны быть подтверждены неиспользованные остатки денежных средств по подотчетным суммам путем формирования служебной записки о согласии или несогласии с числящейся за ними суммой. В случае возникновения расхождений бухгалтер, кассир и подотчетное лицо должны дать объяснения. Инвентаризация бланков полисов оформляется в произвольной форме. В ходе инвентаризации фиксируются номера бланков с указанием неиспользованных и испорченных бланков. Проверке подлежат накладные, акты приема-передачи, акты на уничтожение и изъятие из оборота бланков.
Акты инвентаризаций и инвентаризационные описи подписываются принимающей и передающей сторонами, а также материально ответственными лицами и другими лицами, участвующими в передаче дел. Указанные акты и описи прилагаются к акту приема-передачи.
Если инвентаризация в ходе передачи дел не проводится, то желательно к акту приема-передачи дел приложить акты последней проведенной инвентаризации.
В случае выявления недостачи имущества, денежных средств, бланков строгой отчетности решения о дальнейших действиях должен принимать руководитель.
По окончании инвентаризации начинается непосредственно передача дел, в ходе которой, среди прочего, подлежат передаче вновь назначаемому лицу остатки:
— денежных средств и денежных документов (если увольняющийся бухгалтер выполнял функции кассира);
— бланков строгой отчетности (если увольняющийся бухгалтер был материально ответственным лицом).
Указанная передача оформляется отдельными актами, которые прилагаются к общему акту приема-передачи дел.
Следует обратить внимание на то, что на момент передачи денежных средств и бланков строгой отчетности у принимающей стороны должен быть договор о материальной ответственности.

Проверка состояния учета
Может быть проведена выборочная проверка отражения данных на счетах синтетического и аналитического учета. Критерием выборочной проверки может быть сумма, на которую проведена хозяйственная операция. При этом особое внимание должно быть уделено моменту начисления страховой премии и вознаграждения агентов, распределению премий по видам страхования, а также числящейся задолженности и подотчетным суммам.
Если в филиале длительное время не проводились ревизия, аудиторская проверка, налоговая проверка, проверка органом страхового надзора и т.д., то проверка состояния учета должна быть более полной. Первичные учетные документы должны быть проверены не только на предмет правильности их оформления, но и на наличие в них подписей уполномоченных лиц. При отсутствии подписей на расходных документах они должны быть восстановлены. При отказе подписать документ составляется акт.
Также проверке подлежит порядок хранения бухгалтерских документов и записей. В частности, хранению подлежат первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, документы учетной политики, стандарты и другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи. Первичная документация за отчетный период подшивается в папки согласно номенклатуре дел, а документы за прошлые периоды — прошиваются и сдаются в архив. Организацией должны быть обеспечены безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защита от изменений.
Как правило, проверка проводится по учетным операциям, совершенным с момента последней передачи дел. Так, если увольняющийся бухгалтер проработал в организации более пяти лет, то период проверки может охватывать пять лет, предшествующих отчетному году, так как именно такой срок устанавливается для хранения большинства первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета. Если же увольняющийся бухгалтер проработал в организации лишь один год, то период проверки может охватывать именно этот срок. При этом новому бухгалтеру должны быть переданы предыдущие акты приема-передачи дел. Рекомендуется проверить, внесены ли исправительные записи по нарушениям, установленным и зафиксированным в акте приема-передачи дел предыдущего бухгалтера. Если нет, то соответствующие замечания должны быть внесены в акт приема-передачи дел.
На усмотрение руководителя организации может быть установлен иной период проверки состояния учета. При этом во внимание могут приниматься последние проверки, проводимые контролирующими органами, или независимыми аудиторами, или службой внутреннего контроля (аудита, ревизии).
На момент передачи дел должны быть завершены все учетные процессы за истекший период, сформированы записи в бухгалтерском учете, распечатаны регистры, подшиты первичные документы. Однако возможно, что на дату передачи дел еще не поступили все необходимые документы. Например, начисление страховых премий в бухгалтерском учете произведено по оперативной отчетности, но в то же время отсутствуют оригиналы договоров страхования, подписанные акты выполненных работ и т.п. В таком случае соответствующие замечания следует включить в акт приема-передачи дел (в сам текст акта или оформить в виде приложения к нему). Кроме того, в акт должны быть внесены все выявленные в ходе проверки нарушения, неточности и расхождения между учетными записями и первичными документами. Если формирование недостоверных данных связано с прямым указанием руководителя на такой порядок их учета, то к акту следует приложить письменное распоряжение руководителя о принятии (непринятии) данных, содержащихся в первичных учетных документах, или об отражении (неотражении) объектов бухгалтерского учета. В этом случае ответственность за созданную информацию несет руководитель (п. 8 ст. 7 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Также в акте должно быть указано на отсутствие первичных учетных документов и прочих подтверждающих документов.

Акт приема-передачи дел
Форму акта страховщик разрабатывает самостоятельно. В нее должно быть включено как можно больше информации, собранной и обработанной в ходе передачи дел.
Акт приема-передачи дел должен включать:
— общие реквизиты (дату передачи дел; период, за который осуществлена передача дел; дату и номер приказа, на основании которого осуществляется передача дел; подписи лиц, принимающих и передающих дела, а также членов и председателя комиссии);
— характеристику бухгалтерского учета.
Характеристика бухгалтерского учета может включать следующие разделы:
1. Общая характеристика бухгалтерского учета (состояние регистров синтетического и аналитического учета, наличие расхождений в них, дата, на которую заполнена Главная книга).
2. Состояние кассы и учета денежных средств (наличие кассира и договора о полной индивидуальной материальной ответственности, наличие ККТ и документов на нее и ее обслуживание, наличие контрольных лент и журнала кассира-операциониста, результаты инвентаризации наличных денежных средств, бланков строгой отчетности и чековых книжек, открытые банковские счета и соответствие остатков по ним последним банковским выпискам, наличие уведомлений налоговых органов об открытии банковских счетов).
3. Состояние учета расчетов (наличие просроченной и безнадежной задолженности, остатков подотчетных сумм, наличие актов сверок взаимных расчетов, результаты инвентаризации, наличие актов сверки с налоговыми органами).
4. Состояние учета основных средств и материалов (результаты инвентаризации).
5. Состояние учета бланков страховых полисов (результаты инвентаризации бланков полисов, наличие документов).
6. Хранение документов (обеспечение надлежащего хранения документов и бланков полисов, наличие описей дел, правильность изъятия и уничтожения документов, наличие украденных бланков и недостающие описи).
7. Остатки по счетам (наличие подписанной увольняющимся бухгалтером и руководителем оборотно-сальдовой ведомости).
8. Опись передаваемых документов (количество передаваемых дел с указанием их номенклатуры).
9. Прочее (количество передаваемых ключей от сейфа и электронных ключей от программы «Клиент–Банк», штампов и печатей, доверенностей, трудовых книжек).
К акту прилагаются опись дел, акты инвентаризации и инвентаризационные описи, акты приема-передачи денежных средств, бланков строгой отчетности, чековых книжек, печатей и штампов, ключей, оборотно-сальдовые ведомости (общая и по счетам 50, 51, 52, 71, 73), копии выписок банков, копия «Вкладного листа кассовой книги», копии сверок расчетов с налоговыми органами, объяснительные записки должностных лиц и др.
Объем информации, включаемой в акт, может уточняться, сокращаться или дополняться в зависимости от конкретных условий. Акт приема-передачи дел составляется в трех экземплярах: первый — для передающей стороны, второй — для принимающей стороны, третий — для головной организации.
При несогласии сторон с результатами, обобщенными в акте, они могут внести в него мотивированные оговорки. Отказ увольняющегося бухгалтера от подписания акта и от дачи объяснений в ходе передачи дел фиксируется в акте приема-передачи.
При завершении передачи дел оформляются новые банковские карточки во всех банках, где открыты счета. В этом в первую очередь заинтересован увольняющийся бухгалтер, чтобы предотвратить возможность подделки его подписи в финансовых документах. Обратим внимание на то, что оформление новых банковских карточек может произойти и ранее, например после проведения инвентаризации кассы.
Также необходимо изъять доверенности, выданные бухгалтеру, и внести изменения во все документы, где в качестве ответственного лица или члена комиссии поименован увольняющийся бухгалтер.

Выводы
В проведении передачи дел заинтересованы все участвующие в ней стороны — и организация, и увольняющийся бухгалтер, и вновь назначаемый бухгалтер. Оформление акта приема-передачи дел позволит разграничить ответственность принимающей и передающей сторон.
Так как в период передачи дел, как правило, прежний бухгалтер еще не уволился, а новый уже принят, следует четко разделить и документально закрепить их полномочия на переходный период. Процедуру передачи дел определяет организация, но в нее могут быть внесены коррективы участвующими в ней сторонами.

Тема: Касса — как оформить передачу кассы

Опции темы
Поиск по теме

Касса — как оформить передачу кассы

Помогите, пожалуйста, разобраться, что нужно оформить, чтобы передать кассу другому бухгалтеру на время моего отпуска?

Нужны приказы и акт приема-передачи документов и денег.

Инвентаризацию еще сначала провести надо.

В инв.комиссию включите оба лица — и сдающее и принимающее кассу.
Перед подписями укажите: сдал и принял.
ИМХО и никакого акта приема-передачи не надо

Что-то у меня в памяти отложилось, что в инв. комиссию материально-ответственное лицо не должно входить.

Точно так. Наверно, Miha имел в виду, что в инвентаризационной ведомости можно сразу указать двух МОЛов.

37. В сроки, установленные руководителем предприятия, а также при смене кассиров на каждом предприятии производится внезапная ревизия кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге. Для производства ревизии кассы приказом руководителя предприятия назначается комиссия, которая составляет акт.

Последний раз редактировалось Elenissa; 18.10.2004 в 12:58 .

jaspis, именно, именно, извините за неточность.
В акте инвентаризации (ревизии) налиичных денежных средств указать сдающего и принимающего кассу