Образец заявления на выдачу наличных в подотчет

Пишем заявление на выдачу подотчетных сумм

В августе 2017 года Центробанк обновил правила выдачи денежных средств из кассы. А с 1 июля 2020 года выдача денег под отчет сотрудникам организации осуществляется с учетом еще нескольких изменений. В чем суть этих нововведений, и как теперь работать с подотчетниками?

  • Расходные и приходные ордера разрешено оформлять в электронном виде, и в этом случае получатель денег расписывается в расходнике с помощью своей электронной цифровой подписи (при наличии), а приходный ордер получает на свою электронную почту (п. 5.1, 6.2 Указаний).
  • Отменен запрет на получение денег из кассы работникам, не отчитавшимся по предыдущим авансам.
  • Оформление заявления

    Поскольку унифицированной формы нет, предлагаем образец заявления на выдачу денег в подотчет, который легко адаптировать под разные ситуации.

  • о подотчетном лице;
  • о сумме и сроке предоставления аванса;
  • бланк строгой отчетности (БСО) на бумаге практически никто не выдает, а ИП и организации, оказывающие услуги по ремонту, мойке транспорта, перевозке обязаны выдавать клиентам чеки либо электронные бланки строгой отчетности;
  • в чеках для юрлица или индивидуального предпринимателя обязательно уточняют наименование и ИНН покупателя, сумму акциза, страну-производителя товара, номер таможенной декларации;
  • расходы, чеки по которым прислали в электронном формате, работник вправе распечатать. Исключение – электронный посадочный талон при авиаперелетах. Его следует распечатать и проставить на нем отметку о досмотре, чтобы бухгалтер принял бумагу, как подтверждение расхода (см. Письмо ФНС России от 11.04.2020 N СД-3-3/[email protected]).
  • Выдаем подотчетные деньги из кассы бюджетной организации

    Порядок выдачи подотчетной суммы из кассы

    Процедуру выдачи подотчетных сумм работникам 2020 года можно разбить на этапы:

  • Работник составляет заявление, в котором указывает целевое назначение средств, сумму и обоснование потребности в подотчетных деньгах. Как правильно составить заявление на подотчет 2020 расскажем далее.
  • Руководитель изучает письменное обращение сотрудника и принимает решение: визирует заявление или издает официальное распоряжение (приказ).
  • Приказ или заявление с резолюцией передается в кассу учреждения, где кассир формирует расходный кассовый ордер и выдает деньги в подотчет.
  • Сотрудник должен расписаться в расходном кассовом ордере, а также пересчитать и проверить выданные наличные.

    Важные изменения с 2020 года

    Новые правила выдачи подотчетных сумм 2020 года вступили в силу с 19 августа 2017г.: ЦБ РФ внес изменения в действующие Указания №3210-У. Теперь подотчетный аванс можно выдавать должникам, которые еще не рассчитались, в кассу по предыдущим выплатам. Также для документального оформления подотчета, теперь достаточно заявления, завизированного руководителем, или официального распоряжения. Приказ не нужен.

    Как составить заявление на подотчетные суммы

    Письменное обращение на деньги в подотчет составляется в единственном экземпляре. Унифицированного бланка документа не существует. Рассмотрим обязательные реквизиты заявления на выдачу денег в подотчет 2020 года:

  • Обращение составляется на имя руководителя организации, либо на иное ответственное лицо, имеющее соответствующее полномочия.
  • Информация о заявителе: ФИО сотрудника, должность и структурное подразделение.
  • Необходимая сумма для осуществления расходов.
  • Обоснование получения денег.
  • Срок, в который планируется произвести необходимые расходы, мероприятия, поездки.
  • Дата и подпись с расшифровкой.
  • Составляем заявление на подотчет — образец на 2020 — 2020 гг.

    Последние изменения в заявлении на подотчет

    Сегодня практически каждая компания сталкивается с необходимостью выдачи денежных средств (ДС) под авансовый отчет. Основной нормативный документ, регулирующий выдачу подотчетных сумм, – указание ЦБ РФ «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» от 11.03.2014 № 3210-У, а конкретно – п. 6.3 данного указания.

    Если ранее заявление было обязательным элементом для выдачи подотчетных сумм, то с вступлением в силу 19.08.2017 указания ЦБ РФ от 19.06.2017 № 4416-У за фирмой закреплено право выдавать деньги под отчет на основании либо заявления работника, либо распорядительного документа руководителя.

    Читайте так же:  Экспертиза дома в деревне

    Выбранный порядок должен найти отражение в положении о расчетах с подотчетными лицами.

    Разъяснения Центробанка о том, как оформить распорядительный документ на подотчет, см. в материале «Выдача денежных средств в подотчет — по какому документу?».

    Как выглядит заявление подотчетного лица о выдаче денег

    Заявление составляется в произвольной форме и должно содержать следующие реквизиты (п. 6.3 указания 3210-У):

    1 Сумму необходимых для покупки средств.

    2 Срок, на который выдаются ДС.

    3 Разрешающую визу руководителя и дату.

    ВАЖНО! С 19.08.2017 допускается выдача средств подотчетному лицу, даже если оно не отчиталось по ранее полученным авансам (п. 1.3 указания № 4416-У).

    Необходимость оформлять заявление при перечислении ДС на карту сотрудника или корпоративную карту компании законодательно не закреплена, поскольку указание № 3210-У регулирует только операции с денежной наличностью. Однако чиновники считают, что заявление работника все же необходимо (письмо Минфина от 25.08.2014 № 03-11-11/42288).

    Однако многие бухгалтеры игнорируют нормы указаний ЦБ РФ и не требуют оформления ни заявлений подотчетными лицами, ни задокументированных распоряжений на выдачу подотчетных сумм от руководителя. Налоговики во время проверки могут посчитать такой подход нарушением и попытаться оштрафовать компанию на основании положений п. 1 ст. 15.1 КоАП «Нарушение порядка работы с денежной наличностью». Однако отдельный штраф именно за несоблюдение норм п. 6.3 указания № 3210-У не установлен. В связи с чем его можно будет оспорить в суде.

    Положительная судебная практика уже имеется, например постановление 9-го Арбитражного апелляционного суда от 06.05.2013 № 09АП-11841/2013-АК. Кроме того, суды также принимали сторону налогоплательщиков и при иных нарушениях работы с наличностью, выявленных налоговиками в ходе проверки (постановление 9-го Арбитражного апелляционного суда от 13.05.2013 № 09АП-10884/2013).

    Таким образом, выдача подотчетных сумм обязательно должна предваряться одним из документов: заявлением работника или приказом директора. Иначе возможны претензии проверяющих.

    Образец заявления на получение денег в подотчет

    Если в положении о расчетах с подотчетными лицами компания утвердила необходимость составления заявления на подотчет, то в целях экономии времени рекомендуем вам оформить соответствующий шаблон заявления — тогда сотрудникам останется вписать необходимые сведения и завизировать документ у руководителя.

    Заполнить заявление может и сотрудник бухгалтерии, а после — подписать его у подотчетного лица. Кроме того, разрешающую визу вместо директора может проставить любой сотрудник, уполномоченный на это соответствующей доверенностью. Таким образом, процесс оформления заявлений предельно упростится.

    Образец заявления на выдачу средств под отчет можно скачать на нашем сайте:

    Итоги

    Действующее законодательство больше не содержит однозначное требование о необходимости оформления сотрудниками компании заявлений для получения денежных средств под авансовый отчет: выдачу денег можно оформлять и приказом руководителя. Однако если ваша компания определила в локальном нормативном акте, что подотчетные суммы выдаются по заявлению, то данный документ должен быть правильно оформлен и завизирован руководителем.

    Новые правила выдачи денег под отчет

    Правила выдачи подотчетных сумм в 2020 году

    Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У регулирует порядок ведения кассовых операций. Суть нововведений 2017 года заключается в следующем:

    Изменения направлены на стимулирование электронного документооборота в компаниях и упрощение правил работы с подотчетными суммами. Возможно, электронные приходники и расходники актуальны для небольшого количества компаний, но выбор между приказом и заявлением и возможность выдавать деньги работникам-должникам доступны любой организации.

    Что делать с должниками?

    Казалось бы, отмена запрета на получение аванса не отчитавшимся работникам упрощает жизнь компаниям. Когда нужно выдать в небольшие промежутки времени (например, на следующий день) несколько сумм в подотчет одному и тому же сотруднику, который объективно не успел потратить деньги и отчитаться по ним, это послабление от Центробанка окажется весьма кстати.

    Но суммы подотчетных средств, выдача и отчет по которым осуществлялись излишне свободно, вызывают ненужный интерес со стороны налоговиков. Поэтому для поддержания финансовой дисциплины рекомендуем установить перечень лиц и лимиты задолженности, при которых разрешено получить новый аванс.

    Читайте так же:  Договор аренды на срок более

    Обновленные правила отчета по расходам

    Из Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У следует, что работники обязаны отчитываться по израсходованным суммам в течение трех дней со дня истечения срока, на который выданы деньги. К заполненному авансовому отчету обязательно прикладываются чеки, подтверждающие расходы. С 01.07.2020 требования к их реквизитам обновились, и бухгалтеры обязаны учитывать эти поправки, чтобы на законном основании учитывать затраты при налогообложении прибыли.

  • в чеках присутствует разбивка по приобретенным товарам и услугам. Такое правило формирования чеков действует в отношении почти всех продавцов, за исключением ИП на патенте или УСН. Но в таком случае работник подробно расписывает, на что потратил подотчетные деньги;
    1. Расширились основания выдачи денежных сумм (п. 6.3 Указаний): теперь это не только заявление работника, но и распорядительный документ организации (обычно это приказ).

    Как и раньше, документ оформляется в произвольной форме, но обязательно содержит информацию о необходимой сумме и сроке, на который выдаются деньги. Заявление на выдачу денежных средств в подотчет включает данные самого работника и его подпись. А чтобы бумагу приняли в бухгалтерии, ее обязательно согласовывают с руководителем.

    Образец приказа на выдачу денежных средств

    Альтернативой заявления на подотчет в 2020 выступает распорядительный документ организации. В последней редакции Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У не говорится, что это приказ, но организации чаще всего используют именно этот вид распорядительных документов.

    Об обязательном содержании такого документа Центробанк ничего не говорит, но логично, чтобы в нем содержалась та же информация, что и в заявлении:

  • дата и подпись подотчетника;
  • подпись руководителя.
  • Предлагаем следующий вариант приказа на выдачу подотчетных сумм работникам в 2020 году

    Что удобнее — приказ или заявление? Это зависит от вашей компании. Если средства выдаются эпизодически, проще оформлять выдачу заявлением работника. Если суммы в подотчет выдаются постоянно и большому количеству работников, удобнее издавать приказы сразу на нескольких работников, а не требовать от каждого письменных обращений и многочисленных согласований с руководством.

    На что надо обратить внимание:

    Заявление о выдаче денег под отчет

    Выдача наличных работникам хозяйствующего субъекта осуществляется с разрешения их руководителей. Для его получения сотрудники должны на имя директора подать в письменном виде просьбу о выплате денежных средств. Это могут быть разработанные в виде шаблона или составленные в свободной форме заявления или служебные записки.

    Нужно ли писать заявление?

    Порядок ведения операций по кассе определяет обязательность подобного документа для выдачи денег в подотчет с целью осуществления расхода при выполнении деятельности. Заявление необходимо составлять каждому работнику при каждой выплате. Это правило распространяется также и на руководителя компании. Во многих организациях, в том числе малого бизнеса, именно директор является основным подотчетным лицом.

    Со вступлением в силу нового Порядка деньги можно выдавать подрядчику, привлеченному по гражданскому договору. Он также в письменной форме должен отразить просьбу о выдаче средств.

    Основное значение данного документа состоит в том, что в нем подробно указывается на какие цели и срок будут выделяться деньги. Директором на этом бланке делается собственноручная подпись, утверждающая запрошенный срок и сумму.

    Именно на основании данного заявления осуществляется оформления расходного кассового ордера (РКО) . К тому же, так как на заявлении, приложенном к ордеру уже содержится разрешительная виза руководства, то на расходнике данная подпись может отсутствовать.

    Во время сдачи авансового отчета бухгалтер проверяет соответствие фактически произведенных расходов с заявленными. В результате сверки он может найти нецелесообразные расходы, на которые работник не имел право тратить деньги.

    Также этот документ определяет когда сотрудник, получивший в подотчет суммы, должен отчитаться по ним.

    Образец составления заявления на выдачу подотчетных денег

    Не существует стандартизированной формы для заявления на выдачу денежных средств подотчет. Каждая компания может разработать его самостоятельно, однако, документ должен содержать 4 обязательных реквизита:

    • Сумму;
    • Срок на который она берется;
    • Наличие или отсутствие задолженности;
    • Подпись руководителя.
    • Образец заявления для сотрудников

      При составлении заявления на выдачу подотчет рядовым сотрудником, в верхнем правом углу нужно указать кому направляется документ — должность, Ф.И.О, и название компании, а затем от кого — должность и Ф.И.О. сотрудника.

      Затем посередине страницы идет название – «Заявление о выдаче денег под отчет» .

      Повествовательная часть начинается со слов «Прошу выдать под отчет наличные денежные средства», после чего указывается их количество — как цифрами, так и прописью, на какие цели, а также точный срок — тоже цифрами и прописью.

      После этого сотрудник ставит свою личную подпись и дату написания документа.

      Ниже обязательно нужно предусмотреть пустые строки, в которых работник бухгалтерии будет ставить визу о наличии или отсутствии у сотрудника задолженности по ранее полученным суммам. Необходимо помнить, что при наличии задолженности выдача новых денег подотчет запрещена.

      Указанные сведения подписывает бухгалтер и ставит текущую дату.

      Следующим этапом заявление подписывает директор, который фактически разрешает выдачу денег и утверждает указанный работником срок.

      Образец заявления для директора

      Руководитель является таким же работником, как и все другие, и тоже обязан писать заявление. Однако его формулировки несколько отличаются.

      Так, в верхнем правом углу указывается название компании, в которую направляется документ, а также должность и фамилия руководителя.

      После этого руководитель ставит свою подпись и текущую дату. Она также является разрешающей, таким образом нет необходимости руководителю повторно подписывать документ в самом конце.

      Завершает заявление отметка бухгалтера об отсутствии или наличии задолженности по ранее полученному подотчету.

      Наличными или на карту?

      Подотчетные деньгами можно получить не только наличными , но и на банковскую карту. В таком случае в повествовательной части заявления фраза «наличными деньгами» меняется на «путем перечисления на банковскую карту», а чуть ниже указываются ее полные реквизиты. Все остальные пункты документа не изменяются.

      Скачать образец заявления выдачу денег под отчет

      Скачать образец заявления для сотрудника.

      Скачать образец заявления для директора.

      Заявление на выдачу наличных под отчет

      Заявление необходимо как основание для выдачи денег в подотчет из кассы. Подотчетником может быть любое лицо, работающее у вас по трудовому или гражданско-правовому договору.

      Заявление на деньги подотчет составляется от имени подотчетника и визируется директором (либо иным лицом, которому директор по доверенности дал полномочия принимать решения о расходовании денег из кассы). Если деньги нужно выдать под отчет самому директору (уполномоченному им лицу), то вместо заявления оформляется распоряжение.

      Реквизиты заявления укажите в РКО, оформляемом при выдаче соответствующей суммы подотчетнику.

      Что должно быть в заявлении о выдаче наличных под отчет

      Необходимый минимум данных в заявлении:

      — сумма выдаваемых под отчет наличных;

      — на какой срок выдаются наличные;

      — подписи подотчетника и директора;

      — дата подписания заявления директором.

      Подписи главбуха (бухгалтера) и кассира не обязательны.

      Можно ли заполнить заявление о подотчете на компьютере

      Все поля, включая даты и суммы, при желании можно заполнить на компьютере до распечатки заявления. А потом подотчетник и директор поставят на заявлении свои подписи.

      Что будет за подотчет без заявления

      Если инспекция при проверке обнаружит, что в предшествующие два месяца была хотя бы одна выдача наличных под отчет без заявления, она попытается оштрафовать организацию и директора по ч. 1 ст. 15.1 КоАП за нарушение порядка хранения свободных наличных или же порядка ведения кассовых операций вообще.

      Если деньги под отчет выдаются безналичным путем (например, вы перечисляете их на зарплатную карту работника), то заявление оформлять не обязательно. Оно требуется только для выдачи под отчет наличных из кассы. Соответственно, и оштрафовать за отсутствие заявлений на «безналичный подотчет» нельзя.

      Приказ с перечнем подотчетных лиц не заменяет заявления

      Оформлять такой приказ необязательно. Но его удобно использовать, если нужно ввести некие ограничения, например: кому, в каких пределах, как часто и на какие нужды в принципе могут выдаваться наличные. Но и тогда заявления на каждую выдаваемую под отчет сумму все равно должны быть.

      Читайте так же:  Судебная практика ст 256