Визирование приказа образец

Составляем приказ на право подписи первичных документов

Зачем и когда наделяют правом подписывать бумаги

Документы визирует не только руководитель, но и другие сотрудники — в пределах своего функционала. Так, бухгалтеры визируют балансы, счета и акты сверок, экономисты — планы, отчеты и калькуляции, юристы — договоры, спецификации и претензии, кадровики — распоряжения по персоналу, трудовые книжки и служебные записки. Кто и что именно уполномочен визировать, вписывается в образец приказа о предоставлении права подписи или доверенность.

Выделяют право первой и второй подписи. Первая принадлежит руководителю. Чтобы наделить таким правом, используется образец приказа о праве первой подписи. Вторая предоставляется уполномоченному представителю — работнику бюджетной организации. Подобная информация отражается в:

  • приказе;
  • должностной инструкции;
  • положении;
  • доверенности.

Первые три относятся к внутренней документации. Недопустимо оформить их на лицо, не состоящее в трудовых отношениях с организацией. А вот доверенность можно оформить как на штатное лицо, так и на стороннее.

Право подписи первичных документов: приказ или доверенность

Подходит любой вариант, но необходимо прописать, какие именно бумаги может визировать сотрудник. Бывает, что бухгалтерия оформляет доверенность на подписание товарной накладной разово — для получения конкретной партии товара или продукции. Обычно речь идет о наделении полномочиями лица, которое выполняет подобные поручения эпизодически.

Директор должен утвердить перечень лиц, уполномоченных подписывать первичные документы, приказом.

Отличаются и сроки полномочий. Так, доверенность ограничена периодом, который в ней указан. Локальные акты действуют до расторжения трудовых отношений с сотрудником или до их отмены, принятия новой редакции. Можно прописать длительность полномочий и в самом документе, например, установить годичный срок. Нередко возлагают полномочия на период отсутствия сотрудника, срок в таком случае определяется периодом замещения.

Что писать в приказе

Формулировки на усмотрение администрации. Обычно образец приказа на право подписи документов содержит общие фразы, а доверенность детализирует права. Если речь идет о визировании договоров, представлении интересов бюджетной организации в сторонних учреждениях, государственных органах, то целесообразно оформить доверенность. Контрагенты всегда настаивают на подтверждении полномочий представителя, требуя именно доверенность.

При визировании кадровых документов ссылка на реквизиты не делается, а при визировании договоров, напротив, указывается дата, номер уполномочивающего акта.

Образец приказа о праве подписи первичных документов

Договор, счет, товарная накладная, счет-фактура — наиболее распространенные официальные бумаги первичного бухгалтерского учета. Перечень открыт: администрация может его расширить, закрепив другие формы в учетной политике.

Первичка в первую очередь подтверждает факт совершения хозяйственной операции. И она же выступает основанием для отражения операций на счетах. Оформляется при совершении факта или после окончания операции.

Образец приказа на право подписи финансовых документов

Финансовые бумаги показывают платежеспособность и прибыльность. Информативен в этом смысле баланс. В нем отражается финансовое состояние на конец периода. Посмотрев баланс, специалист легко определит наличие у контрагента источников средств, имущества или только долгов и обязательств. Другие финансовые бумаги: сводный отчет о прибылях и убытках, отчет о фондах и их использовании.

Можно отнести к финансовым бумагам и займы, кредитные договоры.

Образец приказа о праве подписи счетов-фактур

Счет-фактура — это доказательство свершившейся отгрузки товара или оказания услуг. Указывается в нем и стоимость. Оформление регламентировано 169 статьей Налогового кодекса Российской Федерации, которая допускает следующие варианты подписания бумажного варианта:

  • руководителем и главным бухгалтером;
  • руководителем;
  • иным лицом по приказу;
  • лицом по доверенности.
  • Образец приказ на право подписи главного бухгалтера

    Раньше не подписанные главбухом денежные и расчетные документы считались недействительными и не принимались к исполнению. С принятием ФЗ «О бухгалтерском учете» № 402 ситуация изменилась. Согласно ст. 73, ведение бухгалтерского учета должно быть возложено руководителем на главного бухгалтера. Альтернативные варианты — другой сотрудник и сторонний бухгалтер. Допускается ведение бухучета руководителем лично, если речь не идет о кредитной организации.

    Как отозвать право подписи

    Ранее изданный акт отменяется путем издания нового — отменяющего. В нем необходимо указать:

  • какой акт отменяется;
  • с какой даты;
  • графа для ознакомления.
  • Информирование уполномоченного лица об отмене — это обязательное условие. Расписаться такое лицо может как на самом приказе, так и на отдельном листе ознакомления.

    Доверенность, оформленная на бланке организации, аннулируется распорядительным документом руководителя. Нотариально оформленная — нотариусом. Условие об информировании обязательно, как и в случае с отменой.

    Согласование и регистрация приказов

    Правила оформления приказов по основной деятельности смотрите в предыдущей статье.
    Сейчас в продолжение темы давайте рассмотрим правила согласования приказов и проведение регистрации приказов.

    Согласование приказа

    Будет очень хорошо, если порядок согласования приказов прописан в инструкции по делопроизводству организации. Необходимо обязательно проводить согласование приказов с проставлением виз.

    Проект приказа по основной деятельности должны визировать, как правило, заместитель руководителя, отвечающий за соответствующее направление деятельности организации, и начальники отделов:

  • кто готовит приказ,
  • кому даются поручения – еще на стадии подготовки надо заложить рациональную систему исполнения с реалистичным сроком, чтобы в дальнейшем не вносить изменения,
  • юридической службы,
  • службы делопроизводства – визирует в последнюю очередь, чтобы проверить правильность оформления приказа,
  • главный бухгалтер – приказы по финансовым вопросам,
  • прочие заинтересованные – если необходимо.
  • Визы можно проставлять на обороте последнего листа приказа или на листе согласования. Виза обязательно должна содержать расшифровку должности, фамилию с инициалами и дату (про дату не забывать).

    Лучше предпочесть последний вариант согласования – на отдельном листе. Когда приходится приказ переделывать, то визы не всегда надо повторно собирать. В нашей организации, например, визирующие очень любят добавлять какую-нибудь мелочь от себя. Пустячок, а им приятно, но только приказ-то надо распечатывать заново.

    Итак, проект приказа может визироваться с отметкой «с замечаниями». Эти самые замечания оформляются на отдельном листе в произвольной форме. И они должны учитываться при доработке проекта приказа.

    В случае наличия замечаний принципиального характера, проект приказа необходимо перепечатать и согласовать вновь (собрать все подписи заново). Так что стоит подумать какую визу труднее всего получить и начинать согласование с этого человека.

    Если присутствуют замечания только редакционного характера, то проект приказа переоформляют, но визы согласования не проставляют повторно.

    После получения всех необходимых виз на отдельном листе согласования, на обратной (чистой) его стороне распечатывается последняя (или единственная) страница приказа. Смысл в том, чтобы подписи согласования оказались на обороте приказа после удовлетворения всех пожеланий. Так поступают в федеральных органах власти, у них там очень много визирующих. И таким образом они уменьшают вероятность повторного визирования в процессе согласования в случае переоформления приказа (иногда неоднократного).

    Когда согласование приказа завершено – время его подписывать.

    Приказы по основной деятельности должен подписывать только руководитель организации. Либо лицо, которому официально предоставлено такое право, например, приказом о распределении полномочий (или допускается отдельным приказом), зафиксировано в должностной инструкции. В случае его временного отсутствия (отпуск, командировка и т.д.) подписывать приказы имеет право исполняющий обязанности руководителя. Кто будет исполнять обязанности руководителя надо закрепить в приказе по основной деятельности – один раз на все случаи жизни, либо издавать каждый раз новый приказ в случае отсутствия руководителя.

    После подписания приказа в него нельзя вносить какие-либо изменения. Хотя в нашей организации иногда (действительно очень редко) переделывали приказ задним числом.

    Регистрация приказов

    Только после подписания приказы регистрируются (принято в этот же день) службой делопроизводства по порядку номеров с указанием даты. Каждый год нумерация опять начинается с единицы, хотя сам журнал регистрации приказов может вестись несколько лет.

    Это важно: регистрация приказов по основной деятельности осуществляется отдельно от распоряжений, а также отдельно от приказов по административно-хозяйственным вопросам и по личному составу. В основном это обусловлено различными сроками хранения.

    Приказы по основной деятельности имеют постоянный срок хранения. В организациях, которые не будут передавать свои документы на государственное хранение – подразумевается до ликвидации. Остальные перечисленные категории приказов имеют временные сроки хранения – 5 лет или 75 лет в зависимости от их вида. Сейчас не будем об этом подробно.

    Регистрацию приказов можно проводить в электронном виде. Этой же цели может служить журнал регистрации приказов – образец его приведен ниже. Если нравится, то назовите книга регистрации приказов. В двух последних случаях имеется в виду регистрация на бумажных носителях.

    База данных регистрации приказов по основной деятельности имеет постоянный срок хранения вне зависимости от выбранного названия. Выберите естественно что-то одно. Если регистрация ведется в электронной базе, то вовсе не обязательно (даже и не нужно) ее дублировать на бумаге.

    Не существует единого образца журнала регистрации приказов, сама форма не регламентируется никакими нормативно-методическими документами. Поэтому допускается добавить нужные графы или убрать, по вашему мнению, лишние.

    Часто в организации возникают вопросы, что делать, если необходимо приказ зарегистрировать задним числом. Понятно, что не положено, но если очень нужно… Можно попробовать оставлять пустые резервные номера в разумных пределах. Но учитывайте, что пропущенные номера в журнале регистрации приказов не есть хорошо.

    Иногда регистрируют приказ под уже существующим номером с добавлением литеры (выглядит № 5а). Двойные номера в журнале регистрации приказов тоже не есть хорошо. В общем, существует маленький простор для маневра.

    Конец краткого ликбеза на данную тему. Если будут вопросы по порядку согласования или регистрации приказов, то задавайте в комментариях.

    Визирование приказа образец

    Оформляем визу на кадровых документах
    Прежде чем подавать на подпись директору организационно-распорядительный документ, будь то приказ, правила внутреннего трудового распорядка или должностная инструкция, его нужно согласовать с заинтересованными лицами, то есть завизировать. Для оформления виз существуют особые правила. Давайте посмотрим какие.
    Визирование необходимо в любой организации, ведь это своеобразный контроль качества документов. Визы на документе подтверждают, что его содержание соответствует действительности, не противоречит закону, локальным актам, коллективному договору.
    Законодательство ничего не говорит о том, какие должностные лица внутри организации визируют тот или иной документ и сколько виз может быть на одном документе. Поэтому рекомендуем вам подробно описать порядок визирования в инструкции по делопроизводству вашей компании. За основу возьмите ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденный постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст, в котором содержатся общие правила оформления виз. На стр. 42 вы увидите образец раздела о визировании, который должен быть в инструкции по кадровому делопроизводству.

    Согласование и ознакомление — не одно и то же

    Существует два вида виз — виза согласования и виза ознакомления. Виза согласования упоминается в ГОСТ Р 6.30-2003 и имеет стандартную форму. Виза ознакомления в ГОСТе не упомянута и поэтому составляется в свободной форме. Посмотрим, чем же отличаются эти два вида виз.
    Виза согласования ставится на документе до того, как он будет подписан или утвержден руководителем организации (то есть визируется еще не документ, а его проект). Визируют документ только заинтересованные лица, то есть те, кого затрагивает содержание документа. Разные документы предъявляются на согласование разным лицам.
    Для примера давайте возьмем приказ о переводе сотрудника на другую работу. Во-первых, на нем должна стоять виза начальника или инспектора отдела кадров, удостоверяющая, что приказ составлен в правильной форме и в него включены достоверные данные. Затем его нужно завизировать у руководителя того подразделения, куда переводится работник. Проставляя свою визу, начальник отдела свидетельствует, что он извещен о прибытии нового сотрудника и согласен с таким положением дел. Если у работника при переводе меняется зарплата, то приказ следует согласовать с главным бухгалтером организации. И наконец, документ визирует начальник юридического отдела (или юрист, если нет отдела), подтверждая, что при переводе не были нарушены нормы трудового законодательства.
    Визу ознакомления ставит работник, интересы которого затрагивает документ. Этим он подтверждает, что документ доведен до его сведения. Виза ознакомления в отличие от визы согласования всегда проставляется на уже готовом, подписанном и утвержденном документе.

    Читайте так же:  Дисциплинарное взыскание к нотариусу применяется

    Как выглядит виза

    Виза согласования включает в себя должность визирующего, его подпись, инициалы, фамилию и дату. Если своей визой сотрудник желает выразить несогласие с содержанием документа, то фраза «замечания прилагаются» пишется в первую очередь, а все остальные данные располагаются ниже. Вот образцы оформления виз согласования.

    Начальник отдела снабжения Волкова А.А. Волкова
    ———— ————————
    (подпись) (расшифровка подписи)
    12.01.2006
    ————

    Замечания прилагаются
    Юрисконсульт Ковров Н.И. Ковров
    ———— ————————
    (подпись) (расшифровка подписи)
    12.01.2006
    ————

    Документы, которые остаются в организации, визируются на подлиннике. Визы лучше располагать на оборотной стороне (на многостраничных документах это оборот последнего листа). Если же документ отправляется в другую организацию, то визы ставят на копии, которая остается в компании. При этом располагаются они на лицевой стороне, в левой нижней части документа, чуть ниже подписи. На многостраничных документах особой важности допускается визирование каждого листа. Обычно так визируют договоры, протоколы.
    Виза ознакомления включает в себя фразу, подтверждающую, что работник ознакомлен с документом. Например, «с приказом ознакомлен». Ниже или на той же строке располагается подпись работника, ее расшифровка (фамилия и инициалы) и дата. Если с документом знакомятся несколько работников, то в визу советуем включить и наименование должности каждого из них. Виза ознакомления проставляется всегда на лицевой стороне подлинника документа, ниже подписи. Представляем вам образцы виз ознакомления.

    С актом ознакомлен: Манохин Д.А. Манохин
    ———— ————————
    (подпись) (расшифровка подписи)
    12.01.2006
    ————

    С приказом ознакомлены:
    Начальник отдела сбыта Крапивин Н.И. Крапивин
    ———— ————————
    (подпись) (расшифровка подписи)
    12.01.2006
    ————
    Заведующий АХО Маслов Л.И. Маслов
    ———— ————————
    (подпись) (расшифровка подписи)
    12.01.2006
    ————

    В зависимости от вида документа в визу ознакомления могут включаться различные дополнения. Например, в должностной инструкции фразу «с инструкцией ознакомлен» рекомендуется дополнить таким образом: «один экземпляр получил на руки и обязуюсь хранить на рабочем месте». Это продиктовано тем, что работники в суде нередко утверждают, что им не выдали должностную инструкцию, а работодатель не может доказать обратное.

    Кто и какие документы визирует

    По сложившемуся обычаю документы визируют следующие должностные лица:
    — руководитель подразделения, подготовившего документ;
    — исполнитель, подготовивший документ;
    — руководители заинтересованных подразделений;
    — руководитель финансовой или бухгалтерской службы (если в документе затрагиваются финансовые вопросы);
    — заместитель руководителя организации, курирующий данное направление деятельности;
    — руководитель организации, если документ подписывает его заместитель;
    — руководитель юридической службы или юрист.
    Этот список можно корректировать в соответствии со структурой и потребностями организации. Например, если у генерального директора нет заместителей, визы заместителя на документе не будет. Во многих организациях не предусмотрена виза непосредственного исполнителя — ее заменяет виза начальника того подразделения, которое будет исполнять документ.

    Как визировать приказы по унифицированным формам?

    В унифицированных формах приказов по личному составу отсутствует такой реквизит, как виза согласования (виза ознакомления работника в них предусмотрена). Но это не значит, что вы не можете визировать эти приказы. Согласовывать такие документы с должностными лицами организации необходимо, ведь они затрагивают интересы работников. В соответствии с постановлением Госкомстата России от 24 марта 1999 г. N 20*(1) в унифицированные формы можно вносить дополнительные реквизиты. Располагайте визы согласования на оборотной стороне приказов, в нижней части документа.
    Итак, резюмируем. Внутреннее согласование (визирование) документа означает, что все заинтересованные лица проверили содержание документа. Порядок визирования документов закрепляется в инструкции по делопроизводству организации. На документах, затрагивающих интересы работника, следует оформлять визу ознакомления сотрудника с документом.

    Если сотрудник, визирующий документ, не согласен полностью или частично с содержанием документа, в своей визе он может сделать пометку «замечания прилагаются». Возражения необходимо оформить на отдельном листе, подписать их и приложить к документу. Последствия несогласия кого-либо из визирующих с содержанием документа нужно оговорить в инструкции по делопроизводству. Судьбу проекта в любом случае решает руководитель организации. Он может, например, вернуть его разработчику со своими замечаниями или подписать документ, невзирая на возражения.

    Общество с ограниченной ответственностью «Роза»
    ООО «Роза»

    Инструкция Утверждаю
    по делопроизводству директор Ракитин А.А. Ракитин
    12.01.2006 N 2-и ———— ——— —————
    ———— (должность (подпись) (расшифровка
    (дата) руководителя) подписи)
    17.01.2006
    г. Пенза ————
    (дата)

    12. Согласование кадровых документов общества

    12.1. Для оценки проекта кадрового документа, проверки его соответствия действующему законодательству и локальным нормативным актам Общества проводится внутреннее согласование документа (визирование).
    12.2. Проект кадрового документа обязательно визируется начальником отдела кадров и юристом, а при необходимости — должностными лицами других структурных подразделений. Перечень документов, подлежащих визированию, со списком лиц, визирующих данные документы, приведен в приложении N 5 к настоящей инструкции.
    12.3. При несогласии визирующего с содержанием проекта он вправе сделать в своей визе отметку «замечания прилагаются». При этом он должен изложить свои замечания на отдельном листе, заверить их подписью, поставить дату и приложить к проекту документа.
    12.4. Директор организации рассматривает все замечания и дает разработчику письменное заключение о дальнейшей работе с проектом. Если директор установит, что проект нуждается в доработке, он определяет разработчику срок для устранения всех недостатков.
    12.5. Если после доработки проекта его содержание претерпело существенные изменения, проводится повторное визирование проекта документа.

    Мы обратились с вопросом к работодателям:
    кто в вашей организации наделен правом визирования документов?
    Юлия Ермакова, инспектор отдела кадров (г. Хабаровск)
    У нас таким правом наделяются все начальники отделов. Соответствующий пункт мы включили в их должностные инструкции. Они визируют приказы о приеме работников в свои подразделения, переводах, отпусках, премировании.
    А вот штатного юриста у нас пока нет, хотя его виза на кадровых документах необходима.
    Алла Любавина, менеджер по персоналу (г. Новороссийск)
    Все договоры, как хозяйственные, так и трудовые, у нас визирует главный бухгалтер. На приказах по основной деятельности (например, об утверждении штатного расписания) предусмотрена виза директора по правовым вопросам.

    Совет
    Составьте перечень документов, подлежащих визированию в вашей организации, а к каждому документу — список должностных лиц, которые должны его визировать. Такой перечень можно оформить в виде приложения к инструкции по делопроизводству. На стр. 46 представлен фрагмент перечня, в который вошли приказы по личному составу. Ориентируясь на этот образец, вы можете составить перечень всех визируемых документов вашей организации.

    Приложение N 5
    к инструкции по делопроизводству ООО «Роза» от 12.01.2006 N 2-и

    Визирование документов — это что такое? Правила визирования

    Деятельность предприятий и организаций подпадает под действие определенных законов. Нарушение их недопустимо. С этим возникают определенные проблемы, избегать которые позволяет специальная процедура – визирование документов. Это процесс, направленный на выявление недостатков в проекте и их устранение. Порядок его обычно определяется отдельным правилом. Давайте во всем разберемся.

    Что такое визирование документов?

    Это только дома можно решить все проблемы беседой с близкими, на предприятии такой порядок действий приводит к нарушениям, караемым штрафами, а иногда и более серьезными мерами. Все дело в том, что нынче принята узкая специализация. Бухгалтер, к примеру, прекрасно знает свою часть законодательства, но путается в кадровых документах. А ведь работа любой организации – процесс довольно сложный, регламентируемый кучей постановлений, распоряжений и иных документов. Все нюансы их не знает никто из специалистов, да и не положено им. Ведь каждый выполняет свои обязанности, прописанные в должностной инструкции. А многие распоряжения или приказы начальства связаны сразу с несколькими отраслями деятельности. Потому и нужен процесс «сведения знаний» узких специалистов. Его придумали и назвали визирование документов. Это процедура проведения экспертной оценки проекта специалистами, включающая высказывание замечаний и предложений.

    Организация работы

    Любая деятельность структурных подразделений предприятия регламентируется документами. В нашем случае издается приказ о визировании документов. На основании текста этой бумаги и проводится процедура. Приказ должен содержать порядок визирования и перечень должностей, к которым поступает на экспертизу или ознакомление проект. Без проведения указанной в приказе процедуры документ начальником не подписывается, так как он может содержать в себе ошибки. Как правило, подготовкой проекта данного документа занимается юридическое подразделение совместно с руководителем аппарата. Необходимо учесть все нюансы деятельности организации, ничего не упустить. Логика приказа такова: руководство издает приказы по кадровой и основной деятельности. Следует просмотреть образцы каждого из названных видов и определить, каких должностей они касаются. Последнее следует из должностных инструкций. Разберем пример.

    Визирование кадровых приказов

    Мы посмотрим с самой обывательской точки зрений. Когда человека принимают на работу, ему устанавливают объем работ, выплат, определяют порядок инструктирования, подчиненности и другое. За каждый из перечисленных этапов отвечает отдельный специалист. Кадровик должен посмотреть квалификацию, бухгалтер проверить оклад и тарификацию, другой специалист – провести инструктаж, начальник определит обязанности. Пример упрощенный, но уже видно, что один работник не должен нести ответственность за все перечисленные данные, содержащиеся в проекте. Получается, что каждую часть должен проверить соответствующий специалист. Кроме того, он несет ответственность за включение правильных данных в проект. Для этого и проводится визирование документов в организации. Нужно отметить, что приказы по основной деятельности еще сложнее. Но суть остается той же. Визирование документов – это процедура изучения и подтверждения правильности их должностными лицами.

    Порядок проведения

    Те, кто не сталкивался никогда с работой аппарата, вряд ли себе представляют, что собой представляет процесс создания любой важной бумаги. Проект готовит одно подразделение или специалист по поручению начальства. Как правило, эта работа ложиться на плечи человека, в чьи обязанности она входит согласно должностным инструкциям. Далее необходимо передать его другим специалистам. В вышеприведенном примере ими являются: бухгалтер, юрист, непосредственный руководитель и тот, кто отвечает за технику безопасности. Каждый внимательно изучает проект и делает свое заключение. Согласие с текстом подтверждается подписью, сопровождаемой датой. Если есть замечания, их следует изложить в письменном виде, с указанием нормативно-правовых актив, нарушаемых текстом проекта. Когда специалист соберет все подписи, бумага передается на суд начальника. Тот принимает решение, что делать дальше. Исходя из этого можем сказать, что визирование документов – это процесс разделения ответственности между специалистами различных отраслей.

    Когда проводится согласование

    С документом, как мы уже выяснили, работают эксперты, которых он касается. Делается это до того, как он будет подписан. То есть эксперты проверяют проект на соответствие законодательству и локальным актам. Этот процесс называется согласованием. Как правило, подписи специалисты ставят на первом экземпляре приказа с обратной стороны, если иное не предусмотрено порядком. Этот документ остается на предприятии, впоследствии сдается в архив. Срок его хранения определяется номенклатурой дел. К примеру, кадровые приказы нельзя уничтожать семьдесят пять лет. Весь этот период они могут быть востребованы и проверены на законность. Видите, как высока ответственность тех, кто согласовывает текст!

    Визирование документов: образец

    С обратной стороны проекта документа необходимо выделить место для того, чтобы специалисты смогли оставить свои данные. К ним относятся:

    Если замечания объемны, то следует сделать отметку о том, что их текст приложен в специальном документе. Довольно часто все спорные вопросы решаются в процессе обработки проекта. Но бывает, что приходиться «переписываться». Тогда право принятия окончательного решения предоставляется руководству, которое должно изучить замечания, в случае необходимости, выслушать пояснения специалистов. Визирование-согласование документа выглядит так:

    Читайте так же:  Лицензия на золотодобычу для юр лиц

    Начальник юридического отдела _________________ (Сергеев М.М.)

    Виза ознакомления

    Есть иной вид работы с документами на производстве. Он называется ознакомление. То процесс, предполагающий получение письменного подтверждения того, что работники поняли смысл приказа или иной бумаги. Порядок визирования документов в данном случае иной. Сначала его подписывает руководитель, только после этого соответствующие специалисты с ним знакомятся. Кроме уже указанных данных, этот вид визирования должен содержать специальную фразу, подтверждающую, что человеку понятен смысл бумаги. Например, необходимо написать «С актом ознакомлен». Далее перечисляют должность, подпись, расшифровку Ф.И.О. и дату. Таким образом, специалист подтверждает, что он читал документ и согласен с ним.

    Сложные распоряжения

    Государственные учреждения, занимаясь подготовкой нормативно-правовых актов, тоже проводят визирование документов в организации. Только зачастую времени и сил на это уходит намного больше. Дело в том, что распорядительные документы должны получить экспертную оценку множества подразделений, иногда и сторонних учреждений. Проект отправляют по порядку в каждое. Дождавшись замечаний, исполнитель направляет оба документа следующему эксперту. И так продолжается до тех пор, пока каждый не выскажет свое мнение. Их записки необходимо обработать, провести корректировку текста и все провести заново с самого начала. Принятие документов затягивается надолго. Однако это необходимо делать, так как государственные учреждения издают акты, обязательные к исполнению. А это касается жизней многих людей. Легкомыслие и торопливость в таком важном вопросе недопустимы.

    4 вопроса по визированию приказов

    Подскажите пож. :
    1. Очень ли нужно визирование начальников подразделений, юриста, глав. буха на приказах ( прием,увольнение. ). Не достаточно ли одной подписи кадровика( кроме, конечно, подписи генерального)
    2. Визирование оформляется на обратной стороне приказа. Но я знаю кадровиков, которые вбивают доп. строчки в типовые формы ( Т1, Т-8) для визирования вышеуказанных лиц. Благо, что добавлять в типовые формы доп. строчки можно. Как правильно?
    3. Придирается ли труд инспекция к отсутствию визирования или к месту визирования ?
    4. Моя коллега сказала, что нельзя хранить приказы по личному составу, прокалывая дыроколом . Сколько себя помню, во всех организациях так хранили в папках. Теперь стала сомневаться. Ведь также мы и храним свои экземпляры труд . договоров.лист ознакомления с приказом

    1. Очень ли нужно визирование начальников подразделений, юриста, глав. буха на приказах ( прием,увольнение. ). Не достаточно ли одной подписи кадровика( кроме, конечно, подписи генерального)

    Одной подписи генерального достаточно
    Мариша wrote:

    3. Придирается ли труд инспекция к отсутствию визирования?

    Нет
    Мариша wrote:

    4. Моя коллега сказала, что нельзя хранить приказы по личному составу, прокалывая дыроколом.

    Я прокалываю дыроколом. Никто не придирался

    1-Визирование приказов по приему и увольнению НЕ ПРОИЗВОДИТСЯ,(кроме ознакомления лицами, указанными в Приказе).
    Все визы проставляются на заявлениях и служебных записках (в случаях увольнения по инициативе работодателя).
    Виза юриста и главбуха необходима на приказах по штатному расписанию и в случаях сокращения штатов или численности работников, а также при утверждении локльных нормативных актов (ЛНА).
    2- без комментариев.
    3- Нет, (в контексте вышесказанного)
    4- Руководством по кадровому делопроизводству этот
    вопрос ни как не регламентируется.

    Как подготовить приказ

    О. Медведева .
    старший преподаватель Гуманитарного института
    телевидения и радиовещания

    Источник: Служба Кадров № 3 2003

    Приказ является основным нормативно-правовым актом, регулирующим управленческий процесс. От грамотного его составления во многом зависит эффективность принимаемого решения.

    Рассмотрим методику составления приказа по основной деятельности. Подготовка его включает в себя следующие этапы:

    • инициирование издания приказа;
    • сбор необходимой информации;
    • подготовка проекта документа;
    • согласование;
    • проверка правильности оформления;
    • подписание;
    • доведение приказа до исполнителей.

    Подготовка приказа осуществляется либо в целях исполнения властных предписаний вышестоящего органа, либо в целях разрешения оперативных задач, стоящих перед органом управления. При этом назначается подразделение, ответственное за разработку проекта нормативного акта, и указывается перечень структурных подразделений, заключения которых необходимы при его подготовке.

    Процедура подготовки приказа в организациях с различной формой собственности и структурой может варьироваться в зависимости от формы постановки делопроизводства и традиций, выработанных практикой деятельности организации.

    В структурном подразделении, ответственном за подготовку проекта приказа, разработку его осуществляет назначенный в резолюции руководителя подразделения исполнитель. Он готовит проект документа, оформляет его в бумажном и электронном виде и согласовывает со своим непосредственным руководителем и руководителем структурного подразделения.

    Далее проект приказа подлежит согласованию с подразделениями, компетенцию которых он затрагивает. Копии проекта нормативного акта направляются на заключение им последовательно или параллельно. Затем структурное подразделение, ответственное за подготовку приказа, осуществляет свод поступивших замечаний и предложений и вносит их при необходимости в проект документа. При этом результаты свода замечаний и предложений могут быть оформлены в виде таблицы учтенных и отклоненных замечаний и предложений по проекту.

    После внесения замечаний исполнитель направляет проект документа на согласование руководителю своего структурного подразделения. Завизированный проект документа вместе с таблицей замечаний направляется на повторное согласование — последовательно или параллельно — согласно установленному порядку. Повторное согласование осуществляется в форме визирования текста проекта приказа. Процесс согласования должен осуществляться в определенный срок, но не превышать пяти дней с момента получения проекта визирующим лицом, так как информация, зафиксированная в документе, может потерять значимость.

    Визы могут проставляться на отдельном листе согласования либо на оборотной стороне последнего листа подлинного экземпляра проекта приказа. Замечания или предложения к проекту приказа оформляются визирующим соответствующей записью рядом с его должностью, подписью, расшифровкой подписи и датой визирования.

    Если проект завизирован без замечаний и предложений, он передается для визирования следующему должностному лицу. Если замечания принимаются, проект возвращается на доработку, при этом все предыдущие визы могут аннулироваться.

    Если приказ согласован всеми визирующими, то он направляется на подпись руководителю организации. Передача документа на подпись может осуществляться как службой ДОУ, так и исполнителем или секретарем, в зависимости от принятой процедуры подписания.

    Процедура подготовки проекта приказа может иметь и более упрощенный характер, в зависимости от масштабов организации и значимости принимаемых решений.

    Приказ оформляется на общем бланке формата А-4. Перед подписанием проект тщательно выверяется на наличие орфографических или стилистических ошибок. Приказ подписывается руководителем или заместителем руководителя предприятия.

    Независимо от формы фиксации принятого решения формулировка распорядительных документов должна быть четкой в определении цели, иметь адрес исполнителя и срок исполнения, а также указание путей и средств выполнения принятого решения.

    Текст приказа состоит из двух взаимосвязанных частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части указываются причины, послужившие основанием для издания приказа. Обычно используются следующие устойчивые словосочетания: «В целях. », «На основании. », «Во исполнение. », «В связи с. ». Если основанием для издания приказа является нормативный акт вышестоящего органа, то в констатирующей части следует указать вид акта, его автора, полное название (заголовок), номер и дату, т.е. все поисковые данные. Если нет необходимости давать разъяснения, то констатирующая часть может отсутствовать.

    Распорядительная часть отделяется от констатирующей глаголом «ПРИКАЗЫВАЮ», который пишется прописными буквами с новой строки, без абзаца и кавычек, в конце глагола ставится двоеточие. Распорядительная часть может содержать пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте указывается исполнитель, предписываемое действие и срок исполнения.

    В качестве исполнителей могут выступать как отдельные должностные лица, так и организации. Количество исполнителей по каждому пункту не ограничено. Исполнитель указывается в дательном падеже. Например: «Директорам заводов. », «Начальнику отдела кадров. » и т.п. Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме «подготовить», «зачислить», «обеспечить», «утвердить».

    Срок исполнения должен быть реальным, соответствовать объему предлагаемых работ. Обычно устанавливается отдельный срок исполнения для каждого задания.

    Последним пунктом в приказах указывается лицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа (должность и Ф.И.0).

    Распорядительные документы могут иметь приложения, на которые даются ссылки в соответствующих пунктах распорядительной части. Однако реквизит «приложение» в данном случае не оформляется, ссылки на приложения даются в скобках в соответствующих пунктах. Например: Утвердить инструкцию по делопроизводству (приложение 1).

    Доведение приказа до исполнителей осуществляется службой ДОУ или специально назначенным лицом. Ответственность за организацию контроля и своевременное исполнение поручений возлагается на руководство организации или руководителей структурных подразделений, а Пример составления приказа с угловым расположением реквизитов

    Эмблема (герб) Наименование организации

    О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству

    В связи с (формулировка основания)

    Внести в Инструкцию по делопроизводству следующие изменения:

    Должность руководителя Подпись Расшифровка подписи

    также на должностных лиц, указанных в тексте документа.

    Непосредственный контроль за своевременностью исполнения поручений, указанных в тексте приказа, осуществляют секретари (или лица, ответственные за ведение делопроизводства). В организациях с большим объемом документооборота эта функция возлагается на специально назначенное лицо или структурное подразделение, например, на группу контроля или канцелярию.

    Контроль за исполнением документов включает в себя:

    • постановку документов на контроль;
    • занесение сведений о документе в регистрационно-контрольную форму;
    • доведение документа до исполнителя;
    • предварительную проверку хода исполнения с записью о результатах в регистрационно-контрольной форме;
    • контроль за сроками исполнения;
    • учет и обобщение результатов исполнения, информирование руководства о состоянии исполнительской дисциплины.

    Снятие документов с контроля производится по представлении материалов, подтверждающих его исполнение. Документ считается исполненным после выполнения содержащихся в нем поручений и представления документированного подтверждения исполнения лицу, ответственному за контроль.

    Обобщение контроля за исполнением поручений, указанных в приказе, может быть представлено в виде сводных справок или отчетов о ходе исполнения документа.

    Как оформить приказ по новому ГОСТ

    • Доронина Лариса | к.э.н., эксперт Национальной ассоциации офисных специалистов и административных работников при Президенте Российской Федерации, разработчик профстандартов в области документоведения, доцент кафедры Государственного университета управления
    • Бланк приказа

      С 1 июля 2020 года вступил в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016 «СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», где представлены правила оформления и бланка приказа. Они практически не изменились.

      Локальными актами организации может быть предусмотрено выделение полужирным шрифтом:

    • реквизитов «адресат», «заголовок к тексту» или «подпись»,
    • а также отдельных фрагментов текста.
    • В новом стандарте уточняется, что приказы по основной деятельности и по личному составу изготавливаются на бланках формата А4 и должны иметь поля:

    • 20 мм – левое (30 мм, если срок хранения документа свыше 10 лет или «Постоянно»);
    • 10 мм – правое;
    • 20 мм – верхнее;
    • 20 мм – нижнее.
    • ГОСТ Р 7.0.97-2016 рекомендует бланки документов на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков изготавливать на основании макетов бланков, утверждаемых руководителем организации. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Электронные шаблоны бланков документов должны быть защищены от несанкционированных изменений.

      Бланк приказа организации

      В случае составления документа на должностном бланке приказа можете взять за основу Рисунок В.7 из ГОСТ Р 7.0.97-2016, при этом:

    • заменив вид документа «РАСПОРЯЖЕНИЕ» на «ПРИКАЗ» и
    • подставив наименование своей организации и ее местоположение (населенный пункт).
    • Если в компании до этого такой бланк не использовался, то необходимо сначала его утвердить распорядительным документом или внести соответствующие дополнения в инструкцию по делопроизводству.

      Состав реквизитов приказа

      Приказ содержит следующие реквизиты (из установленных в ГОСТ Р 7.0.97-2016):

    • Герб Российской Федерации, или Герб субъекта Российской Федерации, или эмблему либо товарный знак (знак обслуживания);
    • наименование организации – автора документа;
    • вид документа (ПРИКАЗ);
    • дата документа;
    • регистрационный номер документа;
    • место составления или издания документа;
    • заголовок к тексту;
    • текст;
    • подпись.
    • При этом факультативными реквизитами приказа являются:

    • визы / грифы согласования;
    • отметка об исполнителе;
    • отметка о контроле;
    • отметка о направлении в дело.
    • Отметка об ознакомлении хотя и может оформляться на приказе, реквизитом не считается.

      Обратите внимание, по общему правилу печать на приказе не проставляется. Это связано с тем, что он является внутренним распорядительным документом. Однако банки иногда требуют подлинники приказов, а не заверенные копии. В этом случае появление оттиска печати, заверяющего подпись на приказе, автоматически снимает множество потенциальных вопросов.

      Реквизиты бланка приказа

      Герб Российской Федерации или субъекта Российской Федерации, а также эмблема (товарный знак, знак обслуживания) организации оформляются на верхнем поле документа независимо от того, какое расположение бланка распорядительного документа используется в компании: продольное или угловое. В новом ГОСТ герб / эмблема всегда центрируется по отношению к наименованию организации-автора. См. Примеры 1–3.

      Наименование организации – автора документа на бланке приказа должно соответствовать наименованию юридического лица, закрепленному в его учредительных документах и, соответственно, в ЕГРЮЛ. Под официальным полным наименованием организации в скобках указывается ее сокращенное наименование, если оно предусмотрено учредительными документами. См. Пример 1 и Рисунок В.7 в ГОСТ 7.0.97-2016.

      Расположение эмблемы на угловом бланке приказа

      Расположение эмблемы на продольном бланке приказа

      Если у автора документа есть вышестоящая организация, то она должна указываться над ним. Новый ГОСТ ввел в виде самостоятельных реквизитов такие, как наименование структурного подразделения – автора документа и должностного лица – автора. Они и раньше могли располагаться на бланках документов, но не считались реквизитами.

      Наименование вида документа указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем. Оно располагается под наименованием организации. Обратите внимание, что как ранее (согласно ГОСТ Р 6.30-2003), так и сейчас (по ГОСТ 7.0.97-2016) вид документа указывается прописными буквами (например, ПРИКАЗ).

      Дата документа соответствует дате его подписания, а не дате регистрации. Но по правилам делопроизводства приказ должен быть зарегистрирован в день подписания, поэтому у него эти даты всегда совпадают.

      Дата документа записывается в последовательности: день месяца, месяц, год – одним из двух способов:

    • арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2016, или
    • словесно-цифровым способом: 5 июня 2016 г. (обратите внимание, что при таком способе в дате до 10 цифра «0» теперь не проставляется).
    • Часто в бланке приказа пишут дату словесно-цифровым способом и перед цифрой дня указывают предлог «от» или берут эту цифру в кавычки: «2» сентября 2020 г. В новом ГОСТ таких вариантов написания нет, но и делать это не запрещается. См. Пример 6.

      Регистрационный номер документа – это идентификатор документа, состоящий:

    • из порядкового номера документа,
    • который, по усмотрению организации, может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (например: индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др.).
    • В Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76; далее – Методические рекомендации) сказано, что приказы регистрируются по порядку номеров в пределах календарного года, начиная с 1 января и заканчивая 31 декабря. Этот принцип регистрации приказов используют все организации.

      Только каждый массив разновидностей приказов регистрируется отдельно, следовательно, имеет собственную валовую нумерацию в течение календарного года. Чтобы отделить один массив разновидностей приказов от другого, им и присваивают разные индексы. Во-первых, приказы подразделяют на следующие виды:

    • по основной деятельности,
    • административно-хозяйственным вопросам и
    • личному составу.
    • Во-вторых, дополнительно их можно классифицировать в пределах каждой разновидности на еще более мелкие группы, чтобы группировать по правилам архивного хранения в разные дела с учетом сроков хранения. Например, приказы по личному составу удобно разделить на имеющие длительный срок хранения 50 лет (до 2003 года – 75 лет) и те, что должны храниться 5 лет (первым можно присваивать индекс «л/с», вторым – «л»; часто еще в качестве индекса используют номер дела по номенклатуре дел, в которое подшивается документ). К индексу (группы) всегда добавляют порядковый номер документа (внутри этой группы).

      Указание места составления (издания) в приказе обязательно. Только фактически им становится населенный пункт из официального адреса организации, указанного при регистрации в ЕГРЮЛ. Он пишется в соответствии с принятым административно-территориальным делением. Указывается на строчку ниже даты и номера документа.

      Данный реквизит может не оформляться в приказе в том случае, если в наименовании организации присутствует указание на место ее нахождения (например: Московский городской педагогический университет).

      Текст с заголовком

      Заголовок к тексту приказа выражается словосочетанием, в котором опорным словом является имя существительное в предложном падеже («о чем?»). Как правило, опорное слово является отглагольным существительным, т.е. указывает на конкретное действие (назначение, создание), например: «О назначении сотрудника, ответственного за работу с обращениями граждан». Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа.

      При правильном выборе существительного, определяющего тему приказа, оно будет являться стержневым идентификатором при поиске документа.

      Заголовок к тексту приказа (по общим правилам и согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016)

      О разработке Правил организации делопроизводства

      О делопроизводственных делах и документах

      По рекомендациям ведущих специалистов Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) заголовок должен:

    • занимать не более 5 строк общей длиною до 150 знаков;
    • печататься без абзацного отступа через одинарный межстрочный интервал без кавычек и не подчеркиваться;
    • начинаться с прописной буквы и заканчиваться без использования точки.
    • В Методических рекомендациях заголовок к тексту предлагается центрировать и выделять полужирным шрифтом при оформлении приказа на продольном бланке (Пример 5). Видимо, для устранения конфликта между новым ГОСТ и Методическими рекомендациями в ГОСТ Р 7.0.97-2016 и было включено пояснение для федеральных органов власти: «В указах, постановлениях, решениях, приказах, издаваемых органами власти, заголовок к тексту может оформляться над текстом посередине рабочего поля документа и центрируется относительно самой длинной строки».

      Заголовок текста приказа органа власти на продольном бланке

      О повышении доступности бесплатной медицинской помощи
      гражданам Российской Федерации

      Можно оформлять заголовок к тексту и прописными буквами (Пример 6), поскольку все указания по оформлению распорядительных документов носят рекомендательный характер. Однако использование того или иного способа оформления, применения шрифтов нужно отразить в локальном нормативном акте организации (ЛНА), определяющем правила оформления и составления документов (это может быть инструкция, правила, порядок или регламент).

      «Шапка» приказа федерального агентства

      «Заголовок к тексту может не составляться, если текст документа не превышает 4–5 строк» – это формулировка из п. 5.17 нового ГОСТ. В таком случае текст документа можно полностью перенести в СЭД в поле «Заголовок к тексту», по которому обычно работает поиск. В утратившем силу ГОСТ Р 6.30-2003 условие отсутствия заголовка было сформулировано иначе: «К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать».

      Текст приказа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа). Приведем здесь те фрагменты п. 5.18 нового ГОСТ, которые имеют отношение к оформлению текста именно приказа:

      5.18. Текст документа составляется на государственном языке Российской Федерации или государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации в соответствии с законодательством республик в составе Российской Федерации.

      В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты:

    • наименование документа, наименование организации – автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту или наименование вида документа;
    • наименование организации или должностного лица, утвердившего документ, дату утверждения документа.
    • Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.

      В приказах текст излагается от первого лица единственного числа («приказываю»)… В совместных документах. от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»)…

      В текстах документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.

      При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии.

      Пронумерованные пункты распорядительной части текста приказа могут форматироваться как обычные абзацы (см. фрагмент Методических рекомендаций далее) или как нумерованный список, в котором номера пунктов располагаются друг под другом левее текста (как в Примере 7). Здесь вы также можете увидеть разницу в написании ключевого слова: «ПРИКАЗЫВАЮ:» с новой строки или «п р и к а з ы в а ю:» в конце последнего абзаца констатирующей части текста.

      Распорядительные документы могут иметь приложения. Они оформляются не под текстом отдельным реквизитом «отметка о приложении» (как, например, в письмах), а в виде ссылок в тексте. При первом упоминании прилагаемого документа в тексте приказа следом в скобках пишут слово «(приложение)». А если таких документов несколько, то их нумеруют с использованием знака «№» или без него: «(приложение 1)» и «(приложение 2)» либо «(приложение № 1)» и «(приложение № 2)» – см. Пример 7.

      Если приложение утверждается приказом, то в тексте перед его наименованием может указываться и прилагательное «прилагаемый» без скобок – этот вариант приводится в Методических рекомендациях (см. «!» во фрагменте Методических рекомендаций ниже).

      Указание наличия приложения в тексте приказа (по ГОСТ Р 7.0.97-2016)

      1. Начальнику отдела кадров Иванову В.А. подготовить график отпусков с учетом перечня льготных должностей (приложение 1). Срок – 31.10.2020.

      2. Начальнику отдела информатизации Кокову А.А. модернизировать сайт компании в соответствии с требованиями Ростехнадзора (приложение 2). Срок – 31.10.2020.

      В соответствии с новым ГОСТ на первом листе утверждаемого документа в правом верхнем углу размещаем (Пример 8):

    • слово «Приложение» и
    • гриф утверждения с указанием данных распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение. Причем указываем, что утверждение произведено не приказом генерального директора, а именно приказом организации, если генеральный директор единственный имеет право издавать приказы (это самая распространенная схема работы и в примерах в ГОСТ Р 6.30-2003 и в ГОСТ Р 7.0.97-2016 представлен именно такой вариант).
    • Если же документ лишь прилагается к приказу, но не утверждается им, то на приложении оформляем иную отметку – как в Примере 9.

      Отметка о приложении на утвержденном нормативном документе

      Отметка на неутверждаемом приложении

      Приказ подшивается в дело вместе со своими приложениями. А вот основания к приказам по основной деятельности и административно-хозяйственным вопросам (докладные и служебные записки, рапорты и пр.) формируются отдельно.

      Согласование и подписание

      Перед подписанием документа он может быть отправлен на согласование. Не путайте процедуру согласования приказа с процедурой ознакомления, которая происходит уже после подписания приказа.

      Если в организации установлен порядок визирования (внутреннего согласования) проекта приказа заинтересованными лицами, определен их состав для каждого вида приказа, то наличие визы на документе обязательно.

      Виза свидетельствует о рассмотрении проекта документа согласующим лицом (и не всегда о согласии с ним). Она включает (см. Примеры 10–12):

    • должность лица, визирующего документ;
    • его подпись с расшифровкой (инициалами и фамилией);
    • дату визирования;
    • если к проекту документа есть замечания, то они излагаются здесь же либо прилагаются отдельно (о чем делается пометка).
    • Если подлинник документа остается в организации, рекомендуется проставлять визы в нижней части оборотной стороны его последнего листа или на отдельном листе согласования. Визирование документа может осуществляться и в автоматизированной системе. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование нормативных актов, приложений для защиты от возможной замены листов.

      Вариант расположения виз на документе выбирает сама организация и закрепляет в инструкции по делопроизводству или ином ЛНА.

      Если в процессе визирования в проект текста документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному согласованию. Оно не требуется, если при доработке в проект документа внесены лишь уточнения, не меняющие его сути.

      Виза внутреннего согласования на проекте документа (без замечаний)

      Читайте так же:  Индивидуальный трудовой договор рк 2020