Ставиться ли печать на приказ об увольнении

Ставится ли печать на приказах? О хранении печатей в организации, правилах проставления

Вопросы, связанные с положением по хранению и использованию печатей для организаций, четко рассматриваются в Единой государственной системе делопроизводства. Данные нормативы рекомендованы к применению всеми учреждениями, которые этого требуют. Соответствующее постановление было принято достаточно давно, но оно сохраняет актуальность до настоящего времени.

Печати и основные понятия

Печатью называют твердую форму клише, изготовленную из резины. Эту форму используют для нанесения оттисков на документах. Иначе проверить их подлинность не представляется возможным. В одном из стандартов серии ГОСТ Р изложены требования, которым должны соответствовать печати.

Но о практических правилах, по которым используются печати, ничего не сказано даже в текстах стандартов государственного уровня. Много вопросов вызывает то, в каком количестве предприятия должны хранить у себя печати. И в каких случаях их использование обязательно. Или о назначении несущего ответственность за процесс хранения. Все эти проблемы должно решать лично руководство.

Всего выделяют три основные разновидности печатей:

  • простые
  • имеющие такое же значение, что и гербовые
  • сами разновидности с гербами
  • Разработка гербовых печатей с самого начала велась только для госучреждений. Их также применяют учреждения, у которых есть соответствующие полномочия. Это касается, к примеру, частных нотариальных контор.

    Круглые печати с полным наименованием и адресом могут использовать в акционерных сообществах.

    Что касается коммерческих организаций, то для них характерно применение печатей, приравненных к гербовым. Обычно такие инструменты изображают фирменную эмблему или логотипы. Либо на них наносятся наименования. Указания номера свидетельства о государственной регистрации вместе с ИНН обязательны для любых организаций.

    Частные предприниматели также не осуществляют работу без своих собственных штампов. Они приравниваются к гербовым согласно своему статусу. Но на штампах изображают не гербы с эмблемами, а имя с фамилией и отчеством предпринимателя, местонахождение, ИНН с регистрационным номером.

    О месте расположения оттиска печати

    Правила гласят, что оттиски находятся только в нижней части. Обычно – там же, где свою подпись ставят директора. Печать может частично закрывать обозначение должности. Главное, чтобы она не попала на подпись вместе с расшифровкой.

    На документах иногда ставят пометку, которая изображает место, где должна стоять печать. Это избавляет специалистов от множества хлопот. Буквы для обозначения такого места обычно занимают место на титульных листах в трудовых книжках, документах бухгалтерии и удостоверениях.

    Для чего именно нужны печати?

    Приобретение документами юридической силы невозможно без печатей. Это инструмент для определения подлинности подписей должностных лиц, отсутствия подделок. Но этот реквизит требуется далеко не для каждого кадрового документа. В действующем законодательстве нет четких определений по поводу того, когда печать ставится, а когда – нет.

    Иногда печатями заверяются документы, оформляемые бухгалтерией. То же касается различных соглашений, коллективного трудового договора, учредительных документов в компании.

    Есть следующий перечень бумаг, для которых наличие печатей стало обязательным требованием:

    На чем ставят печати

    • Трудовые книжки
    • Правила с инструкциями, описанием положений и расписания штата. И любые другие нормативные локальные акты
    • Письма на гарантию после доставленных товаров, выполненных работ
    • Доверенности, связанные с осуществлением тех или иных действий
    • Справки и копии, взятые из архива
    • Удостоверения служебного типа
    • Грамоты и свидетельства, которые создаются специально для работников
    • Представления и ходатайства, которые привязаны к награждениям
    • Обязательны для характеристик и рекомендаций с мест работы
    • Для командировочных удостоверений
    • Для актов
    • При составлении трудовых договоров вместе с дополнительными соглашениями, гражданско-правовых документов, договоров на полную материальную ответственность
    • Если печать будет поставлена на приказе или кадровом письме, ничего страшного не произойдет. Весьма плачевные последствия возможны лишь в той ситуации, когда печать не заверяет документ, который действительно в этом нуждается. Например, какой-нибудь договор. Без печати у него просто отсутствует юридическая сила. И в случае судебных заседаний органы госвласти просто не примут документ в качестве доказательства.

      Потому рекомендуется заранее прописать порядок, в котором печать используется в пределах той или иной организации.

      Печати для различных документов

      Сначала определяются с перечнем документов, которые требуют наличия печати в любом случае. После чего переходят к составлению специальной инструкции по использованию. В ней тоже пишут о том, где и когда ставятся печати и штампы, как правильно ими пользоваться. Отдельного рассмотрения заслуживает вопрос по ответственному за хранение печатей, самому процессу хранения.

      Оптимальное решение – сделать подобную инструкцию приложением к общим правилам, которые касаются делопроизводства компании. Если же общие правила отсутствуют, то инструкцию можно делать самостоятельным документом, либо дополнением для устава. Руководителю потом потребуется издать специальный приказ, если печатью надо заверить документ, который в локальном нормативном акте отсутствует. Со временем допустимо внесение изменений в перечень с документами, требующими заверения.

      Отдельно надо прописать порядок, в котором уничтожаются устаревшие печати.

      Немного об использовании и хранении

      У руководителя организационного отдела обычно находится основная печать, имеющая круглую форму. Для хранения ее используется специальный сейф. Если руководитель организационного отдела отсутствует долгое время, печать могут выдавать сотрудникам под расписку. Или если приспособление необходимо использовать в выходные, праздничные дни.

      Что касается вспомогательных разновидностей, то их дают лично сотрудникам организации, наделенным соответствующими полномочиями.

      Вспомогательные разновидности печатей надо хранить внутри столов, которые обязательно закрываются. Опечатываемый сейф нужен для сохранения основной и вспомогательных печатей, адресного штампа. Доступ к ним должны иметь только сотрудники, наделенные соответствующими полномочиями, ответственные за хранение.

      Специальный журнал ведут для того, чтобы организовать учет приспособлений. Этот документ ведется по общим правилам, которые касаются строгой отчетности. Хранят такой журнал в шкафу, защищенном от возгорания в максимальной степени.

      Постановка печатей на приказах

      Печать на приказах

      Многие интересуются этим вопросом. Приказы – это внутренние распорядительные документы той или иной организации. Обычно они не требуют специального заверения и подтверждения подлинности. Потому и в законодательстве нет ни четких требований, ни запретов по поводу печати на этих бумагах.

      Заверение печатью обязательно только для тех приказов, которые идут во внешние организации. Например, этого могут требовать некоторые банки. Вообще каждая организация вправе сама определить, на каких именно внутренних документах печать обязательно нужно поставить.

      Больше о печатях в делопроизводстве

      Руководитель должен издать отдельный приказ, чтобы на практике утвердить список с документами, требующими печати. Отдельного приказа или распоряжения требует список должностных лиц, у которых есть право расписываться на документах.

      Для юридических лиц печать тоже становится обязательной. Акты о несчастных случаях на производстве, журналы и книги, доверенности – вот лишь небольшой список бумаг, которые требуют применения данного материала. Использование печатей в делопроизводстве упрощает ведение бизнеса. Более того, отсутствие печати усложняет решение множества задач.

      Некоторым юридическим лицам необходимо по закону иметь этот инструмент, вне зависимости от того, планируется ли использовать его на практике. Для общественных организаций и кооперативов, например, это не обязательное требование. В трудовых книжках печати ставятся лишь в трех ситуациях:

    • Когда документ оформляется в первый раз.
    • Если меняются анкетные данные сотрудника.
    • Если происходит увольнение.
    • Единственная серьезная проблема в настоящее время – отсутствие правил аннулирования ошибочно поставленных печатей.

      Особенности заполнения документа

      Существует единая форма заполнения распоряжения о расторжении трудового договора – Т-8, закреплена Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1. В форму нужно написать следующие данные:

    • наименование организации;
    • номер и дата регистрации;
    • название;
    • данные трудового договора;
    • дата увольнения (то есть каким числом составлять);
    • Ф.И.О. служащего;
    • табельный номер;
    • структурное подразделение;
    • название должности;
    • основание издания акта (причина);
    • реквизиты бумаги, которая является основанием издания акта;
    • подпись руководителя с расшифровкой;
    • подпись сотрудника и дата ознакомления с предписанием;
    • информация о рассмотрении вопроса об увольнении профсоюзным органом.
    • Большинство пунктов не требуют каких-либо пояснений, однако на ряд моментов хотелось бы обратить внимание.

      Основание издания акта (причина). При внесении этой информации необходимо точно следовать нормам ТК, а также указать номер статьи.

      Пример записи: «По инициативе работника, п. 3 ст. 77 ТК РФ».

      Реквизиты бумаги, которая является основанием издания акта. В случае разрыва договора по собственному желанию трудящегося это будет личное заявление.

      Пример записи: «Личное заявление Иванова И.И. от ….. ».

      Мнение профсоюзного органа.

      Учет мнения профсоюзного органа требуется в случаях, когда прекращением договора могут быть нарушены права сотрудников: при увольнении по сокращению штата, несоответствии должности, невыполнении трудовых обязанностей (ст. 82 ТК РФ).

      При разрыве отношений по указанным выше причинам работодателю перед изданием распорядительного акта необходимо направить полный пакет документов на рассмотрение профсоюза и дождаться принятия ими мотивированного мнения.

      Номер документа. Присвоение официальным документам номеров является частью кадрового делопроизводства. Как правило, актам присваивается номер в порядке очередности. Помимо численного значения в номер приказа могут включаться также буквы. В совокупности номер приказа позволит оперативно найти сам документ в случае необходимости, а также отсортировать акты по видам.

      Пример: «Приказ № 123-ув».

      Номер проекту приказа присваивается после подписания руководителем.

      Дата документа. Это дата присвоения проекту акта номера. Требования об обязательном совпадении даты увольнения и издания приказа в законодательстве нет. Возможна как ситуация издания приказа до даты увольнения (например, увольнение по заявлению), так и ситуация, когда дата издания позже, чем дата увольнения (в связи со смертью).

      Последними в приказ вносятся номер регистрации и дата, затем подпись трудящегося об ознакомлении.

      Видео с разъяснением того, как правильно указывать дату последнего рабочего дня в приказе о расторжении трудового договора:

      Что делать, если увольнение выпадает на выходной?

      Что делать, если дата расторжения трудовых отношений выпадает на выходной день? Подобное возможно, когда дата обусловлена истечением определенного периода времени: двухнедельная отработка или предупреждение за два месяца о грядущем сокращении штата.

      Ответ на вопрос о действиях кадровика содержится в ст. 14 ТК РФ: если последний день работы приходится на нерабочий день, то он переносится на ближайший следующий рабочий день.

      ТК РФ, Статья 14. Исчисление сроков

      Течение сроков, с которыми настоящий Кодекс связывает возникновение трудовых прав и обязанностей, начинается с календарной даты, которой определено начало возникновения указанных прав и обязанностей.

      Течение сроков, с которыми настоящий Кодекс связывает прекращение трудовых прав и обязанностей, начинается на следующий день после календарной даты, которой определено окончание трудовых отношений.

      Сроки, исчисляемые годами, месяцами, неделями, истекают в соответствующее число последнего года, месяца или недели срока. В срок, исчисляемый в календарных неделях или днях, включаются и нерабочие дни.

      Если последний день срока приходится на нерабочий день, то днем окончания срока считается ближайший следующий за ним рабочий день.

      Нужно ли ставить печать и подписи?

      Визирование документа – проставление подписей уполномоченными лицами.

      Эти подписи подтверждают ознакомление этих лиц с содержанием документа и их согласие.

      В случае с распоряжением о прекращении трудовых отношений по решению нанимателя такими лицами будут непосредственный начальник увольняемого, бухгалтерия, юрист и отдел кадров.

      Если говорить о прекращении трудового договора по желанию служащего, то ряд виз уже будет содержаться на его личном заявлении, тогда повторно их проставлять на проекте распоряжения нет необходимости.

      Как правило, требования к порядку визирования документов утверждаются распорядительным актом организации.

      В нем может предусматриваться список визирующих для тех или иных документов, а также сроки проставления их виз.

      Приказы издаются и подписываются руководителем организации в единственном экземпляре. Этот оригинал документа хранится в отделе кадров, во все остальные подразделения и самому трудящемуся выдаются заверенные кадровиком копии.

      Каким образом можно ознакомить сотрудника с этой бумагой?

      Кадровик обязательно должен ознакомить трудящегося с актом о прекращении действия договора (ст. 84.1 ТК РФ). В большинстве случаев отношения с работниками нормальные и тогда достаточно позвонить по номеру телефона из личного дела и позвать в отдел кадров.

      Если же служащий уклоняется от явки в отдел кадров, то уведомить его следует путем направления заказного письма с уведомлением о вручении. В случае, когда сотрудник так и не явился для ознакомления или ознакомился, но не проставил подпись, кадровику необходимо указать соответствующую информацию на документе.

    • В первой ситуации – указать, что ознакомление невозможно, так как неизвестно местонахождение служащего.
    • Во втором случае – отметить дату ознакомления и сделать приписку об отказе от подписания, а также составить акт, который должны подписать не менее трех свидетелей отказа.
    • Как исправить ошибку, если таковая была допущена?

      Приказ – официальный документ, поэтому при его составлении кадровику необходимо быть максимально внимательным. Что делать, если ошибка все же закралась? Способ исправления ошибки зависит от времени ее обнаружения:

      • ошибка найдена до подписания руководителем. В этом случае распоряжение еще не обрело юридическую силу, поэтому его можно просто переделать. Распечатать проект снова без ошибок, а проект с ошибкой уничтожить.
      • Ошибка найдена в уже зарегистрированном документе. Это означает, что визы и подписи собраны, проекту присвоен номер и дата. Такой приказ уничтожить не получится.

      Если при подготовке кадровиком была допущена существенная ошибка (например, акт об увольнении вместо продления срочного договора), то следует полностью отменить ошибочное предписание и издать новое. Если же ошибка несущественная (опечатка, грамматическая ошибка и т.п.), то можно издать акт о внесении изменений в ранее изданный документ.

      Видео о том, как правильно заполнять приказ о расторжении трудового договора:

      Заключение

      Акт о разрыве трудовых отношений может стать поводом для судебного разбирательства, поэтому кадровику необходимо относиться к вопросам увольнения с полной ответственностью. Иначе наниматель может понести ощутимые убытки в случае проверок надзирающих органов или негативных судебных решений. Теперь вы знаете всё о том, как правильно оформить приказ об увольнении.

      Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

      Читайте так же:  Что такое публичный договор образец