Оформление управленческих документов общие требования

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО. Организация и технологии документационного обеспечения управления

Под оформлением документов понимается соблюдение в ходе их составления, подготовки, перепечатки, согласования, удосто­верения, пересылки в управленческих аппаратах учреждений (организаций и предприятий) требований, установленных в за­конодательных актах и нормативно-методических документах Российской Федерации.

Основные правила составления и оформления управленче­ских документов закреплены в действующих в настоящее вре­мя в России общегосударственных нормативно-технических документах — государственных стандартах, которые являются основой для конкретизации правил работы с документами в каждой организации, их уточнения с учетом специфики ее деятельности, технологии документирования, условий работы управленческого аппарата. На основе законодательных, нор­мативных и нормативно-методических документов каждое уч­реждение (организация, фирма) устанавливает свои требова­ния к работе с документами в уставе (положении), регламен­тах, правилах, инструкциях. В них закрепляются конкретные правила документирования, в том числе:

§ права и обязанности должностных лиц, отдельных со­трудников в процедурах оформления документов;

§ состав применяемых в аппарате управленческих документов;

§ компетенция руководителя, его заместителей и руководи­телей среднего звена, их право на издание различных ви­дов распорядительных документов;

§ порядок подписания, согласования и визирования доку­ментов, их заверение печатью;

§ обязательные требования к оформлению и порядок рабо­ты с документами.

§ Независимо от способа документирования и вида носителя к документам, используемым в управленческой деятельности, предъ­являются следующие основные требования:

§ обеспечение юридической силы документа;

§ создание условий для оперативного исполнения документов;

§ возможность оперативного поиска документов (использо­вания их в справочных целях);

§ возможность использовать для создания, копирования, об­работки документов средства организационной техники.

Действующие государственные нормативно-технические до­кументы предназначены также для обеспечения качественного внешнего вида документов. Для этого в стандарт включены ре­комендации по расположению реквизитов на поле документа и их рациональной компоновке.

Среди разнообразных систем управленческой документа­ции, используемых для документирования различных управ­ленческих действий, особое значение имеет система органи­зационно-распорядительной документации, так как входящие в нее документы применяются в учреждениях и организациях всех уровней управления, направлений деятельности и форм собственности.

Для системы организационно-распорядительной документации установлен состав реквизитов, включающий 29 наименований*.

* ГОСТ Р 6.30—97 Унифицированные системы документации. Унифицирован­ная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. — М., 1997, с. 2—3. С изменениями № 1, утвержден­ными постановлением Госстандарта России от 21.01 2000 № 9-ст «О принятии и введении в действие изменения ГОСТ Р».

01 Государственный герб Российской Федерации;

02 герб субъекта Российской Федерации;

03 эмблема организации или товарный знак (знак обслужи­вания);

04 код организации;

05 код формы документа;

06 наименование организации;

07 справочные данные об организации — индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа (або­нентского телеграфа), номер телефона, номер счета в банке;

08 наименование вида документа;

10 регистрационный номер документа;

11 ссылка на регистрационный номер и дату документа;

12 место составления или издания документа;

13 гриф ограничения доступа к документу;

15 гриф утверждения документа;

17 заголовок к тексту;

18 отметка о контроле;

20 отметка о наличии приложения;

22 гриф согласования документа;

23 визы согласования документа;

25 отметка о заверении копий;

26 отметка об исполнителе и номер его телефона;

27 отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

28 отметка о поступлении документа;

29 идентификатор электронной копии документа.

Это максимальный перечень реквизитов, используемых в оформлении документов, составляющих эту систему. Перечень реквизитов ГОСТ Р 6.30—97 составлен с учетом необходимости придания документам юридической силы, их идентификации. Этой цели служат реквизиты 01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08, 09, 10, 15, 21, 22, 23, 24.

Реквизиты 11, 13, 14, 16, 17, 18, 20, 25, 26, 27, 28, 29 предна­значены для поиска документа и фиксации его «прохождения» через управленческий аппарат. Отметки на документах простав­ляются в процессе работы с ними в делопроизводственной службе или исполнителем при подготовке проекта документа. Этими отметками фиксируют дату получения, исполнения, фа­милии исполнителей, постановку документа на контроль и др. Соблюдение требований ГОСТ Р 6.30-97 обеспечивает рацио­нальное размещение служебных отметок, используемых для фиксации на документе делопроизводственных операций, вы­полняемых при регистрации документа, контроле за его испол­нением, снятии с контроля, дальнейшем хранении.

Реквизит 19 «текст» передает основное содержание документа.

Каждый конкретный вид документа содержит свой набор ре­квизитов (обязательных элементов).

Государственным стандартом установлено место размещения каждого реквизита на документе, которое «закреплено» за рекви­зитом в соответствии с традициями последовательности их за­полнения и чтения при работе с документом в аппарате управле­ния. Схема расположения реквизитов (рис 4.1) на документах, составляющих систему организационно-распорядительной доку­ментации, позволяет максимально увеличить «полезную» пло­щадь — место для размещения текста — основного реквизита до­кумента. Размещение реквизитов документа в соответствии с тре­бованиями ГОСТ Р 6.30-97 значительно улучшает качество доку­ментов, их внешний вид.

Московский государственный университет печати

Кублашвили О.В.

Документорование управленческой деятельности

Задания для практических занятий для специальностей 060800 «Экономика и управление на предприятиях (полиграфия)»; 060500 «Бухгалтерский учет и аудит»

Кублашвили О.В.
Документорование управленческой деятельности
Начало
Печатный оригинал
Об электронном издании
Оглавление
1.

Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге и других носителях по установленным правилам управленческих действий, т.е. создание управленческих документов.

При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их исполнение и поиск, возможность обработки документов с помощью вычислительной техники, качество документов как источника информации.

Для того чтобы документ отвечал своему назначению и имел юридическую силу, он должен быть оформлен в соответствии с формуляром, установленным для данной разновидности до­кумента.

Формуляр имеет обязательный набор составных элементов документа (реквизитов), расположенных в определенной по­следовательности.

Как правило, документы оформляются на бланках. ГОСТ Р 6.30-2003 установил три вида служебных бланков для орга­низационно-распорядительных документов: общий бланк; бланк служебного письма; бланк конкретного вида документа, кроме письма.

Общий бланк можно использовать при оформлении различных видов документов (кроме письма).

Некоторые организации имеют бланки для документов структурного подразделения, должностных лиц. Такие бланки, проектируют в том случае, если руководитель структурного подразделения или должностное лицо имеет право подписи.

Гербовые бланки (бланки документов с воспроизведенным на них Государственным гербом Российской Федерации или гербом субъекта Российской Федерации) выпускают полиграфические предприятия, имеющие специальное разрешение на их изготовление. Остальные бланки изготавливаются типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или средств вычислительной техники непосредственно при оформлении документа.

Устанавливают два основных формата бланков документов — А4 и А5 и два варианта расположения реквизитов на бланках — угловой и продольный. Предпочтение отдают пер­вому способу, т.к. угловой бланк позволяет экономно исполь­зовать площадь печатного листа.

Продольное расположение реквизитов применяется в случае, когда наименование организации и вышестоящего органа со­держит большое количество печатных знаков.

Документы, составляемые от имени двух и более организаций, оформляются без бланков.

Государственный стандарт Р 6.30-2003 «Унифицированная сис­тема организационно-распорядительной документации» устанавливает состав рек­визитов документов, требования к оформлению управленческих документов, которыми фиксируются решения административ­ных и организационных вопросов, вопросов управления орга­нов государственной власти, предприятий, организации, их объединений независимо от организационно-правовой фор­мы и вида деятельности.

ГОСТ предусматривает следующий состав реквизитов до­кументов:

01 — Государственный герб Российской Федерации;

02 — герб субъекта Российской Федерации;

03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 — код организации;

05 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 — идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 — код формы документа;

08 — наименование организации;

09 — справочные данные об организации;

10 — наименование вида документа;

11 — дата документа;

12 — регистрационный номер документа;

13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 — место составления или издания документа;

16 — гриф утверждения документа;

18 — заголовок к тексту;

19 — отметка о контроле;

20 — текст документа;

21 — отметка о наличии приложения;

23 — гриф согласования документа;

24 — визы согласования документа;

25 — оттиск печати;

26 — отметка о заверении копии;

27 — отметка об исполнителе;

28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 — отметка о поступлении документа в организацию;

30 — идентификатор электронной копии документа.

Бланки документов должны иметь поля не менее: левое, нижнее и верхнее — 20 мм, правое — 10 мм.

При расположении реквизитов документа используют во­семь контрольных положений. Счет при этом ведется от границы левого поля листа.

0-е положение (граница левого поля)

— справочные данные об организации;

— наименование вида документа;

— место составления или издания документа;

— ссылка на регистрационный номер и дату документа;

— заголовок к тексту;

— текст (кроме начала абзацев);

— отметка о наличии приложения;

— наименование должности в реквизите «подпись»;

— гриф согласования (кроме расшифровки подписи);

— отметка о заверении копии (кроме расшифровки подписи);

— отметка об исполнителе.

1-е положение (5 ударов от границы левого поля)

— начало абзацев в тексте (в том числе и нумерованных).

2-е положение (16 ударов от границы левого поля)

— регистрационный номер документа;

— расшифровка подписи во втором грифе согласования.

3-е положение (24 удара от границы левого поля)

— используют при составлении таблиц.

4-е положение (32 удара от границы левого поля)

— адресат (каждый элемент реквизита печатают на отдель­ной строке).

5-е положение (40 ударов от границы левого поля)

— гриф утверждения (кроме расшифровки подписи);

— гриф ограничения доступа к документу;

— второй гриф согласования (кроме расшифровки подписи).

6-е положение (48 ударов от границы левого поля)

— расшифровка подписи в реквизите «подпись»;

— расшифровка подписи в грифе утверждения;

— расшифровка, подписи во втором грифе согласования.

7-е положение (56 ударов от границы левого поля)

— нумерационный заголовок в таблице;

— слово «копия» при снятии копий с документов;

— код формы документа.

При подготовке документов необходимо учитывать требо­вания, предъявляемые стандартом к составу и оформлению каждого реквизита документа.

Содержание управленческих действий в документах пе­редается через текст, который является основной частью документа. Текст документа может быть посвящен одному вопросу (в простых документах) или нескольким (в сложных докумен­тах). Информация, изложенная в тексте, должна быть досто­верной и аргументированной. Ее излагают в краткой, убеди­тельной и корректной форме.

Текст документов различных организаций составляется на русском или национальном языке в соответствии с зако­нодательством Российской Федерации и субъектов Россий­ской Федерации о государственных языках. Все документы, направляемые в Федеральные органы государственной вла­сти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, на предприятия, в организации и их объедине­ния, не находящиеся в ведении данного субъекта Россий­ской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации, обязательно пишут на русском языке.

Тексты служебных документов могут оформляться в виде анкеты (например, унифицированные формы приказов), в виде таблицы (номенклатура дел), в виде связного текста (уставы, инструкции), в виде соединения этих структур (различные ви­ды актов, другие документы).

Анкета — унифицированный текст, в котором представле­на характеристика одного объекта по определенным признакам. Анкетные тексты можно применять в различных видах до­кументов.

В основе унификации текстов лежит метод выделения по­стоянной и переменной информации. В анкете постоянной ин­формацией являются обобщенные наименования признаков, а переменной — их конкретные характеристики. Наименования признаков выражаются существительными в именитель­ном падеже. Наименование признаков характеризуемого объекта можно выражать и глаголом второго лица множественного числа на­стоящего или прошедшего времени.

Таблица — унифицированный текст, содержащий словес­ную или цифровую информацию, которая характеризует не­сколько объектов по ряду признаков.

Табличный способ организации текста используется в тех случаях, когда требуется получить или отразить информацию по однотипным вопросам. Таблицы могут иметь нумерационный и текстовой заголо­вок. Нумерационный заголовок пишут в правом верхнем углу над таблицей (от 7-го положения). Текстовой заголовок, отражающий содержание таблицы, который, центруется относительно самой таблицы.

Текст таблицы делится на графы по горизонтали и на строки по вертикали. Заголовки и подзаголовки строк и граф таблицы формулируются в краткой форме и выражаются отдельным сло­вом в именительном падеже или словосочетанием с опорным словом в именительном падеже и единственном числе. Подзаго­ловки граф и строк должны быть согласованы с заголовками.

Если таблицу печатают на нескольких страницах, то графы таблицы нумеруются, а на втором и последующих листах печата­ют только номера этих граф.

Табличные формы документов применяются в бухгалтер­ских, плановых, финансовых документах. Их используют и при оформлении организационно-распорядительной документации. Часто таблицы используются в соединении со связным текстом. Например, в акте — в заключительной части тек­ста, в приказах — в распорядительной части.

Связный текст — это последовательная, грамматически и логически согласованная, хорошо изложенная информация. Каждую законченную мысль текста выделяют в отдельный абзац. Абзацы (в том числе и нумерованные) печатают с крас­ной строки (1-е положение).

Тон связного текста служебных документов должен быть ней­тральным. Таким образом, оформляют тексты приказов, слу­жебных писем, инструкций и других организационно-распо­рядительных документов. Структура текста может быть самой разнообразной. Документ может состоять из одной или более частей. Наиболее часто встречается текст, состоящий из двух частей, когда в первой части излагаются факты и события, послужившие причиной для составления документа, а во вто­рой части излагаются выводы, просьбы, предложения, реше­ния и т.п. Но тексты документов могут содержать и одну часть: приказы — распорядительную без констатирующей части, пись­ма — просьбу без пояснения, докладные записки — констата­цию фактов без выводов и предложений.

При разработке структурной схемы сложных документов (ус­тавов, правил, инструкций и т.п.) текст следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеру­ются арабскими цифрами. Например:

1. — первый раздел.

1.1. — первый раздел, первый подраздел.

1.2.1. — первый раздел, второй подраздел, первый пункт.

1.2.2.2. — первый раздел, второй подраздел, второй пункт, второй подпункт.

Служебные документы, составленные на основании других документов, должны содержать в тексте ссылку на них (название этого документа, наименование организации, издавшей документ, дату документа, его индекс и заголовок) или иметь приписку «основание» с указанием названия документа, даты номера и заголовка к тексту. Например:

Основание: Приказ генерального директора ЗАО «Кварт» от 12.12.2003. № 43

Слово «Основание» печатают от левого поля, а относящийся к нему текст через один меж­строчный интервал.

При выборе слов и терминов для текста служебного доку­мента следует руководствоваться следующими правилами:

1. Слово в тексте документа должно употребляться в том значении, в котором оно употребляется в общелитературном языке.

2. Слова не должны иметь неопределенное, двоякое толко­вание или быть многозначными.

3. В тексте документов не употребляются архаизмы и канце­ляризмы. Следует избегать употребления неологизмов, терми­нов, профессионализмов, иностранных слов. При необходи­мости их употребления следует в скобках дать их объяснение.

4. В тексте служебных документов встречаются довольно боль­шое число сокращений, как лексических, так и графических. Сокращения должны быть понятны адресату, поэтому необхо­димо употреблять общепринятые сокращения или дать в скобках их расшифровку.

При построении словосочетаний следует иметь в виду, что слова в деловой речи часто употребляются только с ограничен­ной группой слов, поэтому важно в тексте делового документа правильно подбирать слова. Приведем несколько примеров сочетаний слов в деловой речи:

ДОГОВОР — аннулировать, заключить, нарушать, подпи­сывать, продлевать, разрывать, расторгать, ратифицировать, соблюдать.

ПЛАН — выполнять, корректировать, намечать, осу­ществлять, перевыполнять, принимать, разрабатывать, составлять, сры­вать.

ПРИКАЗ — вносить изменения в, выполнять, давать, до­водить до сведения, издавать, исполнять, на­рушать, объявлять, отдавать, отменять, получать, разъяснять, требовать исполнения, уточнять.

При построении словосочетаний и выборе устойчивых обо­ротов необходимо учитывать особенности фразеологии, сло­жившейся в деловой речи, для которой характерно широкое употребление отглагольных существительных («внедрение», «развитие»), глагольно-именных сочетаний («оказать поддерж­ку»), отыменных предлогов («на основании», «в соответствии», «в целях»), сложных союзов («в связи с тем, что»).

При построении предложений следует учитывать характер­ные черты синтаксиса управленческой документации. Наибо­лее распространенными являются односоставные предложе­ния со сказуемым в качестве главного члена предложения, с которого, как правило, предложение начинается. Например. «Просим оказать помощь. ». В двусоставном предложении пре­обладает прямой порядок слов, т.е. подлежащее предшествует сказуемому («Комиссия считает возможным. »). Для текстов документов характерно также преобладание пассивных конструкций над активными. Например: «УМО разработаны программы. », а не «УМО раз­работало программы. ». Форма изложения текстов в служебных документам может быть разнообразной.

Управленческие ситуации часто повторяются, поэтому тексты для некоторых видов органи­зационно-распорядительной документации унифицированы. Трафаретные, типовые тексты — это информационно емкие, ясные и убеди­тельные тексты, которые получают широкое распространение в современном делопроизводстве.

Трафаретные тексты — это тексты, содержащие постоян­ную информацию, и пробелы, необходимые для заполнения их конкретной информацией. Как правило, их печатают типографским пу­тем (например, справки, доверенности). При­менение трафаретных текстов значительно сокращает время на подготовку документов.

Составив текст документа, его надо правильно оформить, чтобы он имел юридическую силу. Порядок оформления служебных документов определяет ГОСТ Р6.30-2003 Требования к оформлению документов, в котором излагаются правила оформления каждого реквизита документа. Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов, характеризующих документ, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования. Помимо реквизитов документ могут характеризовать и такие признаки: оригинальность, подлинность, формат бумаги, способ изготовления документа и т.д.

Многие документы имеет строгое ограниченное число реквизитов. Отсутствие или неправильное указание какого-либо реквизита в служебном документе делает его недействительным. Для ряда документов, выдаваемых органами государственной власти и государственного управления, состав реквизитов документов установлен в законодательных и нормативных актах. Например, для паспорта, трудовой книжки, диплома и т.п.

Так как документы складываются из одних и тех же составных частей (реквизитов), изучив порядок составления и оформления этих реквизитов можно грамотно оформить любой документ.

1. Расскажите о единых правилах документирования управленческих действий, которые определены ГСДОУ, УСД.

2. Раскройте все реквизиты служебных документов согласно ГОСТ Р 6.30-2003. Расскажите об их расположении на документе и оформлении.

3. Определите, в чем заключается общие требования к унификации документов.

4. Проанализируйте бланки служебных документов из ГОСТ Р 6.30-2003. Определить реквизиты, входящие в состав различных бланков.

5. Составить бланк служебного письма ООО «Детский мир», расположенного по адресу: 129128, Моск­ва, ул. Ростокинская, д. 7. Телефон 187-06-09. Вышестоящая орга­низация — Северо-Восточное окружное управление Москов­ского департамента образования.

6. Составить бланк служебного письма туристической фирмы «Трэвел», расположенной по адресу: 129219, Москва, ул. Митинская, д. 38, корп. 2, тел/факс: 572 38 90, 572 73 43.

1. Постановление Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, ис­пользования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспро­изведением Государственного герба Российской Федерации».

2. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. — М.: ВНИИДАД, 1991.

3. ГОСТ Р 6.30 — 2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

4. Унификация текстов управленческих документов: Методи­ческие рекомендации. — М.: ВНИИДАД, 1998. — 243с.

5. Андреева В. И. Делопроизводство. — 6-е изд., перераб. и доп. — М.: ЗАО «Бизнес-школа Интел-Синтез», 2000. — 187 с.

6. Кузнецова Т. В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управ­ления): Учебное пособие. — 2-е изд. испр. и доп. — М.: ЗАО «Бизнес-школа Интел-Синтез», 2002. — 328 с.

© Центр дистанционного образования МГУП

Основные требования к оформлению управленческих документов [c.5]

Освещены вопросы современной регламентации делопроизводства, составления и оформления управленческих документов. Дана характеристика законодательных актов и нормативно-методических документов, регламентирующих работу с документами. Рассмотрены организация делопроизводственной службы, ее структура, задачи, функции, должностной и численный состав. [c.4]

Ряд правовых актов содержит нормы, которые необходимо учитывать при составлении и оформлении управленческих документов. К таким актам относятся, например, закон РФ О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров , который определяет порядок регистрации эмблемы предприятия, помещаемой на бланке постановление Правительства РФ Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и [c.49]

Основные правила составления и оформления управленческих документов закреплены в действующих в настоящее время в России общегосударственных нормативно-технических документах — государственных стандартах, которые являются основой для конкретизации правил работы с документами в каждой организации, их уточнения с учетом специфики ее деятельности, технологии документирования, условий работы управленческого аппарата. На основе законодательных, нормативных и нормативно-методических документов каждое учреждение (организация, фирма) устанавливает свои требования к работе с документами в уставе (положении), регламентах, правилах, инструкциях. В них закрепляются конкретные правила документирования, в том числе [c.56]

Оформление управленческих документов 5 7 [c.57]

Оформление управленческих документов 59 [c.59]

Оформление управленческих документов [c.61]

Оформление управленческих документов g3 [c.63]

Оформление управленческих документов q j [c.67]

Оформление управленческих документов 71 [c.71]

Правила оформления управленческих документов [c.40]

Рассмотрим методы снижения затрат от стандартизации правил оформления управленческих документов за счет повышения производительности труда при их изготовлении и обработке. Затраты на стандартизацию правил оформления документов установим в результате расчета по выражениям (3.9)-(3.11). [c.87]

Общие правила оформления многострочных реквизитов, наносимых печатающими устройств а-м и. Значительная часть реквизитов, используемых при оформлении управленческих документов, состоит из нескольких строк (адресат, грифы утверждения и согласования и др.). При изготовлении документов с помощью печатающих устройств производительность нанесения таких реквизитов изменяется в зависимости от длины их строки, так как при работе на пишущих машинах перевод строки требует затрат времени, а производительность АЦПУ ЭВМ прямо зависит от числа строк. Кроме того, производительность пишущих машин зависит от изменения интервалов между строками реквизита и от сочетаний прописных и строчных букв. [c.87]

Расположение основных реквизитов документа приведено на рис. 6. Ниже рассматриваются состав и правила оформления реквизитов, которые чаще всего используются при оформлении управленческих документов. [c.38]

Процесс принятия управленческого решения включает следующие операции подготовку к работе, выявление проблем и формулирование целей поиск информации и ее обработку выявление возможностей ресурсного обеспечения ранжирование целей дробление целей и формулирование заданий подчиненным оформление необходимых документов. [c.141]

Инструкция излагает общий порядок подготовки и оформления управленческой документации — особенности оформления отдельных организационно-распорядительных документов, [c.12]

В пособии освещается весь комплекс необходимых сведений по подготовке и оформлению важнейших видов управленческой документации — приказов по основной деятельности и личному составу организации. Излагаются требования к оформлению других распорядительных документов распоряжений, указаний, постановлений, решений. Особое внимание уделено оформлению реквизитов распорядительных документов, составлению бланков согласно требованиям ГОСТ Р 6.30.-97. Приводятся многочисленные иллюстрации, тщательно отработанные образцы и примеры оформления реальных документов. [c.2]

В целом нормативную и законодательную базу подготовки управленческих документов, в том числе приказов и других распорядительных документов, составляет совокупность законодательных актов Российской Федерации, правовых и нормативных актов, регламентирующих вопросы подготовки, технологию обработки и хранения деловых документов, а также регулирующих работу служб делопроизводства на всех уровнях управления. Здесь приведем лишь краткую характеристику важнейших законодательных и нормативных актов, содержащих как отдельные требования по организации делопроизводства и оформления распорядительных документов, так и целиком посвященных этим вопросам. [c.8]

Инструкция излагает общий порядок подготовки и оформления управленческой документации — особенности оформления отдельных организационно-распорядительных документов, описывает процедуры документооборота (от регистрации поступающего в организацию документа до передачи дел на архивное хранение). Инструкция используется не только министерствами и ведомствами, она также находит применение на предпри- [c.9]

Учебное пособие излагает основные сведения о порядке разработки и оформления управленческой документации, об организации делопроизводственной службы, технологии регистрации, учета и хранения документов. Особое внимание уделено оформлению реквизитов организационно-распорядительной документации в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30—97. Приводятся тщательно отработанные образцы основных видов управленческих документов. Излагаются важнейшие положения по оформлению деловой корреспонденции на английском, французском и немецком языках. [c.2]

Инструкция излагает общий порядок подготовки и оформления управленческой документации — особенности оформления отдельных организационно-распорядительных документов, описывает процедуры документооборота (от регистрации поступающего в организацию документа до передачи дел на архивное хранение). Инструкция используется не только министерствами и ведомствами, она находит применение на предприятиях и в организациях в качестве основы для создания собственных систем документационного обеспечения управления. [c.13]

Математические формулы в управленческих документах встречаются не часто. Однако в отдельных инструктивных и руководящих материалах без них не обойтись. Изложим основные требования к их оформлению. [c.31]

ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ (ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ) ДОКУМЕНТОВ [c.7]

Стандартизация — это форма юридического закрепления результатов унификации. В практике совершенствования документацион-ного обеспечения управленческой деятельности разрабатываются государственные стандарты на терминологию делопроизводства и архивного дела и на требования к составлению и оформлению управленческих документов. В настоящее время действуют два стандарта ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов и ГОСТ Р 51141 -98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения . [c.121]

ТЕХНИЧЕСКИЕ ИСПОЛНИТЕЛИ — одна из категорий персонала организации, входящая в укрупненную категорию служащих (в соответствии с постановлением Министерства труда от 6 июня 1996 г. № 32). Т.н. — работники, обеспечивающие и обслуживающие деятельность руководителей и специалистов при выработке и реализации ими управленческих решений. Умственный труд Т.и. отличается стереотипностью, невысокой содержательностью и малоквалифицированностью и предназначен в основном для выполнения вспомогательных работ подготовки, оформления, контроля документов, технического и хозяйственного обслуживания (секретарь, машинистка, табельщик, чертежник, кассир и др.). [c.383]

Оформление управленческих документов общие требования

Излагаются научные основы совершенствования форм и правил оформления управленческих документов применительно к требованиям организационной и вычислительной техники, используемой в АСУ. Разработаны методы совместной оптимизации характеристик документов и параметров технических средств, а также оптимизации форм построения документов. [c.2]

Правила оформления управленческих (организационно-распорядительных) документов [c.7]

Следует ожидать, что широкое внедрение средств механизации и автоматизации приведет к тому, что получат признание факсимильные подписи, указание подписи на документах при помощи перфорации или кодовых обозначений, и будут решены другие вопросы придания юридической силы документам, подготавливаемым с помощью средств организационной и вычислительной техники. Применение единых правил изготовления и оформления документов. Опыт многих поколений накопил рациональные правила изготовления и оформления документов. Многие из этих правил повсеместно выполняются, не будучи записанными в какие-либо нормативные документы. Наиболее часто применяемые правила оформления и, в первую очередь, организационно-распорядительных документов, включены б государственные стандарты и методические указания по их внедрению. ГОСТ 6.14.1—75 на финансовые и бухгалтерские документы указывает, что правила оформления документов определяются инструкциями или организационно-методическими материалами соответствующих министерств и ведомств. Правила изготовления и оформления документов включают также стандарты на системы документации, не входящие в круг управленческих документов. Наиболее подробно разработаны эти правила в государственной системе стандартизации (ГОСТ 1.5—68). Имеются правила оформления текстовых документов конструкторской документации, тех- [c.48]

О т р а ж е н и е правил оформления документов в государственных стандартах. Самые распространенные правила оформления, в первую очередь ОРД, включены в государственные стандарты [29]. Правила изготовления и оформления документов включают также стандарты на системы документации, не входящие в круг управленческих документов. Наиболее подробно разработаны эти правила в государственной системе стандартизации [15]. Стандартизованы правила оформления текстовых документов конструкторской документации, правила оформления технологических документов, отчетов о научно-исследовательской работе и др. [c.87]

Общие правила оформления многострочных реквизитов, наносимых печатающими устройств а-м и. Значительная часть реквизитов, используемых при оформлении управленческих документов, состоит из нескольких строк (адресат, грифы утверждения и согласования и др.). При изготовлении документов с помощью печатающих устройств производительность нанесения таких реквизитов изменяется в зависимости от длины их строки, так как при работе на пишущих машинах перевод строки требует затрат времени, а производительность АЦПУ ЭВМ прямо зависит от числа строк. Кроме того, производительность пишущих машин зависит от изменения интервалов между строками реквизита и от сочетаний прописных и строчных букв. [c.87]

Инструкция по документированию управленческой деятельности (Инструкция по делопроизводству) — для регламентации организации, правил, приемов, обязанностей, процессов создания, оформления, движения и хранения документов самого предприятия. Здесь, в частности, с учетом специфики разделения и кооперации труда на предприятии, определяются рамки полномочий руководителей и специалистов по работе с документами, типовые сроки исполнения документов на предприятии, маршруты движения наиболее важных документов, система контроля за исполнением документов, особенности и правила работы с документами, содержащими коммерческую тайну, правила регистрации документов, типовые формы документов и т. п. [c.23]

На наш взгляд, можно ввести в наш стандарт требование стандарта ИСО, но одновременно разрешить опускать ненужные в данном документе элементы как в конце, так и в начале написания даты. В большинстве управленческих документов ее можно было бы писать, начиная с указания десятилетия века, т. е. 79—05—01, а при обработке в подсистемах АСУ, в которых данные выдаются ежесуточно, начиная с месяца — 05—01. Подобное совершенствование правил оформления документов приведет к повышению производительности труда составителей документов и машинисток. [c.25]

На первом этапе разрабатываются только 2 основополагающих государственных стандарта, устанавливающих основные требования ко всем управленческим документам. В настоящее время утверждены и введены стандарты Общие положения и Термины и определения (ГОСТ 6. 10. 1—75 и ГОСТ 6. 10. 2—75). В дальнейшем могут быть разработаны и утверждены другие стандарты, например на общую модель построения управленческих документов или единые правила оформления, устанавливающие порядок ведения унифицированных систем документации, и т. д. [c.52]

Специфику языка служебных документов изучает документная лингвистика — сравнительно новая научная дисциплина, цель которой — разработка правил составления служебных документов. Конечно, трудно предусмотреть все правила и нормы, которые полностью гарантировали бы составителя служебного документа от возможных ошибок как в содержании, так и в техническом оформлении документа. Тем не менее их можно свести к минимуму, если в своей работе руководствоваться государственными стандартами на управленческую документацию, пособиями по служебной корреспонденции и справочниками по литературному редактированию. [c.22]

Машинописное изготовление традиционных управленческих документов гораздо более трудоемко, чем печатание сплошного текста. Особенности расположения и сложившиеся правила оформления отдельных реквизитов (адресата, отметок о приложении, подписи) и заголовков внутри текста требуют дополнительных затрат на изменение интервалов между строками, на большие (часто различные) отступы от левого поля, на центровку относительно вертикальной оси листа бумаги, на подчеркивание отдельных слов. Те же операции выполняются на пишущих автоматах с такими же затратами времени при первой, а в ряде случаев и при повторных перепечатках, например, при переходе с автоматического на ручной режим работы для изменения машинописного интервала. Это особенно нежелательно в случаях, когда одновременно с документом пишущий автомат готовит и машинный носитель с данными для непосредственного ввода в ЭВМ. [c.16]

Рекомендации международных организаций предусматривают расположение зон на формате А4 в два столбца, из-за чего коды и записи, переносимые на машинные носители, рассредоточиваются по всей площади заголовочной части документа, а это неудобно для операторов, производящих перфорацию. Кроме того, при заполнении коротких строк снижается производительность печатающих устройств. Наша модель построения управленческих документов, напротив, позволяет сосредоточить в одной зоне все коды и перфорируемые признаки и заполнять заголовочные записи длинными строками. Планировка модели не исключает применения конвертов с окнами для пересылки документов, а лишь потребует введения дополнительных правил оформления адресов. [c.55]

Для получения максимального эффекта от межсистемной унификации документов в условиях АСУ целесообразно не только разработать графическую модель управленческих документов, но и ввести единые правила их оформления с указанием отдельных допускаемых отклонений. При разработке этих правил и модели следует учитывать возможности их применения и для документов неуправленческого характера. [c.56]

ОПТИМИЗАЦИЯ ФОРМ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ И ПРАВИЛ ИХ ОФОРМЛЕНИЯ [c.57]

Дополнительно снижены затраты времени составителей документов в результате 1) применения единых форм и правил оформления всех управленческих документов 2) широкого применения метода однократной записи 3) внесения строк таблиц полиграфическим способом 4) записи кодов ОК ТЭИ вместо текста [c.143]

Для совершенствования работ по управлению большое значение имеют упрощение и сокращение документации и отчетности, рационализация документооборота, конторского труда, делопроизводства. Правила оформления документов, порядок их регистрации, группировки, применение в делопроизводстве средств малой механизации, введение единой системы кодирования писем в значительной степени определяют четкость, грамотность организации управления и. снижают затраты управленческого труда. [c.37]

В условиях рыночной экономики основной целью предприятий является получение прибыли. Для успешного ведения бизнеса важно быть предприимчивым, инициативным, способным идти на определенный риск. Но не менее важно иметь специальные знания в различных отраслях гражданского, налогового, трудового законодательства, а также правила оформления документов, используемых в деятельности предприятия. Так управленческие решения принимаются на основе внутренней и внешней информации, содержащейся в документах. [c.3]

ПРИНЦИПЫ, ОПРЕДЕЛЯЮЩИЕ НАПРАВЛЕНИЯ РАЗВИТИЯ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ — основные теоретические положения — правила, включающие концентрацию работников отдельного подразделения или всей системы управления персоналом на решение основных задач или концентрацию однородных функций в одном подразделении системы управления персоналом, что устраняет дублирование специализацию (разделение труда в системе управления персоналом — выделяется труд руководителей, специалистов и др. служащих, формируются отдельные подразделения, специализирующиеся на выполнении групп однородных функций) параллельность (предполагает одновременное выполнение отдельных управленческих решений, повышает оперативность управления персоналом) адаптивность (гибкость) — означает приспосабливаемое системы управления к изменяющимся целям организации и условиям ее работы преемственность — предполагает общую методическую основу проведения работ по формированию системы управления персоналом на разных ее уровнях и разными специалистами, стандартное их оформление непрерывность (отсутствие перерывов в работе работников системы управления персоналом или подразделений, уменьшение времени пролеживания документов, простоев технических средств управления и т.п.) ритмичность — предполагает выполнение одинакового объема работ в равные промежутки времени и регулярность повторения функций управления персоналом прямоточность — означает упорядоченность и целенаправленность необходимой информации по выработке определенного решения, бывает горизонтальная и вертикальная (взаимосвязи между функциональными подразделениями и взаимосвязи между различными уровнями управления). [c.277]

Используя предыдущий пример, продолжим процесс, и представим его в виде графической или словесной модели. Как правило, графическая модель строится на словесной. Допустим, что руководитель определился с набором требований к претенденту. Итак, он знает, чего хочет. Теперь надо организовать процесс отбора. Можно подать рекламное объявление можно использовать личные контакты можно обратиться в бюро занятости. Затем провести собеседование. Второй этап, собеседование, во многом зависит от результатов первого. Если человека принимали по личным контактам и с рекомендациями, возможно не потребуется проведение собеседования, а сразу будет отдано распоряжение об оформлении приказа на заключение контракта с оговоренными заранее условиями. Если же претенденты придут в организацию по объявлению или по направлению бюро занятости, да еще несколько человек, то придется проводить целевой отбор нужного организации кандидата. В этом случае придется обратиться к ранее намеченным целям или желаемым результатам. Далее придется продумывать методику проведения процесса отбора назначить время испытаний, всем кандидатам одновременно или каждому — свое или провести отбор по представленным документам, и уж после этого приглашать на личную беседу выбранного кандидата. Если же по каким — либо причинам прийти к согласию на удастся, то предусмотреть какие требования можно изменить, и выбрать другого кандидата. Процесс завершается тогда, когда работник фактически приступил к исполнению обязанностей. Если же он был принят с испытательным сроком, то завершением считается срок окончания испытания. Окончательная оценка принятого решения зависит от того, насколько принятый работник отвечает интересам организации как он справляется с порученной работой, не является ли источником конфликтных ситуаций не требует ли от организации дополнительных расходов, связанных с созданием условий для обучения или др. Эффективным следует считать такое управленческое решение, которое привело к достижению целей организации и [c.37]

Особо выделены вопросы документирования управленческой деятельности понятие документа, виды и разновидности документов, требования к составлению бланков документов, оформлению всех реквизитов документов, а также правила составления организационных, распорядительных и информационно-справочных документов, входящих в систему организационно-распорядительной документации. Освещены вопросы организации работы с документами, включая организацию документооборота, технологии регистрации документов, контроля за сроками их исполнения, информационно-справочной работы. Рассмотрены правила хранения документов в делопроизводстве и подготовки их к сдаче в архив. [c.4]

Проведение межсистемной унификации документов было бы неполным без введения единых правил их оформления с установлением также допустимых при необходимости отклонений для отдельных систем документации или групп документов. Причем при разработке этих правил должны быть учтены традиции и опыт оформления не только управленческих, но и всех других документов. При разработке общей модели следует учитывать возможность построения на ее основе документов, выходящих за пределы управленческих систем. [c.119]

Большое значение для создания документов имеет унификация — установление единого комплекса их видов и разновидностей для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и документов и единых правил их составления, оформления, создания трафаретных текстов. [c.43]

БАНКОВСКИЕ ДОКУМЕНТЫ — документы, являющиеся основанием для выполнения банками денежно-расчетных операций и осуществления бухгалтерского учета указанных операций. Документы, связанные с приемом или выдачей наличных денег, называются кассовыми (денежные чеки, кассовые приходные и расходные ордера, объявления на взнос наличных денег), а по оформлению безналичных операций — мемориальными. Основная масса денежно-расчетных документов (платежные поручения, счета-платежные требования, чеки, объявления на взнос денег, заявления на выдачу ссуд и т. п.) представляется в банки их клиентами. Часть документов составляется самими банками кассовые приходные и расходные ордера, мемориальные ордера, внебалансовые ордера, авизо по МФО и т. д. Каждый документ должен содержать реквизиты, необходимые для оформления и учета данной операции. Б. д. составляются клиентами и банками путем заполнения, как правило, на пишущих или счетных машинах типовых форм бланков, изготовляемых типографским способом. Банки строго регламентируют порядок проверки, обработки и хранения документов. Четкая банковская документация является одним из важных факторов ускорения расчетов в х-ве, повышения качества обслуживания клиентов, улучшения постановки учета в банках и у клиентов и экономии расходов на содержание управленческого аппарата. [c.121]

Унификация документов заключается в установлении единого комплекса видов и разновидностей для аналогичных управленческих ситуаций, в разработке единых форм документов и единых правил их составления, оформления и создания трафаретных текстов. [c.174]

ГОСТ определил назначение и состав данной системы Унифицированная система организационно-распорядительной документации — комплекс стандартов, взаимоувязанных форм документов, правил и положений, устанавливающих требования к содержанию, построению и оформлению документов, используемых для решения управленческих задач на основе применения экономико-математических методов и средств вычислительной техники 2. [c.37]

Образующаяся в процессе управленческой деятельности документация, как правило, после стадий составления, согласования, оформления и изготовления становится объектом дальнейших управленческих процедур. Эти процедуры осуществляются одновременно различными звеньями управленческого аппарата (например, приказ министра требует проработки во всех главных управлениях министерства), в связи с чем возникает потребность в оперативном изготовлении определенного количества копий того или иного документа. Количество таких копий может колебаться от нескольких единиц до 1 тыс. экземпляров. Причем требования к каче-честву воспроизводимых оригиналов различны. [c.207]

Указание — организационно-правовая форма управленческого решения, оформляемая в виде распорядительного документа по вопросам методического характера, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других документов. Может издаваться при оформлении командирования, наложении взыскания и т. д. Право издания указания имеют руководители, действующие на правах единоначалия в пределах их компетенции. [c.68]

В период разработки этого РТМ действовали всего три ГОСТа на формуляры-образцы. За основу построения документов отрасли был взят формуляр-образец на ОРД [30]. На его основе и построен формуляр-образец отрасли для различных форматов бумаги при сохранении на каждом из них единой структуры. На базе этого формуляра-образца в отрасли унифицировано и успешно применяется около ста форм управленческих документов. Единая структура этих документов и единые правила оформления, а также четко поставленная система их ведения способствовали успешному созданию информационного обеспечения «АСУ—Химмаш». [c.53]

Поставлена задача, осветить правила составления и оформления тех документов, которые наиболее часто встречаются в управленческой деятельности работников управленческого аппарата, и ознакомить с организацией делопроизводственных процессов. В соответствии с этой задачей в учебном пособии подробно излагаются требования государственных стандартов к составлению и оформлению документов и вопросы организации делопроизводственной службы, обработки документов, их регистрации, контроля исполнения, текущего хранения, а также организации рабочих мест и механизации документацион-ных процессов. [c.3]

Выявлены закономерности в построении форм документов на различных уровнях управления. Установлено, что структура и основные параметры документов (состав реквизитов, размеры полей, форматы бумаги), а также правила их оформления не зависят от уровня управления. На этой основе выдвинута и подтверждена гипотеза о возможности создания графических моделей (формуляров-образцов) управленческой документации с целью эффективного сокращения разнообразия форм документов, ихвзаимоувязки в рамках традиционной технологии, а также при механизации и автоматизации изготовления и обработки документов. В результате анализа отступлений от первой графической модели при унификации внешнеторговых документов в СССР и за рубежом намечены допускаемые отклонения в размещении отдельных групп реквизитов. На этой основе впервые разработан государственный стандарт на формуляр-образец системы документации (ГОСТ 6.2—69), положивший начало созданию аналогичных стандартов за рубежом и формуляров-образцов других систем документации в СССР. Взамен проводившейся ранее стандартизации форм отдельных документов в СССР утверждено 11 государственных и 4 отраслевых стандарта на формуляры-образцы, принятые за основу построения документов как при традиционных методах их обработки, так и при использовании их в АСУ. [c.154]

Коды (реквизиты 4 и 5). Внедрение ЭВМ в сферу управления позволило автоматизировать обработку документной информации. Государственные стандарты на унифицированные системы документации учитывают как ручную, так и автоматизированную обработку документов. Поэтому ГОСТ на УСОРД предлагает при проектировании бланков документов проставлять код организации по Общесоюзному классификатору предприятий и организаций (ОКПО) и код документа по Общесоюзному классификатору управленческой документации (ОКУД). Для общего бланка место кодов определено в правой части верхнего поля документа. Код по ОКПО может быть напечатан вместе с бланком, а код. по ОКУД будет впечатываться на машинке при оформлении конкретного вида документа. [c.15]

Унифицированная система состоит из трех подсистем по созданию и реорганизации учреждений и предприятий кадровой документации автоматизированного контроля исполнения документов. УСОРД регламентирована по составу и определяется как комплекс взаимоувязанных правил, положений в форм, устанавливающих требования к содержанию, построению и оформлению документов, применяемых для решения управленческих задач с учетом использования электронно-вычислительной техники. [c.185]

Составление и оформление управленческой документации

Статьи по теме

Организационно-распорядительная документация — именно с ней в основном работаете все вы. Содержательная часть документа, общие требования. Помните, что составление текста документа — задача творческая. Этапы согласования текста, придание ему юридической силы. Реквизиты документа. Примеры оформления документов.

Документирование управленческой деятельности — основа дело-производства и один из наиболее сложных вопросов, решаемых в процессе работы с документами. Правильно составленный и оформленный документ упрощает и ускоряет процедуры его обработки и позволяет в дальнейшем лучше понять его значение как исторического источника и точнее установить срок хранения. Управленческая документация включает широкий круг разнородных документов, необходимых для выполнения функций управления в организации. Функциональная принадлежность документов — это первое, что следует учитывать при подготовке служебной документации. В современной практике используются унифицированные системы документации по таким направлениям деятельности, как бухгалтерский учет, отчетность и статистический учет, внешнеторговые и банковские операции, организационно-распорядительная деятельность, пенсионное обеспечение и др. Среди всех применяемых систем документации особое место занимает Унифицированная система организационно-распорядительной документации, применяемая при оформлении распорядительной и исполнительной деятельности аппарата управления и играющая особую роль среди всех других систем управленческой документации. ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ (ОРД) фиксирует принятые решения по административным вопросам и создается во всех федеральных органах государственной власти, в органах местного самоуправления, на предприятиях и в организациях независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности Именно с ОРД работают в основном специалисты служб документационного обеспечения управления. Видовой состав данной системы документации включает положения, правила, инструкции, приказы, распоряжения, постановления, протоколы, акты, письма, служебные записки, справки, заявления и другие виды документов организационного, распорядительного и справочно-информационного характера. Подготовка любого из этих документов включает два взаимосвязанных процесса: разработка содержательной части (текста или таблицы), т. е. составление документа и придание юридической силы тексту документа (оформление документа). Разработка содержательной части документа Содержательная часть документа чаще всего бывает представлена связным текстом, а при необходимости имеет форму таблицы или анкеты. Для служебных документов возможно сочетание текстовых и табличных форм изложения содержания.

ТЕКСТ ОФИЦИАЛЬНОГО ДОКУМЕНТА — информация, зафиксированная любым типом письма или любой звукозаписи, заключающая в себя всю или основную часть речевой информации документа. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

Текст документа по структуре, принятым формулировкам, устойчивым синтаксическим конструкциям непосредственно связан с видом (письмо, приказ, протокол, акт и т. д.) и разновидностью документа (приказ по основной деятельности или приказ по личному составу, письмо-предложение или гарантийное письмо, акт ревизии кассы или акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения и др.).

Вместе с тем можно выделить общие требования к текстам служебных документов:

  • краткость и точность изложения информации, исключение двоякого толкования;
  • объективность и достоверность информации;
  • составление, по возможности, простых, т. е. содержащих один вопрос, документов для облегчения и ускорения работы с ними;
  • структурирование текста документа, деление его на такие смысловые части, как введение, доказательство, заключение;
  • широкое использование трафаретных и типовых текстов при описании повторяющихся управленческих ситуаций. Особое внимание следует уделить языку и стилю служебных документов, т. к. при составлении текстов документов используется деловой стиль со специфическими признаками:
  • нейтральный (без эмоциональной окраски) тон изложения;
  • точность и ясность изложения (исключение образных слов и выражений, использование уточнений и дополнений и т. д.);
  • краткость текста, исключение повторов, излишних подробностей и т. д.);
  • употребление устойчивых, шаблонных словосочетаний («сообщаем, что в период…», «направляем на рассмотрение и утверждение…», «проверкой установлено, что…»);
  • ограниченная сочетаемость слов;
  • Правильно Неправильно
    Вносить предложения Давать предложения
    Предоставить кредит Выдать кредит
    Обладать правом Владеть правом
    Вступать в силу Входить в силу
    • использование отглагольных существительных;
    • Правильно Неправильно
      Оказать содействие Посодействовать
      Оказать поддержку Поддержать
      Произвести ремонт Отремонтировать
      • безличный характер изложения текста;
      • употребление специальных терминов («решили», «постановили», «приказываю»);
      • использование сокращенных слов (экз., с., см., и т. д.);
      • использование универсальных слов с неопределенным значением;
      • исключение из текста архаизмов («сего года», «при сем направляем»).
      • Правильно Неправильно
        продлить пролонгировать
        объявление анонс
        представить репрезентовать

        Тексты большого объема принято делить на разделы, пункты, подпункты, применяя нумерацию арабскими цифрами с точками после них. Наиболее краткой и наглядной формой изложения сведений в документе является таблица. Над таблицей помещается заголовок, отражающий ее содержание. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны согласовываться с заголовками. Данные о переводе платежных поручений за декабрь 2002 г.

        Получатель Номер платежного поручения Дата оплаты Сумма (тыс. руб.)
        ООО «Весна» 168 10.12.2002 3000
        ООО «Гранат» 174 15.12.2002 8000
        ЗАО «Теплый Стан» 185 23.12.2002 2605

        Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах печатают только номера граф; если таблиц в документе несколько, то над таблицей справа пишут слово «Таблица» и указывают ее порядковый номер (без знака №). В тексте документа должны быть ссылки на все содержащиеся в нем таблицы. Разработка содержательной части документа — творческая задача, требующая профессиональных знаний по вопросу, излагаемому в документе, поэтому на этапе составления текста с документом работает ответственный исполнитель — специалист структурного подразделения, которому поручена подготовка документа. Вместе с тем важную роль в этом процессе играет и служба документационного обеспечения управления, перед которой стоят следующие задачи:

        • обеспечение работников структурных подразделений нормативно-методическими материалами, позволяющими максимально сократить время на работу с текстом документа (инструкция по ведению делопроизводства в данной организации; Табель форм документов, используемых в организации; альбом унифицированных форм документов; сборники типовых и трафаретных текстов документов и т. п.);
        • формирование и ведение базы данных по изданным руководителем организации распорядительным документам, касающимся вопросов деятельности и правомочий структурных подразделений, а также порядка работы с документами с учетом специфики данной организации;
        • оказание консультативной помощи ответственным исполнителям по таким вопросам, как этические аспекты текста составляемого документа и язык и стиль служебных документов.

        Характеризуя этап работы исполнителя над текстом документа, следует особо отметить распространенную на практике ошибку, связанную с процедурой согласования текста проекта документа. Недопустимо возлагать задачу согласования документа на работников службы документационного обеспечения управления. Только специалист, составивший проект документа (автор текста), может определить круг должностных лиц, заинтересованных в его согласовании, дать объяснения по замечаниям, высказанным другими специалистами, и доработать текст до взаимоприемлемого варианта.

        Оформление текста документа

        Юридическую силу документу придают отдельные надписи, называемые реквизитами документа Составленный и согласованный текст документа должен быть оформлен по установленным требованиям, главным из которых является наличие в документе юридической силы. Непосредственно на юридическую силу влияют реквизиты, называемые составом удостоверения документов: гриф утверждения, подпись, печать. Для многих документов важную роль играют визы ознакомления. Почти все документы, за редким исключением, должны оформляться на служебных бланках.

        ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТА — проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

        Важно подчеркнуть, что правила оформления отдельных реквизитов являются общими для разных видов организационно-распорядительных документов.

        РЕКВИЗИТ ДОКУМЕНТА — обязательный элемент оформления официального документа. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

        Каждый документ имеет индивидуальный набор реквизитов, отражающий его особенности и назначение в управленческом процессе. В то же время отдельные реквизиты являются обязательными для каждого документа независимо от его вида и разновидности. Отсутствие таких реквизитов в документе лишает его юридической силы. К обязательным для всех ОРД реквизитам относятся: наименование организации, дата документа, регистрационный номер, текст, подпись. Другие реквизиты обязательны для отдельных видов документов. Например, для писем необходимы справочные данные об организации, адресат, отметка об исполнителе, а для приказов — наименование вида документа и место его издания. Среди обязательных реквизитов есть постоянные, которые не меняются вообще (наименование вида документа) или длительное время (наименование организации, справочные данные об организации). Однако многие реквизиты не могут быть постоянными и все время меняются полностью или частично (дата документа, заголовок к тексту, текст, отметка об исполнителе и др.). При оформлении документов реквизиты группируются в пределах трех основных частей, на которые можно условно разделить любой документ: заголовочная, содержательная, оформляющая. Заголовочная часть — это начало документа, где содержатся сведения об организации (авторе документа) и первичные данные о самом документе. Содержательная часть — главная часть документа, раскрывающая его смысл и назначение. Оформляющая часть — совокупность реквизитов, подтверждающих подлинность документа и достоверность содержащихся в нем сведений. В оформляющей части документа располагаются также вспомогательные делопроизводственные отметки на документах, облегчающие работу с ними. Главной частью документа, безусловно, является содержательная, однако нельзя пренебрегать заголовочной и особенно оформляющей частями, благодаря которым документ приобретает юридическую силу.

        Рассмотрим в качестве примера схему оформления одного из организационных документов — положения о структурном подразделении:

        Заголовочная часть
        Содержательная часть
        Оформляющая часть

        Проиллюстрируем эту схему условным примером положения о секретариате, составленным и оформленным с учетом требований, предъявляемых к содержанию документов данного вида и порядку придания им юридической силы (составные части реквизитов, вносимые в документ от руки, выделены другим шрифтом):

        Изучение практики работы современных организаций показывает, что далеко не каждый бумажный носитель с записанной на нем информацией можно назвать документом. И главной причиной этого, как правило, является отсутствие или неверное оформление отдельных реквизитов документа. В связи с этим каждый специалист, работающий со служебными документами, должен хорошо знать правила оформления всех надписей на организационно-распорядительных документах, а также способы расположения реквизитов ОРД и размеры отведенных для них полей. Реквизиты документов наносятся, как правило, на лицевую сторону листа бумаги (одностороннее оформление), но допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа. Двустороннее оформление документов удобно при составлении документов с краткими (до 10 лет) сроками хранения. Документы, подлежащие длительному, многолетнему хранению, лучше оформлять с одной стороны листа, обеспечивая тем самым большую степень сохранности бумажного носителя информации.

        Читайте так же:  Что такое страховка от потери работы

        Добавить комментарий

        Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *