Договор на согласовании у юриста

Всё о безопасности бизнеса 8(495)763-94-17

Nav view search

Навигация

Стандарты согласования договоров

Марина Емельянцева, юрист

Организация договорной работы на предприятии и заключение контрактов является существенной стороной бизнес-процесса.

Что необходимо знать для четкого выстраивания работы с договорами? Ниже приведены несколько полезных советов.

1. Этапы согласования договоров. Необходимо, прежде всего, закрепить в документах все процессы договорной работы, зафиксировать основной функционал сотрудников, утвердить ответственных лиц на каждом участке, а также прописать сроки действия договора. Для этого рекомендуется разработать и утвердить регламент согласования договоров на предприятии. В такой регламент включаются отделы и службы компании, без которых подписания контракта может привести к необоснованным рискам. Входящий договор должен проходить соответствующий контроль на каждом этапе согласования.

Отдельное внимание стоит обратить на проверку контрагента, его платежеспособности, репутации на рынке, благонадежности. Обычно в таких случаях проводится проверка контрагента по базам, обзваниваются его клиенты и партнеры. Такие действия могут предотвратить появление безнадежной дебиторской задолженности, а также уберечь от иных негативных вариантов развития событий.

Следующим логическим этапом согласования договоров является согласование их юристами предприятия. Они должны согласовать договор в части наличия в его тексте информации о досудебном урегулировании споров, подведомственности и подсудности споров, о применимом праве, о способах расторжения договора, об условиях его прекращения и ответственности сторон за неисполнение их обязательств; а также за соответствие договора действующему законодательству и интересам предприятия. Юрист оценивает правильность всех формулировок условий договора с точки зрения требований юридической техники (правомерность используемых терминов, полноту и четкость изложения текста договора, не допускающего различного толкования). По всем остальным моментам юрист может давать рекомендации по исполнению.

Следующим закономерным этапом станет согласование договора бухгалтером предприятия в части правильности заполнения банковских реквизитов, проверки порядка, условий и формы расчетов сторон, рисков и условий в сфере налогообложения доходов и расходов по договору.

Финансовая служба предприятия, как правило, согласовывает направления денежных потоков, минимизацию рисков, порядок (выверку) расчетов и условий платежей, налоговую оптимизацию, условия оформления документов первичного учета, выделения НДС.

Конечным звеном согласования договора становится регистрация (присваивание номера) и передача его в архив после подписания руководителем организации.

2. Лист согласования договора. Все этапы согласования договоров обычно сопровождаются заполнением утвержденного листа согласования. В случае наличия возражений на каком-либо этапе, желательно вносить отметку в этот документ. В листе необходимо указать отдел, от которого исходит договор; контрагента; предмет договора; исполнителя; а также пометки, возражения и визы сотрудников.

3. Предварительная работа с контрагентом. Перед началом согласования договора с контрагентом важно запросить у него пакет документов, подтверждающих его правоспособность. К таким документам относятся: устав, свидетельство о создании юридического лица, свидетельство о постановке на учет. Особое внимание надо обратить на наличие лицензии в том случае, если деятельность контрагента является лицензируемой. Так, например, оборот спиртосодержащей алкогольной продукции организациям, не имеющим на то соответствующую лицензию, запрещен.

4. Согласование типовых договоров. Стоит выделить процесс согласования типовых договоров. Зачастую формы типовых договоров на предприятии являются утвержденными. В этом случае дополнительно согласовывать такой договор по тексту бессмысленно, но нужно обратить внимание на его отдельные условия: проверку контрагента, сроки, цену.

Если типового договора нет, то при его разработке следует исходить из принципа простоты: легче согласовывать договор на двух страницах, чем на 15-20 листах. Необходимо также оценивать условия договора, принимая во внимание позицию вашего контрагента.

5. Общие положения о согласовании. В процессе согласования договоров необходимо принимать во внимание и человеческий фактор. Сотрудники могут с неохотой заполнять лист согласования, возможны пропуски этапов согласования. В таком случае необходимо на каждом этапе ввести жесткие условия: нет визы сотрудника с предыдущего этапа согласования – договор не принят; нет документов – договор не принят; лист согласования не заполнен – отказ в принятии договора на согласование. Руководитель предприятия ни в коем случае не должен подписывать не полностью согласованные договоры.

Договорная работа в компании: какие аспекты учитывать при ее организации?

Организация работы по разработке новых или экспертизе входящих договоров является важной составляющей комплекса мер по обеспечению защиты интересов компании как участника гражданского оборота. Однако нередко на практике данной части юридической функции уделяется недостаточно внимания. Зачастую такая проблема характерна для субъектов малого и среднего предпринимательства, где собственник бизнеса в целях снижения постоянных издержек экономит на юристе и возлагает ответственность за работу с договорной документацией на бухгалтера, для которого выполнение такого рода функции, безусловно, нехарактерно. На крупных предприятиях существует другая проблема: сложившаяся годами система малоэластична и с трудом подвергается реформированию. В то же время, пренебрегая мониторингом тенденций и изменений в области разработки/согласования договоров, собственники подвергают предприятия рискам наступления неблагоприятных последствий не только в связи с нарушением контрагентом условий сделки (риски в области гражданско-правовых отношений), но и в связи с нарушением действующего налогового законодательства.

Деятельность по разработке или согласованию договоров является ярким примером «процессинговой работы», которая характеризуется глубокой погруженностью в производственные процессы, высокой степенью вовлечения и режимом работы day-by-day. Именно по этой причине даже при организации, структурировании юридической функции компании сторонней организацией консультанты, как правило, рекомендуют аккумулировать необходимые для выполнения этой работы ресурсы непосредственно на предприятии, не передавая их на аутсорс. Это объясняется тем, что наибольший эффект предварительная юридическая экспертиза текущих (повседневных) сделок, совершаемых при осуществлении предпринимательской деятельности, обеспечивается при постоянном и непосредственном контакте с производственными подразделениями предприятия.

На практике применяется множество форм организации договорной работы на предприятии, но наибольшее распространение получили две из них.

В первой модели юристы выступают организаторами и основными участниками согласования, принимают на себя обязанности по непосредственному взаимодействию с контрагентами и производственными подразделениями предприятия. То есть, выступая носителем знаний в области юриспруденции и определяя возможные направления возникновения правовых рисков, замыкают на себя весь процесс согласования, являются центром обработки любой информации и принятия ключевых решений.

Вторая модель ограничивает роль юристов исключительно правовой экспертизой сделки, условия которой (финансовые, технические и т. д.) определяются соответствующими профильными подразделениями компании. В таком случае юристы редко самостоятельно инициируют какие-либо предложения относительно условий сделки, а лишь дают мотивированное заключение относительно возможных рисков совершения сделки на предложенных условиях.

Обстоятельствами, оказывающими влияние на выбор той или иной модели, выступают особенности организационной структуры предприятия, штатная численность, территориальная разобщенность подразделений и пр.

В любом случае важнейшими задачами организации договорной работы (с точки зрения юриста) являются:

обеспечение соблюдения процедур compliance;

снижение рисков наступления неблагоприятных экономических и правовых последствий совершения сделки;

систематизация, учет и хранение договоров, их унификация и стандартизация.

При этом не стоит забывать и о том, что не меньшее значение для бизнеса имеет финансовый аспект: целеполагание совершения сделки, определение наиболее целесообразных способов и форм ее совершения, оценка ожиданий и экономического эффекта ее совершения. Данные обстоятельства обуславливают необходимость вовлечения в процедуру согласования экономистов, финансистов и производственников, учитывая, что каждый в пределах своей компетенции оценивает инициативу заключения договора и может дать ценные замечания/предложения.

Совершение сделки без учета и предварительной экспертизы финансового аспекта может повлечь за собой непрогнозируемые последствия.

В целях снижения рисков недостатков при сборке оборудования в месте эксплуатации (в Сибири) крупным производственным центром было принято решение осуществить сборку изделия в месте производства (г. Москва) с последующей транспортировкой железнодорожным транспортом в место эксплуатации в собранном виде. Однако отдельные узлы транспортной системы железнодорожного транспорта (туннели) были не в состоянии обеспечить транспортировку изделия по техническим причинам (габариты изделия превышают пропускные характеристики). Данное обстоятельство не было учтено на этапе принятия решения, результатом чего стали колоссальные финансовые потери (оплата безрезультатных транспортных услуг, компенсация за нарушение сроков передачи товара и т. д.).

Стандартные формы упрощают процесс согласования договоров

Возвращаясь к правовой экспертизе договоров, стоит отметить, что одна из основных задач юриста — снижение риска наступления неблагоприятных экономических и правовых последствий совершения сделки. Речь идет о согласовании условий сделки, отвечающих интересам предпринимателя, нивелирующих риски, связанные с ее совершением. Решению этой задачи способствуют технологии «конструкторов договоров». Данный инструмент зарождался в условиях ограниченных технических и программных ресурсов путем формирования базы типовых формулировок существенных условий сделок, наиболее распространенных или оптимальных для конкретного предприятия, а также регламентов отдельных процедур (приемка исполнения по договору, порядок оплаты, урегулирование споров и пр.). В дальнейшем такие наработки использовались блоками при подготовке соответствующих документов. Отсюда и возник термин «конструктор договоров», который предполагает сборку итогового документа из заранее подготовленных элементов. Создание системы таких стандартизированных инструментов позволяет упростить и облегчить работу инхаус-юриста, исключить технические ошибки и т. д.

Читайте так же:  Заявление обеспечение иска мой арбитр

Одним из способов унификации договорной документации в компании выступает объединение стандартных условий в формы типовых для конкретной организации форм договоров, которые нередко утверждаются распорядительными документами. Наличие типовой формы договора снимает необходимость при совершении каждой новой сделки «придумывать велосипед» и сводит работу соответствующих подразделений компании к заполнению готовой формы. Это особенно упрощает работу компаний по исходящим договорам, часто заключаемым в ходе обычной хозяйственной деятельности (например, договоры реализации продукции предприятия).

На сегодняшний день в условиях развивающихся технологий «конструкторы договоров» и типовые формы поименованных в Гражданском кодексе РФ договоров получили новое развитие в различных программных продуктах. Такие продукты объединяют устоявшиеся формулировки отдельных элементов документа и позволяют пользователю в значительно упрощенном порядке оперативно составлять необходимую основу, форму. Наличие специальных познаний или высшего юридического образования при этом не требуется. Безусловно, подготовленный таким образом проект позволяет обеспечить минимальный уровень гарантий защиты интересов предпринимателя, но не учитывает детали, особенности конкретной сделки, которые могут быть внесены уже в порядке доработки документа при необходимости.

Специализированное ПО позволяет контролировать сделку на различных этапах

Благодаря программным продуктам, представленным сегодня на рынке в изобилии, существенно упрощается и функция систематизации, учета и хранения договоров. Автоматизация производственных процессов, позволяющая в разы снизить трудозатраты по администрированию деятельности организации и повысить ее эффективность, по праву привлекает повышенное внимание собственников бизнеса. Такие программные продукты и решения позволяют объединить в одном информационном пространстве сведения из различных областей жизнедеятельности компании, кроме того, по результатам обработки этой информации, посредством применения различных фильтров подготовить свод, срез данных. Причем многие производители в рамках комплексных решений по автоматизации производственных процессов предлагают опциональные, модульные решения, оптимизированные под конкретные виды деятельности. В частности, при необходимости можно приобрести специализированное программное обеспечение, разработанное для предприятий общественного питания, гостиничного сектора и т. д.

В числе прочего современные программные продукты позволяют осуществлять разработку проекта уникального договора в режиме онлайн или внедрить типовую форму договора, проводить согласование входящего договора, определив состав согласующих подразделений. После заключения договора так же через программные продукты можно осуществлять контроль исполнения сделки, сбор и оформление закрывающих документов, а также систематизацию и последующее хранение комплектов договорной документации, тем самым обеспечивая возможность в максимально сжатые сроки получать доступ к информации о жизненном цикле сделки. Также это позволяет получать сводные данные о том, сколько текущих сделок находится на каком этапе (согласование, заключение, исполнение), какие ключевые решения принимались при совершении сделки и к каким они привели последствиям.

В числе прочего объединение в одном информационном пространстве сведений о продажах продукции, согласовании и исполнении договоров в комплекс позволяют сформировать ценную для развития бизнеса информацию. Например, представление о «воронке продаж», конвертации и сложностях, возникающих при реализации продукта, и т. д.

Compliance — отдельное направление в договорной работе юрдепартамента

Compliance — заимствованное слово, наиболее полно и точно отражающее совокупность мероприятий, осуществление которых обеспечивает в том числе надлежащее выполнение налогоплательщиком своих обязанностей по проверке контрагентов.

В последнее время проблема обеспечения качественной проверки контрагента стала особенно актуальной в свете активизации деятельности госорганов по противодействию легализации доходов, полученных преступным путем, а также пресечению получения недобросовестными налогоплательщиками необоснованной налоговой выгоды. Дополнительным подтверждением повышенного внимания налоговых органов в этом направлении являются внесенные в действующее законодательство изменения. Например, Федеральным законом от 18.07.2017 № 163-ФЗ «О внесении изменений в часть первую Налогового кодекса Российской Федерации» Налоговый кодекс дополнен такой категорией, как «пределы осуществления прав по исчислению налоговой базы и (или) суммы налога, сбора, страховых взносов». Посредством применения приведенной категории, по сути, вновь определены критерии оценки добросовестности налогоплательщика (ранее они основывались на разъяснениях, данных в постановлении Пленума ВАС РФ от 12.10.2006 № 53 «Об оценке арбитражными судами обоснованности получения налогоплательщиком налоговой выгоды»).

Учитывая изложенное, в целях исключения или снижения вероятности наступления негативных последствий, связанных с борьбой против фирм-однодневок, а также с иными проявлениями злоупотреблений со стороны налогоплательщиков, задачи предпринимателя дополняются пунктом «построить эффективную систему процедур compliance». Не погружаясь в детали этих процедур, отметим лишь ключевые обстоятельства, подлежащие проверке добросовестным налогоплательщиком:

существует ли в действительности организация;

является ли организация самостоятельным участником гражданского оборота (или используется для противоправных целей третьими лицами);

действительно ли организация способна исполнить обязательства по предполагаемой сделке (обладает необходимыми ресурсами).

Инструменты, используемые в ходе проверки, общеизвестны: это сведения из Единого государственного реестра юридических лиц (https://egrul.nalog.ru/), база данных арбитражных судов (https://kad.arbitr.ru/) и общий информационный портал судебной системы (https://sudrf.ru/), база данных судебных приставов (http://fssprus.ru/) и т. д. Кроме того, на рынке существует множество специализированных программных продуктов, позволяющих оперативно проанализировать в том числе финансовые результаты деятельности компании.

Все предпринятые действия в рамках проверочных мероприятий налогоплательщику следует фиксировать, а их результаты хранить на случай предъявления налоговыми органами претензий по каким-либо сделкам. Важно отметить, что такого рода претензии могут быть предъявлены налогоплательщику как в рамках мероприятий налогового контроля, проводимых в отношении налогоплательщика, так и в отношении его контрагентов (в рамках встречной проверки), что увеличивает вероятность наступления риска.

Какие вопросы должен раскрывать регламент по договорной работе в компании

Безусловно, важнейшим этапом организации работы по разработке новых или экспертизе входящих договоров в целях решения вышеописанных задач является утверждение регламента. Содержание такого документа должно раскрывать сроки, этапы и иные условия реализации соответствующих процедур, в частности, отвечать на следующие вопросы:

кто инициирует согласование и сопровождает проект на всех этапах (в том числе контролирует соблюдение в ходе согласования установленных сроков);

что является предметом согласования. В данном случае речь идет об определении комплекта документов, поступающих на согласование в соответствующее структурное подразделение (например, вряд ли экономист сможет дать рекомендации к заключению договора, не имея на руках пояснительной записки об источниках его финансирования, равно как юрист не сможет сформировать мнение относительно соблюдения закона при заключении договора в случае, если полномочия подписанта контрагента не подтверждены документально, и т. д.);

кто участвует в согласовании. Здесь важно отметить, что для разных категорий договоров может быть предусмотрен разный состав согласующих подразделений (например, договоры, подготовленные по типовым утвержденным формам, нет необходимости передавать на согласование юристам, а содержащиеся в плане закупок, могут не направляться на согласование экономистам и т. д.);

как распределены между участниками согласования зоны ответственности. Как правило, они определяются функционально (и это логично), но при этом необходимо распределить между участниками все возможные зоны наступления гипотетического риска, не оставив при этом пробелов и неучтенных риск-факторов;

какова последовательность согласования документации. Отвечая на этот вопрос и выстраивая цепочку из участников согласования, следует руководствоваться логической последовательностью принимаемых решений, начиная от фактической возможности исполнения сделки (мнение производственного подразделения) и заканчивая обобщенным мнением юриста о возможности и целесообразности совершения сделки с учетом высказанных другими подразделениями компании мнений. Стоит отметить, что структурное подразделение, которое является звеном, завершающим процедуру, волей-неволей аккумулирует все высказанные ранее замечания (в том числе и от других участников согласования) и подводит некую черту под результатами согласования, формируя итоговое мнение относительно предложенной на согласование сделки.

Обобщая вышеизложенное, хочется еще раз подчеркнуть, что в современных условиях развития информационных технологий предпринимателям предоставляется возможность применения широкого круга инструментов для решения задач администрирования предпринимательской деятельности. Это касается и процедур осуществления правовой экспертизы договорной документации. Несмотря на то что тенденции изменения действующего законодательства сводятся к возложению на участников гражданского оборота все большего круга обязанностей и большей ответственности, выполнение такого рода требований представляется вполне реальным и возможным при условии своевременной и грамотной организации юридической функции.

На что должен обратить внимание юрист при согласовании договор?

Вопрос-ответ по теме

Вопрос

Установлено ли в законодательстве исчерпывающий перечень обязанностей юриста на предприятии? Что конкретно должен смотреть юрист при согласовании договора, за какие разделы он несет ответственность?

Ответ

В законодательстве отсутствует перечень обязанностей юриста. Этот перечень определяет работодатель трудовым договором или должностной инструкцией. То, за какие разделы договора несет ответственность юрист при согласовании, определяется внутренними документами организации.

Гость, знакомьтесь — Правобот!

«Процедура согласования договоров, как правило, предусмотрена положением о договорной работе. Если в компании нет такого единого документа, обязательного для всех подразделений компании и охватывающего все аспекты работы с договорами, процедуру их согласования можно утвердить в качестве отдельного локального акта. Наконец, если и это по каким-то причинам невозможно или нежелательно, стоит написать хотя бы памятку для целей внутреннего использования сотрудниками юридического отдела.

В таком положении (или памятке) надо описать, кто из сотрудников компании должен принимать участие в согласовании тех или иных договоров. Круг лиц, участвующих в согласовании договора, зависит от таких факторов, как его предмет, условия оплаты, ответственность сторон и существенные условия.

Кроме того, надо учитывать, что отдельные договоры в компании могут потребовать согласования вне стандартной процедуры – в каждом таком случае решение о круге лиц, участвующих в согласовании, надо принимать отдельно. Но основные правила для таких нестандартных процедур тоже лучше установить заранее.

Читайте так же:  Претензия в роддом

О том, как организовать процесс согласования технически, см. Как визировать документы.

Как установить стандартную процедуру

Есть несколько общих правил, которые нужно закрепить в положении о договорной работе или (при отсутствии такого документа) просто соблюдать при работе с договорами.

Правило 1. Любой договор должен быть согласован с юристами, бухгалтерией и финансовой службой. При этом бухгалтерия проверяет соответствие договора налоговому законодательству и возможности бухгалтерского оформления всех предусмотренных транзакций. А финансовая служба отслеживает финансовые риски и бюджет планируемых действий.

Правило 2. «Глубина» проверки договора юристом зависит от того, используются ли в компании заранее разработанные типовые договоры.

Если типовой договор не защищен от изменений, то юридическому отделу необходимо сравнить итоговый вариант с заранее согласованным образцом, чтобы убедиться, что в договоре не появилось условий, противоречащих интересам компании.

Если типовой договор защищен от изменений, то юридическому отделу нужно убедиться, что к договору не приложены несогласованные протоколы разногласий.

Нетиповые договоры юристы согласовывают всегда.

Правило 3. Исходя из предмета договора и его условий юристы должны решить, дополнительное согласование со стороны каких именно отделов нужно. Например:

услуги по обучению,

Услуги связи и информации

Предмет договора Отдел, участвующий в согласовании
Рекламные услуги Маркетинг
Административная служба или
отдел персонала – в зависимости
от того, на кого возложена организация
таких мероприятий
Информационно-технический отдел

Как учесть особенности согласования отдельных видов договоров

Выше описаны общие правила для стандартного процесса согласования договоров.

Помимо этого желательно заранее предусмотреть особые ситуации, которые могут иметь важное значение с учетом специфики вашей компании.

Пример правила о частном случае согласования договора

«2.12. В случае необходимости проект договора должен быть согласован с другими заинтересованными структурными подразделениями ООО «Приоритет» в зависимости от вида и содержания договора. В частности, проект договора, содержащий условия о передаче контрагенту по договору сведений, являющихся коммерческой тайной, проект договора, заключаемого с иностранными юридическими и физическими лицами, а также с контрагентами, которые ранее не состояли в договорных отношениях с ООО «Приоритет», должны быть согласованы со службой безопасности ООО «Приоритет»» (см. образец положения о договорной работе).

Однако на согласование могут поступать соглашения, которые не будут укладываться ни в стандартные процедуры, ни в заранее предусмотренные нестандартные. В этом случае юристу необходимо принять решение о том, достаточно ли лиц, указанных в положении, для определения максимального количества возможных рисков, связанных с заключением договора.

В частности, если компания планирует подписать нетиповой договор, разработанный юридическим отделом, всегда нужно проверять, необходима ли для его заключения дополнительная экспертиза специалиста, не указанного в положении о договорной работе. Приведем несколько примеров.

Договоры подряда и возмездного оказания услуг.

При заключении договора строительного подряда, договоров на ремонтные работы и обслуживание оборудования всегда нужно проводить дополнительные экспертизы. Для этого нужно обращаться в отдел, который инициировал заключение договора, а также к специалисту по охране труда и инженерам, которые будут заниматься этими вопросами.

Аналогичным образом в случае заключения договоров возмездного оказания услуг нужно уточнять у отдела, который направил договор на согласование, все ли условия договора им известны и какие дополнительные риски могут возникнуть.

Отдел, инициирующий заключение договора, должен сообщить, какие дополнительные риски, связанные с приобретаемым имуществом, могут возникнуть. Также инициаторы заключения договора должны сообщить, эксперты каких отделов, с их точки зрения, должны участвовать в обсуждении условий сделки.

Чаще всего необходимость проведения дополнительных консультаций возникает в связи с согласованием договоров удаленных обособленных подразделений – у них свой бюджет, поэтому они самостоятельно заключают все виды договоров, включая нетиповые, по каждому из которых нужно принять решение о необходимости дополнительной экспертизы.».

Согласование договора юристом

Одной из важных услуг Московской муниципальной коллеги адвокатов является юридическое заключение по договору. Данной услугой могут воспользоваться как частные, так и юридические лица. Параллельное согласование договора предупредит возникновение нежелательных разбирательств и споров в дальнейшем.

Экспертиза документов нашей компанией может быть предоставлена:

    Предприятиям и физическим лицам.

Ведение коммерческой деятельности предусматривает заключение множества договоров и соглашений с контрагентами, партнерами, сотрудниками, поставщиками и клиентами. Грамотный юридический анализ важных договоров и корректное заключение юриста по договору может предупредить появление «подводных камней» при вступлении договора в силу. Профессионализм и высокая квалификация специалистов ММКА позволяет давать правовую оценку и проводить экспертизу при сделках на международном уровне.

Для соблюдения правомерности сделок купли-продажи, ипотечных, страховых, брачных, инвестиционных договоров и соглашений на долевое строительство, желательно подробно изучить все пункты документа. Предусмотрительность в данной ситуации и наша юридическая экспертиза договоров позволит предупредить возможные споры.

Какие документы берет наша коллегия на экспертизу?

  • все виды договоров, соглашений, контрактов и приложения к ним;
  • нормативные акты и процессуальные документы;
  • приказы, распоряжения, жалобы, заявления;
  • ценные бумаги;
  • учредительные документы;
  • другие документы, составленные на государственном языке.
  • Профессиональное согласование договора юристом может быть подкреплено правовым (юридическим) заключение в письменной форме.

    Типовые договоры юриста-использование в работе.

    Если организация регулярно заключает договоры одного и того же типа со сходными условиями, юристу имеет смысл разработать набор типовых шаблонов договоров, чтобы сэкономить усилия, которые юридический отдел и другие службы тратят на согласование каждого нового договора.
    После того как типовые договоры разработаны и утверждены, необходимо регламентировать порядок их дальнейшего использования.
    Пример пункта Положения о договорной работе, посвященного разработке и использованию типовых договоров
    «2.18. Юридический отдел самостоятельно разрабатывает формы типовых договоров с участием ООО «Правовой Представитель» и передает их для использования в работе исполнителям только после предварительного согласия генерального директора ООО «Правовой Представитель». Для этого начальником юридического отдела со всеми заинтересованными структурными подразделениями ООО «Правовой Представитель» согласовывается данная форма, а затем на имя генерального директора ООО «Правовой Представитель» направляется служебная записка с приложением таких форм. После одобрения генеральным директором той или иной формы договора, ее утверждения она запускается в работу».

    Как составить договор на основе заранее утвержденного типового договора

    Менеджер, ведущий договор, вносит в проект типового договора уточнения, касающиеся процесса поставки товара, оказания услуг, выполнения работ, аренды (субаренды) помещений (оборудования).
    При этом менеджер не может самостоятельно вносить изменения в те условия, которые юрист отметил как защищенные.
    После этого проект договора необходимо направить на согласование в подразделения по финансовому контролю, бухгалтерской и налоговой отчетности для согласования порядка и сроков оплаты. Бухгалтерия компании должна согласовать цену договора, порядок, сроки оплаты, уточнить список первичных документов, необходимых для отражения доходов и расходов компании в соответствующих статьях бухгалтерского и налогового учета.
    И наконец, менеджер направляет договор на подписание контрагенту.

    Как убедить контрагента подписать типовой договор

    Как правило, юрист любой компании предпочитает работать с собственными типовыми договорами, а не проверять проект, предложенный контрагентом. Поэтому может возникнуть ситуация, когда каждая из сторон предлагает свой шаблон договора. Как решить эту проблему?
    Совет
    Весьма вероятно, что контрагент может не согласиться со всеми условиями типового договора и предложит внести в него соответствующие изменения и дополнения. В таком случае юрист в зависимости от предложенных контрагентом изменений и дополнений к типовому договору должен принять решение о том, насколько они значительны. От этого зависит, стоит ли их вносить, и если да, то нужно ли согласовывать с соответствующими отделами и службами компании.

    1. Значительные изменения. Предложенные контрагентом поправки в любом случае должен изучить юрист. По сути это значит, что нужно проанализировать новый проект договора, в котором обязанности и риски распределяются иначе, чем предусматривал шаблон типового договора. Если изменения затрагивают не только юридические аспекты, их необходимо направить на согласование в тот отдел, в ведении которого находятся вопросы, затронутые поправками.
    Совет
    В Положении о договорной работе необходимо указать порядок согласования предложенных контрагентом изменений и дополнений типового договора по назначению и разделам договора. В частности, можно указать, что коммерческие условия и размер неустойки (штрафа, пеней) согласовывает менеджер, ответственный за данное направление деятельности компании; сроки и порядок оплаты – финансовый блок (бухгалтерия); порядок отгрузки (приемки) товара – группа складской логистики; условия транспортировки – транспортный отдел и т. д.
    Особое внимание надо обратить на случаи, когда контрагент предлагает изменить такое стандартное условие, которое явно невыгодно для него. В такой ситуации может оказаться желательным пойти на разумный компромисс и изменить формулировку. Дело в том, что в противном случае у контрагента появится возможность оспорить такое условие уже в ходе исполнения договора. Это возможно, если контрагенту удастся доказать, что:

  • предложенные ему условия являются явно обременительными для него, а также существенным образом нарушают баланс интересов сторон;
  • он был поставлен в положение, затрудняющее согласование иного содержания отдельных условий договора (т. е. оказался слабой стороной договора).
  • В такой ситуации суд может изменить или расторгнуть договор по правилам пункта 2 статьи 428 Гражданского кодекса РФ о договорах присоединения, либо отказаться применять несправедливое договорное условие на основании статьи 10 Гражданского кодекса РФ, либо признать это условие ничтожным по статье 169 Гражданского кодекса РФ. Такие разъяснения содержатся в пункте 9 постановления Пленума ВАС РФ от 14 марта 2014 г. № 16 «О свободе договора и ее пределах».
    Пример обстоятельств, в которых суд может отказаться применять несправедливое договорное условие
    Суд может признать несправедливым и отказаться применять условие, которое возлагает на слабую сторону договора обязанность заплатить определенную денежную сумму за реализацию своего права на односторонний отказ от договора. Это возможно, если данная сумма явно несоразмерна потерям другой стороны от досрочного прекращения договора. Такой вывод суд может сделать только с учетом конкретных обстоятельств заключения договора, а также с учетом условий всего договора в целом.
    Такой пример приведен в пункте 9 постановления Пленума ВАС РФ от 14 марта 2014 г. № 16 «О свободе договора и ее пределах».

    2. Незначительные изменения. Юрист и менеджер компании (ответственный за заключение с контрагентом и выполнение условий договора) должны приложить все усилия для того, чтобы убедить контрагента не вносить в типовой договор несущественные изменения. Ведь в результате затянется процесс согласования договора и, соответственно, отложатся поставка товара, выполнение работ, оказание услуг, что повлияет на выполнение бизнес-планов каждой из компаний.
    Вместе с тем, если есть коммерческая заинтересованность в контрагенте (например, он приобретает большие партии товара или заключает рамочный договор подряда или возмездного оказания услуг на длительный срок), имеет смысл согласиться с его предложениями, если они существенно не ущемляют интересы компании. Разумный компромисс с учетом интересов обеих сторон сыграет позитивную роль при создании взаимовыгодных длящихся партнерских связей.
    Некоторые компании в случае направления контрагентом предложений об изменении текста типового договора практикуют подписание типовых договоров с протоколами согласования разногласий. В принципе такой порядок допустим, но если стороны согласились изменить условия договора, наиболее целесообразно внести согласованные изменения в текст самого договора. Безусловно, в таком случае договор уже не будет считаться типовым, и согласование его условий должно осуществляться со всеми задействованными и заинтересованными службами компании, указанными в Положении о договорной работе.

    Как организовать подписание и хранение оригиналов подписанных договоров

    В компании необходимо установить порядок подписания договоров, при котором будет исключена потеря или замена страниц договора. Возможные варианты:

  • прошивка страниц договора с указанием на последнем листе с обратной стороны количества листов договора и проставлением на нем подписей и печатей сторон;
  • подписание или парафирование уполномоченными представителями сторон каждой пронумерованной страницы договора. При выборе этого варианта нужно учесть, что такой порядок занимает дополнительное время у подписантов договора и отвлекает от решения других важных рабочих задач и проблем.
  • Для оперативного учета заключенных договоров, контроля их исполнения и сроков действия юрист должен инициировать создание в компании автоматизированной системы учета договоров. В систему учета должны заноситься сведения по всем подписанным договорам с указанием наименования контрагента, наименования договоров по видам работ (услуг), даты их подписания, срока действия и ответственного за ведение договора сотрудника (менеджера).

    В системе учета должны быть предусмотрены:

    • папка для хранения типовых договоров компании с возможностью их копирования и использования по назначению,
    • папка для хранения копий подписанных действующих договоров,
    • а также папка для хранения исполненных договоров, прекративших свое действие (архивная папка).

    В архивной папке договоры должны храниться не менее четырех лет с учетом требований подпункта 8 пункта 1 статьи 23 Налогового кодекса РФ: «8) в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов».
    В Положении о договорной работе или в инструкции по делопроизводству необходимо указать порядок учета, хранения оригиналов договоров и их выдачи в случае необходимости уполномоченным лицам для представления по запросам компетентных органов: судов, прокуратуры, налоговых инспекций, полиции и прочих.

    Если вам необходима помочь в разработке типовых договоров, вы можете воспользоваться нашими услугами.

    Бизнес-процесс: Согласование договора

    С задачей согласовать договор сталкивается 99% компаний. Как правило договор кроме руководителя согласовывают финансовая служба и юристы. В особо тяжёлом случае согласование касается и производства. Эту процедуру можно упростить с помощью Корпоративного портала 1С-Битрикс, настроив Бизнес-процесс «Согласование договора».

    Мы описали Бизнес-процесс «Согласование договора» с участием нескольких департаментов.

    Участники:

  • Инициатор
  • Руководитель инициатора
  • Финансовый контролёр
  • Юрист
  • Генеральный директор
  • Цель: согласовать договор всеми участниками

    Условия:

    • Каждый участник видит, в какой стадии находится договор, на каком этапе идёт согласование и сколько времени было затрачено на определённый этап.
    • Время на каждый этап зафиксировано.
    • Описание бизнес-процесса:

    • Инициатор формирует заявку на согласование и загружает файл с договором в форму на корпоративном портале.
    • После формирования заявки, она попадает к руководителю инициатора. Документу присваивают статус «На согласовании у руководителя». Руководитель инициатора либо отклоняет договор, добавив комментарии, либо согласовывает. В первом случае договор отправляется инициатору на доработку, во втором — проходит на следующую стадию и получает статус «На согласовании у финансового контролёра»
    • Финансовый контролёр также либо отклоняет договор, и добавив комментарии отправляет его обратно инициатору, либо принимает договор. После согласования, договору присваивается статус «На согласовании у юриста».
    • Юрист либо отклоняет договор, отправив его обратно на этап 1, либо согласовывает его. Договор переходит к последнему участнику процесса и получает статус «На согласовании у генерального директора».
    • Генеральный директор либо отклоняет договор, отправив его инициатору, либо согласовывает. После этого договор получает завершающий статус «Согласован».
    • Далее согласованный договор распечатывают и подписывают.

      Это готовый алгоритм бизнес-процесса согласования договора. Настройте его в корпоративном портале 1С-Битрикс и быстрее согласовывайте документы компании. Для этого передайте этот текст разработчику.

      Составление договоров с юристами

      Всероссийская правовая сеть «Органавт» предлагает услуги по составлению договоров с юристом любого содержания, формы и назначения. Наши специалисты изучат специфику вашей правовой ситуации, грамотно оформят и подадут документы в требуемые инстанции, а также проведут экспертизу и согласование уже имеющихся у вас юридических документов.

      Получите результат всего
      за 4 шага

      Составление договоров с юристом в Рязани

      Договор – наиболее широко распространенный юридический документ, подтверждающий законность, легальность и согласованность любой коммерческой сделки, а также обеспечивающий защиту сторон соглашения в процессе сотрудничества. На сегодняшний день существует множество форм договора, который может быть заключен между юридическими лицами, между юридическими и физическими лицами и просто между гражданами.

      Каждое такое соглашение имеет свои законодательные требования, особенности и специфику. Но главное: договор должен быть составлен юридически грамотно, исключать двусмысленность и вольное толкование, содержать четко обозначенные права и обязанности сторон, а также штрафные санкции при несоблюдении условий заключенной сделки.

      Не имея юридической подготовки и опыта, составить грамотный договор сложно. Поэтому многие крупные компании содержат в штате профессионального юриста, который занимается аудитом, составлением документов и их согласованием с руководством компании, партнерами и контрагентами. Задача юриста – контроль над соблюдением законности, а также прав и интересов сторон заключаемой сделки.

      Всероссийская правовая сеть «Органавт» — уникальный юридический онлайн-сервис, который объединяет профессиональных юристов со всех регионов РФ, оказывает качественные консультационные онлайн-услуги и предлагает своим клиентам составить договор с юристом на выгодных условиях.

      Составление и согласование договоров от юристов компании «Органавт»

      При заключении сделок, стороны соглашения могут обменяться готовыми типовыми формами договоров. При этом желательна помощь компетентного юриста, который сможет провести аудит и экспертизу документа на соответствие законодательству РФ.
      Если же такая стандартная форма договора отсутствует, и собственного адвоката у вас нет, вам обязательно необходимо грамотное составление и согласование договора юристом, компании «Органавт», который составит документ применительно к специфике сделки и с учетом ваших законных интересов. Так вы сэкономите время, деньги, нервы, и обеспечите гарантированную защиту своих инвестиций и имущества.

      Сколько стоит составить договор у юриста? В компании «Органавт» такая услуга может быть заказана одноразово, либо ваша компания может заключить договор на постоянное юридическое обслуживание, и наши юристы обеспечат регулярный аудит, экспертизу, составление и согласование юридических договоров. В этом случае стоимость услуг по составлению документов будет существенно ниже, а ы сможете также сэкономить на содержании штатного юриста в компании.

      Неверно определили адресата
      и не туда отправили =
      потеря времени

      Неточное соответствие актуальной
      законодательной базе =
      потеря времени

      Обращение может остаться без
      рассмотрения или возвращено =
      потеря времени

      Министерство энергетики Российской Федерации

      Министерство здравоохранения Российской Федерации

      Министерство внутренних дел Российской Федерации

      Министерство культуры Российской Федерации

      Министерство образования и науки Российской Федерации

      Министерство природных ресурсов и экологии Российской Федерации

      Министерство промышленности и торговли Российской Федерации

      Министерство сельского хозяйства Российской Федерации

      Министерство спорта Российской Федерации

      Министерство труда и социальной защиты Российской Федерации

      Читайте так же:  Кредиторская задолженность в балансе 2020