Приказ на возмещение расходов образец

Приказ о возмещении расходов сотруднику

Приказ о возмещении расходов сотруднику — это официальное распоряжение директора. На основании документа работнику возмещаются все финансовые средства, которые были потрачены им из собственного кармана на нужды компании в период нахождения в командировке или в других обстоятельствах.

Что должно быть отображено

В шапке документа должно содержаться следующее:

  • полное название организации;
  • дата, когда был составлен приказ;
  • заголовок;
  • формулировка: «На основании отчетных документов, предоставленных… (здесь пишется полное ФИО сотрудника) ПРИКАЗЫВАЮ»;
  • текст;
  • подпись лица, несущего ответственность за исполнение приказа, и ее расшифровка;
  • подпись директора и ее расшифровка;
  • подпись сотрудника (которому необходимо возместить расходы) и ее расшифровка в графе ознакомления.
  • В самом тексте должна быть указана следующая информация:

  • ФИО сотрудника, которому надо возместить затраты.
  • Структурное подразделение, в котором работает сотрудник, а также его должность, разряд, класс, квалификация.
  • Формулировка: «Выплатить в качестве возмещения расходов сверх аванса, полученного в связи с нахождением в … с… по… год …руб….коп…(сумма прописью)».
  • Основание и перечисление подтверждающих документов.
  • Формулировка: «Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на … (должность и ФИО ответственного лица)».
  • Гарантии для кадров организации

    В статье 167 ТК РФ прописаны немаловажные моменты, на которые стоит обратить внимание, когда составляется приказ. Если компания решила отправить своего работника в командировку, то за ним в обязательном порядке сохраняются должность и среднемесячная оплата труда, кроме того, организация должна компенсировать все затраты.

    Из вышесказанного следует, что для кадров организации (которые были отправлены в служебную командировку) установлены следующие гарантии:

  • Сохраняется рабочее место.
  • Сохраняется прежний оклад.
  • Директор организации покрывает все расходы на нахождение в командировке.
  • Какие расходы должна компенсировать организация

    Опираясь на статью 168 ТК РФ, организация, решившая отправить кого-либо из своего рабочего персонала в командировку, должна в обязательном порядке компенсировать:

  • Транспортные расходы:
    • если сотрудник использовал свою личную машину;
    • если сотруднику пришлось взять в аренду собственность, например, автомобиль;
    • если сотруднику пришлось ездить на общественном транспорте или воспользоваться услугами такси.
  • Расходы на снятое жилое помещение по договору найма.
  • Суточные (затраты работника на личные нужды, например, питание).
  • Другие расходы:
    • мобильная связь;
    • интернет;
    • обмен валюты.
    • Обратите внимание! Приказ о возмещение расходов должен оформляться только после того, как сотрудник приехал из командировки.

      Сколько лет хранится документ в архиве

      В архиве любой организации приказы хранятся:

      В первом случае хранятся те приказы, в которых сотрудники были отправлены директором в международные командировки и командировки по РФ, срок которых составляет не более 10 дней. А что касается второго случая, то столько времени хранятся такие приказы о возмещении расходов, в которых было указано, что сотрудник отправляется:

    • в командировку по РФ на срок от 10 до 60 дней;
    • в международные командировки на срок от 10 до 60 дней.
    • Требования, которые необходимо соблюдать при заполнении документа

      Во время составления приказа специалист должен соблюдать следующие требования:

    • Придерживаться установленного законом расстояния между краями страницы и текстом.
    • Документ издается на белом и высококачественном листе бумаги формата А4.
    • Прописывать дату документа арабскими цифрами
    • Компенсируемая сумма должна быть написана цифрами и прописью.
    • В документе должны быть все подписи плюс их расшифровка.
    • Печать.
    • Ошибки, которые допускаются во время заполнения документа

      Чаще всего, заполняя приказ, специалист может допустить такие ошибки:

    • неправильно написать название организации;
    • не проставить или написать неправильно дату составления документа;
    • не указать регистрационный номер;
    • не написать компенсируемую сумму прописью;
    • неправильно написать ФИО сотрудника, которому необходимо возместить расходы;
    • не указать должность;
    • не указать ответственное лицо;
    • внести поправки простым карандашом или ручкой другого цвета;
    • написать текст неразборчивым почерком;
    • сделать много исправлений в документе;
    • сделать орфографические ошибки;
    • неправильно указать сумму, которую необходимо возместить;
    • искусственно состарить документ;
    • затереть ластиком текст.
    • Как исправить допущенные ошибки

      Если в документе была обнаружена ошибка, то необходимо выполнить следующее:

    • Переписать/перепечатать документ. Воспользоваться таким способом можно, если ошибка была замечена:
      • до того, как была поставлена подпись руководителя;
      • в момент подписания.
      • Издать новый приказ. Но перед тем как приступить к изданию нового, необходимо создать приказ, аннулирующий приказ, в котором присутствуют различного рода ошибки. В нем должно содержаться следующее:
        • регистрационный №;
        • дата, когда он был составлен;
        • название документа;
        • начало текста, начинающееся со слов: «Признать утратившим силу» или «Считать недействительным»;
        • основания для отмены;
        • кто несет ответственность за исправления;
        • подпись.
        • Заключение

          Итак, если сотрудник потратил свои денежные средства на нужды организации во время служебной командировки, то компания обязана возместить ему все. Для этого необходимо правильно и грамотно составить приказ. В нем фиксируется максимальная денежная сумма, которую работник потратил из своего кармана на нужды компании. Но перед тем как издать приказ, работник в течение двух недель должен подать заявление о возмещении расходов вместе с подтверждающими документами.

          Приказ о возмещении расходов

          Статьи по теме

          Обычно на приобретение товаров или услуг в пользу компании сотрудники берут деньги под отчет. Однако может случиться, что деньги работнику не выдали, не рассчитывая на затраты, а у него все-таки появились непредвиденные производственные расходы. В этом случае компания вполне может такую сумму работнику возместить, закон этого не запрещает. А раз предварительно подотчетных денег в кассе сотрудники в этом случае не получают, авансовый отчет составлять не нужно.

          Чтобы подтвердить обоснованность выплаченной сотруднику компенсации, понадобится его заявление на возмещение произведенных расходов с приложением подтверждающих документов и приказ руководителя компании о выплате компенсации.

          Как документ влияет на налоги

          Приказ о компенсации расходов, произведенных в пользу компании, необходим для подтверждения этих затрат при расчете налога на прибыль. Кроме того, он снимет вопросы проверяющих по поводу удержания НДФЛ: затраты, произведенные в пользу компании, к доходу сотрудника не относятся.

          Также приказ подтвердит, что сумма возмещения освобождена от НДФЛ и страховых взносов, в том числе взносов на травматизм (ст. 209 НК РФ, ст. 7 Федерального закона от 24.07.09 № 212-ФЗ, ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ).

          Но, кроме приказа и заявления работника, конечно, потребуются подтверждающие расходы документы, например чеки, квитанции.

          В каком виде составляется

          Унифицированной формы приказа о возмещении понесенных сотрудником в пользу компании затрат не установлено, поэтому его можно составить в произвольной форме, к примеру, на бланке компании.

          Что обязательно должно быть в документе

          В приказе обязательно нужно указать, какому именно работнику выплачивается компенсация, за какие расходы и ее размер. Кроме того, стоит детально описать цели и обстоятельства, при которых были произведены расходы, – это подтвердит их производственную необходимость. Также в приказе можно дать указание бухгалтерии возместить расходы в указанном размере.

          Общество с ограниченной ответственностью
          «Компания»

          ПРИКАЗ № 18

          г. Москва 10 февраля 2012 года

          о возмещении расходов

          При посещении 8–10 февраля 2012 года профессиональной выставки «Мир стекла – 2012», которая проходила в Экспоцентре (г. Москва), по поручению руководителя отдела маркетинга Михайловым М.М. был приобретен за свой счет каталог с контактами участников выставки для его использования в деятельности компании в качестве базы данных потенциальных клиентов. Стоимость каталога составила 1500 (одна тысяча пятьсот) рублей, что подтверждается представленным кассовым чеком.

          В связи с вышеизложенным

          1. Выплатить Михайлову М.М. компенсацию произведенных за свой счет расходов в размере 1500 (одна тысяча пятьсот) рублей.

          2. Главному бухгалтеру Петровой А.П. обеспечить выплату компенсации Михай-лову М.М. в срок не позднее 13 февраля 2012 года.

          Основание: заявление Михайлова М.М. от 10.02.2012.

          Генеральный директор ООО «Компания» Иванов И.И.

          Возмещение расходов сотруднику без выдачи подотчета

          Когда оформляется авансовый отчет

          Согласно п. 6.3 указания Банка России о ведении кассовых операций от 11.03.2014 № 3210-У авансовый отчет составляется в случае, когда сотруднику на покупку чего-либо для нужд фирмы были выданы деньги заранее под отчет. Выдача денег должна происходить на основании расходного кассового ордера, который составляется при наличии заявления от подотчетника, одобренного руководителем или на основании распорядительного документа (приказа, распоряжения) руководителя компании (или ИП). В заявлении (или распорядительном документе) должны быть указаны сумма и срок использования денежных средств.

          Авансовый отчет, в свою очередь, подается сотрудником в бухгалтерию в течение 3 дней после крайней даты срока. Далее проводится его проверка и утверждение руководителем.

          Сколько времени нужно хранить авансовые отчеты, узнайте здесь.

          Таким образом, если сотрудник сначала купил товар, а потом потребовал возмещения расходов, оформлять авансовый отчет в качестве оправдательного документа некорректно, поскольку этого сотрудника уже нельзя назвать подотчетным лицом.

          Также отметим, что сотрудник может использовать личные средства для оплаты каких-либо покупок, в которых нуждается компания, а также имеет право на возмещение этих расходов, поскольку в законодательстве не имеется запретов на подобные операции. Но важно корректно оформить такие взаимоотношения документально.

          Как оформить возмещение расходов сотруднику и избежать налоговых рисков

          В организации должно иметься общее распоряжение о возможности совершения таких покупок сотрудниками. Это может быть приказ, в котором указаны лица или должности, которые могут совершать покупки от лица организации. Или можно включить такой пункт в учетную политику, кадровую политику или политику обращения денежных средств. В этих же внутренних актах можно описать и правила документооборота для ситуации, являющейся темой статьи. Эти правила организация устанавливает самостоятельно. Ниже мы дадим некоторые рекомендации, которые могут помочь при выборе оформления операции возмещения расходов сотруднику без подотчета.

          Поскольку при покупке товара за собственные средства для рабочих целей сотрудник, можно сказать, выступает от имени организации, то в соответствии с п. 1 ст. 183 ГК РФ необходимо составить документы, которыми будет закреплено, что организация одобрила такую сделку. Такими документами могут быть:

          1. Заявление работника о возмещении расходов, одобренное руководителем.
          2. Отчет об израсходованных средствах с прикрепленными к нему документами на покупку и оплату (товарный чек, накладная, счет-фактура и т. д.).
          3. Приказ от имени руководителя о возмещении расходов сотрудника.
          4. Шаблоны этих документов организация должна разработать собственными силами (п. 4 ст. 9 закона №402-ФЗ).

            Также хорошим способом избежать придирок налоговиков в части входящего НДС, признания расходов по налогу на прибыль может быть дополнительное оформление доверенностей ряду сотрудников на внезапные покупки от имени организации. Для дорогостоящих покупок стоит позаботиться о том, чтобы продавец на основании доверенности выписал первичные документы на имя организации, а не сотрудника.

            О содержании и структуре доверенности по ф. М-2 узнайте здесь.

            Однако чаще всего спонтанные покупки для рабочих нужд сотрудники делают на небольшие суммы. Это могут быть канцтовары, какие-то расходные материалы для бытовых нужд, оплата мелких хозяйственных услуг. Поэтому налоговые риски в этих случаях чаще всего несущественны. Чтобы не провоцировать вопросы налоговых органов, стоит избегать подобных ситуаций и заботиться о выдаче денежных средств сотрудникам под отчет заранее.

            Кроме того, под внимание проверяющих может попасть и сам сотрудник, ведь у них может возникнуть желание признать компенсацию расходов доходом физического лица. Однако это неправомерно, поскольку сотрудник не имеет при свершении такой операции никакой экономической выгоды. Письмо Минфина РФ от 08.04.2010 № 03-04-06/3-65 подтверждает тот факт, что компенсация денег, которые сотрудник потратил для нужд организации, не влечет возникновения налоговой базы для НДФЛ.

            О вопросах, интересующих налоговые органы при проверке расчетов с подотчетниками, читайте в статье «Налоговая проверка расчетов с подотчетными лицами (нюансы)».

            Возмещение расходов по командировке

            Также часто возникают ситуации, когда сотрудник направляется в командировку без выдачи подотчетных сумм, а по возвращении получает возмещение своих расходов. В таком случае мы придерживаемся той же стратегии, то есть не считаем такого сотрудника подотчетным лицом, и отчитываться он должен не по авансовому отчету, а по указанному в предыдущей части статьи отчету об израсходованных средствах. Так, в п. 26 положения о командировках, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, говорится об авансовом отчете как о документе, подтверждающем использование денег, выданных заранее до поездки. Кстати, не стоит забывать о включении в отчет суточных за каждый день командировки. Возмещение суточных гарантирует ст. 168 ТК РФ. К отчету об израсходованных средствах прикладывается заявление на возмещение расходов, далее издается приказ руководителя на возмещение.

            В настоящее время все унифицированные формы не являются обязательными (п. 4 ст. 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Для составления формы отчета об израсходованных средствах можно модифицировать форму авансового отчета АО-1.

            Ограничения по возмещению расходов сотрудникам

            В силу п. 2 указания Банка России «Об осуществлении наличных расчетов» от 07.10.2013 № 3073-У выручка организации, полученная наличными в кассу, может быть потрачена только на определенные нужды:

          5. социальные выплаты и зарплата;
          6. выплата страховых возмещений;
          7. на личные нужды ИП;
          8. оплата товаров, работ, услуг;
          9. выдача денег под отчет;
          10. выдача денег за возвращенные товары, оплаченные наличными;
          11. выплаты банковским платежным агентом.
          12. Поэтому для возмещения расходов сотрудникам следует использовать иной источник денежных средств или специально снять деньги со счета либо перевести их на банковскую карту сотрудника.

            Схемы мошенничества по пластиковым картам и способы борьбы с ними описаны тут.

            Возмещения, о которых мы говорим в статье, не попадают под выдачу денег под отчет, поскольку, как уже было изложено ранее, деньги выдаются постфактум. Кроме того, пункт «Оплата товаров, работ, услуг» также не может быть применим, так как деньги отдаются не представителю поставщика.

            Рассмотрим также вопрос о лимитах расчетов наличными. Согласно п. 5 указания № 3073-У расчеты между физлицами и организациями могут осуществляться на любую сумму. Ограничение в 100 тыс. руб. вводится п. 6 этого же указания для юридических лиц и ИП. Однако когда мы говорим о взаимодействии сотрудника с юридическим лицом при покупке чего-либо для нужд работодателя, то сотрудник выступает представителем своей организации. Не зря мы упоминаем о доверенности как о документе, который может помочь избежать споров с налоговиками при принятии расходов для целей налога на прибыль, а также при вычете входящего НДС. Поэтому при совершении покупки от имени организации должен также соблюдаться лимит в 100 тыс. руб.

            Подробнее о том, какую сумму можно выдать под отчет, см. в этой статье.

            Бухучет возмещения расходов сотруднику

            После того как сотрудник получил одобрение расходов от руководителя и представил все оправдательные документы, операция должна быть отражена на счетах бухучета. Как уже было установлено выше, возмещение расходов при невыдаче аванса нельзя назвать расчетами с подотчетными лицами, поэтому счет 71 использовать не следует. В плане счетов, утвержденном приказом Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н, следующим по порядку идет счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Его-то и предлагается использовать в описываемой ситуации:

            Дт 10, 20, 26, 44 Кт 73 — оприходованы товары, работы услуги, оплаченные сотрудником;

            Дт 19 Кт 73 — принят к учету входящий НДС;

            Дт 73 Кт 50 — возмещены из кассы понесенные сотрудником расходы.

            Итоги

            При организации учета подобных нестандартных операций следует принимать во внимание и их существенность. Если в организации было пару случаев покупки, например, канцтоваров без получения аванса и потраченная сумма незначительна, стоит задуматься, эквивалентна ли стоимость времени бухгалтера на организацию документооборота для этих операций сумме возможной ошибки. Если же, напротив, такие операции являются особенностью деятельности компании или их сумма значительна, то стоит придерживаться всех рекомендаций оформления, данных в нашей статье. Также хотим отметить, что сотрудникам лучше избегать покупок для нужд организации на собственные средства, дабы не было разногласий в части одобрения или неодобрения расходов руководством, а также для уверенности при налоговых проверках.

            Приказ на возмещение расходов работнику за проезд

            Иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

            В случае если условия об оплате проезда изначально не были предусмотрены в трудовых договорах с работниками, стороны могут заключить дополнительные соглашения о включении таких условий в трудовые договоры.Дополнительные соглашения заключаются в письменной форме с каждым работником организации в отдельности (ст. 72 ТК РФ). Возмещение расходов производится при проезде на транспорте общего пользования городского, пригородного и междугородного сообщения по кратчайшему или беспересадочному маршруту по фактическим расходам, подтвержденным проездными документами. 2.3. Основанием для возмещения работнику расходов по оплате проезда к месту работы и обратно являются личное заявление работника на имя руководителя организации и проездные документы, подтверждающие произведенные расходы.

            Приказ о возмещении расходов по проезду до места работы и обратно

            Возмещаем транспортные расходы сотрудникам: практические ситуации (Ярилова А

            Дата размещения статьи: 16.11.2020 Возмещение транспортных расходов в соответствии с ТК РФ Бухгалтерский учет операций, связанных с возмещением транспортных расходов Налог на прибыль, НДФЛ и страховые взносы Практические ситуации Проезд работников к месту командировки и обратно Работа в пути или работа разъездного характера Переезд работника в другую местность Проезд работников-северян к месту отдыха и обратно Оплата поездок работников на корпоративное мероприятие и иных поездок по личным нуждам Оплата труда в натуральной форме: практические ситуации Компенсация стоимости проезда к месту работы и обратно

            [организационно-правовая форма, наименование организации, предприятия] [подпись, Ф. И.

            Post navigation

            О том, какие документы понадобятся в различных ситуациях, нам рассказывает специалист Минфина.

            Способы возмещения средств сотруднику

            Существует два способа возврата средств: наличными через кассу, либо перечисление на карту работнику. В последнем случае сотруднику необходимо будет отчитаться о поступлении средств в авансовом отчете, к которому нужно будет приложить документы, подтверждающие оплату зарплатной картой.

            Некоторые задаются вопросом, можно ли перечислить деньги сотруднику на ту же карту, на которую ему перечисляются зарплатные средства.

            Информация

            Посмотрите образец заявления на компенсацию расходов сотрудника в 2020 году.

            Ответственность за отсутствие приказа или заявления

            Прямой нормы, по которой компания могут привлечь к ответственности за отсутствие приказа на выдачу подотчет нет.

            Однако, по мнению суда отсутствие заявление или приказа это нарушение порядка выдачи наличных денежных средств, а не нарушение порядка ведения кассовых операций.

            Бесплатная консультация юриста

            Доставка была обусловлена технологическими особенностями производства, удаленностью предприятия от жилого массива и остановок транспорта общего пользования, отсутствием общественного транспорта в месте нахождения производственной площадки.

            Суд отметил, что расходы, понесенные на оплату услуг такси, имеют непосредственное отношение к производственной деятельности организации, являются экономически обоснованными и документально подтвержденными.

            Организация представила квитанции по форме, согласованной сторонами договора, в которых содержатся номер и дата документа, наименования заказчика и исполнителя, наименование услуги, количество пассажиров, маршрут поездки, стоимость услуги, подписи уполномоченных представителей заказчика и исполнителя.

            Однако существует постановление Верховного Суда, в котором говорится, что время, которое работник проводит в командировке, не связано с начислением суточных.

            Суд дает разрешение организациям выплачивать денежные средства сотруднику, если он находился в командировке менее, чем сутки, так как это компенсирует его затраты, а не приобретением выгоды.

            Приказ расходов на покупки за счет работников

            Если сотрудник за свой счет приобретает для предприятия необходимые товары, то она должна компенсировать ему затраты. Инспекторы не имеют никаких претензий к затратам в налоговом учете.
            Одновременно с этим необходимо предоставить заявление рабочего и приказ о возмещении затрат.

            Отдельным инспекциям достаточно этих документов. Но остальные требуют и общий приказ по организации о порядке возмещения затрат.

            Приказ на возмещение расходов работнику за проезд

            Это могут быть водители, курьеры, торговые агенты, менеджеры, а также офисные работники. Например, кассиру периодически нужно сдавать денежные средства в банк, а бухгалтеру – представлять документы в инспекцию.
            Такие издержки должны компенсироваться работодателем.

            Компенсация – денежная выплата, которая связана с возмещением сотруднику затрат, возникших при выполнении его трудовых обязанностей (ст. 164 ТК РФ).

            К транспортным издержкам, которые подлежат возмещению работникам, относятся:

            • Компенсации за использование личного автотранспорта.
            • Оплата арендуемой собственности (например, автомобиля или компьютера работника) и затраты на его содержание.
            • Компенсации за билеты общественного и иного транспорта, а также услуги такси и т.
            • Приказ на возмещение расходов работнику за проезд на красный

              Из представленных квитанций следовало, что одним из пунктов назначения маршрута поездки являлся фактический адрес организации, остальные адреса носили повторяющийся характер. При исполнении указанных договоров на оказание транспортных услуг стороны составляли акты приемки услуг, в которых фиксировали выполненные транспортные услуги за месяц.
              Все это, по мнению суда, подтверждает реальность оказания транспортных услуг.

              Итак, в связи с отсутствием в НК РФ понятия «технологические особенности производства» организациям зачастую приходится доказывать в судебном порядке правомерность учета расходов на доставку работников к месту работы и обратно для целей налогообложения.

              Как отмечено выше, соблюдение двух условий одновременно (доставка предусмотрена трудовым договором и обусловлена технологическими особенностями) не является обязательным для признания указанных расходов.

              Приказ на возмещение расходов работнику за проезд на красный свет

              Утвердить перечень должностей с разъездным характером работы целесообразно отдельным приказом, поскольку перечень периодически может пополняться или изменяться, а издать новый Приказ проще, чем вносить изменения во все Положение.

              ! Обратите внимание: разъездной характер работы предполагает регулярные поездки сотрудника при исполнении своих трудовых функций, а не разовые. То есть командировки раз в месяц не могут расцениваться как разъездной характер работы.

              Указание на разъездной характер работы обязательно должно содержаться в трудовом договоре с работником.

              2. Должностная инструкция сотрудника.

              В должностной инструкции должны быть четко прописаны трудовые обязанности, предполагающие регулярные поездки.

              Приказ о возмещении работнику расходов

              Согласно ст.167 ТК РФ, при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов. Таким образом, для работников определены гарантии:

            • сохранение места работы (должности);
            • сохранение их прежнего уровня оплаты труда;
            • возложение на работодателя обязанности возместить работнику расходы, понесенные им в связи с выездом и пребыванием в командировке.
            • Порядок возмещения командировочных расходов работнику

              Конкретный порядок и размеры возмещения расходов определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. Например, в учреждении может действовать внутреннее Положение о командировках, являющееся частью коллективного договора (наряду с Положением о системе оплаты труда, Положением о премировании и т.д.), или, например, приказ руководителя об особенностях возмещения затрат в связи со служебными командировками.

              В соответствии со ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

            • по проезду;
            • по найму жилого помещения;
            • связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
            • иные, произведенные сотрудником с разрешения или ведома работодателя.
            • Оформление и содержание приказа о возмещении командировочных расходов

              Приказ о возмещении расходов оформляется по окончании командировки в том случае, когда работником потрачены денежные средства сверх выданного аванса.

              В любом образце документа должны быть отражены:

            • фамилия, имя, отчество, должность сотрудника;
            • дата командировки:
            • место назначения;
            • основание для возмещения затрат;
            • ответственное лицо за исполнение приказа.
            • Приказ о возмещении расходов регистрируется в журнале регистрации распоряжений по личному составу.

              Сроки хранения

              Существуют два срока хранения приказов о возмещении работнику расходов: 75 и 5 лет.

              В организациях 75 лет хранятся приказы, если они были связаны с отправкой работника в длительные внутрироссийские и зарубежные командировки или связаны с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда.

              5 лет хранятся приказы, если они были связаны с направлением работника в краткосрочные внутрироссийские и зарубежные командировки.

              Идеальный документ. Приказ, который подтвердит расходы на покупки за счет сотрудников

              Если сотрудник покупает товары для компании за свой счет, а она потом компенсирует ему расходы, инспекторы не против признания таких затрат в налоговом учете и освобождения их от НДФЛ.

              Но для этого они требуют представить заявление работника и приказ о возмещении расходов. В некоторых инспекциях считают эти два документа достаточными.

              Но в других запрашивают еще и общий приказ по компании о порядке возмещения таких расходов (см. образец). Поэтому, чтобы проверяющие не посчитали компенсацию доходом, облагаемым НДФЛ, а также не сняли расходы по налогу на прибыль и вычеты НДС со стоимости приобретенных товаров, такой приказ безопаснее иметь в компании.

              Он к тому же позволит избежать ситуации, когда излишне инициативные сотрудники приобретают товары, в которых компания на самом деле не нуждается.

              Унифицированной формы приказа нет, поэтому содержание свободное. Но в нем стоит предусмотреть возможность того, что сотрудники приобретают товары (работы, услуги) за свой счет, а компания им компенсирует расходы.

              При этом можно перечислить конкретные ситуации, когда сотрудники вправе покупать товары в пользу компании, предварительно не получив деньги под отчет.

              Обязательно также регламентировать порядок возмещения затрат: в течение какого срока сотрудник должен написать заявление о возмещении расходов и какие подтверждающие документы приложить к заявлению, в какой срок ему обязаны компенсировать затраты и т. д.

              В приказе можно зафиксировать максимальную сумму покупок, которую сотрудник может осуществить за счет собственных средств с последующим возмещением расходов.

              С приказом сотрудников необходимо ознакомить под роспись.

              Общество с ограниченной ответственностью «Компания»
              ПРИКАЗ № 139

              О порядке возмещения расходов, осуществленных сотрудниками за свой счет в интересах ООО «Компания»

              В связи с необходимостью регламентировать порядок возмещения сотрудникам расходов, осуществленных ими за счет собственных средств в интересах ООО «Компания»,

              1. Установить, что сотрудники службы административно-хозяйственного обеспечения ООО «Компания» вправе приобретать товары (работы, услуги) в интересах компании за счет собственных средств с последующим возмещением им расходов.

              2. Приобретение товаров (работ, услуг) за счет собственных средств сотрудников осуществляется, только если это необходимо в целях своевременного обеспечения производственной деятельности ООО «Компания» приобретаемыми товарами (работами, услугами) и при этом сотрудник не имеет возможности предварительно получить деньги под отчет.

              3. Представить заявление с просьбой компенсировать осуществленные в интересах компании расходы и документы, подтверждающие стоимость покупки, сотрудник обязан в течение 15 рабочих дней со дня приобретения товаров (работ, услуг). Заявление о возмещении расходов визирует руководитель службы административно-хозяйственного обеспечения.

              4. Установить, что максимальная сумма разового приобретения товаров (работ, услуг) в интересах компании за счет собственных средств сотрудников не должна превышать 50 000 (пятидесяти тысяч) рублей.

              5. Главному бухгалтеру Петровой А. П. обеспечить выплату компенсации сотрудникам в течение 10 рабочих дней со дня представления соответствующего заявления и подтверждающих документов.

              6. Инспектору по кадрам Смирновой В.В. ознакомить сотрудников службы административно-хозяйственного обеспечения ООО «Компания» с настоящим приказом.

              Генеральный директор ООО «Компания» Иванов (Иванов И.И.)

              С приказом ознакомлены:

              Руководитель службы АХО Хаванов (Хаванов И.В.)

              Приказ о возмещении расходов по подотчету

              Представляем образец приказа, который регламентирует принципы возмещения затрат сотрудникам по подотчету.

              В приказе прописывают возможность сотрудников покупать материалы за свой счет, получая последующую компенсацию расходов, устанавливают порядок возмещения таких затрат. Можно зафиксировать и максимальную сумму покупок, которую сотрудник вправе осуществить за счет собственных средств. С данным приказом всех работников знакомят под роспись. Он позволит избежать ситуаций, когда работники приобретают ненужные для компании ценности.

              Образец приказа о порядке возмещения расходов по подотчету

              Общество с ограниченной ответственностью «Виктория»

              Приказ № 10

              о порядке возмещения расходов, осуществленных сотрудниками за свой счет в интересах фирмы

              г. Москва 11 января 2016 года

              В связи с необходимостью регламентировать порядок возмещения сотрудникам расходов, осуществленных ими за счет собственных средств в интересах ООО «Виктория» (далее — Общество), приказываю:

              1. Установить, что сотрудники Общества вправе приобретать материально-производственные запасы в интересах организации за счет собственных средств с последующей компенсацией затрат. При этом максимальная сумма покупки не может превышать 40 000 руб.

              2. Разрешить приобретение ценностей сотрудникам за свой счет только, если ценности необходимы для производственной деятельности Общества. И сотрудник не имеет возможности предварительно получить деньги под отчет.

              3. Обязать сотрудников представить заявление о компенсации расходов и подтверждающие документы в течение 10 рабочих дней со дня приобретения материалов.

              4. Главному бухгалтеру Яковлевой Р.Л. обеспечить выплату компенсации сотрудникам в течение 10 рабочих дней с момента издания руководителем приказа о возмещении затрат.

              5. Инспектору по кадрам Беловой И.А. ознакомить сотрудников Общества с настоящим приказом.

              Генеральный директор Ильин О.Л. Ильин

              главный бухгалтер Яковлева Р.Л. Яковлева

              инспектор по кадрам Белова И.А. Белова

              менеджеры Солнцев С.Р. Солнцев

              В бухучете компенсацию расходов отразите с использованием счета 73 субсчет «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Проводки будут следующие:

              ДЕБЕТ 10 КРЕДИТ 73 субсчет «Расчеты с персоналом по прочим операциям»

              оприходованы приобретенные сотрудником ценности;

              ДЕБЕТ 73 субсчет «Расчеты с персоналом по прочим операциям» КРЕДИТ 50 (51)

              возмещены расходы работнику.

              Читайте так же:  Сайт минпромторга налог на роскошь