Командировочные расходы на проживание в 2020 году

Командирование работников в 2020 году: какие новшества учесть?

Семинары и вебинары Аюдар Инфо

В статье напомним основные правила направления работников в служебные командировки, расскажем о гарантиях и компенсациях, которые предоставляются в этом случае, а также рассмотрим порядок отражения командировочных расходов в учете государственных (муниципальных) учреждений с опорой на изменения, произошедшие с 01.01.2020 в порядке применения КОСГУ.

Особенности направления работников в командировку.

Определение понятия «служебная командировка» дано в ст. 166 ТК РФ – это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

При направлении работника в командировку учреждение обязано (ст. 153, 167, 168 ТК РФ):

  • сохранить за работником место работы (должность);
  • выплатить работнику средний заработок за время нахождения в командировке (включая дни пути);
  • в случае привлечения к работе в выходные или нерабочие праздничные дни оплатить такую работу в порядке, установленном трудовым законодательством;
  • возместить в установленном порядке связанные с командировкой расходы по проезду, найму жилого помещения, выплатить суточные, а также компенсировать иные расходы, произведенные с разрешения или с ведома руководителя учреждения.
  • Отметим, что в служебную командировку работодатель может направить только лиц, связанных с ним трудовыми отношениями (постоянных работников и совместителей). Об этом говорится в п. 2 Положения № 749 [1] , которым руководствуются все работодатели без исключения при командировании своих работников как внутри страны, так и за ее пределы. Командировать лиц, привлекаемых к работе по гражданско-правовому договору, нельзя. Гарантии и компенсации, предусмотренные трудовым законодательством, в том числе связанные с командировками, на них не распространяются (ст. 11 ТК РФ).

    Кроме того, при принятии решения о командировании сотрудников необходимо учитывать нормы ТК РФ, запрещающие или ограничивающие направление в командировку отдельных категорий работников. Так, запрещается направление в служебные командировки:

  • беременных женщин (ч. 1 ст. 259 ТК РФ);
  • работников в возрасте до 18 лет, за исключением спортсменов и творческих работников (ст. 268, ч. 3 ст. 348.8 ТК РФ);
  • работников в период действия ученического договора, при условии что командировка не связана с ученичеством (ст. 203 ТК РФ).
  • Направление в служебные командировки женщин, имеющих детей в возрасте до 3 лет, допускается только с их письменного согласия и при условии, что это не запрещено им в соответствии с медицинским заключением. Женщины должны быть ознакомлены в письменной форме со своим правом отказаться от направления в командировку (ч. 2 ст. 259 ТК РФ). Аналогичные правила распространяются (ч. 3 ст. 259 ТК РФ):

  • на одиноких родителей и опекунов, воспитывающих детей в возрасте до 5 лет;
  • на работников, имеющих детей-инвалидов;
  • на работников, которые осуществляют уход за больным членом семьи в соответствии с медицинским заключением.
  • Нормы возмещения командировочных расходов.

    Размеры и порядок возмещения командировочных расходов работникам, заключившим трудовой договор о работе в федеральных государственных учреждениях, в государственных учреждениях субъектов РФ, в муниципальных учреждениях, определяются соответственно нормативными правовыми актами Правительства РФ, органов государственной власти субъектов РФ, органов местного самоуправления (ч. 2, 3 ст. 168 ТК РФ).

    Нормы возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории РФ, работникам учреждений, финансируемых за счет средств федерального бюджета, установлены Постановлением Правительства РФ № 729 [2] . Приведем их:

    Нормы возмещения командировочных расходов*

    При наличии подтверждающих документов

    При отсутствии подтверждающих документов

    Не выше стоимости проезда:

    а) железнодорожным транспортом – в купейном вагоне скорого фирменного поезда;

    б) водным транспортом – в каюте
    V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы;

    в) воздушным транспортом – в салоне экономического класса;

    г) автомобильным транспортом – в автотранспортном средстве общего пользования (кроме такси)

    В размере минимальной стоимости проезда:

    а) железнодорожным транспортом – в плацкартном вагоне пассажирского поезда;

    б) водным транспортом – в каюте
    X группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте III категории речного судна всех линий сообщения;

    в) автомобильным транспортом – в автобусе общего типа

    100 руб. за каждый день нахождения в служебной командировке

    Оплата найма жилого помещения

    Не более 550 руб. в сутки

    * Возместить командировочные расходы в большем размере можно на основании приказа руководителя учреждения, за счет экономии бюджетных средств (средств субсидии) или за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности бюджетного (автономного) учреждения (п. 3 Постановления Правительства РФ № 729).

    Предельные размеры возмещения расходов работникам федеральных государственных учреждений на командировку за рубеж определены Постановлением Правительства РФ от 26.12.2005 № 812 и Приказом Минфина РФ от 02.08.2004 № 64н.

    На территории субъектов РФ и муниципалитетов действуют свои нормативные акты, которыми следует руководствоваться при определении размера командировочных расходов, подлежащих компенсации (см., например, Постановление Правительства г. Санкт-Петербурга от 25.08.2016 № 755, Постановление Совета министров Республики Крым от 26.12.2014 № 624).

    Следует отметить, что возмещение командировочных расходов работникам должно производиться только на основании документального подтверждения факта командировки, которое является еще и необходимым условием для признания командировочных расходов как в бухгалтерском, так и в налоговом учете.

    По возвращении из командировки сотрудник обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней авансовый отчет (ф. 0504505) об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему денежному авансу на командировочные расходы.

    Фактический срок пребывания в командировке определяется по проездным документам (билетам), представляемым сотрудником по возвращении из нее. При отсутствии таких документов подтвердить факт нахождения в командировке можно документами, перечень которых в отношении работников учреждений установлен п. 7 Положения № 749.

    Учет командировочных расходов.

    КВР и КОСГУ для отражения расходов по командировке

    С 01.01.2020 правила применения бюджетной классификации РФ устанавливаются приказами Минфина РФ № 132н [4] и № 209н [5] (далее – Порядок № 132н и Порядок № 209н).

    Указания о порядке применения бюджетной классификации РФ, утвержденные Приказом Минфина РФ от 01.07.2013 № 65н, с названной даты прекратили свое действие.

    Согласно Порядку № 132н возмещение расходов, связанных со служебными командировками, как и в 2020 году, следует производить в отношении работников государственных (муниципальных) учреждений по КВР 112 «Иные выплаты персоналу учреждений, за исключением фонда оплаты труда». А вот при выборе кодов КОСГУ необходимо учитывать следующие новшества, предусмотренные Порядком № 209н:

    Расходы на выплату суточных

    Расходы на проезд к месту командировки и обратно к месту постоянной работы

    Расходы по найму жилых помещений

    226 «Прочие работы, услуги»

    Иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя

    212 «Прочие выплаты»

    Компенсация за использование в командировке личного транспорта

    Как видим, неизменным остался лишь порядок применения КОСГУ в отношении расходов на выплату суточных – они по?прежнему относятся на подстатью 212. Правила учета иных командировочных расходов изменились. Это обусловлено тем, что в международной статистической практике соответствующие выплаты не рассматриваются как выплаты в интересах работников, а относятся к категории расходов, производимых работником с целью выполнения трудовых обязанностей. Поэтому законодатели решили операции по возмещению расходов, связанных со служебными командировками (на проезд, проживание, иные расходы, связанные с выполнением служебного задания в командировке), а также по выплате компенсации за использование личного транспорта в командировке перенести из подстатьи 212 «Прочие выплаты» (2020 год) в статью 220 «Оплата работ, услуг» (2020 год) КОСГУ (см. Письмо Минфина РФ от 29.06.2020 № 02?05?10/45153).

    Что касается расходов, понесенных учреждениями в рамках заключенных договоров (контрактов) по приобретению проездных билетов и оплате найма жилых помещений в служебных командировках, то они аналогично правилам, действовавшим в 2020 году, относятся на КВР 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг» и отражаются в бухгалтерском учете по подстатьям 222 «Транспортные услуги» и 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ соответственно.

    Корреспонденции счетов по учету командировочных расходов

    В силу изменений, произошедших в порядке применения кодов КОСГУ, расходы, связанные со служебными командировками, отражаются в соответствии с инструкциями № 162н [6] , № 174н [7] , № 183н [8] следующими корреспонденциями счетов:

    Как по-новому считать командировочные расходы

    Многочисленные изменения командировочных в 2020 году коснулись практически всех сфер экономической деятельности учреждения бюджетной сферы. Какие изменения коснулись порядка направления работников в служебные поездки, и что осталось неизменным?

    Состав командировочных расходов

    Выплаты, гарантированные Трудовым кодексом при направлении работника в служебную командировку, закреплены в 168 статье. Что входит в командировочные в 2020 году:

  • Заработная плата. За командированным работником гарантированно сохраняется должность, рабочее место и средний заработок, который рассчитывается за предшествующие 12 месяцев.
  • Расходы на транспорт. Наниматель обязан оплатить транспортные расходы подчиненного, которые он понес, чтобы добраться до места назначения. Но такие траты придется подтвердить чеками, билетами и прочими документами.
  • Затраты на проживание. Если подчиненный направляется в поездку на несколько дней, ему придется арендовать жилье. Работодатель обязан оплатить арендованную комнату или гостиничный номер.
  • Траты, связанные с проживанием. Такие расходы обычно называют «суточными», они компенсируют неудобства, которые испытывает работник в командировке. Подтверждать такие затраты документально не нужно, для суточных обычно устанавливается норма.
  • Другие траты, согласованные с руководителем организации. Например, на приобретение расходных материалов или учебных материалов, книгопечатной продукции и прочего.
  • Порядок направления работников в служебные поездки должен быть регламентирован в локальном акте организации. Там же следует установить и нормы (максимальные суммы) командировочных расходов.

    Изменения по командировочным с 2020 года

    Важные изменения коснулись порядка нормирования размера суточных в организации. Предельно допустимого размера суточных действующим законодательством не установлено. Следовательно, в учреждении может быть принята любая сумма в день: как 50, так и 3000 рублей.

    Еще одно изменение, которое может скорректировать сумму командировочных в 2020 году, — это новый курортный сбор. Платеж становится обязательным с 01.05.2020 и равен 50 рублям с человека в сутки.

    Платить сбор обязаны все граждане, пребывающие более 24 часов на территории Крыма, Севастопольского, Краснодарского и Алтайского краев. Причем командированные сотрудники не стали исключением. Следовательно, работники, направленные в поездку на «курортные территории», должны будут оплатить взнос.

    Эксперты полагают, что оплата курортного сбора будет включена в командировочные расходы, подлежащие возмещению. Приведет ли это к увеличению норм суточных, пока неизвестно.

    Размеры гарантированных выплат

    По факту ограничений в законодательстве нет, и 2020 год — не исключение. Экономический субъект вправе самостоятельно определить размеры. Но учитывайте важные моменты:

  • Затраты на оплату проживания (наем жилого помещения, аренда жилья, гостиницы) оплачивается по фактически понесенным издержкам. Но только при условии предоставления подтверждающей документации. Допустимо установить предельный минимум, который будет выплачен работнику, если он не подал подтверждающих документов. Например, жил у родственников. Компания вправе установить и максимальный лимит, а также требования к нанимаемому жилью. Например запретить съем номеров класса люкс (повышенной комфортности).
  • Оплата транспортных издержек также оплачивайте по факту, то есть по подтверждающей документации. Чеки, билеты, квитанции должен предоставить работник по возращению из поездки. Комиссионные сборы тоже подлежат оплате. Работодатель вправе установить запрет на проезд такси, а также покупку билетов класса комфорт, люкс, бизнес в целях экономии.
  • Траты, разрешенные работодателем, возмещаются по фактическим документам. Заметим, что необходимо заранее согласовать объем затрат с руководством. В противном случае могут возникнуть финансовые трудности и задержки выплат.
  • Размер суточных закрепляет работодатель на год. Норму определяют исходя из экономических возможностей организации, а также от места назначения. Например, суточные при поездке за рубеж должны оплачиваться в повышенном размере.
  • Некоторые специалисты ошибочно полагали, что Налоговый кодекс РФ регламентирует предельные значения. Разберемся в спорной ситуации.

    Суточные по России

    Руководство организации обязано самостоятельно определить лимит суточных при командировании работника в пределах нашей страны. Траты в сутки на поездки в пределах России не ограничены.

    Единственный лимит, действующий в 2020 году, — норма для определения налогооблагаемой базы по НДФЛ (закреплена в п. 3 ст. 217 НК РФ). Если суточные по России превышают 700 рублей в день, то с разницы работодатель должен удержать НДФЛ и начислить страховые взносы. Но это не ограничение! Наниматель вправе утвердить норму по суточным больше, чем лимит по НДФЛ.

    Работник командирован в город Оренбург на 3 дня, ему назначены суточные в размере 1000 рублей в день.

    Но на сумму, превышающую допустимый лимит, следует начислить страховые взносы и удержать НДФЛ. Рассчитываем сумму превышения:

    700 ? 3 = 2100 рублей — допустимый лимит.

    3000 – 2100 = 900 рублей.

    Следовательно, на превышающие лимит 900 рублей бухгалтер должен начислить страховые взносы и удержать НДФЛ.

    Региональные компании устанавливают сразу несколько лимитов по суточным в пределах России. Например, при командировании в Москву или Санкт-Петербург утверждается повышенный размер суточных, так как траты в таких городах больше. А при командировании в регионы России норма суточных ниже.

    Перед утверждением норматива необходимо проанализировать экономическое положение и источники финансирования деятельности организации. Недопустимо устанавливать завышенные нормы без экономического обоснования затрат. В противном случае в отношении руководителя предусмотрена административная ответственность.

    Поездка за рубеж

    Командировки за границы России положено оплачивать в повышенном размере. Лимиты на 2020 год отсутствуют. Единственное ограничение — лимит в части налогообложения суточных. Статья 217 НК РФ устанавливает норму в 2500 рублей в сутки. Но работодатель вправе выплачивать больше, в зависимости от финансовых возможностей учреждения.

    Если в организации утвержден больший лимит, например 3000 рублей в сутки, то с разницы в 500 рублей (3000 — 2500) необходимо удержать НДФЛ в размере 13 %, а также начислить страховые взносы по действующим тарифам.

    Допустимо предусмотреть лимиты отдельно для каждой страны пребывания. Например, отдельно для поездок в Европу, страны СНГ, Азии, Америки. Например, ограничения действуют для федеральных бюджетников (Постановление Правительства № 812).

    Учитывайте следующие нюансы:

  • день пребывания в иностранное государство должен быть оплачен по норме, утвержденной для заграничных поездок;
  • день возвращения в Россию оплатите по норме для поездок по России.
  • Дни простоя, задержек и переносов рейса тоже подлежат оплате. Нормы определяются в зависимости от места фактического пребывания работника. Например, обратный рейс в Россию задержан на сутки. Этот день задержки оплачивается по нормам для загранкомандировок.

    Однодневный выезд

    Законодатели не утвердили минимальную продолжительность поездки, которую можно считать командировкой. Это может быть и один день, и неделя, и месяц, и год. Длительные поездки оплачиваются в стандартном режиме. А как оплатить однодневный выезд?

    Платить или не платить суточные при однодневной командировке — решает работодатель. Например, в бюджетной сфере принято не оплачивать суточные (п. 11 Постановления Правительства № 749). Но ограничения действуют только в отношении федеральных бюджетников. Муниципальные учреждения утверждают собственные нормативы.

    Заграничные однодневные выезды положено оплачивать в 50 % размере от нормы суточных при поездке за границу.

    Порядок выплаты

    Перед отправкой работника в служебную поездку ему необходимо выдать аванс. Размер аванса определяют приблизительно, но с учетом следующих факторов:

  • Траты на проживание определите приблизительно, исходя из мониторинга цен на гостиничные номера в регион командирования. Цены сравнить можно в интернете или же сразу при бронировании гостиничного номера.
  • Транспортные издержки определяем исходя из стоимости билетов (авиа, ЖД, автобус, электричка, троллейбус, прочее). Комиссионные сборы, страховки также следует компенсировать работнику.
  • Суточные рассчитайте с учетом утвержденных норм и дней командировки.
  • Согласуйте дополнительные траты в поездке. Например, покупку материалов или пробных изделий.
  • Расчет оформите служебной запиской или заявлением сотрудника на имя руководителя компании. Подайте заявление или служебную записку руководителю на рассмотрение. После утверждения издайте приказ о направлении работника в командировку и выплате аванса.

    Читайте так же:  Москва мировой суд территориальная подсудность

    Порядок передачи денежных средств специалисту должен быть закреплен локальным нормативным актом. Допустимо перечислить деньги на банковскую карту или сберегательный счет работника. Выдать денежные средства можно наличными из кассы учреждения. Также для расчетов можно использовать корпоративную карту или казначейскую карту для бюджетников.

    Бухгалтерский учет

    Отразим бухгалтерские проводки по отражению расходов на командировки в бюджетном учреждении в 2020 году.

    Выплачен аванс на затраты по командированию

    0 208 12 560 — суточные

    0 208 26 560 — иные расходы (проживание, проезд, прочее)

    0 201 11 610 — с расчетного счета

    0 201 34 610 — из кассы

    1. Приказ на командирование работника.
    2. Приказ на выплату аванса.
    3. Платежное поручение на перечисление денежных средств на банковскую карту сотрудника, дебетовую карту учреждения.
    4. Расходный кассовый ордер на выдачу денежных средств подотчет из кассы учреждения.
    5. Отражены произведенные расходы учреждения на оплату суточных

      Авансовый отчет, сданный сотрудником, проверен и утвержден работодателем.

      Вместе с авансовым отчетом предоставляются подтверждающие документы:

      • билеты;
      • квитанции по оплате гостиницы;
      • договоры, накладные, чеки.
      • Затраты на командировочные расходы в 2020 году

        Расходы на командировку: за что платит работодатель

        Отправляя сотрудника выполнять трудовые функции в другом населенном пункте России, за счет компании необходимо:

      • приобрести проездные билеты, причем независимо от вида транспорта. Исключение составляет только такси — поездку в нем, как правило, не компенсируют;
      • оплатить жилье — это может быть гостиничный номер или аренда жилья, при условии, что имеются документы, доказывающие соответствующие траты;
      • выдать суточные — они рассчитываются за каждый день командировки, в том числе каждый день, когда сотрудник был в пути в другой населенный пункт и обратно. Исключение составляют однодневные поездки — если утром работник отправился в другой населенный пункт, чтобы выполнить полученное служебное задание, а вечером (до 12 часов ночи) вернулся. За них суточные не выплачивают;
      • иные траты, по договоренности с руководством. Например, во внутренних документах организации может быть предусмотрена компенсация представительских расходов, затрат на аренду автомобиля и(или) личного водителя, на услуги VIP-залов в аэропортах, услуги связи, прочие моменты.
      • Что касается заграничных поездок, то на работодателя ложится обязанность заплатить еще консульские сборы, выдать деньги на оформление визы, оплатить страховку, расплатиться по иным обязательным при пересечении границы платежам.

        Помимо этого, работодатель обязан сохранить за командированным сотрудником заработную плату, поскольку фактически человек выполняет свои трудовые обязанности за пределами организации. Зарплата в данном случае выплачивается за каждый день командировки, включая дни, когда работник находился в пути.

        По общим правилам, если представлены документы, подтверждающие траты во время поездки, то их в полной мере можно учесть при расчете налога на прибыль либо налога на УСН.

        Сколько возмещают работнику

        Часто бывает, что покупкой билетов и бронированием гостиничного номера занимается непосредственно администрация компании, а значит, сотрудник не получает на это деньги. И с ними вопросов не возникает. Но если деньги на командировочные расходы выдаются на руки человеку, то надо понимать, по каким нормам их возмещать.

        По закону, командировочные расходы позволяют работнику добраться до места назначения, купить себе еду, заплатить за проживание, позволить иные вещи, предварительно согласованные с руководителем компании. И поскольку человек поехал для выполнения служебного задания, то ему должны компенсировать все понесенные и согласованные с начальством траты, а не рассматривать выданную сумму как доход. То есть с них не удерживается ни подоходный налог, ни страховые взносы. Но это при условии, что в компании утвержден нормативный документ (положение о служебных командировках), который предусматривает нормативы возмещения, а также порядок этой процедуры.

        Единственная статья расходов, которая нормирована на законодательном уровне, — это размер суточных. В частности, в НК РФ заявлено, что не облагаются НДФЛ и страховыми взносами суточные, выданные в следующих размерах:

      • 700 рублей — за день поездки по стране;
      • 2500 рублей — за день заграничной командировки.
      • Это не означает, что работодатель не может выплатить больше. Может. Но в таком случае с суммы превышения компания должна будет удержать подоходный налог и страховые взносы.

        Также отметим, что подчиненный не обязан отчитываться, на что потратил суточные и потратил ли их вообще. Это та статья командировочных расходов, которая учитывается при налогообложении прибыли компании без документов, подтверждающих, что деньги потрачены.

        Суточные за границу и по России: размеры

        Поскольку практически все командировочные расходы за границу и по стране могут быть учтены при налогообложении прибыли компании в полном размере, подробнее остановимся только на суточных, для которых введен не облагаемый НДФЛ лимит.

        Около 5 лет назад правительство требовало, чтобы работодатели выдавали работникам командировочные расходы не ниже установленных минимальных сумм. Но потом от этого отказались, сохранив нормативы только для государственных делегаций. Согласно Постановлению Правительства от 02.10.2002 № 729, на каждого федерального госслужащего в сутки положено не более 100 рублей, если он отправляется в командировку по стране. Если выполнять обязанности приходится за пределами РФ, то суточные составляют 50-70 долларов в зависимости от конкретной страны (Приложение № 1 к Постановлению Правительства от 26.12.2005 № 812). Отметим, что эти нормативы не являются обязательными для работников госорганов регионов, органов местного самоуправления, муниципальных учреждений. Для них допустимые затраты на командировочные расходы определяются на местном уровне.

        Что касается частных предприятий, то руководители таких компаний сами решают, какими должны быть суточные. Но большинство старается соблюсти необлагаемые НДФЛ и страховыми взносами нормы: не более 700 рублей в день при поездках по России и до 2500 рублей — за ее пределами. Повторим: никто не запрещает давать больше, просто с суммы превышения надо будет заплатить налог (ст. 217 НК РФ) и страховые взносы (ст. 422 НК РФ). Также обращаем внимание, что для лиц, занимающих разные должности и специальности, могут быть установлены различные размеры суточных. Но об этом должно быть заявлено в нормативном документе организации.

        Отметим, что суточные выплачиваются за каждый день командировки, за дни нахождения в пути и за период вынужденного простоя. При этом они не заменяют заработную плату, работодатель обязан выплачивать средний заработок, пока сотрудник трудится в другом населенном пункте.

        Как компенсируют командировочные расходы при однодневной командировке

        Иногда подчиненных отправляют в недлительные командировки продолжительностью один день, а то и несколько часов. В таком случае компания компенсирует командировочные расходы на транспорт, а также на иные цели, если они согласованы.

        Однако в таком случае суточные не выплачиваются, если работник поехал в другой населенный пункт по РФ. Взамен ему может быть выплачена компенсация, но ее размер оговаривается во внутренних документах компании. А если работодателем является бюджетное учреждение, то в нормативных актах правительства или иных органов власти.

        Что касается заграничных однодневных командировок, то и для частных компаний, и для бюджетного сектора предусмотрен лимит суточных в половинном размере от предусмотренных норм. Об этом заявлено в п. 20 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 и п. 30 Указа Президента РФ от 18.07.2005 № 813.

        Помимо этого, не компенсируются суммы, потраченные на аренду жилья, поскольку в однодневных командировках нет необходимости где-то останавливаться. Однако в исключительных случаях, когда объективные причины вынуждают работника провести какое-то время в гостинице, компании придется также заплатить за проживание.

        Отметим сразу, что во время однодневной командировки работодатель по-прежнему обязан выплатить сотруднику средний заработок. Но если служебная поездка выпадает на выходной или праздничный день, то оплата должна производиться, в соответствии со ст. 153 ТК РФ , в двойном размере. Либо работник может получить дополнительный выходной день (отгул) и оплату в одинарном размере.

        Как посчитать командировочные и суточные расходы

        Счет за проездные билеты или пользование номером в гостинице, конечно, могут прислать в организацию. Но чаще всего работники самостоятельно приобретают необходимые для себя услуги по проезду и проживанию, а затем отдают документы, подтверждающие затраты.

        Тем не менее, еще до отправления сотрудника на служебное задание в другой населенный пункт бухгалтеру необходимо хотя бы приблизительно посчитать, сколько выдать авансом. Для этого учитывается стоимость билетов в обе стороны, ориентировочная стоимость гостиничного номера, сумма суточных по количеству дней командировки, иные планируемые затраты.

        Чтобы рассчитать суточные, необходимо определить, сколько дней человек будет находиться за пределами «родного» населенного пункта и прибавить к ним дни в пути. Например, инженер Иванов А.С. отправляется в другой город на пуско-наладочные работы. Он отправляется 09.12.2020 (в воскресенье) в 5 часов утра, а возвращается обратно 16.12.2020 (тоже в воскресенье) в 9 часов утра. Общее количество дней в командировке составит 8 дней. Если поездка внутренняя, то лимит суточных, не облагаемый НДФЛ, составит 700 рублей. Сумма суточных, которую необходимо выдать инженеру Иванову, составит:

        Если поездка зарубежная, то командировочные расходы увеличатся следующим образом:

        Обращаем внимание, что день убытия определяют с 00 до 24 часов, так же как и день прибытия. Это важно учитывать при окончательном расчете, например, с помощью проездных документов. Если билетов нет, например работник пользовался личным или служебным авто, то длительность командировки рассчитывают по датам, указанным в служебной записке по завершении поездки.

        Поскольку сотрудник все равно пишет заявление на командировочные расходы (оно является основанием для расходного кассового ордера), можно попросить, чтобы он самостоятельно оценил, сколько ему понадобится, а затем проверить его расчеты. Этот вариант будет удобен, в том числе, если к месту командировки человек отправляется на личном авто, поэтому у него будут траты, например, на покупку бензина. Шаблон для заполнения заявления — в конце статьи.

        После того, как смету утвердят главный бухгалтер и руководитель, можно выдавать аванс на командировочные расходы наличными либо на банковскую карту. Выдача денежных средств подотчет производится с учетом норм, установленных ЦБ РФ. Подробнее о требованиях финансового регулятора читайте в отдельном материале PPT.ru.

        Что касается выплат в валюте, то они тоже не запрещены. Для этого командировочные расходы считают по общим правилам, но затем полученную сумму обменивают на валюту. Причем обменять рубли на иностранную валюту может либо сам командированный сотрудник, либо кто-то другой. В обоих случаях необходимо приложить квитанцию из банка о проведенной операции по обмену денег.

        Какие документы понадобятся, чтобы подтвердить командировочные расходы

        Не позже чем через три дня после возвращения из поездки работник обязан отчитаться о потраченных суммах. Обратите внимание, что все траты должны иметь документальное подтверждение и быть целесообразными. Иначе работодатель может отказаться компенсировать их.

        К документам, подтверждающим командировочные расходы, относят:

      • командировочное удостоверение с отметками об убытии и прибытии, если оно оформлялось в начале командировки;
      • проездные билеты, в том числе оформленные через интернет;
      • любые квитанции и счета за проживание, аренду транспорта, полученные услуги или приобретенные товары, которые закупались для выполнения служебного задания;
      • авансовый отчет с указанием затрат, а также суммой, которую выдали работнику. Если в командировке было потрачено больше, чем сумма выданного аванса, производится доплата. Если по документам деньги еще остаются, их необходимо вернуть в кассу. Либо работодатель самостоятельно удержит из заработной платы нужную сумму (ст. 137 ТК РФ).
      • Также важным документом является отчет (служебная записка) о выполнении служебного задания в поездке. В противном случае целесообразность командировочных расходов будет не доказана. Отметим, что такой отчет может также стать источником информации о продолжительности командировки, если работник добирался до пункта назначения на личном или служебном транспорте.

        Как отразить расходы в бухгалтерском и налоговом учете

        Для начала напомним, что для налога на прибыль расходы учитываются на день утверждения авансового отчета. При этом НДС по расходам принимается к вычету при условии, что по ним есть счет-фактура.

        Расходы на выплату средней заработной платы за период нахождения в командировке относят в состав расходов на оплату труда. Остальные траты во время служебной поездки НК РФ требует считать как прочие расходы, связанные с производством и реализацией.

        Как отразить командировочные расходы в бухучете? Правильный порядок таков:

      • операция, когда выдается аванс на командировку, сопровождается проводкой Дт 71 Кт 50 (51);
      • когда бухгалтер хочет указать, что командировочные расходы (счет) учтены, проводка должна быть: Дт 26 (08, 20, 23, 44) Кт 71.
      • Командировочные расходы в 2020 году: КВР и КОСГУ

        Автор: Мишанина М., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»

        На какие КВР и коды КОСГУ следует относить расходы, связанные со служебными командировками, в 2020 году?

        С 2020 года при предоставлении аванса или выдаче перерасхода на командировочные расходы необходимо принимать во внимание следующие особенности применения кодов КОСГУ, определенные Порядком № 209н:

        Расходы

        Подстатья КОСГУ

        В 2020 году

        В 2020 году

        Дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства в служебных командировках (суточные, в том числе выплаты взамен суточных членам экипажей судов заграничного плавания)

        212 «Прочие несоциальные выплаты персоналу в денежной форме»

        Расходы на проезд к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы транспортом общего пользования (соответственно к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта), если они находятся за чертой населенного пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы

        Расходы на наем жилых помещений

        Иные расходы, произведенные работником в служебной командировке с разрешения или ведома работодателя в соответствии с коллективным договором или локальным актом работодателя

        Компенсация за использование личного транспорта для служебных целей в командировке

        222 «Транспортные услуги»

        Наряду с этим правила применения КВР в отношении расходов, связанных с командированием сотрудников, с 01.01.2020 не поменяются. Согласно Порядку № 132н расходы, связанные со служебными командировками, как и до указанной даты, будут производиться в отношении:

        работников учреждения – по КВР 112 «Иные выплаты персоналу учреждений, за исключением фонда оплаты труда»;

        персоналу государственных (муниципальных) органов – по КВР 122 «Иные выплаты персоналу государственных (муниципальных) органов, за исключением фонда оплаты труда»;

        военнослужащих и сотрудников, имеющих специальные звания, – по КВР 134 «Иные выплаты военнослужащим и сотрудникам, имеющим специальные звания»;

        сотрудников государственных внебюджетных фондов – по КВР 142 «Иные выплаты персоналу, за исключением фонда оплаты труда».

        Прежним останется и порядок отражения расходов в рамках заключенных учреждением договоров (контрактов) по приобретению проездных билетов и оплате найма жилых помещений в служебных командировках – применяется КВР 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг» в увязке с подстатьями 222 «Транспортные услуги» и 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ соответственно.

        Командировочные расходы в 2020 году

        Статьи по теме

        В статье — как оплатить командировочные расходы в 2020 году, в каком размере выдавать суточные по России и в загранкомандировках.

        Какие поездки сотрудников можно считать командировкой

        Если компания отправляет инженера в другой город для установки своих станков – это командировка. А если он едет в другой город навестить родственников, и попутно самочинно решает зайти на производство посмотреть, как работает станок. Расходы на такую ездку к командировочным отнести никак нельзя.

        Причин для командировки очень много: отправка специалиста для проведения испытаний, устранения поломок, налаживание оборудования, поиск новых клиентов, открытие филиалов, презентация продукции фирмы и т.д. Список может быть очень длинным. Тут важно, что поездка имеет строго целевое назначение.

        Внимание! Если служебные обязанности работника связаны с регулярными разъездами, например дальнобойщик, то такие поездки нельзя считать командировкой.

        При отправке работника в командировку, компания делает ему следующие выплаты:

      • Зарплата;
      • Командировочные (это оплата проезда, проживания, иных нужд);
      • Суточные (в них входит в первую очередь питание и оплата дневных нужд, связанных со служебной необходимостью).
      • Все эти выплаты и составят как раз командировочные расходы в 2020 году. Это положение одинаково для всех предприятий и ИП, независимо от вида налогообложения. А теперь давайте поговорим о каждом виде расходов подробнее.

        Как отразить суточные в расчете по взносам, прочитайте в статье «Суточные указывайте в расчете по взносам в полной сумме «.

        Суточные затраты в командировочных расходах по России в 2020 году

        Суточные затраты – это важная статья командировочных расходов в 2020 году. Так как суточные не являются доходом работника, НДФЛ они не облагаются. Но не все так просто. Максимальная величина суточных, не облагаемая НДФЛ и страховыми взносами в 2020 году:

      • 700 рублей в день, если речь идет о поездках по России;
      • 2500 рублей в день, если вы отправляете работника за границу.
      • Компания может выдать суточные сверх лимита, но тогда разница между фактически выплаченными деньгами и лимитом, будет облагаться подоходным налогом, взносами. Ко всему прочему вы не сможете включить этот сверхлимитный довесок в расходы при определении базы по налогу на прибыль.

        Важно! Взносы на травматизм не берутся с любой суммы суточных, даже со сверхлимитной.

        Чтобы правильно учесть суточные в командировочных расходах, нужно знать правила их выдачи.

        1. Суточные выплачиваются работнику за каждый день командировки, включая выходные и праздники, а также дни, когда он находится в дороге, и дни, если вынужден сделать временную остановку.
        2. Суточные должны быть выданы авансом до начала командировки. Если деньги сотрудник не получит, он имеет право не ехать в деловую поездку. Бухгалтер проводит эти деньги по 71 счету в подотчет работнику.
        3. Если командировка связана с поездкой в близко расположенную местность, и работник намерен ежедневно возвращаться домой после выполнения служебных обязанностей, суточные не платятся. Например, ваша компания расположена в Москве, и вы направляете работника в командировку в Московскую область.
        4. Суточные платятся также, если в командировке работник заболел, что подтверждается листом нетрудоспособности. Кроме суточных, вы также платите ему пособие по больничному.
        5. Расчет суточных по России в 2020 году

          Рассчитываются суточные путем умножения дневного расхода на количество дней командировки с учетом дороги. Вот как это выглядит в примере.

          Пример. ООО «Улыбка» отправляет работника самолетом в командировку с 03.04.2020 по 05.04.2020. На первый взгляд кажется, что время командировки – 3 календарных дня. Это правильно, но не все так просто, так как при расчете суточных нужно учесть еще время на дорогу.

          Числовое выражение времени в пути

          0ч.15 мин. 03.04.2020

          Время прилета обратно

          23ч. 45 мин. 05.04.2020

          Дорога до аэропорта*

          *Обратите внимание, что налоговая требует считать время до вокзала или аэропорта и обратно от места работы сотрудника, а не от местожительства. Даже если очевидно, что командированный отправится в поездку из дому.

          А теперь считаем. Если брать время с учетом пути до аэропорта и регистрации на рейс, то наш работник уедет с места работы в командировку 02.04.2020 года приблизительно в 21 час. То же самое касается и приезда. Если прибавить к времени прилета получение багажа, паспортный контроль и дорогу из аэропорта, то вернется он не ранее 1ч.30 мин. 06.04.2020.

          А это значит, что суточные расходы нужно считать с 2 апреля по 6 апреля 2020 года, а это уже 5 календарных дней. Вот за пять дней компания ему и выплатит суточные.

          Суточные расходы при заграничных командировках в 2020 году

          Отправляя работника в поездку за границу, нужно учесть некоторые особенности при подсчете командировочных расходов в 2020 году. В первую очередь это связано с суточными расходами.

          Дело в том, что суточные в такой ситуации можно выдать в иностранной валюте. Важно при этом не превысить рублевый лимит в 2500 рублей. Мы составили таблицу, которая поможет вам избежать излишних налогов, если вы решитесь оплатить командировочные расходы иностранными банкнотами.

          Финансисты уточнили, на какую дату пересчитывать валютные суточные в рубли для расчета взносов, подробности в статье » Минфин упростил расчет взносов с валютных суточных».

          Форма выдачи суточных

          Будут ли облагаться подоходным налогом и взносами*

          Фирма расплатилась российскими деньгами в пределах 2500 рублей

          Фирма расплатилась российскими банкнотами, обозначив в приказе эту сумму в валюте

          Если выдали не более чем 2500 рублей за каждый день командировки, то не облагается. Пересчет по курсу ЦБ не требуется

          Фирма выдала суточные в валюте согласно сумме, указанной в приказе

          Бухгалтер делает перевод валюты в рубли по курсу, установленному ЦБ на последний день месяца, в котором был составлен авансовый отчет. Если рублевый эквивалент окажется меньше или равным 2500 – не облагаются. Все, что сверху – придется платить НДФЛ и взносы.

          *Даже если компания оплатит суточные в валюте и превысит лимит, взносы на травматизм все равно не взимаются.

          Какие еще затраты нужно учесть в командировочных расходах в 2020 году

          Бухгалтер предприятия учитывает в командировочных расходах все целевые фактически произведенные и документально подтвержденные сотрудником затраты. К ним относятся:

        6. Билеты на проезд от места проживания сотрудника до места его пребывания в командировке, и обратно. Причем не важно, каким видом транспорта пользовался сотрудник. Это могут быть железнодорожные билеты, авиабилеты, билеты на автобус;
        7. Расходы на бензин, если работник отправился в командировку на автомобиле, в том числе и личном. Топливные затраты считаются в данной ситуации по чекам ГСМ (с автозаправок);
        8. Проживание. Это может быть как гостиница, так и съемное жилье.
        9. Но тут нужно учесть один важный нюанс. Очень часто в стоимость номера в отеле включается завтрак. Так вот в расходах на проживание этот завтрак учесть компания не может. Так как на питание командированному выдают суточные. Бухгалтеру нужно будет вычесть из оплаты номера стоимость завтрака, либо заранее предупреждать работников, чтобы они завтрак оплачивали раздельно.

          Если работник решит проживать в частном секторе, то ему нужно запросить с физлица документы, которыми сможет подтвердить свои затраты.

        10. Различные сборы и услуги (например, обслуживание в аэропорту, комиссионные сборы, провоз багажа, расходы при пересадке с одного вида транспорта на другой);
        11. Прочие расходы, имеющие строго целевое назначение, такие как пошлина за получение какой-то документации, траты связанные с обменом валюты, дополнительные расходы и прочие.
        12. В 2020 году добавился новый вид командировочных расходов – курортный сбор, если сотрудник отправляется в поездку в Крым, Краснодарский край, Ставропольский край, или на Алтай. При этом сбор будет браться с любого человека посещающего данные регионы сроком более чем на 24 часа. Цель поездки при этом значения не имеет.
        13. Компания не включает в командировочные расходы траты на личные нужды сотрудника, не имеющие отношения к цели поездки. Например, поход в сауну или СПА салон. Если только цель командировки не тестирование качества пара в парной.

          Документальное оформление командировки в 2020 году

          Чтобы правильно учесть командировочные расходы в 2020 году, командировка должна быть оформлена в надлежащем виде.

          В 2020 году будет необязательным командировочное удостоверение, а также служебное задание и отчет по командировке. Фактически, деловая поездка производится на основе следующих документов.

        14. Приказ руководителя об отправке в командировку;
        15. Табель учета времени (для выплаты командированному зарплаты). Его могут заменить билеты, квитанции и иные документы, подтверждающие пребывание работника в том или ином месте;
        16. Авансовый отчет (составляется командированным по возвращении на рабочее место).
        17. По желанию предприятие может также вести журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации. Если подобный документ у вас практикуется, и это прописано в нормативных актах компании.
        18. Как составить приказ о командировке сотрудника в 2020 году

          Итак, командировка сотрудника в 2020 году начинается с составления приказа. Фирмы вправе использовать свободную форму приказа или воспользоваться готовым унифицированным бланком Т-9.

          Вне зависимости от того, фирменным или свободным бланком воспользуется компания, важно указать там обязательную информацию. В приказе директор предприятия подробно прописывает:

        19. ФИО и должность работника;
        20. Время командировки;
        21. Цель командировки;
        22. Служебные задачи, которые предстоит выполнить рабочему;
        23. Документ, обосновывающий поездку (если таковой имеется). Например, договор с партнерами об установки станка и т.д.
        24. Служебные задачи можно указать следующим образом: подготовить презентацию, провести переговоры, принять участие в судебном заседании, осуществить монтаж и наладку оборудования и т. п.

          Авансовый отчет – главный документ, подтверждающий командировочные расходы в 2020 году

          Теперь поговорим об авансовом отчете, без которого вы не сможете списать командировочные расходы в затраты при определении базы для налога на прибыль.

          Роль этого документа возросла вместе с отменой командировочных удостоверений, служебных заданий и отчета о выполненной работе.

          Командировочные расходы в 2020 году фактически подтверждаются только оправдательными документами, привезенными сотрудником, из которых и состоит авансовый отчет.

        25. К таким оправдательным документам относятся:
        26. билеты (авиа, железнодорожные, автобусные, электричка);
        27. чеки и квитанции;
        28. ваучер о регистрации в гостинице;
        29. иные документы, фиксирующие проживание работника в том или ином месте;
        30. договора, накладные;
        31. путевой лист;
        32. служебные записки;
        33. отметки в загранпаспорте о пересечении границы.
        34. Данные из всех перечисленных первичных документов переносятся в авансовый отчет. В дальнейшем он будет являться основанием для того, чтобы отразить в учете предприятия командировочные расходы в 2020 году.

          Командировочные расходы в 2020 году: изменения и свежие новости

          Посмотрите инструкцию, как оформить и оплатить командировочные расходы, какие изменения и свежие новости в 2020 году. Вы сможете скачать все необходимые бланки и пошаговую инструкцию по оплате расходов работника.

          Активировать пробный доступ к журналу «РНК» или подписаться со скидкой

          Если работодатель отправляет работника в командировку, он должен компенсировать командировочные расходы. Компания делает следующие выплаты работнику:

        35. Зарплата,
        36. Командировочные – расходы на проезд к месту командировки, найм жилья,
        37. Суточные – выплаты, компенсирующие работнику расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства.
        38. Зарплату рассчитывайте, исходя из среднего заработка за предшествующий командировке календарный год. Рассчитать средний заработок>>>

          В этой статье разберемся, как выплатить командировочные расходы работнику в 2020 году.

          Что изменилось в учете командировочных расходов в 2020 году

          С 1 мая прошлого года в ряде регионов в качестве эксперимента ввели курортный сбор (Федеральный закон от 29.07.2017 № 214-ФЗ). Платить его нужно и сотрудникам, которых вы направите в командировку. В 2020 году это норма также актуальна

          В эксперименте участвуют Республика Крым, Алтайский, Краснодарский и Ставропольский края. Здесь приняты законы, в которых установлены ставки и перечислены курорты, где будет сбор. Все актуальные ставки сбора смотрите здесь

          Порядок определения и лимиты необлагаемых взносами суточных в 2020 году не изменились:

        39. 700 руб. в сутки – в командировках по России,
        40. 2500 руб. в сутки – в зарубежных командировках.
        41. Внимание! Чиновники ввели новые требования для служебных поездок сотрудников. Так, в Минтруде настаивают на том, что платить работникам за время командировки нужно не только средний заработок. Узнайте, что теперь делать бухгалтеру

          Командировочные расходы в 2020 году: что к ним относится

          К командировочным относятся расходы, которые сотрудник был вынужден оплатить для поездки по делам компании:

        42. Проезд к месту командировки и обратно,
        43. Топливо, если сотрудник ездил по делам фирмы на личном автомобиле,
        44. ГСМ, если работник ездил на служебном автомобиле и заправлял его за свой счет,
        45. Проживание не дома,
        46. Оформление заграничного паспорта и иных документов, необходимых для выезда в зарубежную командировку,
        47. Транспортные расходы, связанные с выполнением служебного задания, например, проезд на городском транспорте или такси,
        48. Другие расходы, связанные с выполнением задания компании, например, найм помещения для проведения презентации продукции или проведения переговоров.
        49. Перечень командировочных расходов законодательством не ограничен, он зависит от специфики служебного задания, места командировки и других условий.

          Затраты, понесенные работником, должны быть обоснованными и необходимыми. Не подлежат компенсации дополнительные затраты, не связанные с выполнением служебного задания.

          Пример

          Менеджер ООО «Омега» Николаев А.И., по возвращении из командировки предоставил квитанции об оплате проживания в гостинице. В квитанцию включены суммы:

        50. Оплата проживания в гостинице в течение 4 суток – 10 000 руб.,
        51. Посещение спортивного зала гостиницы (1 час) – 1 200 руб.,
        52. Услуга глажки белья (1шт.) – 700 руб.
        53. Так как посещение спорт.зала и глажка белья не являются необходимыми расходами и не связаны с выполнением служебного задания, то бухгалтерия выплатит Николаеву А.И. только 10 000 руб. – оплату за проживание.

          Если в квитанцию гостиницы включена оплата за питание, например, завтраки, то ее нужно вычесть из итоговой суммы. Расходы на питание не входят в состав командировочных, их предприятие выплачивает работнику отдельно, в виде суточных.

          Оформление командировочных документов в 2020 году

          В 2020 году для командировок оформляются обязательные и дополнительные документы. Обязательные:

        54. Письменное распоряжение руководителя предприятия. Оно может оформляться на унифицированном бланке Т-9 или в произвольном виде на простом листе:
        55. Командировочные расходы

          Автор: Шестакова Е. В., Кандидат юридических наук, PhD

          Очень часто во многих компаниях работников отправляют в командировки. Но командировки часто различаются по количеству дней, которые сотрудник проводит вне основного рабочего места, оформляемым документам.

          Понятие командировки и виды расходов на командировку

          Служебная командировка (далее также — командировка) — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ч. 1 ст. 166 ТК РФ).

          Долгое время понятия понятие служебной командировки и работы в полях было тождественным. И полевое довольствие приравнивалось к суточным. Для некоторых видов работ в «полях» предусматривались пониженные коэффициенты оплаты. Выплаты полевого довольствия работникам баз геолого-разведочных предприятий, организаций, учреждений, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, а также в Хабаровском и Приморском краях и Амурской области, предусматривались в размере 0,75 нормы суточных, предусмотренной действующим в тот момент законодательством об оплате служебных командировок на территории Российской Федерации (независимо от занимаемой должности и получаемого должностного оклада). Работники баз геолого-разведочных предприятий, организаций, учреждений, расположенных в других районах, получали полевое довольствие в размере 0,5 нормы суточных.

          С 2020 году суточные приравняли к полевому довольствию.

          Следовательно, нормы для целей налогообложения суточные и полевое довольствие принимаются в одном размере:

          700 рублей по Российской Федерации;

          2500 рублей по зарубежным командировкам и работе в полях.

          Различия в осуществлении работы вне основного места

          Наименование

          Разъяснение

          Служебные поездки

          постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер

          Полевые работы

          Осуществление работ связано с нахождением работника в полевых условиях

          Служебная командировка

          Поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы

          Вахтовый метод работы

          Вахтовый метод — это особая форма организации работ, основанная на использовании трудовых ресурсов вне места их постоянного жительства при условии, когда не может быть обеспечено ежедневное возвращение работников к месту постоянного проживания. Работа организуется по специальному режиму труда, как правило, при суммированном учете рабочего времени, а межвахтовый отдых предоставляется в местах постоянного жительства.

          Местом работы при вахтовом методе считаются объекты (участки), на которых осуществляется непосредственная трудовая деятельность. Перемещение работников в связи с изменением места дислокации объектов (участков) работы не является переводом на другую работу и не требует согласия работников.

          Направление работника на вахту не является служебной командировкой.

          Временем вахты считаются периоды выполнения работ и междусменного отдыха на объекте (участке) (Постановление Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС, Минздрава СССР от 31.12.1987 N 794/33-82 (ред. от 17.01.1990, с изм. от 19.02.2003)

          «Об утверждении Основных положений о вахтовом методе организации работ»)

          Состав расходов будет также различаться.

          Различен состав расходов и при направлении сотрудника в командировку по России или при направлении за рубеж.

          Нормативно-правовым актом, регулирующим порядок направления в командировки, является Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки».

          Что важно помнить?

          1. Срок командировки

          Срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.

          Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки — дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее — последующие сутки.

          В случае если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта.

          Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы.

          Вопрос о явке работника на работу в день выезда в командировку и в день приезда из командировки решается по договоренности с работодателем.

          2. Виды учитываемых расходов

          В статье 168 ТК РФ установлены следующие виды расходов на российские командировки:

          расходы по проезду;

          расходы по найму жилого помещения;

          дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

          иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

          В зарубежных командировках учитываются:

          расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;

          обязательные консульские и аэродромные сборы;

          сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;

          расходы на оформление обязательной медицинской страховки;

          иные обязательные платежи и сборы.

          3. Пересечение границы работниками при следовании за рубеж

          При следовании работника с территории Российской Федерации дата пересечения государственной границы Российской Федерации включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте, а при следовании на территорию Российской Федерации дата пересечения государственной границы Российской Федерации включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях.

          Даты пересечения государственной границы Российской Федерации при следовании с территории Российской Федерации и на территорию Российской Федерации определяются по отметкам пограничных органов в паспорте.

          При направлении работника в командировку на территории 2 или более иностранных государств суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник.

          4. Документы, подтверждающие расходы

          Возмещение иных расходов, связанных с командировками, осуществляется при представлении документов, подтверждающих эти расходы. Аналогичная норма применяется для целей налогообложения и поименована в статье 252 НК РФ.

          Какими документами возможно подтвердить расходы?

          Расходы на проезд

          — железнодорожный билет или маршрут-квитанцией (контрольным купоном) электронного билета;

          — кассовый чек о приобретении постельного белья;

          — авиабилет и посадочный билет

          Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749

          «Об особенностях направления работников в служебные командировки»

          Письмо Минфина от 14.04.2014 N 03-03-07/16777

          Письма Минфина от 13.01.2017 N 03-03-06/2/893, от 09.01.2017 N 03-03-06/1/80056, от 01.09.2016 N 03-03-07/50992

          Расходы на такси

          заказ-наряд и квитанция либо чек ККТ

          Договор фрахтования или его копия, а также заказ-наряд на предоставление транспортного средства для перевозки пассажиров и багажа, если договор фрахтования заключен в форме указанного заказа-наряда, находятся у водителя от начала до конца осуществления перевозки пассажиров и багажа по заказу и предъявляются в обязательном порядке по требованию должностных лиц федеральных органов исполнительной власти, уполномоченных на осуществление контроля за наличием у водителей таких документов.

          Постановление Правительства РФ от 14.02.2009 N 112 (ред. от 28.04.2015) «Об утверждении Правил перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом»

          Поездка на служебном или личном автомобиле

          В случае проезда работника на основании письменного решения работодателя к месту командирования и (или) обратно к месту работы на служебном транспорте, на транспорте, находящемся в собственности работника или в собственности третьих лиц (по доверенности), фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником по возвращении из командировки работодателю с приложением документов, подтверждающих использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки и иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта).

          Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки»

          Проживание в гостинице

          Бланк строгой отчетности или чек ККТ, в последнее время с 2020 года практически все должны перейти на чеки ККТ

          Постановление Правительства РФ от 09.10.2015 N 1085

          «Об утверждении Правил предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации»

          Проживание в арендованной квартире

          командировочное удостоверение, проездные документы, договор аренды жилого помещения и др.

          Письмо Минфина России от 15.01.2016 N 03-03-07/803

          С 2020 года практические все гостиницы перешли на онлайн-кассы. Это означает, что если услуги гостиницы приобретает за наличные физическое лицо, то нужно подтвердить оплату кассовым чеком.

          Если договор проживания заключается с организацией, то все документы предоставляются на юридическое лицо, а не на физическое лицо, в этом случае, осуществляется, как правило, безналичная оплата, также при применении общей системы налогообложения будет счет-фактура, а вместо чека будет осуществляться оплата через банк.

          Что делать при отсутствии подтверждающих документов?

          Если у работника нет документов, подтверждающих проезд и проживание, он представляет служебную записку и (или) иной документ (Письмо Роструда от 19.10.2015 N 2450-6-1)

          Работодатель возмещает именно понесенные расходы работника, что соответственно подтверждается документально. При отсутствии документального подтверждения целевого использования денежных выплат работнику для осуществления найма жилья в командировке теряется непосредственно компенсационный характер таких денежных выплат и они рассматриваются как выплаты в рамках трудовых отношений и подлежат обложению страховыми взносами в общеустановленном порядке независимо от их размеров, определенных в коллективном договоре или в локальном нормативном акте (Письмо Минтруда России от 03.07.2015 N 17-3/В-326).

          Как составить положение о командировании работников?

          Для того, чтобы не возникало у проверяющих вопросов в отношении командирования работников важно составить положение о командировании. Такой документ позволит четко определить категории командируемых сотрудников, а также порядок командирования, расходования средств на командировки. Также возможно установить особенности, такие как наложение дисциплинарного взыскания при отсутствии документов или экономические санкции в виде снижения размера премии.

          Порядок разработки положения о командировании будет следующим.

          Шаг 1. Необходимо определить категории работников, которые направляются в командировки

          Как правило, в компаниях и учреждениях есть категории работников, которые постоянно ездят в командировки, а есть те, которых направляются в исключительных случаях.

          Шаг 2. Необходимо установить суммы выплат суточных

          Суточные могут устанавливаться в повышенном размере или в стандартном размере. Если суточные выплачиваются в повышенном размере, более 700 рублей по России и 2 500 при командировании за рубеж, то такие суточные сверх лимита будут облагаться страховыми взносами и НДФЛ. В некоторых случаях, например, для муниципальных служащих могут быть установлены и более низкие нормы, например, 100 рублей.

          Шаг 3. Нужно определить особенности командирования

          В некоторых случаях требуется поехать в командировку в выходной или праздничный день.

          По общему правилу за время нахождения в командировке, в том числе за дни отъезда и приезда, дни в пути, за работником сохраняется средний заработок. Однако если работник находится в пути в свой выходной день (по графику командирующей организации), это означает привлечение его к работе в выходные дни. В этом случае работнику положена оплата рабочего времени в повышенном размере (ст. ст. 153, 167 ТК РФ; п. п. 5, 9 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749).

          Работа в выходные дни оплачивается не менее чем в двойном размере (ч. 1 ст. 153 ТК РФ):

          сдельщикам — не менее чем по двойным сдельным расценкам;

          работникам, труд которых оплачивается по дневным и часовым ставкам, — в размере не менее двойной дневной или часовой ставки;

          работникам, получающим оклад, — в размере не менее одинарной дневной или часовой ставки (части оклада за день или час работы), если выходной день находится в пределах месячной нормы рабочего времени. Если выходной день вне месячной нормы, то он должен быть оплачен в размере не менее двойной часовой или дневной ставки сверх оклада.

          При этом в повышенном размере оплачиваются часы, фактически отработанные в выходной или нерабочий праздничный день (ч. 3 ст. 153 ТК РФ).

          Вместо оплаты выходного дня в повышенном размере по вашему заявлению вам могут предоставить другой день отдыха. Тогда день нахождения в пути оплачивается в одинарном размере, а день отдыха не оплачивается (ч. 4 ст. 153 ТК РФ).

          Шаг 4. Оформление работника в командировку

          Основным документом, который свидетельствует о направлении в командировку, является приказ о командировании. Основанием для издания такого приказа будет являться служебная записка.

          А вот обязанности по оформлению командировочных удостоверений отменили. Но некоторые компании их оставили для внутреннего документооборота, чтобы определить основания командировки и цели направления работника. На основании приказа руководителя Организации или должностного лица, уполномоченного на командирование Сотрудников, и служебного задания Сотруднику, направляемому в служебную командировку, выдается командировочное удостоверение, оформленное в соответствии с унифицированной формой N Т-10, утвержденной Постановлением Государственного комитета Российской Федерации по статистике от 05.01.2004 N 1

          Шаг 5. Сбор подтверждающих документов

          В положении о командировании целесообразно отразить те документы, которые будут подтверждать пребывание в командировки.

          Шаг 6. Определить особые случаи командирования

          На практике возникают различные ситуации, когда работник раньше вернулся из командировке, как в анекдоте про возвращение мужа, или наоборот задержался посмотреть достопримечательности.

          За время задержки в пути без уважительных причин Сотруднику не выплачивается заработная плата, не возмещаются суточные расходы, расходы на наем жилого помещения и другие расходы. Если дата проездного документа не совпадает с датой начала/окончания командировки согласно приказу о направлении в командировку, а также в случае утраты проездных документов возмещение расходов на проезд облагается НДФЛ по ставке 13%.

          Продление срока командировки допускается на основании письменного заявления Сотрудника, утвержденного руководителем Организации либо другим уполномоченным лицом.

          Досрочное возвращение из командировки ввиду различных причин (досрочное выполнение служебного поручения, невозможность выполнения поручения и т.п.) согласовывается с непосредственным руководителем. Оплата командировочных расходов в этом случае производится за время фактического пребывания в командировке.

          Самовольный выезд из служебной командировки Сотрудника без уважительных причин и согласования с непосредственным руководителем является нарушением трудовой дисциплины. В данном случае транспортные командировочные расходы оплате не подлежат.

          Также спорным вопросом являются выплаты при направлении в однодневные командировки. С одной стороны, работник находится вне места осуществления основной работы, но с другой стороны, может вернуться в этот же день домой.

          По общему правилу при командировках в местность, откуда работник исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются.

          В то же время в п. 24 Положения N 749 сказано, что командированному работнику могут быть возмещены иные расходы, связанные с командировкой, в порядке, определенном коллективным договором или локальным нормативным актом организации.

          Судебная практика о возмещении расходов

          Чаще всего судебная практика как раз связана с признанием или непризнанием расходов, связанных с командированием сотрудников.

          В этой связи рекомендуется:

          1. Установить порядок сбора документов и выплаты суточных в положении о командировании

          Например, в Постановлении АС Центрального округа от 18.03.2016 N Ф10-334/2016 по делу N А83-1440/2015 судьи оценили представленные доказательства и установили, что возмещение спорных расходов произведено с ведома работодателя и обусловлено внутренним Положением о служебных командировках, подтверждается авансовыми отчетами, приказами о направлении сотрудников в служебные командировки, командировочными удостоверениями. Командировочные удостоверения работников оформлены на один день, работники фактически возвращались из однодневных командировок в тот же день к месту своего постоянного жительства. Из авансовых отчетов работников, утвержденных руководителем, следует, что работникам, направленным в однодневную командировку, было выплачено возмещение в фиксированной сумме — в размере 700 руб., что соответствует локальному акту предприятия. Ввиду вышеизложенного апелляционный суд пришел к правильному выводу о том, что предприятие в рассматриваемом случае не должно представлять дополнительные документы, подтверждающие размер несения расходов

          2. Прописать в трудовом договоре порядок выплат и учитывать рабочее время

          Учет рабочего времени очень важен при возникновении спорных ситуаций, и это касается не только непосредственно выплаты командировочных, но и например, назначения пенсии. В Апелляционном определении Кировского областного суда от 24.10.2013 по делу N 33-3708 суд установил, что поскольку ведение и обслуживание технологического процесса геологоразведочных работ связано с нахождением работника в полевых условиях и, соответственно, с выплатой ему в этом случае полевого довольствия, льготный характер работы истца нашел подтверждение. Судом установлено, что В. в спорные периоды выполнял работу в качестве дизелиста, машиниста, бульдозериста, т.е. был непосредственно занят ведением и обслуживанием технологического процесса геологоразведочных работ, при этом постоянно находился в поле. С учетом подлежащих включению периодов работы на день обращения с заявлением в пенсионный орган — 30.10.2012 г. специальный трудовой стаж В. составил 12 лет 09 месяцев 14 дней.

          3. Осуществлять выплаты дополнительных компенсаций работникам

          Выплаты, связанные с командированием, такие как:

          оплата стоимости дополнительных мест в купейном вагоне;

          оплата услуг по предоставлению ВИП-залов не являются фактическими расходами, связанными с выплатами заработной платы, поэтому такие расходы не облагаются страховыми взносами.

          В Постановлении Арбитражного суда Волго-Вятского округа от 31.03.2017 N Ф01-766/2017 по делу N А28-12611/2015 суд встал на сторону компании.

          Сам по себе факт наличия трудовых отношений между работодателем и его работниками не свидетельствует о том, что все выплаты, которые начисляются работникам, представляют собой оплату их труда.

          В соответствии с пунктом 2 статьи 20.2 Закона N 125-ФЗ при оплате страхователями расходов на командировки работников, как в пределах территории Российской Федерации, так и за пределами территории Российской Федерации, не подлежат обложению страховыми взносами суточные, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, расходы на оплату услуг связи, сборы за выдачу (получение) и регистрацию служебного заграничного паспорта, сборы за выдачу (получение) виз, а также расходы на обмен наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

          В силу статьи 168 Трудового кодекса Российской Федерации в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику: расходы по проезду; расходы по найму жилого помещения; дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные); иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

          Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (статья 168 Трудового кодекса Российской Федерации в редакции, действовавшей до 02.04.2014).

          Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам других работодателей определяются коллективным договором или локальным нормативным актом, если иное не установлено настоящим Кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации (статья 168 Трудового кодекса Российской Федерации в редакции, действующей с 02.04.2014).

          Согласно приказу ПАО «Норвик Банк» от 30.12.2011 N 161 «О возмещении других командировочных расходов в период командировки» в командировочные расходы ключевого управленческого персонала (в том числе президент) включены затраты на оплату железнодорожных билетов в вагонах «СВ», в вагонах повышенной комфортности (класса люкс), а также целого купе (в том числе на оплату дополнительных мест в купе), с целью обеспечения возможности работать в транспорте (телефонные и интернет переговоры, совещания, содержащие коммерческую тайну, принятие управленческих решений) для обеспечения сохранности ценных документов.

          Сумма расходов, связанных с приобретением дополнительных мест в купейном вагоне «СВ», выплачивалась работнику Смолину И.Е. в связи с направлением его в служебные командировки, которые документально подтверждены.

          Таким образом, чем более подробно вы пропишете вопросы командирования в локальных актах, тем меньше у вас в дальнейшем возникнет рисков судебных споров.

          Читайте так же:  Адвокат может быть привлечен