Как согласовывать приказ

Согласование документа

Согласование документа

Проекты подготовленных документов перед подписанием в ряде случаев согласовываются с заинтересованными учреждениями, структурными подразделениями, отдельными должностными лицами.

Это делается для проверки целесообразности и своевременности документа, соответствия действующим законодательным и нормативным актам и является, по существу, оценкой проекта.

Согласование проводится внутри учреждения и вне его.

Виза согласования документа

Внутреннее согласование проводится с теми подразделениями, участие которых предусмотрено при реализации данного документа. В учреждениях, имеющих юридическую службу, документы до подписания согласовываются с юристом. Документ может быть также согласован с заместителем руководителя учреждения, курирующим вопросы, отраженные в документе.

Если выполнение документа связано с финансовыми затратами, требуется согласование с финансовой службой (главным бухгалтером).

Обычно это договоры и соглашения, заключаемые организацией (фирмой) на получение или отпуск товарно-материальных ценностей, выполнение работ и услуг; приказы об установлении должностных окладов, надбавке к заработной плате, премировании и т.д. Таким образом, виза бухгалтера предусмотрена на большом количестве документов.

Внутреннее согласование оформляется визой согласования документа, состоящей из указания должности визирующего, его подписи, ее расшифровки (инициалы и фамилия) и даты.

В случае несогласия с документом, наличия замечаний и дополнений к проекту они излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу. В этом случае виза оформляется так:

Место визы: если подлинник документа будет отправлен, то виза располагается ниже подписи или на левом поле последнего листа того экземпляра копии, который будет оставлен в учреждении.

Для документов, подлинники которых остаются в организации (это прежде всего внутренние документы), виза проставляется на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра подлинника документа.

В учреждении должен быть перечень важнейших документов с указанием лиц, визы которых необходимы при оформлении. Такой перечень целесообразно дать в приложении к инструкции по делопроизводству. Работники службы делопроизводства должны хорошо знать, без чьих виз документ не может быть представлен на подпись руководителю.

При наличии компьютерной сети согласование текста документа можно провести одновременно с несколькими специалистами без его распечатки на бумаге.

Гриф согласования документа

Внешнее согласование в зависимости от содержания документа может проводиться с подчиненными и неподчиненными органами, если содержание документа затрагивает их интересы, с научно-исследовательскими организациями, общественными организациями, органами государственного и ведомственного контроля, вышестоящими органами.

Внешнее согласование документа может быть оформлено протоколом согласования или обсуждения проекта документа, справкой, но чаще всего грифом согласования документа.

Гриф согласования имеет два варианта: согласование с конкретным должностным лицом и согласование, другим документом, чаще всего письмом, протоколом и т.п.

В первом случае после слова СОГЛАСОВАНО указывается наименование должности, включая наименование организации, ставится личная подпись, дастся ее расшифровка и указывается дата. Во втором случае после слова СОГЛАСОВАНО указываются вид документа, его дата и номер.

Слово СОГЛАСОВАНО пишется прописными буквами без кавычек.

При необходимости согласования с несколькими организациями может составляться отдельный лист согласования.

Согласования приказа

Завершающим этапом работы с проектом приказа является его согласование с заинтересованными учреждениями или структурными подразделениями, должностными лицами. Для определения состава должностных лиц, которые должны визировать проект приказа, необходимо тщательно проанализировать его содержание с целью установления структурных подразделений, к компетенции которых относится решение задач (полное или частичное), указанных в проекте приказа. Это осуществляется с целью проверки целесообразности и своевременности документа и его соответствия нормативно-правовым актам и является, по сути, оценкой проекта. Согласование проекта приказа проводят структурное подразделение или лицо, которые готовили проект приказа. Согласование может осуществляться как в учреждении — внутреннее так и за ее пределами — внешнее.

Внутреннее согласование оформляется визированием проекта приказа. Эта процедура является основой принятия управленческого решения и осуществляется перед подписанием документа должностными лицами, к компетенции которых относится оценка документа в целом или его отдельных положений. Согласование проекта приказа с исполнителями, указанными в нем, позволяет избегать недоразумений в определении задач (поручений) в соответствии с компетенцией работников и сроков их выполнения. Виза официального документа — это реквизит, удостоверяющий согласие или несогласие должностного лица относительно содержания документа. Отсутствие на проекте приказа виз будет означать нарушение процедуры его подготовки.

Виза состоит из наименования должности, личной подписи, инициалов и фамилии лица, визирующего документ, даты визирования, например:

Начальник юридического отдела

подпись В. И. Сазонов

Визы проставляют на лицевой стороне последнего листа проекта документа. Если же места для виз там не хватает — на обратной стороне этого листа. Названия должностей, инициалы и фамилии лиц, которые должны визировать проект приказа, могут быть напечатаны заранее или должностные лица отмечают эти данные собственноручно непосредственно во время визирования на первом экземпляре проекта документа.

Если должностное лицо, которая должна визировать приказ, имеет определенные замечания и (или) предложения к его содержанию, то на отдельном листе составляется мотивированное заключение, о чем на проекте приказа делают соответствующую отметку по форме:

Замечания и предложения прилагаются.

Начальник финансового отдела

подпись Г. Б. Дорошенко

На этапе визирования приказа с точки зрения документооборота важную роль играет последовательность перемещения документа от одной инстанции к другой (от низшего уровня управления к высшему). Первым проект приказа визирует его составитель, далее — руководитель структурного подразделения, который вносит проект, затем — юридическая служба (юрист) и руководители структурных подразделений (как правило, те, кому предоставляется доверенность и кто будет выполнять приказ после его принятия), последним визирует проект заместитель руководителя учреждения, в подчинении которого находится структурное подразделение, вносящее проект, и другие заместители, к компетенции которых относятся вопросы, по которым принимается решение.

Кроме того, проекты приказов, исполнение которых требует финансового обеспечения, обязательно согласовываются с финансовыми органами или службами (главным бухгалтером).

Виза юрисконсульта свидетельствует, что документ не противоречит нормативно-правовым актам, а также о том, что отдельные его формулировки составлен согласно специальных требований органов суда, прокуратуры, здравоохранения и т.д.

Если в процессе доработки в проект приказа были внесены значительные поправки документ подлежит повторному согласованию. Перед подписанием проект приказа тщательно проверяют и уточняют. При этом особого внимания требует проверка названий нормативно-правовых актов, послуживших основанием для издания приказа, цифровых данных, фамилий, имен и отчеств, сроков выполнения.

Если содержание приказа затрагивает интересы других организаций, осуществляется внешнее согласование, которое оформляется соответствующим грифом, например:

Генеральный директор ОАО «Энергия» подпись М. А. Юрченко

В случае согласования проекта приказа протоколом, письмом и т.д гриф оформляют так:

Протокол заседания Правления АКБ «Меркурий»

Письмо Государственного комитета архивов Украины

Гриф согласования располагают ниже подписи на лицевой стороне последнего листа проекта приказа.

Если содержание документа касается нескольких учреждений, состоит «Лист согласования», о чем делается отметка в самом документе на месте грифа согласования, например: Лист согласования прилагается.

Лист согласования оформляют по следующей форме:

Название должности Название должности

подпись, инициал(ы), фамилия подпись, инициал(ы), фамилия

Виза согласования

Статьи по теме

Как исключить ошибки при составлении и утверждении документации? Как убедиться, что служебный документ соответствует потребностям компании и не противоречит локальным актам? Получить визу согласования от всех заинтересованных должностных лиц.

Из статьи вы узнаете:

Виза согласования документа: когда и кем ставится?

Составление служебной документации, как правило, начинается с разработки проекта. Ответственное должностное лицо оформляет черновой вариант официального документа, чтобы впоследствии иметь возможность доработать его в соответствии с потребностями организации. Это необходимо, чтобы все заинтересованные должностные лица убедились в том, что данная служебная бумага действительно необходима, целесообразна, содержит актуальные сведения и не дублирует существующую документацию.

Прежде чем передать проект на подпись генеральному директору, исполнитель должен согласовать проект со всеми специалистами в тех областях, которым он посвящен. При этом коллеги могут либо согласиться с изложенным, либо предложить свои варианты тех или иных положений.

Данная процедура называется визированием документа. Она подразумевает заверение документа должностным лицом. Подпись сотрудника удостоверяет, что он тщательно ознакомился с содержимым проекта и согласен с ним. Виза согласования проставляется даже в том случае, если к единому мнению по данному документу прийти так и не удалось. Тогда ответственный специалист может отметить, что содержание проекта ему известно, но он не согласен с некоторыми его положениями. Виза руководителя может не просто подтверждать его согласие с содержанием, но и обязать подчиненных руководствоваться данными положения в повседневной работе.

Немаловажной причиной того, что процедура визирования необходима при составлении основных документов компании, можно считать необходимость устранения обезличивания в управленческих процессах. Руководству компании всегда необходимо знать, кто несет ответственность за то или иное административное решение. Виза позволяет установить, какого мнения относительно того или иного локального акта придерживаются специалисты организации.

Круг должностных лиц, участвующих в процедуре, устанавливается самой организацией. Так составитель проекта может самостоятельно определить перечень согласующих инстанций исходя из содержания документа. Правила получения и оформления визы можно закрепить в локальном нормативном акте — Инструкции по делопроизводству или табеле форм документов.

Реквизиты визы согласования документа

В современном делопроизводстве используются два схожих термина: виза согласования и гриф согласования. Несмотря на то, что данные реквизиты отражают одну и ту же суть — согласие должностного лица с положениями документа, он носят различный характер сферы применения.

Процедура может проводиться как внутри организации, так за ее пределами. В зависимости от этого разделяют внутреннее и внешнее согласование. Виза применяется для утверждения внутри компании, а гриф — при участии сторонних организаций.

Определение по ГОСТ:

реквизит, фиксирующий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа

реквизит, выражающий согласие сторонней организации, не являющейся автором документа, с его содержанием

• подразделениями, участвующими в реализации документа (исполнителями);

• заместителем руководителя по соответствующим вопросам;

• подчиненными и неподчиненными органами;

• органами государственного и ведомственного контроля;

• наименование должности согласующего;

• наименование должности лица, поставившего визу согласования;

Если согласие подтверждается отдельным документом (письмом, протоколом) после слова СОГЛАСОВАНО указывают вид документа, его номер и дату.

• распорядительные и организационные документы;

• типовые формы документации;

• кадровые документы, требующие согласования с профсоюзом;

Еще одним немаловажным отличием этих форм утверждения является то, что документ можно завизировать даже если проект не одбрен полностью. В этом случае согласующее лицо оформляет свои замечания на отдельном листе и прилагает их к документу. Указание на наличие замечаний и дополнений вносится в визу.

Виза согласования приказа

Внутреннее согласование приказов организации — одна из важных делопроизводственных процедур. С ее помощью можно убедиться в том, что проект приказа удовлетворяет всем потребностям компании, не противоречит действующим локально-нормативным актам, содержит все необходимые положения и не дублируют другую организационно-распорядительную документацию. Виза с замечаниями ответственных должностных лиц в данном случае позволяет оперативно внести в проект все необходимые исправления и доработать его.

Правила этой процедур должны быть прописаны в Инструкции по делопроизводству компании. Необходимо заранее определить:

Кто согласовывает приказ?

Круг ответственных лиц определяется самой организацией. Как правило, в него входят:

  1. составители проекта приказа;
  2. исполнители, сотрудники, которым даются поручения;
  3. представители юридической службы организации;
  4. сотрудники службы делопроизводства;
  5. главный бухгалтер компании;
  6. другие заинтересованные должностные лица (при необходимости);
  7. Сроки согласования

    Для разных вдов распорядительной документации сроки согласования определяются индивидуально. Они зависят от важности данного документа в системе управления, его сложности, количества этапов утверждения, числа согласующих должностных лиц.

    Очередность получения виз согласования

    С порядком работы необходимо ознакомить под роспись всех сотрудников организации, чья деятельность может быть связана с подготовкой проектов приказов.

    Виза согласования приказа проставляется на обратной стороне последнего листа проекта, непосредственно под тестом или на отдельном листе – листе согласования. Последний вариант удобен в том случае, если проект необходимо переделать (например, перепечатать без значительных изменений в содержании. В такой ситуации ответственному работнику не придется заново собирать подписи.

    Место расположения визы также зависит от места последующего хранения документа. Если подлинник будет отправлен, визу необходимо проставить ниже подписи или не лево поле последнего листа той копии, что останется в компании. Если оригинал останется на хранении в организации, ее можно проставить на оборотной стороне последнего лита первого экземпляра.

    В число реквизитов визы согласования приказа входят:

    1. Наименование должности согласующего;
    2. Фамилия и инициалы;
    3. Подпись с расшифровкой;
    4. Дата;

    Как правило, используется форма, предусмотренная ГОСТом Р 6.30 – 2003. При оформлении внутренней визы слово СОГЛАСОВАНО, чаще всего не используют. В случае если документ согласовывается с замечаниями, над наименованием должности согласующего пишут: «Замечания прилагаются», «Имеются замечания» или «Согласен с учетом замечаний». Кроме того, необходимо дать ссылку на лист с замечаниями или соответствующее приложение.

    Виза согласования: пример оформления

    Виза сама по себе является реквизитом документа. Ее можно отнести к составным реквизитам, объединяющим несколько отдельных элементов. В зависимости от способа утверждения виза согласования включает разные реквизиты. Обязательными являются лишь наименование должности согласующего, его подпись с расшифровкой и дата. Ниже приведем образцы оформления визы и грифа согласования.

    Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

    В рамках круглого стола речь пойдет о Всероссийской диспансеризации взрослого населения и контроле за ее проведением; популяризации медосмотров и диспансеризации; всеобщей вакцинации и т.п.

    Программа, разработана совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

    Обзор документа

    Приказ МВД России от 4 февраля 2020 г. № 49 «Об утверждении Порядка согласования основных программ профессионального обучения водителей транспортных средств соответствующих категорий и подкатегорий” (не вступил в силу)

    В соответствии с подпунктом «б» пункта 11 Положения о Государственной инспекции безопасности дорожного движения Министерства внутренних дел Российской Федерации, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 15 июня 1998 г. № 711 «О дополнительных мерах по обеспечению безопасности дорожного движения» 1 , приказываю:

    1. Утвердить прилагаемый Порядок согласования основных программ профессионального обучения водителей транспортных средств соответствующих категорий и подкатегорий.

    2. Установить, что основные программы профессионального обучения водителей транспортных средств соответствующих категорий и подкатегорий, разработанные организациями, осуществляющими образовательную деятельность и реализующими эти программы, либо соискателями лицензии на осуществление образовательной деятельности по указанным программам, согласованные с подразделениями Государственной инспекции безопасности дорожного движения Министерства внутренних дел Российской Федерации до вступления в силу настоящего приказа, повторному согласованию не подлежат.

    3. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на первого заместителя Министра генерал-полковника полиции А.В. Горового.

    Министр
    генерал полиции
    Российской Федерации
    В. Колокольцев

    1 Собрание законодательства Российской Федерации, 1998, № 25, ст. 2897; 2002, № 27, ст. 2679; 2005, № 19, ст. 1781; 2007, № 18, ст. 2180; 2008, № 27, ст. 3250; 2010, № 52, ст. 7053; 2011, № 44, ст. 6240; 2013, № 22, ст. 2786; 2014, № 14, ст. 1616; 2015, № 14, ст. 2107; 2017, № 21, ст. 2992; 2020, № 10, ст. 1480; № 38, ст. 5835.

    Зарегистрировано в Минюсте РФ 26 марта 2020 г.
    Регистрационный № 54169

    Приложение
    к приказу МВД России
    от 04.02.2020 № 49

    Порядок
    согласования основных программ профессионального обучения водителей транспортных средств соответствующих категорий и подкатегорий

    I. Общие положения

    1. Порядок согласования основных программ профессионального обучения водителей транспортных средств соответствующих категорий и подкатегорий 1 устанавливает процедуры осуществления деятельности подразделений Государственной инспекции безопасности дорожного движения Министерства внутренних дел Российской Федерации 2 по согласованию основных программ профессионального обучения водителей транспортных средств соответствующих категорий и подкатегорий 3 , разработанных организациями, осуществляющими образовательную деятельность и реализующими программы профессионального обучения, либо соискателями лицензии на осуществление образовательной деятельности по указанным программам 4 .

    2. Согласование программ профессионального обучения осуществляется подразделением Госавтоинспекции территориального органа МВД России по субъекту Российской Федерации или подразделением Госавтоинспекции, уполномоченным руководителем подразделения Госавтоинспекции территориального органа МВД России по субъекту Российской Федерации 5 , по результатам проведения проверки соответствия их содержания примерным программам профессионального обучения водителей транспортных средств соответствующих категорий и подкатегорий 6 , примерным программам переподготовки водителей транспортных средств соответствующих категорий и подкатегорий 7 или примерным программам повышения квалификации водителей транспортных средств соответствующих категорий и подкатегорий 1 .

    3. Прием и рассмотрение заявления организации о согласовании программ профессионального обучения 2 , согласование программ профессионального обучения осуществляется подразделением Госавтоинспекции, расположенным на территории субъекта Российской Федерации по месту осуществления данной организацией образовательной деятельности.

    1 Далее — «Порядок».

    2 Далее — «Госавтоинспекция».

    3 Части 2, 3 и 4 статьи 73 Федерального закона от 29 декабря 2012 г. № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2012, № 53, ст. 7598; 2015, № 18, ст. 2625; 2020, № 32, ст. 5122). Далее — «программа профессионального обучения» или «программа».

    4 Далее — «организация», «образовательная деятельность» соответственно.

    5 Далее — «подразделение Госавтоинспекции».

    6 Приказ Минобрнауки России от 26 декабря 2013 г. № 1408 «Об утверждении примерных программ профессионального обучения водителей транспортных средств соответствующих категорий и подкатегорий» (зарегистрирован в Минюсте России 9 июля 2014 года, регистрационный № 33026, с изменениями, внесенными приказом Минобрнауки России от 19 октября 2017 г. № 1016 (зарегистрирован в Минюсте России 13 ноября 2017 года, регистрационный № 48847).

    7 Приказ Минобрнауки России от 12 мая 2015 г. № 486 «Об утверждении примерных программ переподготовки водителей транспортных средств соответствующих категорий и подкатегорий» (зарегистрирован в Минюсте России 28 августа 2015 года, регистрационный № 38726, с изменениями, внесенными приказом Минобрнауки России от 19 октября 2017 г. № 1016 (зарегистрирован в Минюсте России 13 ноября 2017 года, регистрационный № 48847).

    1 Приказ Минобрнауки России от 1 марта 2020 г. № 161 «Об утверждении примерных программ повышения квалификации водителей транспортных средств соответствующих категорий и подкатегорий» (зарегистрирован в Минюсте России 10 мая 2020 года, регистрационный № 51055). Далее — «проверка», «примерные программы» соответственно.

    2 Далее — «заявление».

    II. Прием и рассмотрение заявления о согласовании программ профессионального обучения

    4. Для согласования программы профессионального обучения организация представляет в подразделение Госавтоинспекции:

    4.1. Заявление, содержащее полное и сокращенное (при наличии) наименование, адрес местонахождения, основной государственный регистрационный номер, идентификационный номер налогоплательщика, номер телефона (при наличии), адрес электронной почты в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» (при наличии), сведения о форме получения результатов проверки «почтовым отправлением» или «лично» (приложение № 1 к Порядку).

    4.2. Программу профессионального обучения.

    5. Все листы программы профессионального обучения должны быть пронумерованы, прошиты и скреплены на оборотной стороне их последнего листа заверительной надписью с указанием (цифрами и прописью) количества пронумерованных листов и даты составления, подписанной ее составителем (с расшифровкой подписи и должности).

    6. Заявление с прилагаемой программой профессионального обучения направляется посредством почтовой связи либо представляется в подразделение Госавтоинспекции лично представителем организации (руководителем или иным уполномоченным им лицом) 3 .

    7. Заявления регистрируются уполномоченным должностным лицом подразделения Госавтоинспекции 4 в журнале учета и регистрации заявлений о согласовании основных программ профессионального обучения водителей транспортных средств соответствующих категорий и подкатегорий 5 (приложение № 2 к Порядку) в день их получения.

    3 Далее — «представитель организации».

    4 Далее — «должностное лицо».

    5 Далее — «журнал учета и регистрации заявлений».

    8. В случае представления заявления лично представителем организации ему вручается заверенная копия заявления с отметкой о дате и времени приема заявления.

    III. Проведение проверки и оформление ее результатов

    9. По результатам рассмотрения заявления и прилагаемой программы профессионального обучения должностным лицом подразделения Госавтоинспекции в течение трех рабочих дней с даты регистрации заявления в журнале учета и регистрации заявлений принимается решение о проведении проверки либо об отказе в проведении проверки при наличии оснований, предусмотренных пунктом 10 Порядка.

    10. Основанием для отказа в проведении проверки является отсутствие сведений, предусмотренных подпунктом 4.1 Порядка, недостоверность сведений об основном государственном регистрационном номере или идентификационном номере налогоплательщика либо представление программы профессионального обучения, оформленной с нарушением требований, предусмотренных пунктом 5 Порядка.

    11. Уведомление об отказе в проведении проверки направляется в организацию заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении либо по выбору заявителя в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью подразделения Госавтоинспекции, способом, обеспечивающим подтверждение получения заявителем уведомления и подтверждение доставки указанного документа, либо вручается представителю организации не позднее рабочего дня, следующего за днем принятия решения.

    12. Проведение проверки и направление ее результатов в организацию осуществляется в срок не более пятнадцати рабочих дней с даты регистрации заявления в журнале учета и регистрации заявлений.

    13. Основаниями для отказа в согласовании программы профессионального обучения являются отсутствие установленных соответствующей примерной программой:

    13.1. Учебного плана либо сокращение его содержания.

    13.2. Рабочих программ учебных предметов (либо сокращение объема времени, отводимого на освоение рабочих программ учебных предметов, включая время, отводимое на теоретические и практические занятия).

    13.3. Разделов, определяющих организационно-педагогические, кадровые, информационно-методические и материально-технические условия реализации программы профессионального обучения (либо сокращение их содержания).

    13.4. Системы оценки результатов освоения программы профессионального обучения.

    13.5. Планируемых результатов освоения программы профессионального обучения.

    13.6. Перечня учебно-методических материалов, обеспечивающих реализацию программы профессионального обучения (либо сокращение его содержания).

    14. Согласование программы профессионального обучения оформляется подписью руководителя подразделения Госавтоинспекции (его заместителя) под грифом «СОГЛАСОВАНО», который проставляется на титульном листе программы, с указанием должности, подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии), даты согласования, номера регистрации в журнале учета и регистрации заявлений и заверяется печатью подразделения Госавтоинспекции.

    15. Согласованная программа профессионального обучения заверяется на оборотной стороне последнего листа печатью подразделения Госавтоинспекции, рассмотревшего программу, и подписью должностного лица с указанием инициалов и фамилии, наименования подразделения Госавтоинспекции, количества прошитых и пронумерованных листов.

    16. По результатам проверки должностным лицом оформляется уведомление о согласовании программы профессионального обучения либо, при наличии предусмотренных пунктом 13 Порядка оснований для отказа в согласовании программы профессионального обучения, уведомление об отказе в согласовании программы профессионального обучения, содержащее сведения о выявленных несоответствиях.

    17. В случае если в заявлении указана форма получения результата проверки «почтовым отправлением» уведомление с приложением программы профессионального обучения в течение трех рабочих дней с даты принятия решения направляется в организацию заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении.

    18. В случае если в заявлении указана форма получения результата проверки «лично» уведомление о результатах проверки и необходимости явки в подразделение Госавтоинспекции для их получения направляется в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью должностного лица, на адрес электронной почты организации либо при отсутствии у организации электронной почты — почтовым отправлением.

    19. В случае если представитель организации при указанной в заявлении форме получения результата проверки «лично», в течение тридцати календарных дней со дня оформления уведомления не прибыл в подразделение Госавтоинспекции, уведомление с приложением программы профессионального обучения направляются в организацию заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении.

    20. Информация об организациях, имеющих согласованные программы профессионального обучения, размещается на официальном сайте Госавтоинспекции (гибдд.рф) в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» в течение одного рабочего дня с даты согласования.

    Приложение № 1
    к Порядку согласования основных
    программ профессионального
    обучения водителей транспортных
    средств соответствующих
    категорий и подкатегорий

    Руководителю
    (наименование подразделения Госавтоинспекции)

    Прошу согласовать программу (программы) профессионального обучения

    водителей транспортных средств: _________________________________________

    (полное и сокращенное (при наличии) наименование организации,

    осуществляющей образовательную деятельность, адрес местонахождения, ОГРН,

    ИНН, телефон (при наличии), адрес электронной почты (при наличии)

    К заявлению прилагаются _________________________________________________

    (программы профессионального обучения (вид, категории, подкатегории

    транспортных средств), количество листов)

    Форма получения результата согласования программы профессионального

    (почтовым отправлением; лично представителем организации, осуществляющей

    (должность, подпись, фамилия, имя, отчество

    (при наличии) уполномоченного лица организации, осуществляющей

    РЕШЕНИЕ ПО ЗАЯВЛЕНИЮ:

    (о проведении (отказе в проведении) проверки программ профессионального

    (должность, подпись, фамилия, имя, отчество (при наличии) должностного

    Приложение № 2
    к Порядку согласования основных
    программ профессионального
    обучения водителей транспортных
    средств соответствующих
    категорий и подкатегорий

    учета и регистрации заявлений о согласовании основных программ

    профессионального обучения водителей транспортных средств соответствующих

    категорий и подкатегорий

    (наименования подразделения Госавтоинспекции)

    № п/п Дата регистрации Наименование организации, осуществляющей образовательную деятельность, адрес Программа профессионального обучения Количество листов заявления и приложений Примечание
    1 2 3 4 5 6

    Обзор документа

    МВД России установило новый порядок согласования основных программ профобучения водителей транспортных средств.

    Наличие согласованных с ГАИ программ является одним из лицензионных требований, предъявляемых к автошколам. Программы согласовываются по результатам проверки соответствия их содержания примерным программам.

    На сайте ГАИ размещаются сведения об автошколах, имеющих согласованные программы обучения водителей.

    Ранее согласованные программы повторно согласовывать не требуется.

    Как согласовывать приказ

    Как исключить ошибки при составлении и утверждении документации? Как убедиться, что служебный документ соответствует потребностям компании и не противоречит локальным актам? Получить визу согласования от всех заинтересованных должностных лиц. Составление служебной документации, как правило, начинается с разработки проекта. Ответственное должностное лицо оформляет черновой вариант официального документа, чтобы впоследствии иметь возможность доработать его в соответствии с потребностями организации.

    Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

    Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

    Об оформлении и согласовании проектов приказов

    В этой статье мы расскажем о составе и основных правилах оформления реквизитов приказов по основной деятельности и по личному составу, а также поговорим о необходимости согласования проектов приказов и способах оформления этой процедуры.

    Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Рассмотрим состав и основные правила оформления реквизитов приказа, основанные на требованиях ГОСТ Р 6. Согласно рис. Полагаем, что в организациях, не относящихся к органам исполнительной власти, с учетом того, что приказ является внутренним документом, может быть указано полное или , при наличии, сокращенное наименование организации — автора документа.

    Если организация считает нужным, на бланках приказов могут быть указаны оба варианта. Сокращенное наименование организации указывается в круглых скобках ниже полного наименования. Наименование организации — автора документа может быть оформлено полужирным шрифтом.

    На общем бланке организации, а также на бланке письма указывается и полное, и сокращенное наименование организации. Датой приказа является дата подписания документа, в этот же день приказ должен быть зарегистрирован. Дата приказа оформляется, как правило, в цифровом формате, например: Указание нулей в приведенном примере является обязательным с целью защиты от фальсификации.

    Согласно п. Иных требований к формированию регистрационных номеров документов действующее законодательство не содержит. В соответствии с системой регистрации, принятой в организации, порядковый номер приказа также может быть дополнен буквенными индексами. В организациях с большим объемом документооборота могут применяться буквенные индексы, указывающие на содержание приказа и облегчающие идентификацию документов. Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, с использованием только общепринятых сокращений.

    Несмотря на то что на бланках приказов справочные данные об организации не указываются, а из наименования организации далеко не всегда возможно определить ее местонахождение, полагаем, что во внутренних документах организации этот реквизит можно не указывать.

    Однако при наличии обособленных структурных подразделений, расположенных в других населенных пунктах, реквизит следует оформить. На угловых бланках приказов с флаговым расположением реквизитов заголовок к тексту печатается непосредственно от левого поля документа в границах зоны, отведенной для реквизитов заголовочной части документа, при центрированном расположении реквизитов — по центру этой зоны; если приказы оформляются на продольных бланках с центрированным расположением реквизитов, заголовок к тексту печатается по центру рабочей строки.

    Констатирующая часть может отсутствовать, и тогда приказ начинается с распорядительного слова. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа, наименование органа, издавшего документ, дата, регистрационный номер и заголовок к тексту. Если в приказах по основной деятельности констатирующая часть встречается достаточно часто, то в приказах по личному составу она, как правило, отсутствует. Однако в некоторых приказах по личному составу ее рекомендуется оформить: например, в констатирующей части приказа о применении дисциплинарного взыскания привести дату и подробное описание дисциплинарного проступка или допущенного работником нарушения должностных профессиональных обязанностей, а также детально изложить результаты расследования по данному факту.

    В распорядительной части приказа перечисляются поручения задания с указанием исполнителей и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные работники организации. Обратите внимание! Внесение изменений в подписанный приказ, распоряжение, а также в согласованный проект документа не допускается.

    Если тот или иной пункт приказа адресован руководителям всех структурных подразделений организации, можно использовать обобщенную формулировку без указания конкретных должностей и фамилий, например:. Руководителям структурных подразделений Общества представить в отдел кадров до 10 декабря г. В последнем пункте распорядительной части могут быть указаны должность, фамилия и инициалы работника, на которого возлагается контроль за исполнением приказа.

    Если руководитель организации оставляет контроль за исполнением приказа за собой, указывать это в приказе не следует. Не следует включать в приказ и пункт о необходимости доведения приказа до сведения определенных работников, для этого оформляются визы ознакомления — на лицевой или, при недостатке места, на оборотной стороне последнего листа приказа либо на отдельном листе ознакомления. Виза ознакомления одного работника может быть оформлена по образцу:.

    В унифицированных формах приказов по личному составу, утвержденных постановлением Госкомстата России от Если с приказом нужно ознакомить несколько человек, для оформления ознакомительных виз можно использовать универсальную форму, позволяющую сократить или увеличить количество строк:. Личная подпись. В пункте 3. Далее приводится пример такой надписи:. В Методических рекомендациях также ничего не сказано об оформлении в приказах и распоряжениях отметки о наличии приложения.

    В данном Приложении также приводятся разъяснения, дополняющие и уточняющие правила оформления приложений к приказам, приведенные в ГОСТ Р 6. Так, например, уточняется, что отметка о приложении проставляется на первом листе приложения справочного характера к приказам, распоряжениям, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и другим документам.

    Если же приложением к документу например, к приказу является утверждаемый документ положение, правила, инструкция, регламент и др. Отделу материально-технического обеспечения до Ответственный — заведующий отделом материально-технического обеспечения Шаров Н. Расшифровка подписи состоит из инициалов и отделенной от них одним пробелом фамилии, например: Н. На бланках приказов можно заранее предусмотреть форму для этого реквизита, например:. Реквизит включает в себя инициалы, фамилию и номер телефона исполнителя документа.

    На унифицированных формах приказов по личному составу отметка об исполнителе Госкомстатом России не предусмотрена, но его можно добавить, конечно, если организация считает это нужным. Согласно Порядку применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденному постановлением Госкомстата России от Организация самостоятельно определяет:.

    При оформлении организационно-распорядительных документов обычно используют шрифт Times New Roman, Arial либо другой по выбору организации. Наименование организации — автора документа, наименование вида документа можно выделить шрифтом на 2—3 пт больше, чем шрифт текста документа. Размер междустрочного интервала устанавливают в интервале от одинарного до двойного. Через одинарный интервал обычно оформляют заголовок к тексту и отметку об исполнителе. Текст приказа, как правило, печатают через полуторный интервал.

    Может быть установлен одинаковый междустрочный интервал для оформления всех реквизитов приказа. При необходимости можно использовать промежуточные дробные значения междустрочного интервала, например установить его равным 1, Дата в тексте может быть написана и в цифровом, и в словесно-цифровом формате, например: Страницы приказов нумеруются в соответствии с правилами, изложенными в п. Организация вправе установить свои правила набора текста и других реквизитов приказов и закрепить их в инструкции по делопроизводству или другом локальном нормативном акте.

    Внутреннее согласование проекта документа, то есть согласование его с должностными лицами и специалистами организации — автора документа, оформляется визой согласования. Правила оформления реквизита приведены в п. Однако нормативных документов, обязывающих проводить согласование проектов документов и регламентирующих эту процедуру, не существует.

    В связи с этим необходимость и порядок согласования проектов документов устанавливаются организацией — автором этих документов. Ответственность за согласование проекта документа с должностными лицами и специалистами организации возлагается на конкретного работника, которому поручена подготовка проекта документа, или руководителя структурного подразделения — исполнителя документа.

    Порядок согласования рекомендуется закрепить в локальном нормативном акте инструкции по делопроизводству или распорядительном документе организации, с которым должны быть ознакомлены под роспись все работники организации, чья работа может быть связана с подготовкой проектов документов.

    Если организация считает необходимым проводить согласование проектов приказов по основной деятельности, для оформления визы согласования можно использовать форму, в которой имеются все элементы, предусмотренные п. Такая же форма может быть предусмотрена и на бланках приказов по личному составу, которые нуждаются в согласовании по мнению руководства организации. Реквизит может быть предусмотрен как в случае оформления приказов на бланках, спроектированных в организации, так и при использовании унифицированных форм, утвержденных постановлением Госкомстата России от В последнем случае, согласно Порядку применения унифицированных форм, вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации.

    В соответствии с п. Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу. Полагаем, что при наличии свободного места визы согласования могут быть оформлены и на лицевой стороне последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляют из организации например, исходящее письмо , визы проставляют в нижней части лицевой стороны последнего листа копии отправляемого документа, то есть визируется копия документа. При недостатке места на лицевой стороне виза проставляется на обороте последнего листа копии отправляемого документа.

    Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования, который может быть оформлен следующим образом:. Лист согласования проекта приказа после его подписания и регистрации подшивается в дело вместе с подлинником приказа.

    Допускается по усмотрению организации полистное визирование документа и его приложения. Апелляционное определение Челябинского областного суда от Издание Подписаться на журнал Форум для секретарей Авторам Рекламодателям. Электронная версия журнала. Наименование вида документа может быть выделено полужирным шрифтом. Шарапова На унифицированных формах приказов по личному составу отметка об исполнителе Госкомстатом России не предусмотрена, но его можно добавить, конечно, если организация считает это нужным.

    Организация самостоятельно определяет: тип шрифта, используемый при оформлении приказов; размер шрифта для отдельных реквизитов приказа; возможность использования полужирного начертания для выделения отдельных реквизитов; размер междустрочных интервалов; способ выравнивания абзацев по ширине или по левому краю ; необходимость и размер дополнительных интервалов между абзацами.

    Согласование проектов приказов Внутреннее согласование проекта документа, то есть согласование его с должностными лицами и специалистами организации — автора документа, оформляется визой согласования. Организация самостоятельно определяет: виды документов, которые нуждаются в согласовании; должностных лиц и специалистов организации, с которыми должны быть согласованы те или иные документы; сроки согласования; очередность получения виз согласования.

    Продолжение следует. Подпишитесь на нашу рассылку Рассылка о новых материалах в блоге и новых номерах журналов. Отправляется в среднем 1 письмо в 2 недели. Можно ли наказать сотрудника за флешку в компьютере? Имущественные налоги можно уплатить одним платежом. Выписываете журнал? Я согласен с политикой конфиденциальности.

    Должность, фамилия, инициалы. Подпись и дата согласования. Главный бухгалтер. Нет замечаний.

    Виза согласования

    Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. Процедура издания приказов и распоряжений состоит из отдельных этапов, которые осуществляются в определенной последовательности. В таких условиях власть по всем вопросам управления на предприятии в целом принадлежит его руководителю, а по вопросам управления внутри структурного подразделения — руководителю соответствующего уровня.

    В этой статье мы расскажем о составе и основных правилах оформления реквизитов приказов по основной деятельности и по личному составу, а также поговорим о необходимости согласования проектов приказов и способах оформления этой процедуры. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Рассмотрим состав и основные правила оформления реквизитов приказа, основанные на требованиях ГОСТ Р 6. Согласно рис.

    Внутреннее согласование документов

    Правила оформления приказов по основной деятельности смотрите в предыдущей статье. Сейчас в продолжение темы давайте рассмотрим правила согласования приказов и проведение регистрации приказов. Будет очень хорошо, если порядок согласования приказов прописан в инструкции по делопроизводству организации. Необходимо обязательно проводить согласование приказов с проставлением виз. Проект приказа по основной деятельности должны визировать, как правило, заместитель руководителя, отвечающий за соответствующее направление деятельности организации, и начальники отделов:. Визы можно проставлять на обороте последнего листа приказа или на листе согласования. Виза обязательно должна содержать расшифровку должности, фамилию с инициалами и дату про дату не забывать.

    Приказ и распоряжение: процедура издания на предприятии

    Правила, касающиеся оформления приказов по вопросам основной деятельности, читайте в предыдущей статье. Согласование приказов и проставление на них виз — это обязательный процесс. Если порядок его проведения оформлен в инструкции, касающейся делопроизводства организации, то это облегчает задачу. Проекты приказов по основной деятельности организации визируются, как правило, заместителем руководителя, который отвечает за определенное направление деятельности организации, а также начальниками отделов:. Проставление виз осуществляется на последнем листе приказа с обратной стороны либо на листе согласования.

    Об оформлении и согласовании проектов приказов

    В прошлом номере журнала мы опубликовали материал о видах приказов и сроках их хранения * . В этой статье мы расскажем о составе и основных правилах оформления реквизитов приказов по основной деятельности и по личному составу, а также поговорим о необходимости согласования проектов приказов и способах оформления этой процедуры.

    Правила оформления реквизитов приказов

    Правила оформления реквизитов документов установлены ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», а также изложены в Приложении № 11 к п. 3.3.2 Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 23.12.2009 № 76 (далее – Методические рекомендации). Состав и правила оформления реквизитов приказов подробно описаны в Приложении № 15 к п. 3.3.5.2 Методических рекомендаций.

    Рассмотрим состав и основные правила оформления реквизитов приказа, основанные на требованиях ГОСТ Р 6.30-2003, Методических рекомендаций и многолетней делопроизводственной практике.

    ¦ Наименование организации – автора документа. Согласно рис. Б.5 приложения Б к ГОСТ Р 6.30-2003 и Приложению № 15 к п. 3.3.5.2 Методических рекомендаций на бланках приказов указывается полное и сокращенное наименование организации – автора документа. Полагаем, что в организациях, не относящихся к органам исполнительной власти, с учетом того, что приказ является внутренним документом, может быть указано полное или, при наличии, сокращенное наименование организации – автора документа. Если организация считает нужным, на бланках приказов могут быть указаны оба варианта. Сокращенное наименование организации указывается в круглых скобках ниже полного наименования.

    Наименование организации – автора документа может быть оформлено полужирным шрифтом.

    Примечание. На общем бланке организации, а также на бланке письма указывается и полное, и сокращенное наименование организации.

    ¦ Наименование вида документа оформляется, как правило, прописными буквами: ПРИКАЗ или РАСПОРЯЖЕНИЕ.

    Наименование вида документа может быть выделено полужирным шрифтом.

    ¦ Ограничительные отметки для даты документа и его регистрационного номера. Датой приказа является дата подписания документа, в этот же день приказ должен быть зарегистрирован. Дата приказа оформляется, как правило, в цифровом формате, например: 05.06.2012. Указание нулей в приведенном примере является обязательным с целью защиты от фальсификации.

    Согласно п. 3.12 ГОСТ Р 6.30-2003 регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера по журналу регистрации и может быть дополнен по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Иных требований к формированию регистрационных номеров документов действующее законодательство не содержит.

    В соответствии с системой регистрации, принятой в организации, порядковый номер приказа также может быть дополнен буквенными индексами. При небольшом объеме документооборота приказы по основной деятельности и по административно-хозяйственным вопросам, как правило, не нуждаются в дополнительном индексировании, а к номерам приказов по личному составу добавляется буквенный индекс «л/с» или «к» – по выбору организации. Можно использовать оба индекса: для приказов со сроком хранения 75 лет – индекс «л/с», а для приказов с 5-летним сроком хранения – индекс «к».

    В организациях с большим объемом документооборота могут применяться буквенные индексы, указывающие на содержание приказа и облегчающие идентификацию документов.

    В приказах по основной деятельности это могут быть индексы «ф» (вопросы финансирования), «шр» (утверждение штатного расписания и внесение в него изменений и дополнений), «ла» (утверждение локальных нормативных актов, внесение в них изменений, их отмена) и др.

    В приказах по административно-хозяйственным вопросам можно использовать такие индексы, как «р» (ремонт, реконструкция), «тр» (транспортное обслуживание), «з» (закупка мебели, канцтоваров и пр.) и др.

    В приказах по личному составу применяются индексы «км» (командирование), «у» (увольнение), «пр» (прием на работу и перемещение), «оо » («отпуск оплачиваемый» – предоставление ежегодных оплачиваемых отпусков), «бо» («без оплаты» – предоставление отпусков без сохранения заработной платы) и др.

    ¦ Место составления или издания документа, согласно п. 3.14 ГОСТ Р 6.30-2003, указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, с использованием только общепринятых сокращений.

    Несмотря на то что на бланках приказов справочные данные об организации не указываются, а из наименования организации далеко не всегда возможно определить ее местонахождение, полагаем, что во внутренних документах организации этот реквизит можно не указывать. Однако при наличии обособленных структурных подразделений, расположенных в других населенных пунктах, реквизит следует оформить.

    В случае если организация зарегистрирована в одном городе, а осуществляет свою деятельность и издает распорядительные документы в другом, в реквизите приказа «Место составления или издания документа» указывается фактическое место издания документа.

    ¦ Заголовок к тексту приказа включает в себя краткое содержание документа, формулируется в предложном падеже и начинается с предлога «О» или «Об», например:

    • о назначении ответственного за организацию обработки персональных данных (в приказе по основной деятельности);
    • о закреплении автотранспортных средств за структурными подразделениями организации (в приказе по административно-хозяйственным вопросам);
    • об аннулировании трудового договора (в приказе по личному составу).
    • На угловых бланках приказов с флаговым расположением реквизитов заголовок к тексту печатается непосредственно от левого поля документа в границах зоны, отведенной для реквизитов заголовочной части документа, при центрированном расположении реквизитов – по центру этой зоны; если приказы оформляются на продольных бланках с центрированным расположением реквизитов, заголовок к тексту печатается по центру рабочей строки.

      ¦ Текст документа. Текст приказа может состоять из двух частей – констатирующей (преамбулы) и распорядительной, разделенных распорядительным словом «приказываю». Констатирующая часть может отсутствовать, и тогда приказ начинается с распорядительного слова.

      Согласно Приложению № 15 к п. 3.3.5.2 Методических рекомендаций в констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами «в целях», «во исполнение» и др. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа, наименование органа, издавшего документ, дата, регистрационный номер и заголовок к тексту.

      Если в приказах по основной деятельности констатирующая часть встречается достаточно часто, то в приказах по личному составу она, как правило, отсутствует. Однако в некоторых приказах по личному составу ее рекомендуется оформить: например, в констатирующей части приказа о применении дисциплинарного взыскания привести дату и подробное описание дисциплинарного проступка или допущенного работником нарушения должностных (профессиональных) обязанностей, а также детально изложить результаты расследования по данному факту.

      Как оформлять распорядительное слово «приказываю», должна решить сама организация при проектировании бланка приказа:

    • как продолжение последнего абзаца констатирующей части или на отдельной строке;
    • если на отдельной строке, то непосредственно от левого поля или с красной строки;
    • прописными буквами или строчными буквами в разрядку.
    • В распорядительной части приказа перечисляются поручения (задания) с указанием исполнителей и сроков исполнения.

      Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные работники организации.

      Обратите внимание! Внесение изменений в подписанный приказ, распоряжение, а также в согласованный проект документа не допускается.

      Если тот или иной пункт приказа адресован руководителям всех структурных подразделений организации, можно использовать обобщенную формулировку без указания конкретных должностей и фамилий, например:

      2. Руководителям структурных подразделений Общества представить в отдел кадров до 10 декабря 2012 г. заполненные листы опроса работников о времени предоставления отпуска в 2013 году согласно приложению.

      В последнем пункте распорядительной части могут быть указаны должность, фамилия и инициалы работника, на которого возлагается контроль за исполнением приказа. Если руководитель организации оставляет контроль за исполнением приказа за собой, указывать это в приказе не следует. Не следует включать в приказ и пункт о необходимости доведения приказа до сведения определенных работников, для этого оформляются визы ознакомления – на лицевой или, при недостатке места, на оборотной стороне последнего листа приказа либо на отдельном листе ознакомления. Виза ознакомления одного работника может быть оформлена по образцу:

      Ознакомлен (а): ______________________ « ____ » _________________________ 20 __ г.

      подпись (разборчиво) месяц прописью

      В унифицированных формах приказов по личному составу, утвержденных постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, виза ознакомления имеет аналогичную структуру:

      С приказом (распоряжением)

      работник ознакомлен: _______________________ « ____ » ______________________ 20 __ г.

      Если с приказом нужно ознакомить несколько человек, для оформления ознакомительных виз можно использовать универсальную форму, позволяющую сократить или увеличить количество строк:

      С приказом ознакомлены:

      ________________________ _______________________ « ____ » ___________________ 20 __ г.

      фамилии, инициалы подпись (разборчиво) месяц прописью

      В унифицированных формах многосубъектных приказов по личному составу для ознакомления работников с приказом предусмотрена графа, в заголовке которой указано: «С приказом (распоряжением) работник ознакомлен. Личная подпись. Дата».

      ¦ Отметка о наличии приложения. В пункте 3.21 ГОСТ Р 6.30-2003 речь идет об оформлении этого реквизита в письмах, а в отношении приложений к распорядительным документам сказано только, что в приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера. Далее приводится пример такой надписи:

      к приказу Росархива

      от 05.06.2003 № 319

      Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки.

      В Методических рекомендациях также ничего не сказано об оформлении в приказах и распоряжениях отметки о наличии приложения. В Приложении № 11 к п. 3.3.2 Методических рекомендаций предусмотрено использование отметки о приложении при оформлении приложений к приказам и распоряжениям, но под отметкой о приложении имеется в виду отметка, которая проставляется в правом верхнем углу на самом приложении к распорядительному документу (см. выше).

      В данном Приложении также приводятся разъяснения, дополняющие и уточняющие правила оформления приложений к приказам, приведенные в ГОСТ Р 6.30-2003. Так, например, уточняется, что отметка о приложении проставляется на первом листе приложения справочного характера к приказам, распоряжениям, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и другим документам. Если же приложением к документу (например, к приказу) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и др.), в верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, а ниже – гриф утверждения документа, например:

      от 12.11.2009 № 125

      Отсутствие в ГОСТ Р 6.30-2003 и Методических рекомендациях упоминания об отметке о наличии приложения в распорядительных документах позволяет сделать следующий вывод: в распорядительных документах этот реквизит не оформляется, а ссылки на приложения даются непосредственно в тех пунктах приказа, к которым эти приложения относятся. Например:

      1. Отделу материально-технического обеспечения до 01.01.2013 закупить офисную мебель для канцелярии согласно перечню, приведенному в приложении № 1 к приказу.

      Ответственный – заведующий отделом материально-технического обеспечения Шаров Н.С.

      ¦ Подпись состоит из трех элементов: наименования должности, личной подписи и ее расшифровки. Расшифровка подписи состоит из инициалов и отделенной от них одним пробелом фамилии, например: Н.Г. Федоров.

      На бланках приказов можно заранее предусмотреть форму для этого реквизита, например:

      ____________________________ ____________________ ___________________________

      наименование должности подпись расшифровка подписи

      ¦ Реквизит «Отметка об исполнителе» оформляется в приказах, если организация считает это нужным. Реквизит включает в себя инициалы, фамилию и номер телефона исполнителя документа. Согласно п. 3.27 ГОСТ Р 6.30-2003 отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа приказа в левом нижнем углу непосредственно от левого поля, например:

      На унифицированных формах приказов по личному составу отметка об исполнителе Госкомстатом России не предусмотрена, но его можно добавить, конечно, если организация считает это нужным. Согласно Порядку применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденному постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 № 20 (далее – Порядок применения унифицированных форм), вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации.

      ¦ Параметры шрифтов и абзацев, используемые при оформлении приказов. Организация самостоятельно определяет:

    • тип шрифта, используемый при оформлении приказов;
    • размер шрифта для отдельных реквизитов приказа;
    • возможность использования полужирного начертания для выделения отдельных реквизитов;
    • размер междустрочных интервалов;
    • способ выравнивания абзацев (по ширине или по левому краю);
    • необходимость и размер дополнительных интервалов между абзацами.

    При оформлении организационно-распорядительных документов обычно используют шрифт Times New Roman, Arial либо другой по выбору организации.

    По сложившейся практике при наборе текста приказа, заголовка к нему, наименования должности и расшифровки подписи в реквизите «Подпись» устанавливают размер шрифта 12 пт, но при необходимости его можно уменьшить до 11 пт или увеличить до 14 пт.

    Наименование организации – автора документа, наименование вида документа можно выделить шрифтом на 2–3 пт больше, чем шрифт текста документа.

    Размер междустрочного интервала устанавливают в интервале от одинарного до двойного. Через одинарный интервал обычно оформляют заголовок к тексту и отметку об исполнителе. Текст приказа, как правило, печатают через полуторный интервал. Может быть установлен одинаковый междустрочный интервал для оформления всех реквизитов приказа. При необходимости можно использовать промежуточные (дробные) значения междустрочного интервала, например установить его равным 1,25.

    Требования ГОСТ Р 6.30-2003 к формату и правилам написания даты относятся только к реквизиту «Дата документа», написание даты в тексте документа, в т.ч. и в приказах, нормативными документами не регламентируется. Дата в тексте может быть написана и в цифровом, и в словесно-цифровом формате, например: 06.12.2012 или 6 декабря 2012 г., при этом вместо «г.» может быть написано слово «года», ноль перед цифрой «6» не обязателен.

    Страницы приказов нумеруются в соответствии с правилами, изложенными в п. 4.9 ГОСТ Р 6.30-2003: при изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют (первая страница не нумеруется), номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

    Организация вправе установить свои правила набора текста и других реквизитов приказов и закрепить их в инструкции по делопроизводству или другом локальном нормативном акте.

    Согласование проектов приказов

    Внутреннее согласование проекта документа, т.е. согласование его с должностными лицами и специалистами организации – автора документа, оформляется визой согласования.

    Правила оформления реквизита приведены в п. 3.24 ГОСТ Р 6.30-2003, а также в Методических рекомендациях, в которых с учетом требований ГОСТ Р 6.30-2003 и особенностей оформления документов в федеральных органах исполнительной власти не только приведены правила оформления визы согласования, но и достаточно подробно описана процедура согласования. Однако нормативных документов, обязывающих проводить согласование проектов документов и регламентирующих эту процедуру, не существует. В связи с этим необходимость и порядок согласования проектов документов устанавливаются организацией – автором этих документов. Организация самостоятельно определяет:

  8. виды документов, которые нуждаются в согласовании;
  9. должностных лиц и специалистов организации, с которыми должны быть согласованы те или иные документы;
  10. сроки согласования;
  11. очередность получения виз согласования.
  12. Ответственность за согласование проекта документа с должностными лицами и специалистами организации возлагается на конкретного работника, которому поручена подготовка проекта документа, или руководителя структурного подразделения – исполнителя документа.

    Порядок согласования рекомендуется закрепить в локальном нормативном акте (инструкции по делопроизводству) или распорядительном документе организации, с которым должны быть ознакомлены под роспись все работники организации, чья работа может быть связана с подготовкой проектов документов.

    Если организация считает необходимым проводить согласование проектов приказов по основной деятельности, для оформления визы согласования можно использовать форму, в которой имеются все элементы, предусмотренные п. 3.24 ГОСТ Р 6.30-2003, например:

    подпись расшифровка подписи

    Такая же форма может быть предусмотрена и на бланках приказов по личному составу, которые нуждаются в согласовании по мнению руководства организации. Реквизит может быть предусмотрен как в случае оформления приказов на бланках, спроектированных в организации, так и при использовании унифицированных форм, утвержденных постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. В последнем случае, согласно Порядку применения унифицированных форм, вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации.

    В соответствии с п. 3.24 ГОСТ Р 6.30-2003 при наличии замечаний выше наименования должности работника, визирующего проект документа, пишут: «Замечания прилагаются». Методические рекомендации предлагают дополнительные варианты этой надписи: «Имеются замечания», «Согласен с учетом замечаний» (см. Приложение № 11 к п. 3.3.2). Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

    Согласно п. 3.24 ГОСТ Р 6.30-2003 для документа, подлинник которого остается в организации (например, приказа), визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Полагаем, что при наличии свободного места визы согласования могут быть оформлены и на лицевой стороне последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляют из организации (например, исходящее письмо), визы проставляют в нижней части лицевой стороны последнего листа копии отправляемого документа, т.е. визируется копия документа. При недостатке места на лицевой стороне виза проставляется на обороте последнего листа копии отправляемого документа.

    Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования, который может быть оформлен следующим образом:

    ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ

    ___________ проекта приказа «О внесении изменений в штатное расписание»__________

    наименование вида документа, краткое содержание (заголовок к тексту)

    Должность, фамилия, инициалы

    Замечания

    Подпись и дата согласования

    Читайте так же:  Можно ли оформить дарственную на семью