Как правильно оформить авансовый отчёт

Образец заполнения авансового отчета в 2020 году

Оформление авансового отчета: общие правила

Общие правила заполнения авансового отчета таковы:

  • Отчет составляется в течение 3 рабочих дней с момента:
  • истечения срока, на который выданы средства, указанного в заявлении работника о выдаче денег под отчет;
  • выхода сотрудника на работу, если срок, на который выданы деньги, истек в период его болезни или отпуска;
  • возвращения работника из командировки.
  • За нарушение срока работника можно наказать материально.

  • Отчет оформляется по унифицированной форме АО-1 или по форме, принятой организацией.
    1. Заполняется совместными усилиями работника и бухгалтера.
    2. Утверждается руководителем.
    3. В качестве приложений к отчету обязательны документы, подтверждающие понесенные работником расходы — чеки, счета, билеты и т. п.

    Как правильно заполнить авансовый отчет

    Авансовый отчет условно можно разделить на 3 части:

  • Первую (лицевую) часть заполняет бухгалтер. Здесь отражаются реквизиты документа (его номер и дата), сведения об организации и подотчетном лице, о выданном ему авансе, сводная информация об израсходованных средствах и бухгалтерских счетах, на которых отражается их движение и списание, а также сведения о выдаче работнику перерасхода или о получении от него неиспользованного аванса.
  • Вторая часть — это отрывная расписка о принятии отчета к проверке. Бухгалтер ее заполняет, отрезает и выдает подотчетнику.
  • Третья часть документа (оборотная сторона формы АО-1) заполняется коллективно. Подотчетный работник построчно отражает в ней реквизиты документов, которыми он подтверждает осуществленные им траты, а также сумму расхода «по отчету». А бухгалтер проставляет сумму, принятую к учету, и бухсчет, на который «повесит» расход.
  • Подписывают отчет работник, бухгалтер и главный бухгалтер. Затем он передается руководителю на утверждение — соответствующий гриф есть на лицевой стороне документа.

    ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Авансовый отчет может составляться не только в бумажном, но и в электронном виде.

    Авансовые отчеты в 2020 году: где посмотреть пример и бесплатно скачать образец заполнения

    Изменений по авансовым отчетам в 2020 году (равно как и в 2017-2020 гг.) не было – этот документ по-прежнему обязателен для заполнения. Если авансовый отчет составляется в электронной форме, необходимо использование электронной подписи всеми сотрудниками, участвующими в его заполнении (письмо Минфина от 20.08.2015 № 03-03-06/2/48232).

    Ознакомиться с примером и образцом заполнения авансового отчета вы можете на нашем сайте. Рассмотрим условный пример.

    Допустим, 21.01.2020 ООО «ИКС» выдало своему сотруднику Смирнову О. Д. деньги в размере 20 000 руб. на приобретение 5 картриджей для принтеров. Неиспользованных авансов за ним не было. Покупка была совершена в тот же день, а отчет работник представил на следующий день, т. е. 22 января.

    Работник потратил всего 18 950 руб. (НДС покупка не облагалась т. к. продавец применяет УСН). Неиспользованные средства в размере 1 050 руб. он вернул в кассу сразу при сдаче отчета в бухгалтерию.

    Приведем образец заполнения авансового отчета для данной ситуации.

    Итоги

    Заполнение авансового отчета требует совместной работы подотчетного лица и бухгалтера. Заполненный отчет, подписанный главным бухгалтером и руководителем, является документом, на основании которого отражаются операции в учете.

    Дополнительно материалы по теме расчетов с подотчетными лицами смотрите в статьях:

    Оформление авансового отчета

    Вернуться назад на Авансовый отчет

    Авансовый отчет представляет собой документальное подтверждение расходов. Расходы несет человек, которому была выдана определенная сумма денег авансом. Средства, подлежащие учету, могут выдаваться на различные нужды. Это может быть оплата командировочных, хозяйственно-операционных расходов.

    К отчету обязательно прилагаются оправдательные документы.

    Оформление авансового отчета первоначально – обязанность подотчетного лица. После составления отчет сдается в бухгалтерию для проверки, утверждения руководителем организации. Это не сложная процедура, но важно знать, как оформить авансовый отчет. При оформлении авансового отчета следует уделить внимание всем важным моментам, так как неправильное оформление влечет за собой путаницу.

    Что нужно помнить при оформлении

    Бланк авансового отчета представляет собой унифицированную и утвержденную форму АО-1. Заполнять бланк необходимо в единственном экземпляре и оформить его нужно в течение трех дней после того, как деньги, выданные авансом, были получены, либо со времени возвращения из командировки.

    Чтобы не задаваться вопросом, как правильно оформить авансовый отчет, нужно обратить внимание на два существенных нюанса:

    1. Авансовый отчет и приказ руководителя организации – вот основные документы, которые регламентируют финансовые отношения подотчетного лица и организации. В приказе указываются лица, которые имеют право получать денежные средства под отчет. Кроме того, в приказе учитываются сроки, в течение которых необходимо отчитаться об израсходованных средствах. Если сроки в приказе не учитываются, то налоговые органы будут исчислять три дня с момента возвращения из командировки, когда необходимо сдать отчет.
    2. Прежде, чем задуматься над тем, как сделать авансовый отчет, нужно понимать, что авансовый имеет регламентированную форму №АО-1, которой нужно придерживаться. Эта форма была утверждена постановлением Госкомстата РФ. После заполнения формы ее нужно сдать вместе документами, которые подтвердят факт расходов.

    Бланк авансового отчета является двусторонний.

    На лицевой стороне подотчетным лицом указывается следующая информация:

    • Наименование организации, которая выдала подотчетные средства.
    • Дата заполнения авансового отчета и его порядковый номер.
    • Личные данные подотчетного лица.
    • Место работы, отдел, в котором он работает, табельный номер, должность.
    • Здесь же на бланке представлена таблица, в которой будут содержаться сведения о полученном авансе, его расходе, остатке.

    Что касается обратной стороны, то там будут указаны документы, которые подтвердят все вышеуказанные расходы. В бухгалтерии тщательно проверяется правильность оформления авансового отчета, после чего на бланке ставятся отметка об утверждении, подпись бухгалтера.

    Аванс
    Бухгалтерские проводки
    Бухгалтерский анализ
    Бухгалтерский аудит
    Бухгалтерский баланс
    Бухгалтерский год
    Бухгалтерский учет

    Авансовый отчет: образец заполнения 2020

    Авансовый отчет заполняют для подтверждения выданных подотчетных. Смотрите и скачивайте идеальный образец заполнения авансового отчета 2020, который устроит инспекторов, и с которым вы пройдете любую проверку.

    Ошибки в расчетах с подотчетными могут привести к штрафам за кассовые нарушения, а также доначислениям НДФЛ и взносов. Поэтому важно правильно оформить выдачу денег под отчет и не допустить ошибок при заполнении авансового отчета. Смотрите образец заполнения авансового отчета, к которому у проверяющих не будет вопросов.

    Авансовый отчет 2020 форма: как заполнять

    Сотрудники коммерческих организаций заполняют авансовый отчет на бланке АО-1 (унифицированная форма, код по ОКУД 0302001). Форма утверждена постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55 и должна содержать следующие сведения:

  • о сумме выданных под отчет средств;
  • о подотчетном лице (Ф. И. О., должность, структурное подразделение);
  • о предыдущем авансе (остаток, перерасход);
  • о назначении аванса;
  • бухгалтерские записи и другие.
  • Форму авансового отчета заполняют работники, которым компания выделила средства авансом. Авансовый отчет должен отвечать на следующие вопросы:

  • имеется ли перерасход средств;
  • своевременно ли была предоставлена документация (чеки, справки, квитанции);
  • имеется ли у ответственных за расход авансовых средств лиц задолженность перед предприятием;
  • требуется ли высчитывать определенное количество материальных средств у подотчетных работников из зарплаты в счет погашения авансовой задолженности.
  • Авансовый отчет является двухсторонним.

    Лицевую сторону авансового отчета заполняет сотрудник, но можно сделать это за него. Следует указать название компании, номер отчета, дату, фамилию и инициалы подотчетного лица, его структурное подразделение и табельный номер, должность, а также назначение аванса.

    Также в авансовом отчете есть таблица, в которой указывают сведения о предыдущем авансе, полученных деньгах, расходах и остатке. Если аванс выдан в иностранной валюте, сумму указывают в строке 1а в двух валютах.

    На оборотной стороне авансового отчета сотрудник перечисляет подтверждающие документы (квитанции, транспортные документы, кассовые и товарные чеки и т.д.), и соответствующие суммы затрат.

    После проверки авансового отчета заполняют таблицу «Бухгалтерская запись». Указывают корреспондирующие счета, суммы. Ставят отметку о проверке отчета.

    Цифрами и прописью указывают сумму, в которой отчет утверждают. Далее ставят подписи и расшифровки подписей бухгалтера и главбуха, а также сумму остатка или перерасхода (если есть) и реквизиты приходных (расходных) документов, по которым средства вносятся/выдаются.

    Авансовый отчет составляют в одном экземпляре. Заполнять его можно как на бумаге, так и в электронной форме. Но если компания оформляет авансовые отчеты в электронном виде, то потребуется их распечатать, чтобы сотрудники поставили свои подписи.

    Образец заполнения авансового отчета 2020

    Сотрудники должны прикладывать к авансовому отчету документы, подтверждающие расходы. Документы нужны для подтверждения и обоснования расходов при расчете налога на прибыль. Безопаснее перед заполнением авансового отчета сформировать подтверждающие документы в хронологическом порядке, проверить корректность их оформления и пронумеровать.

    Переходим к заполнению.

    Авансовый отчет должен содержать следующую информацию:

  • данные о компании (форма собственности, название, Ф.И.О директора и ответственного бухгалтера);
  • личные данные о сотруднике (фамилия, имя, отчество и должность), которому были выданы авансовые средства;
  • основания выдачи аванса;
  • размер аванса;
  • список целей, куда пойдут выданные деньги.
  • При заполнении авансового отчета возникает много ошибок. Если директор утвердит отчет с ошибками, сумму подотчета инспекторы признают доходом работника, доначислят НДФЛ и взносы. Судьи могут поддержать налоговиков (определение ВС РФ от 09.03.16 № 302-КГ16-450). Опасные ошибки мы показали на образце (см. ниже).

    Как заполнить авансовый отчет: образец заполнения

    Правила заполнения и сдачи авансового отчета

    Суммы в отчете должны совпадать с данными в учете. К первичке нужно приложить документы, которые подтверждают расходы. В отчете компания также отражает долг по предыдущим подотчетным. Теперь выдать под отчет можно, даже если работник не отчитался за предыдущий аванс. Поэтому, если данные в строке «остаток» заполнены, это не ошибка.

    Фамилия и имя сотрудника. Деньги под отчет можно только тем физлицам, которые работают в компании по трудовому или гражданскому договору (письмо Банка России от 02.10.14 № 29-1-1-6/7859). Сотрудника контрагента выдать деньги из кассы нельзя.

    Назначение аванса. Авансовый отчет можно использовать, чтобы доказать реальность сделки. Но отбиться не получится, если в отчете нет отметки, для чего выдавали деньги (постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 07.09.17 № Ф07-8498/2017).

    Первичка о расходах. Даты и другие данные из кассовых, товарных чеков подтвердят период командировки. Это поможет доказать, что компания направляла работников в другую местность, чтобы исполнить контракт (постановление Арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 30.08.17 № Ф02-3966/2017). Но если даты в документах будут отличаться от времени в командировке, инспекторы снимут расходы.

    Компания может исправить документы сотрудников несколькими способами. Подойдут способы для первички, которую подписывают контрагенты. А если компания еще не провела документ в учете, его можно просто оформить заново.

    Если вы уже провели документ и хотите составить новый, а не корректирующий, документ с ошибкой нужно аннулировать. Для этого накрест перечеркните весь текст неправильного документа. На любом свободном месте сделайте запись «Аннулировано». Рядом проставьте дату и подпись с расшифровкой.

    Запись об аннулировании авансового отчета может внести только руководитель, так как он утвердил документ. Аннулировать путевой лист может как руководитель, так и бухгалтер.

    Похожий способ прописан для платежных документов и бланков строгой отчетности (постановление Правительства РФ от 06.05.08 № 359). После того как ошибочную первичку отменили, ее можно сохранить. Она пригодится, когда будет нужно пояснить основание корректировок в учете.

    К отчету надо приложить документы на расходы. Документы могут быть двух видов.

  • Подтверждающие покупку (товарные чеки, накладные и т. п.).
  • Подтверждающие оплату покупки, то есть кассовый чек. А если работник платил картой, то чек терминала или выписку с карты (письмо Минфина России от 25.08.2014 № 03-11-11/42288).
  • На практике бывают ситуации, когда работник получает подотчетные на карту, а потом снимает их и тратит наличными. В этом случае достаточно приложить кассовые и товарные чеки. Квитанция о снятии наличных в банкомате не требуется. Это подтвердили «УНП» опрошенные налоговики.

    Если сотрудник потерял документы, то проверяющие посчитают подотчетные его доходом и доначислят НДФЛ и взносы. Налоговиков поддерживают и многие судьи (постановление Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 09.06.2014 № А26-5684/2013). Правда, иногда компаниям удается доказать, что доходов не возникает. Если работник принес товары, а компания оприходует эти ценности. Значит, задолженности перед работодателем нет (постановление Федерального арбитражного суда Центрального округа от 25.06.2014 № А35-2638/2013).

    В заключение отметим, выдавать деньги под отчет надо заранее, по заявлению работника. Срок, на который сотрудники получают деньги под отчет, может быть любым. Но безопаснее, чтобы он был не слишком длительным. Иначе подотчетные суммы инспекторы могут переквалифицировать в заем или зарплату. А значит, потребовать доплатить взносы и НДФЛ.

    Кроме того, компания сама устанавливает сроки окончательного расчета с сотрудником по авансовому отчету (п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У). То есть время, в течение которого работник должен вернуть остаток наличных или, наоборот, компания возместит ему перерасход. Все эти сроки безопаснее записать во внутреннем положении.

    Отчет сотрудника о потраченных средствах зависит от того, как работник получил деньги и как их потратил. Если работник тратил свои личные средства, а потом компания возмещает ему расходы, то заполнять авансовый отчет не требуется. Достаточно взять у работника заявление на возмещение его расходов в интересах компании и подтверждающие их документы. Если работник заранее получил деньги на карту или наличными, то необходим авансовый отчет.

    Сдать в бухгалтерию авансовый отчет работнику надо в течение 3 рабочих дней после окончания срока, на который выданы подотчетные. Если на момент представления авансового отчета сотрудник болел, был в отпуске за свой счет или отсутствовал по другим уважительным причинам, он вправе отчитаться в течение трех рабочих дней со дня выхода на работу (п. 4.4. Положения ЦБ РФ от 12.10.2011 № 373-П).

    Заполнение авансового отчета: частые вопросы

    Как оформляют авансовый отчет при перерасходе? Допускается ли составление авансового отчета один раз в месяц? Можно ли составить один авансовый отчет на разные виды расходов? Ответим на эти и другие вопросы.

    В авансовом отчете нужно указывать перерасход

    «…Выдали сотруднику 10 тыс. рублей, чтобы он купил стеллаж. Но по такой цене мебели не было. Работник добавил свои деньги и приобрел товар за 12 тыс. рублей. На какую сумму он должен составить авансовый отчет. » (из письма главного бухгалтера Виктории Климовой, г. Москва)

    Работник должен составить авансовый отчет на всю стоимость покупки.

    Сотрудник составляет авансовый отчет, чтобы отчитаться за деньги, которые он получил. Ему выдано 10 тыс. рублей, но на покупку он потратил на 2 тыс. рублей больше. То есть добавил свои средства. Перерасход нужно выдать из кассы или перечислить на карту. Для этого работник должен написать заявление на возмещение служебных расходов в свободной форме.

    Так как сотрудник потратил больше денег, чем получил, ему придется заполнить дополнительные графы в авансовом отчете. В строке «Перерасход» надо записать сумму, которую работник добавил на покупку. А в строке «Перерасход выдан» записать сумму, которую ему возместили, и реквизиты соответствующего расходного кассового ордера или платежки. Если сотрудник составил отчет до того, как вы компенсировали ему расходы, эту строку не заполняют.

    Авансовый отчет можно составлять раз в месяц

    «…Директор часто покупает товары для компании, а мы возмещаем его траты. Мы вправе выдать 200 тыс. рублей на все месячные расходы, а он составит один авансовый отчет в конце месяца. » (из письма главного бухгалтера Ирины Деевой, г. Пермь)

    Допускается выдача в подотчет денег сразу на несколько покупок. Директор может составить один отчет.

    Компания вправе выдать деньги под отчет по письменному заявлению работника. Сотрудник должен отчитаться о своих тратах в течение трех рабочих дней после окончания срока, на которые получил деньги. Выдать второй раз под отчет нельзя, пока работник не вернет то, что не потратил. Это общие правила работы с наличными (п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.14 № 3210-У).

    Срок, на который компания выдает деньги, она определяет сама. Директор должен записать его в заявлении. Выдавать деньги можно сразу на несколько покупок.

    В заявлении директор запишет, на что получает деньги, например на хозяйственные нужды. Когда подойдет срок, он отчитается о тратах. Для этого он вправе составить один авансовый отчет.

    Можно составить один авансовый отчет на хозрасходы и командировочные

    «…Сотрудник получал деньги под отчет на моторное масло. Через несколько дней он уехал в командировку. Перед этим получил под отчет еще по одному заявлению. Когда сотрудник вернется, он должен отчитаться и за покупку масла, и за командировку. Он вправе составить один отчет. » (из письма главного бухгалтера Ксении Соловьевой, г. Москва)

    Сотрудник вправе составить авансовый отчет на суммы, которые потратил на товары для компании и на командировку.

    Сотрудник получает подотчет по заявлению. Отчет за покупки работник составляет в течение трех рабочих дней после окончания срока, на который компания выдала деньги (п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.14 № 3210-У). За командировку в 2020 году сотрудник отчитывается в течение трех рабочих дней после того, как вернется из поездки (п. 26 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.08 № 749).

    Работник писал два заявления на подотчет. Но это не значит, что сотрудник должен оформлять два авансовых отчета. Достаточно одного документа. В строке «Назначение аванса» сотрудник должен записать, что получил деньги на хозяйственные и командировочные расходы.

    Расходы работника можно возместить, не составляя авансовый отчет

    «…Директора вызвали на совещание в Екатеринбург. Билеты оплатил менеджер со своей карты. Какие документы составить, чтобы компенсировать ему расходы. » (из письма главного бухгалтера Ларисы Ивановой, г. Москва)

    Расходы менеджера можно возместить по его письменному заявлению.

    Менеджер купил билеты на самолет в интересах компании. Расплатился он с личной карты. Но подотчетные на покупку авиабилетов для директора он заранее не получал. Поэтому менеджер не обязан составлять авансовый отчет. Этот документ заменит заявление на возмещение расходов, которое должен написать работник. К заявлению сотрудник должен приложить документы, подтверждающие оплату. Например, выписку с банковского счета.

    Можно списать долг перед бывшим директором

    «…Увольняется директор. Он один из учредителей, владеет долей — 20 процентов. У компании перед ним крупная задолженность по подотчетным — не возместили перерасход. Директор эти деньги не требует. Как списать долг с баланса. » (из письма главного бухгалтера Зои Смирновой, г. Уфа)

    С директором нужно подписать соглашение о прощении долга. На основании этого документа учитывается долг в доходах.

    Задолженность перед подотчетным сотрудником компания отражает по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Если директор не планирует требовать деньги с компании, до увольнения нужно подписать с ним соглашение о прощении долга. На дату соглашения кредиторку надо отразить в налоговом учете во внереализационных доходах (подп. 5 п. 4 ст. 271 НК РФ). А в бухгалтерском учете отразите прочие доходы:

    Авансовый отчет в 1С 8.3 — образец заполнения

    Предлагаем рассмотреть, как происходит формирование авансового отчета в программе 1С Бухгалтерия редакция 3.0. Для примера возьмем два вида: за купленный товар и за проезд на транспорте (поезде). Изначально денежные средства передаются сотруднику через документ «Выдача наличных» по расходно-кассовому ордеру. Находится он в журнале «Кассовые документы», пункт меню «Банк и касса»:

    Открывается форма для заполнения. Здесь заполняем поля:

  • Вид операции – выдача подотчетному лицу;
  • Получатель – Фамилия имя отчество лица, которому выдаются деньги;
  • Сумма – указывается сумма выданного аванса;
  • Статья ДДС – заполняется автоматически на основании указанного вида операции;
  • Комментарий – здесь можно указать, на что именно выданы денежные средства или другую необходимую информацию.
  • Нажимаем «Провести» и посмотрим, какие проводки сформировались: Дт71.01 — Кт50.01 – расход из кассы. Эта сумма была передана подотчетному лицу на покупку некоторого товара. А теперь выдадим другую сумму другому лицу на проезд. Аналогичным образом формируем документ «Выдача наличных». Общий расход денег можно посмотреть в оборотно-сальдовой ведомости по 71 счету. Будет отображаться, кому и какая сумма была выдана:

    Переходим к оформлению авансовых отчетов. Вкладка «Банк и касса», раздел «Касса», входим в журнал «Авансовые отчеты»:

    При нажатии на кнопку «Создать» открывается форма заполнения документа:

  • Поле «Подотчетное лицо» — кому выдавали денежные средства;
  • Поле «Склад» — не заполняется.
  • Далее нажимаем кнопочку «Добавить» и в появившемся окошке выбираем «Выдача наличных».

    Программа самостоятельно выбирает документ по указанному подотчетному лицу. На экране появляется окошко с созданным ранее документом на выдачу наличных этому сотруднику:

    Нажатием, этот документ переносится в табличную часть авансового отчета.

    Переходим на вкладку «Прочее» и нажимаем кнопку «Добавить». На этой вкладке нужно ввести зачем выдали, кукую сумму, счет списания и т.д.:

    • Документ расхода – прописываем название, например — «Билет», в пустой строке снизу указываем номер и дату билета;
    • Номенклатура – прописываем название (будет отражаться в печатной форме);
    • Сумма – указываем стоимость билета;
    • НДС – не облагается, поэтому выбираем «Без НДС»;
    • Счет затрат – указываем 26 (Общественные расходы);
    • Если имеется информация по поставщику и счету-фактуре, то указываем в соответствующих графах.

      После ввода всей информации нажимаем «Провести» и смотрим образовавшиеся проводки: Дт26 — Кт71.01.

      В оборотно-сальдовой ведомости отражается списание данных средств на конец расчетного периода:

      С помощью второго авансового отчета рассмотрим покупку какого-либо товара подотчетным лицом. Открываем новый документ «Авансовый отчет» и приступаем к заполнению:

    • Подотчетное лицо — выбираем, кому выдавали денежные средства на приобретение товара;
    • Документ аванса – заполняется аналогично, через клавишу «Добавить», «Выдача наличных», выбор расходно-кассового ордера в появившемся окне.
    • Так как покупался товар, далее переходим во вкладку «Товары».

      Здесь указываем, что приобрелось и в каком количестве поступит на склад, а также, на какую сумму, у какого поставщика и т.д. Заполняем:

    • Документ(расхода) – товарный чек (или накладная);
    • Ниже – номер товарного чека и дата;
    • Номенклатура – наименование приобретенного товара;
    • Количество – сколько единиц поступит;
    • Сумма – которая указана в товарном чеке;
    • НДС – 18%, сумма НДС высчитывается программой;
    • Поставщик – берем из товарного чека, название организации, у которой куплен товар;
    • СФ – ставим галочку, если выдан счет-фактура;
    • Реквизиты счета-фактуры — прописываем номер и дату;
    • Счет учета – 41.01 (Товары на складах);
    • Счет НДС – 19.03 (НДС по приобретенным материально-производственным запасам);
    • Номер ГТД (Страна производитель) указывается в случае, если товар импортный.
    • Дт41.01 — Кт71.01 – себестоимость товара;
    • Дт19.03 — Кт71.01 – входящий НДС.
    • Обратите внимание на нижнюю часть документа «Авансовый отчет», который только что был заполнен. Программа просчитала, на основании созданных документов, какую сумму получило подотчетное лицо, какая сумма израсходована и какая сумма осталась неучтенной (остаток).

      Вот этот остаток нужно вернуть в кассу. Для этого переходим в журнал «Кассовые документы». Нажимаем клавишу «Поступление».

      Заполняем и проводим:

    • Вид операции – Возврат от подотчетного лица;
    • Подотчетное лицо – указываем от кого принимаем возврат денежных средств;
    • Сумма платежа – указываем сумму, которую необходимо вернуть в кассу.
    • Посмотрим через оборотно-сальдовую ведомость, что до проведения возврата на подотчетном лице числился остаток:

      А после проведения возврата, этот остаток ушел и находится в кассе:

      Также с помощью авансового отчета возможно отражение оплаты поставщикам за уже оказанные услуги или полученный товар.

      Заполняем поле «Подотчетное лицо», если оплата за товары – выбираем склад, если оплата за услуги – то не заполняем. Все необходимые заполнения происходят на вкладе «Оплата» с помощью кнопки «Добавить».

    • Документ (расход) – указываем чек, товарный чек или накладная;
    • Ниже – номер и дата документа;
    • Контрагент – кому производим оплату и ниже договор по нему;
    • Сумма – прописываем сумму из документа.
    • Счета расчетов – проставляются автоматически.

      Проводим и смотрим, на сформированные проводки Дт60.01 — Кт71.01 – расчет с подотчетными лицами:

      Авансовый отчет

      Авансовый отчет – это документ, который подтверждает расход средств, связанных с осуществлением деятельности юридического лица и выданных в качестве аванса.

      В авансовом отчете лицо, получившее денежные средства (независимо от цели), указывает:

      сумму, полученную под отчет;

      фактически произведенные расходы;

      остаток либо перерасход денег.

      Причем к отчету должны быть приложены документы, подтверждающие соответствующие траты.

      Форма авансового отчета

      Форма авансового отчета (N АО-1) утверждена Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 «Авансовый отчет».

      Однако с 2013 года она не является обязательной к применению, поэтому организация может разработать собственную форму учитывая требования к обязательным реквизитам в ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее по тексту — Закон о бухучете).

      Отметим, что на практике пор большинство компаний предпочитает использовать унифицированную форму N АО-1.

      Нормативные акты, регулирующие порядок составления и сдачи авансового отчета

      Порядок составления и сдачи авансового отчета установлен Указанием Банка России от 11.03.2014 N 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (далее — Указание N 3210-У).

      Часть норм также содержится в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденном Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее – Положение о командировках).

      Кто должен составлять авансовый отчет

      В соответствии с абз. 2 п. 6.3 Указания N 3210-У авансовый отчет должно заполнить и сдать в бухгалтерию подотчетное лицо, которому наличные денежные средства ранее были выданы под отчет:

      в первую очередь – работники организации;

      физические лица-внештатные сотрудники, заключившие с компанией гражданско-правовые договоры (например, договор оказания услуг или подрядный договор).

      Согласно письму Банка России от 02.10.2014 N 29-Р-Р-6/7859 при заполнении авансового отчета они приравниваются к работникам компании.

      В связи с этим и выдача денег под отчет, и окончательный расчет с ними осуществляются в таком же порядке, что и со штатными сотрудниками.

      Список лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет

      При этом список лиц, имеющих право получить деньги под отчет, компания утверждать не обязана.

      Однако организация может прописать их в локальном нормативном акте (ЛНА): это может быть как отдельный документ-инструкция по составлению авансового отчета, так и раздел в положении о документообороте в организации.

      Срок для представления авансового отчета

      Срок для представления отчета по израсходованным суммам установлен в 3 рабочих дня:

      после дня истечения срока, на который выданы деньги под отчет;

      или со дня выхода на работу (возвращения из командировки или из отпуска/болезни).

      Пример. Расчет даты представления авансового отчета

      Деньги были выданы под отчет в понедельник 15.05.2017 на 5 рабочих дней.

      Тогда 1-й рабочий день заканчивается 16.05.2017 во вторник, а последний 5-й – в понедельник 22.05.2017.

      Значит, в течение следующих 3 рабочих дней со вторника по четверг включительно (23 мая – 25 мая) авансовый отчет должен быть представлен в бухгалтерию.

      Допустим, деньги были выданы на командировочные расходы.

      Последний день командировки – пятница 19.05.2017.

      А в понедельник 22 мая сотрудник компании возвращается на свое привычное рабочее место. Тогда у него будет 3 дня (с 23 по 25 мая) для представления авансового отчета.

      Заявление работника о выдаче денег под отчет

      Для выдачи наличных денег работнику под отчет (далее – подотчетное лицо) на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, расходный кассовый ордер оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату (абз. 1 п. 6.3 Указания N 3210-У).

      Таким образом, в заявлении работника о выдаче денег под отчет:

      подотчетное лицо указывает сумму наличных денег и срок, на который они требуются;

      а резолюция руководителя подтверждает запрос работника либо корректирует его.

      Подпись руководителя и дата на таком заявлении являются обязательными реквизитами.

      Отметим, что форма заявления не предусмотрена нормативным актом и потому заявление составляется произвольно (с отражением всех необходимых сведений) либо утверждается в ЛНА компании.

      В заявлении также еще должна содержаться информация об отсутствии задолженности за подотчетным лицом.

      Это обязательное требование к подотчетному лицу: выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения с его стороны задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег (абз. 3 п. 6.3 Указания N 3210-У).

      Таким образом, если сотрудник еще не отчитался по выданному ранее авансу, выдать ему новый нельзя.

      Срок проверки, утверждения авансового отчета и окончательного расчета с работником организации

      Авансовый отчет передается в бухгалтерию, где он проверяется, далее его утверждает руководитель организации и производится окончательный денежный расчет с работником организации в срок, установленный в ЛНА или приказом.

      Срок, в течение которого проверяется и утверждается авансовый отчет, а также проходит окончательный расчет, устанавливается руководителем (абз. 2 п. 6.3 Указания N 3210-У).

      При окончательном расчете с работником сотрудник или возвращает неизрасходованную часть денег или наоборот: ему выплачивают сумму перерасхода, если пришлось потратить больше запланированного и руководство это уже утвердило.

      Бухгалтерские проводки по авансовому отчету

      Работник, получивший деньги под отчет, должен представить авансовый отчет о потраченных суммах (форма N АО-1).

      Неизрасходованные деньги, т.е. остаток по авансовому отчету, работник возвращает в кассу.

      Если денег потрачено больше, чем выдано, перерасход с согласия руководителя возмещается работнику.

      В бухучете эти операции отражаются так:

      На дату выдачи денег под отчет

      Работнику выданы деньги под отчет

      На дату утверждения авансового отчета

      Приняты к учету товары (работы, услуги), оплаченные подотчетником. Например, канцтовары, услуги нотариуса, командировочные расходы

      От работника получен остаток неизрасходованных подотчетных денег

      Работнику возвращен перерасход по авансовому отчету

      Расчеты с использованием пластиковой карты

      Работнику выделены денежные средства для их расходования по корпоративной карте

      Сняты работником деньги с корпоративной карты (работнику выданы денежные средства под отчет)

      Отражено списание наличных денег со специального счета, не подтвержденное первичными документами

      Внесены работником наличные денежные средства для возмещения расходов

      Удержана из заработной платы работника денежная сумма, потраченная по корпоративной карте в личных целях

      В определенных случаях подотчетные деньги можно удержать из зарплаты работника. Проводки будут такие:

      Отражены подотчетные суммы, не возвращенные в установленный срок

      Из зарплаты работника удержаны подотчетные суммы, не возвращенные в установленный срок

      Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на бухгалтерском форуме.

      Авансовый отчёт: правила оформления

      Статьи по теме

      Авансовый отчёт является одним из документов, который командированный сотрудник обязан предъявить в течение трех рабочих дней работодателю по возвращении из командировки. Авансовый отчет оформляют в одном экземпляре. Часть авансового отчета заполняет сам командированный сотрудник, а часть – бухгалтер.

      Авансовые отчеты применяют для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы. Авансовый отчёт это документ, по которому работник отчитывается о потраченных суммах.

      Полный доступ на месяц! — Формируйте документы, тестируйте отчеты, пользуйтесь уникальным сервисом экспертной поддержки «Системы Главбух».

      Позвоните нам по телефону 8 800 222-18-27 (бесплатно).

      Он составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии по унифицированной форме № АО-1 «Авансовый отчет», утвержденной постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55. Авансовый отчет может быть составлен как на бумажном, так и на машинном носителях информации.

      По какой форме заполнять авансовый отчет, можно решить самостоятельно. Такое решение утверждает руководитель приказом к учетной политике. Это может быть:

    • унифицированная форма № АО-1;
    • самостоятельно разработанная форма – при условии, что в ней содержатся все необходимые реквизиты, предусмотренные частью 2 статьи 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
    • Правила оформления авансового отчета

      Авансовый отчет частично заполняет подотчетное лицо. На оборотной стороне формы подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним (графы 1 — 6). Документы, приложенные к авансовому отчету, подотчетное лицо должно пронумеровать в порядке их записи в отчете.

      На лицевой стороне авансового отчета укажите:

    • наименование организации (Ф. И. О. предпринимателя);
    • подразделение;
    • фамилию и инициалы сотрудника, его должность;
    • назначение аванса – командировочные расходы.
    • Командированный заполняет оборотную сторону авансового отчета. Он должен указать перечень документов, подтверждающих расходы, даты их выдачи, номера, вид (чек, квитанция и т. п.) и истраченную сумму. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

      В авансовом отчете работник указывает израсходованные в связи с командировкой суммы, чтобы бухгалтерия произвела расчет по выданному перед командировкой авансу (п.4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденного Банком России 12.10.2011 № 373-П).

      Бухгалтерия в свою очередь проверяет целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указывает суммы расходов, принятые к учету (графы 7—8), и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа 9).

      Реквизиты, относящиеся к иностранной валюте (строка 1а лицевой стороны формы и графы 6 и 8 оборотной стороны формы), заполняются только в случае выдачи подотчетному лицу денежных средств в иностранной валюте.

      Если принимаете к вычету НДС с расходов на проезд, отразите в авансовом отчете не только общую стоимость билета, но и сумму входного НДС. Она должна быть указана в бланке строгой отчетности. Если в бланке сумма налога не выделена, принять к вычету НДС нельзя (п. 7 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК). Виды БСО, подтверждающие оплату проезда, названы в приказах Минтранса от 08.11.2006 № 134, от 21.08.2012 № 322. Это такие формы:

    • маршрут/квитанция электронного пассажирского авиабилета и багажной квитанции (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок);
    • контрольный купон электронного проездного документа (билета) (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте).
    • Будьте внимательны: многие перевозки облагаются НДС по ставке 0 процентов. В частности, нулевую ставку НДС применяют к любым международным перевозкам (подп. 4 п. 1 ст. 164 НК), внутренним авиарейсам в Крым (подп. 4.1 п. 1 ст. 164 НК) и перевозкам пассажиров и багажа железнодорожным транспортом (подп. 9.2 и 9.3 п. 1 ст. 164 НК).

      По итогам заполнения и обработки авансового отчета выявляется результат взаиморасчетов: остаток неиспользованного аванса или перерасход по авансовому отчету.

      Утверждает руководитель. Проверенный авансовый отчет утверждает руководитель или уполномоченное на это лицо при наличии письменного отчета командированного сотрудника о выполненной работе в командировке, согласованного с руководителем структурного подразделения работодателя.

      Приложения к авансовому отчету

      Согласно порядку оформления документов, связанных с командированием работников к авансовому отчету в качестве оправдательных документов могут быть приложены:

    • командировочное удостоверение, оформленное по форме № Т-10, утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1;
    • документы о найме жилого помещения;
    • о фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей);
    • об иных расходах, связанных с командировкой.
    • Утверждение авансового отчета

      Датой признания расходов на командировки является дата утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ). Расходы на командировки относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

      Учет командировочных расходов предусмотрен в 1С и различных бухгалтерских системах.

      Если авансовый отчет оформлен с нарушением

      Оформление авансового отчета с нарушением установленных законодательством требований, а также отсутствие необходимых приложений к авансовому отчету (или ненадлежащее их оформление) влечет несоответствие авансового отчета требованиям законодательства РФ. Соответственно указанная в авансовом отчете сумма расходов не может быть включена в состав расходов в целях налогообложения прибыли, как не имеющая надлежащего документального подтверждения.

      Авансовый отчет-2020: образец заполнения

      Авансовый отчет — образец заполнения его рассмотрен в настоящей статье. Это документ, составляемый работником, получившим наличные деньги для расходов, совершенных в интересах организации. Далее мы расскажем, в какой срок, на каком бланке должен быть составлен авансовый отчет и какие документы к нему необходимо приложить.

      Для чего составляется авансовый отчет

      Он должен быть составлен не позже 3 дней (п. 6.3 указания ЦБ РФ «О порядке ведения кассовых операций» от 11.03.2014 № 3210-У):

    • после окончания срока, на который выдается подотчетная сумма;
    • выхода на работу по окончании командировки или периода нетрудоспособности и отпуска (если последний день отчета пришелся на их срок).
    • К авансовому отчету прилагаются:

    • чеки;
    • товарные чеки;
    • документы, выданные гостиницами;
    • бланки строгой отчетности;
    • товарные накладные;
    • счета-фактуры.
    • А также прочие документы, которые подтверждают расходы, совершенные отчитывающимся лицом.

      На каком бланке составляется авансовый отчет

      В настоящее время этот бланк не является обязательным, и каждая организация или ИП вправе самостоятельно разработать свой бланк авансового отчета, утвердив его в учетной политике. Такая же позиция подтверждена в письме Минфина РФ от 06.03.2013 № 03-03-06/1/6700.

      Однако многие организации все равно продолжают использовать для заполнения авансового отчета бланк этого образца. Он же реализован в большинстве бухгалтерских программ.

      Образец заполнения авансового отчета можно скачать выше.

      Порядок и цели выдачи подотчетных средств

    • канцтоваров,
    • почтовых расходов;
    • услуг связи;
    • хозяйственного инвентаря;
    • представительских и командировочных расходов.
    • Подотчетные суммы выдаются по расходному кассовому ордеру.

      Список сотрудников, получающих деньги под отчет систематически, утверждается приказом руководителя, копия которого передается в кассу предприятия или ИП. Разовые подотчетники для получения денег пишут заявление, в котором указывают нужную сумму и срок, на который она должна быть выдана. Заявление подписывается руководителем.

      Подотчетные деньги могут быть выданы только работникам организации. Причем для того, чтобы получить на расходы новую подотчетную сумму, работнику уже не обязательно полностью отчитываться за ранее полученные деньги.

      Сумма, которая может быть разово выдана подотчетнику, законодательно не ограничена (п. 6 указания № 3073-У).

      Обратите внимание! Законодательство не запрещает перечислять подотчетные деньги на корпоративные или дебетовые пластиковые карты (письмо Минфина от 21.07.2017 № 09-01-07/46781). В этом случае порядок перечисления сумм и отчетность за них должны быть определены во внутренних документах организации.

      Как заполняется лицевая сторона документа

      В шапке документа указываются:

    • наименование и ОКПО предприятия или ИП;
    • порядковый номер отчета и дата его составления;
    • структурное подразделение организации (при его наличии);
    • Ф. И. О. отчитывающегося лица;
    • профессия, должность и табельный номер отчитывающегося сотрудника.
    • Табличная часть документа состоит из двух частей:

    • В левой выводится остаток либо перерасход денежных средств. При заполнении от руки это может сделать сам подотчетник.
    • В правой делаются бухгалтерские записи, отражающие затраты подотчетника и расчеты с ним.
    • Ниже указывается количество документов, приложенных к отчету, и общая сумма утвержденного отчета прописью и цифрами.

      Верность заполнения отчета подтверждается подписью бухгалтера, принявшего авансовый отчет, и главного бухгалтера, проверившего его.

      Далее приводится информация о выведенном остатке подотчетных сумм и кассовом ордере, по которому этот остаток денег был внесен в кассу либо получен перерасчет. Правильность оформления этой операции подтверждается подписью кассира.

      В расписке указываются:

    • дата принятия документа;
    • порядковый номер и дата составления отчета;
    • истраченная сумма;
    • количество приложенных к отчету документов.
    • Расписка подписывается бухгалтером, принявшим отчет, отделяется по линии отреза от основного документа и передается подотчетнику.

      Как заполнить оборотную сторону отчета

      Им указываются дата и номер документа, полученного подотчетным лицом от продавца, назначение затрат, потраченная сумма и валюта, в которой была совершена покупка.

      Информация о каждом расходе записывается подотчетником с новой строки. В том случае, если информация об оплаченной услуге или описание покупки занимает несколько строк, информация о следующей покупке заносится на строку ниже.

      Все сделанные подотчетником записи нумеруются по порядку, а затраты суммируются.

      Столбцы 7, 8 и 9 заполняются бухгалтером организации по каждой сделанной подотчетником покупке.

      При компьютерном заполнении вся таблица формируется в бухгалтерской или аналогичной программе.

      Правильность записей подтверждается подписью подотчетника.

      Пример заполнения авансового отчета

      Приведем пример заполнения авансового отчета работником ООО «Новый дом» Чановым И. И., получившим 02.07.2020 на приобретение ТМЦ для нужд автохозяйства организации 3600 руб.

      06.07.2020 завхоз Чанов И. И. составил авансовый отчет о потраченных деньгах в сумме 3540 руб. и представил 2 документа.

      05.07.2020 им были приобретены: