Что такое компенсация за услуги связи

Ряд специальностей связан непосредственно с переговорами, в том числе по телефону. Так как мобильный является инструментом, нужным для обеспечения рабочей деятельности, услуги сотовой связи оплачиваются работодателем. Компенсация предполагает частичный или полный возврат средств сотруднику за услуги связи. Возмещаются только траты на звонки по рабочим вопросам. Сопутствующие расходы должны быть правильно учтены.

Нормативная база

Рассматриваемый перечень документов установлен письмом Минфина от 27.07.2006 года № 03-03-04/3/15.

Основные особенности возмещения затрат

Компенсация затрат на услуги сотовой связи предполагает выполнение ряда действий. Рассмотрим некоторые из них.

Аренда телефона у работника

  • Оформлением договора аренды телефона на основании статей 606-625 ГК РФ. В документе указывается срок аренды, объем компенсаций и порядок их выплаты.
  • Не обязательно заключать договор. Все нужные пункты можно прописать в трудовом соглашении.

    Лимиты трат на мобильную связь

  • Безлимитный тариф. Основное его преимущество – отсутствие необходимости контроля трат сотрудников на сотовую связь. Выплаты сотовому оператору будут фиксированными. Размер их останется таким же вне зависимости от длительности телефонных переговоров.
  • Наличие лимитов позволяет дисциплинировать сотрудников. Звонки сверх лимита признаются экономически необоснованными, а потому не учитываются для целей налогообложения.

    Как работают лимиты? Рассмотрим на примере. Лимит на телефонную связь в компании составляет 3 000 рублей в месяц. Сотрудник «наговорил» на сумму 3 500 рублей. В этом случае будет возмещена только сумма 3 000 рублей. 500 рублей придется уплатить самому работнику.

    К СВЕДЕНИЮ! Важно устанавливать лимиты, соответствующие фактическим затратам. Если лимит будет слишком малым, это ухудшит экономическую эффективность. Если установленный лимит будет постоянно нарушаться, имеет смысл его увеличить.

    Расходы на мобильную связь будут включены в учет только при наличии условия: направленность на извлечение прибыли. Если расходы не являются экономически обоснованными, налоговые структуры уберут их из себестоимости. Бухгалтерский учет предполагает использование следующих проводок:

    ВАЖНО! Учет в составе себестоимости может вестись только в том случае, если имеется первичный документ: счет-фактура от оператора с указанием конкретной фирмы.

    Варианты оплаты услуг связи и особенности бухучета

  • Карты экспресс-оплаты. Минус оплаты картами заключается в том, что отсутствие сопутствующих документов может вызвать нарекания со стороны налоговых органов.
  • Как правило, компании практикуют способ компенсации. Оплата экспресс-картами неактуальна, из-за того что этот вариант рискован.

    Как оформляется компенсация сотруднику мобильной связи

    Необходимость возмещения расходов сотрудника, связанных непосредственно с рабочими нуждами, прописана в статье 164 ТК РФ. В статье 188 ТК РФ указаны случаи, предполагающие компенсацию:

    К СВЕДЕНИЮ! Траты на сотовую связь, фиксируемые в учете, должны быть экономически обоснованными. В обратном случае фирма будет привлечена к административной ответственности. Что обозначает экономическая обоснованность? Это значит, что использование сотовой связи в работе делает труд более эффективным, увеличивает показатели.

    Расходы на сотовую связь будут компенсироваться только в том случае, если они будут подтверждены документально. Для подтверждения используются эти документы:

  • Приказ руководителя фирмы. В нем должен быть указан перечень специальностей, которые неразрывно связаны с телефонными переговорами. В приказе можно также оговорить ряд сотрудников, которым может выплачиваться компенсация.
  • Договор с оператором, детализация звонков. Документы устанавливают фактический размер расходов.
  • Если деятельность сотрудника напрямую связана с использованием сотового телефона, то аппарат превращается из личного имущества в инструмент, используемый фирмой. Поэтому разумно и правомерно арендовать телефон у работника. Сделать это можно двумя способами:

    Детализация счета

    Нужно сказать, что необходимость детализации счета не указана в законодательных актах. На этот счет существуют различные мнения. Минфин и налоговые структуры, как правило, считают наличие детализации необходимым. Ряд арбитражных судов, напротив, утверждают, что наличие этого документа вовсе не обязательно.

  • Установление лимитов. Нужно для того, чтобы сократить число ненужных звонков. Размер лимитов устанавливается в приказе руководителя или в соответствующем Положении.
  • Будет ли облагаться компенсация НДФЛ и страховыми взносами?

    НДФЛ начисляется и в тех случаях, когда был оформлен договор аренды мобильного. К примеру, за аренду сотового телефона работодатель платит 500 рублей. Сотруднику за пользование услугами связи выплачивается фиксированная сумма размером 1 500 рублей. В данном случае облагаться НДФЛ и страховыми взносами будет сумма в 500 рублей. НДФЛ составит 65 рублей (исходя из ставки 13%).

    • ДТ20, 26, 44 КТ73. Учет трат на сотовую связь.
    • Существуют следующие варианты оплаты:

      Что такое компенсация за услуги связи

      Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

      В рамках круглого стола речь пойдет о Всероссийской диспансеризации взрослого населения и контроле за ее проведением; популяризации медосмотров и диспансеризации; всеобщей вакцинации и т.п.

      Программа, разработана совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

      Сотрудники органа власти (госслужащие) используют личные сотовые телефоны для служебных нужд. По внутреннему положению на основании представляемых авансовых отчетов производится возмещение расходов на сотовую связь в пределах установленных для сотрудников лимитов (лимиты для госслужащих установлены на региональном уровне). В качестве подтверждающих расходы документов сотрудники предоставляют чеки на оплату сотовой связи. Документы, подтверждающие фактическое использование услуг связи, не представляются. Внутренним положением не установлен перечень документов, которые сотрудники должны прилагать к авансовым отчетам в подтверждение использования услуг связи.
      Является ли данный порядок возмещения расходов на мобильную связь нарушением?

      Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
      Применяемый в рассматриваемой ситуации порядок возмещения расходов на мобильную связь сотрудникам (служащим) может привести к возникновению претензий со стороны контролирующих органов.

      Обоснование вывода:
      В соответствии со ст. 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием.
      То есть при использовании личного имущества работник может получать два вида выплат:
      — компенсацию за использование, износ (амортизацию) личного имущества;
      — возмещение расходов, связанных с использованием имущества в интересах работодателя.
      В случае компенсации за услуги мобильной связи можно говорить о компенсации расходов, связанных с использованием имущества в служебных целях, даже если по договоренности сторон износ (амортизацию) самого имущества (личного мобильного телефона) работодатель не компенсирует.
      При этом размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (ст. 188 ТК РФ). Порядок расчета размера соответствующего возмещения на законодательном уровне не установлен.
      В рассматриваемой ситуации возмещение расходов на мобильную связь осуществляется на основании авансовых отчетов с прилагаемыми к ним документами, подтверждающими факт оплаты услуг связи.
      Вместе с тем документы, подтверждающие оплату услуг мобильной связи, не подтверждают фактического использования определенного объема услуг связи. Кроме того, данные документы не подтверждают факта использования услуг мобильной связи исключительно в служебных целях*(1).
      По нашему мнению, при принятии решения о порядке и размерах компенсации служащим рассматриваемых расходов следует также руководствоваться принципом эффективного использования бюджетных средств, установленного ст. 34 БК РФ. Данный принцип означает, что при составлении и исполнении бюджетов участники бюджетного процесса в рамках установленных им бюджетных полномочий должны исходить из необходимости достижения заданных результатов с использованием наименьшего объема средств (экономности) и (или) достижения наилучшего результата с использованием определенного бюджетом объема средств (результативности).
      Это означает, что средства на оплату услуг связи должны расходоваться рационально и экономно в пределах установленного лимита, при этом недопустимо, чтобы без веских на то причин лимит выбирался полностью ежемесячно даже в те месяцы, когда сотрудники частично или полностью отсутствовали на работе (в связи с очередным отпускам, днями нахождения на больничном и т.д.).
      Специалисты Минфина России и Минздравсоцразвития России ранее указывали, что для освобождения компенсации за использование услуг мобильной связи в служебных целях от НДФЛ и страховых взносов необходимы документы, подтверждающие фактическое использование имущества в служебных целях, основанные на детализированном отчете оператора мобильной связи о проведенных переговорах (смотрите, в частности, письмо Минфина России от 13.10.2010 N 03-03-06/2/178, п. 3 письма Минздравсоцразвития России от 06.08.2010 N 2538-19). Аналогичные нормы, на которых они основывались при обосновании, действуют и сейчас.
      Анализ нормативных документов на уровне различных публично-правовых образований показал, что в положения о порядке возмещения расходов на мобильную связь включаются условия о предоставлении сотрудниками (служащими) документов, подтверждающих производственный характер телефонных переговоров (в том числе по средствам детализации счета за отчетный период)*(2).
      Учитывая изложенное, применяемый в рассматриваемой ситуации порядок возмещения расходов на мобильную связь сотрудникам (служащим) может привести к возникновению претензий со стороны контролирующих органов, как минимум, в части неэффективности использования бюджетных средств.
      К сведению: как правило, учет расходов на сотовую связь органами власти, органами местного самоуправления, казенными учреждениями организуется путем представления сотрудникам служебных sim-карт, учет расходов по которым может быть организован непосредственно получателем бюджетных средств, на сотрудников при этом возлагается обязанность по возмещению расходов сверх установленных для них лимитов и в периоды нахождения в очередных отпусках, на больничных*(3).

      Рекомендуем также ознакомиться со следующим материалом:
      — Энциклопедия решений. Документы, прилагаемые сотрудниками к авансовым отчетам (для госсектора).

      Ответ подготовил:
      Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
      Сульдяйкина Валентина

      Контроль качества ответа:
      Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
      Миллиард Мария

      Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. Для получения подробной информации об услуге обратитесь к обслуживающему Вас менеджеру.

      ————————————————————————-
      *(1) Лимит на использование мобильной связи, как правило, устанавливается на месяц и, соответственно, не подлежит переносу на следующие месяцы, иначе теряется экономический смысл соответствующей нормы расходов.
      В случае, когда сотрудник не предоставляет документов, подтверждающих фактическое использование услуг связи, проверить факт использованиях услуг связи на нужды учреждения затруднительно. Кроме того, в таких ситуациях сотрудник каждый месяц может отчитываться в рамках верхней границы предоставленного ему лимита. При этом средства могут накапливаться на счете телефона и (или) использоваться сотрудником не в служебных целях.
      *(2) Смотрите, к примеру, пп. 4 п. 2.4 Положения о порядке возмещения расходов, связанных с осуществлением полномочий, депутатам Муниципального Совета Рыбинского муниципального района, утвержденного решением Муниципального Совета Рыбинского муниципального района Ярославской области от 26.11.2015 N 32.
      *(3) Смотрите, например, Распоряжение администрации муниципального образования г. Нижневартовска от 1 апреля 2016 г. N 434-р «О Порядке пользования услугами сотовой связи в администрации города».

    • Использование в работе собственности сотрудника (к примеру, сотового устройства).
    • Амортизация объектов собственности.
    • Амортизация на сотовый будет начисляться только тогда, когда стоимость телефона составляет более 40 000 рублей. Если же стоимость его меньше, затраты на покупку средства связи списываются на материальные затраты.

      Работодатель также должен возмещать расходы сотрудника непосредственно на услуги связи. В статьях 41 и 45 ТК РФ указано, что порядок таких выплат должен быть прописан в коллективном соглашении, а также в нормативно-правовых актах. Размер выплат устанавливается в двустороннем порядке. Объем выплат нужно указать в трудовом договоре. Если трудовой договор уже составлен, пункт об объеме возмещения можно прописать во вспомогательном соглашении.

      Бумаги для подтверждения трат на переговоры по телефону

    • Должностная инструкция сотрудника. Этот документ обосновывает нужность телефонных переговоров.
    • Трудовой договор и дополнительное соглашение. В них указываются условия и порядок возмещения затрат. Можно оговорить фиксированную сумму, которая будет выплачиваться работнику.
    • Оформлением договора безвозмездной эксплуатации устройства.
    Читайте так же:  Бесплатная консультация адвокатов в саратове

    Детализация счета необходима для того, чтобы установить фактическое время телефонных переговоров. Следовательно, на основании фактического времени можно определить размер выплат.

    Для сокращения расходов компании обычно устанавливаются лимиты на сотовую связь. Существуют следующие варианты:

    Возмещение трат на услуги связи не предполагает начисление НДФЛ, страховых взносов. Однако это касается случаев, когда рабочий телефон использовался только в трудовой деятельности. Если же сотрудник совершал звонки личного характера, сопутствующие расходы будут облагаться НДФЛ.

    ВАЖНО! В налоговом учете возмещение расходов будет указано как оплата услуг связи. Это актуально для любого налогового режима.

    Бухгалтерский учет компенсационных расходов

  • ДТ73 КТ50, 51. Траты на мобильную связь были компенсированы.
    1. Оплата авансом. Если сотовая связь оплачивается авансом, соответствующие платежи будут считаться авансовыми.
    2. Компенсация. Актуальна для тех случаев, когда работодатель не заключил договора с оператором, и сотрудники в своей работе используют личные сим-карты. Затраты на личные переговоры учитываются в составе прочих трат на счете 91.
    3. Компенсация расходов сотрудника на сотовую связь

      Автор: Тарасов В. Д., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»

      Для оперативного решения производственных вопросов любое учреждение может использовать сотовую связь. Учреждение может компенсировать сотрудникам затраты на такой вид связи или оно само может заключить договоры с поставщиком данных услуг. Рассмотрим особенности порядка компенсации расходов сотрудников на сотовую связь.

      Вначале скажем несколько слов об особенностях заключения договоров на услуги связи самим учреждением. Их необходимо заключать в соответствии с законодательством о закупках:

      – с Федеральным законом от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» (для казенных учреждений, а также для бюджетных учреждений, осуществляющих закупки за счет субсидий);

      – с Федеральным законом от 18.07.2011 № 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» (для автономных учреждений, а также для бюджетных учреждений, осуществляющих закупки за счет средств от приносящей доход деятельности, грантов в соответствии с положением о закупках).

      Несколько слов о финансировании расходов на оплату услуг связи

      Согласно пп. «д» п. 20 Положения № 640 затраты на приобретение услуг связи включаются в состав нормативных затрат на общехозяйственные нужды на оказание государственных услуг в рамках государственного задания. Следовательно, расходы на услуги связи могут полностью или частично покрываться за счет средств субсидии, предоставляемой учреждению на выполнение госзадания.

      Отметим, если затраты на услуги связи финансируются за счет средств субсидии не в полном объеме, недостающую разницу учреждение покрывает с помощью собственных доходов, то есть за счет средств от приносящей доход деятельности.

      Если сотрудники используют личные телефоны и сим-карты в служебных целях…

      Статьей 164 ТК РФ предусмотрено, что компенсацией признаются денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных Трудовым кодексом и другими федеральными законами. Так, в силу ст. 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику:

      выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику;

      возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

      Таким образом, учреждение может компенсировать подтвержденные документами расходы на сотовую связь полностью или в пределах установленного лимита.

      Документальное оформление использования сотовой связи

      В любом учреждении, которое в ходе своей деятельности использует сотовую связь, должны быть следующие документы.

      Документ

      Содержание

      Приказ руководителя учреждения

      Список должностей, работа по которым требует использования сотовой связи

      Должностная инструкция работника

      Обоснование использования сотовой связи

      Трудовой договор или дополнительное соглашение к нему

      Условия и порядок выплаты компенсации либо фиксированная сумма за использование сотрудником сотовой связи

      Облагается ли компенсация НДФЛ и страховыми взносами?

      Пунктом 3 ст. 217 НК РФ определено, что не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, предусмотренных законодательством РФ), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.

      Таким образом, компенсация, которая включает в себя возмещение расходов на сотовую связь, не подлежит обложению НДФЛ на основании вышеуказанного пункта ст. 217 НК РФ.

      Обратите внимание, чтобы компенсация не облагалась НДФЛ, в учреждении должны быть следующие документы:

      документы, подтверждающие принадлежность используемого имущества налогоплательщику (договор о приобретении телефона и сим-карты);

      документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя (счета оператора связи, их детализация с указанием номеров абонентов);

      документы, подтверждающие суммы произведенных в этой связи расходов.

      Такие разъяснения приведены в Письме Минфина РФ от 20.04.2015 № 03-04-06/22274.

      Страховые взносы.

      В силу пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ не подлежат обложению страховыми взносами для плательщиков, указанных в пп. 1 п. 1 ст. 149 НК РФ, все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, определенных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.

      К сведению: аналогичная норма закреплена в пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона № 125-ФЗ.

      Итак, на основании вышеприведенных положений законодательства о страховых взносах и с учетом ст. 188 ТК РФ можно сделать вывод: страховые взносы на суммы компенсации за использование работником личного мобильного телефона при исполнении им трудовых обязанностей, а также на суммы расходов на оплату услуг сотовой связи, понесенных в производственных целях, не начисляются.

      Налог на прибыль

      Согласно пп. 14 п. 1 ст. 251 НК РФ расходы учреждения, произведенные за счет средств субсидий или лимитов бюджетных обязательств (бюджетных ассигнований), не включаются в базу по налогу на прибыль.

      Однако в рамках приносящей доход деятельности обоснованные и документально подтвержденные расходы учреждения могут учитываться при исчислении налога на прибыль. Итак, по пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ в составе прочих расходов налогоплательщика могут быть учтены расходы на приобретение услуг сотовой связи при условии, что такие расходы соответствуют критериям, установленным п. 1 ст. 252 НК РФ, а также при условии включения данных о размерах и условиях осуществления соответствующих компенсационных выплат в трудовой договор.

      Отметим, что обоснованность расходов при выплате компенсации за использование сотовой связи подтверждается следующими документами:

      должностной инструкцией, в которой указывается, при исполнении каких трудовых обязанностей работник пользуется сотовой связью;

      трудовым договором или другим письменным соглашением с работником, где зафиксированы размер и порядок выплаты компенсации;

      копией договора работника с оператором связи, подтверждающей, что используемый в служебных целях телефонный номер зарегистрирован за работником;

      копией счета оператора связи;

      детализированным счетом расходов на связь от оператора связи.

      Данные разъяснения представлены в письмах Минфина РФ от 23.06.2011 № 03-03-06/1/378, от 13.10.2010 № 03-03-06/2/178, Минздравсоцразвития РФ от 06.08.2010 № 2538-19 (п. 3), УФНС по г. Москве от 05.10.2010 № 16-15/[email protected]

      Обратите внимание: учреждение вправе включить в расчет налога на прибыль расходы на услуги связи, произведенные сверх нормативных затрат, покрываемых за счет субсидий на выполнение государственного задания, при условии что данные расходы относятся и к деятельности, приносящей доход, и к уставной бюджетной деятельности, а также соответствуют критериям ст. 252 НК РФ. В этом случае такие расходы подлежат распределению в соответствии с п. 1 ст. 272 НК РФ (письма Минфина РФ от 08.12.2016 № 03-03-06/3/73328, от 30.12.2016 № 03-03-06/3/79616, от 03.11.2016 № 03-03-06/3/64622).

      Бухгалтерский учет

      Учреждение заключило договор с поставщиком услуг связи

      Согласно Указаниям № 65н расходы учреждения на оплату услуг связи относятся на код вида расходов 244 и подстатью 221 «Услуги связи» ­КОСГУ. В бухгалтерском учете расчеты с поставщиками услуг связи отражаются на счете 0 302 21 000 «Расчеты по услугам связи». Основанием для принятия к учету расходов на услуги связи является подписанный сторонами договора акт оказанных услуг. Отметим, что бухгалтерские записи делаются в соответствии:

      с Инструкцией № 183н – для автономных учреждений;

      с Инструкцией № 174н – для бюджетных учреждений;

      с Инструкцией № 162н – для казенных учреждений.

      В бухгалтерском учете учреждению необходимо сделать следующие записи:

      1) начислены расходы на оплату услуг связи:

      Дебет счета 0 109 00 221 «Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг»
      Кредит счета 0 302 21 730 «Увеличение кредиторской задолженности по оплате услуг связи»

      2) оплачены услуги связи:

      Дебет счета 0 302 21 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по оплате услуг связи»
      Кредит счета 0 201 11 610 «Выбытия денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства»

      Если организация перечисляет поставщику услуг связи авансовые платежи, при осуществлении бухгалтерских записей необходимо воспользоваться счетом 0 206 21 000 «Расчеты по авансам по услугам связи».

      В этом случае в бухгалтерском учете учреждению нужно сделать следующие проводки:

      1) перечислен аванс за услуги сотовой связи:

      Дебет счета 0 206 21 000 «Расчеты по авансам по услугам связи»
      Кредит счета 0 201 11 000 «Денежные средства учреждения на лицевых счетах в органе казначейства»

      2) отражены расходы на услуги связи в соответствии с полученным актом оказания услуг:

      Дебет счета 0 109 00 221 «Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг»
      Кредит счета 0 302 11 000 «Расчеты по заработной плате»

      3) зачтен ранее перечисленный аванс за услуги связи:

      Дебет счета 0 302 21 000 «Расчеты по услугам связи»
      Кредит счета 0 206 21 000 «Расчеты по авансам по услугам связи»

      4) произведен окончательный расчет по услугам связи за месяц:

      Дебет счета 0 302 21 000 «Расчеты по услугам связи»
      Кредит счета 0 201 11 000 «Денежные средства учреждения на лицевых счетах в органе казначейства»

      На практике встречаются ситуации, когда по факту сотрудник превысил лимит расходов на сотовую связь, установленный в учреждении. В этом случае работник должен вернуть сверхлимитные расходы на сотовую связь. Однако следует помнить, что работодатель вправе произвести такое удержание только с письменного согласия работника (ст. 137 ТК РФ).

      К сведению: по общему правилу размер всех удержаний из заработной платы не может превышать 20%, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, – 50% заработной платы, причитающейся работнику (ст. 138 ТК РФ).

      Итак, при возмещении работником учреждению суммы расходов на услуги связи эта сумма признается доходом учреждения. Такие разъяснения даны в Письме Минфина РФ от 18.10.2012 № 02-06-10/4354. Учреждению необходимо сделать следующие бухгалтерские записи:

      1) отражен доход:

      – в бюджетном учреждении (п. 93 Инструкции № 174н):

      Дебет счета 2 205 31 560 «Увеличение дебиторской задолженности по доходам от оказания платных услуг»
      Кредит счета 2 401 10 130 «Доходы от оказания платных услуг»

      – в автономном учреждении (п. 112 Инструкции № 183н):

      Дебет счета 2 209 30 000 «Расчеты по компенсации затрат»
      Кредит счета 2 401 10 130 «Доходы от оказания платных услуг»

      2) удержана сумма из заработной платы работника:

      Дебет счета 0 302 11 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по заработной плате»
      Кредит счета 0 304 03 730 «Увеличение кредиторской задолженности по удержаниям из выплат по оплате труда»

      Дебет счета 2 304 03 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по удержаниям из выплат по оплате труда»
      Кредит счета 2 205 31 660 «Уменьшение дебиторской задолженности по доходам от оказания платных работ, услуг»

      – в автономном учреждении (п. 167 Инструкции № 183н):

      Дебет счета 0 302 11 000 «Расчеты по заработной плате»
      Кредит счета 0 304 03 000 «Расчеты по удержаниям из выплат по оплате труда»

      Дебет счета 0 304 03 000 «Расчеты по удержаниям из выплат по оплате труда»
      Кредит счета 0 201 11 000 «Денежные средства учреждения на лицевых счетах в органе казначейства»

      В случае осуществления удержания из суммы оплаты труда, начисленной в рамках исполнения государственного задания, в бухгалтерском учете делаются записи:

      а) в бюджетном учреждении (п. 146 Инструкции № 174н):

      Дебет счета 4 304 06 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по расчетам с прочими кредиторами»
      Кредит счета 4 304 06 730 «Увеличение расчетов с прочими кредиторами»

      Дебет счета 2 205 31 660 «Уменьшение дебиторской задолженности по доходам от оказания платных работ, услуг»
      Кредит счета 2 304 06 730 «Увеличение расчетов с прочими кредиторами»

      б) в автономном учреждении (п. 173 – 175 Инструкции № 183н):

      Дебет счета 4 304 06 000 «Расчеты с прочими кредиторами»
      Кредит счета 4 304 06 730 «Увеличение расчетов с прочими кредиторами»

      Дебет счета 2 205 31 000 «Расчеты по доходам от оказания платных работ, услуг»
      Кредит счета 2 304 06 000 «Расчеты с прочими кредиторами»

      в) в казенном учреждении (п. 78, 120 Инструкции № 162н):

      – начислена сотрудникам плата за сверхлимитные услуги связи:

      Дебет счета 1 205 31 560 «Увеличение дебиторской задолженности по доходам от оказания платных работ, услуг»
      Кредит счета 1 401 10 130 «Доходы от оказания платных услуг»

      – внесены сотрудником деньги в кассу учреждения:

      Дебет счета 1 201 34 510 «Поступления средств учреждения в кассу»
      Кредит счета 1 205 31 660 «Уменьшение дебиторской задолженности по доходам от оказания платных работ, услуг»

      Учреждение выплачивает сотруднику компенсацию за использование сотовой связи в служебных целях

      Согласно Указаниям № 65н расходы на выплату компенсации за использование сотового телефона в служебных целях относятся на подстатью 212 «Прочие выплаты» ­КОСГУ. Учреждению необходимо сделать следующие бухгалтерские записи:

      1) начислена компенсация за использование работником личного мобильного телефона в служебных целях:

      – в бюджетном учреждении (п. 128 Инструкции № 174н):

      Дебет счета 0 109 00 212 «Затраты на прочие выплаты в себестоимости готовой продукции, работ, услуг»
      Кредит счета 0 302 12 730 «Увеличение кредиторской задолженности по прочим выплатам»

      – в автономном учреждении (п. 132 Инструкции № 183н):

      Дебет счета 0 109 00 212 «Затраты на прочие выплаты в себестоимости готовой продукции, работ, услуг»
      Кредит счета 0 302 12 000 «Расходы по прочим выплатам»

      – в казенном учреждении (п. 78, 120 Инструкции № 162н):

      Дебет счета 1 401 20 212 «Расходы по прочим выплатам»
      Кредит счета 1 302 12 730 «Увеличение кредиторской задолженности по прочим выплатам»

      2) выплачена работнику компенсация за использование личного сотового телефона:

      а) выдана из кассы учреждения:

      – в бюджетном учреждении (п. 85 Инструкции № 174н):

      Дебет счета 0 302 12 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по прочим операциям»
      Кредит счета 0 201 34 610 «Выбытие средств из кассы учреждения»

      – в автономном учреждении (п. 157 Инструкции № 183н):

      Дебет счета 0 302 12 000 «Расчеты по прочим выплатам»
      Кредит счета 0 201 34 000 «Касса»

      – в казенном учреждении (п. 49 Инструкции № 162н):

      Дебет счета 1 302 12 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по прочим операциям»
      Кредит счета 1 201 34 610 «Выбытие средств из кассы учреждения»

      б) перечислена с лицевого счета учреждения на банковскую карту работника:

      – в бюджетном учреждении (п. 129 Инструкции № 174н):

      Дебет счета 0 302 12 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по прочим операциям»
      Кредит счета 0 201 11 610 «Выбытия денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства» (с использованием забалансового счета 18 «Выбытия денежных средств со счетов учреждения»)

      – в автономном учреждении(п. 157 Инструкции № 183н):

      Дебет счета 0 302 12 000 «Расчеты по прочим выплатам»
      Кредит счета 0 201 11 000 «Денежные средства учреждения на лицевых счетах в органе казначейства» (с использованием забалансового счета 18 «Выбытия денежных средств со счетов учреждения»)

      – в казенном учреждении (п. 102 Инструкции № 162н):

      Дебет счета 1 302 12 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по прочим операциям»
      Кредит счета 1 304 05 212 «Расчеты по платежам из бюджета с финансовым органом по прочим выплатам»

      В заключение еще раз обратим ваше внимание на нюансы, связанные с использованием мобильной связи сотрудниками учреждения.

      1. Учреждение само вправе заключить договор с оператором сотовой связи и установить список лиц, которым необходим такой вид связи, а также установить определенный лимит.

      2. Учреждение может заключить дополнительное соглашение об использовании личных телефонов сотрудников. В этом случае оно обязано компенсировать расходы на мобильную связь и износ личных телефонов сотрудников согласно ст. 188 ТК РФ.

      3. Выплачиваемая компенсация не подлежит обложению НДФЛ и страховыми взносами.

      4. Ели расходы на мобильную связь произведены за счет средств субсидий или лимитов бюджетных обязательств (бюджетных ассигнований), согласно пп. 14 п. 1 ст. 251 НК РФ они не включаются в базу по налогу на прибыль.

      5. Если расходы на мобильную связь произведены в рамках приносящей доход деятельности, а также являются обоснованными и документально подтвержденными, они учитываются при расчете налога на прибыль в составе прочих расходов (пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ).

      6. Бухгалтерский учет таких расходов зависит от выбранного варианта использования сотовой связи (прямой договор с поставщиком или выплата компенсации сотрудникам).

      Компенсация расходов на сотовую связь

      Как быть, если сотрудники используют мобильную связь и для работы, и в личных целях, а в коллективном и трудовых договорах при этом нет ни слова о компенсации использования личных телефонов в служебное время? Можно ли в данном случае производить выплаты и как они должны быть оформлены, чтоб не вызвать вопросов у ревизоров из ПФР, выяснила Анна Мишина.

      Чтобы обеспечить работника мобильной связью, фирма может «пойти» несколькими путями, в том числе «подключить» сотрудника к корпоративному тарифу, перечисляя деньги напрямую сотовому оператору.

      С одной стороны – это очень удобно, ведь нужный специалист всегда «на связи». Но с другой – предприятию придется постоянно подтверждать обоснованность и производственный характер таких выплат. Обратите внимание, в законе четкого списка для обоснования расходов на оплату услуг связи нет, поэтому стоит взять на вооружение перечень, проверенный и отработанный практикой. Туда должны входить договоры с операторами мобильной связи на оказание услуг, приказы руководителя об утверждении списка сотрудников, которые для исполнения служебных обязанностей используют личные телефоны. Информацию о том, будет ли компания оплачивать сотовую связь того или другого сотрудника, можно прописать и в трудовом контракте. А в коллективном договоре можно указать, для каких именно должностей предусмотрена сотовая связь за счет компании (Письмо УФНС РФ по г. Москве от 5 октября 2010 г. № 16-15/[email protected]). Кроме того, нужны должностные инструкции, где было бы сказано, на какой именно должности человеку должны оплачиваться мобильные переговоры, а также платежные документы и счета оператора связи (о необходимости таких документов говорит следующая судебная практика: Определение ВАС РФ от 3 сентября 2008 года № 11211/08, Постановления ФАС Московского округа от 3 июня 2009 года № КА-А40/4697-09-2 и от 24 февраля 2009 года № КА- А40/12268-08, Северо-Западного округа от 15 января 2009 года № А56- 6560/2008, Центрального округа от 6 марта 2009 года № А35-4080/07-С8).

      Нужна ли детализация?

      «Кроме всего вышеперечисленного, факт осуществления расходов в производственных целях косвенно могут подтвердить договоры с контрагентами или деловая переписка, – отмечает Анатолий Царев, заместитель начальника юридической службы подмосковного складского комплекса. – При этом хотелось бы обратить внимание на следующее: довольно часто при проверках чиновники требуют от представителей компаний детализированные счета – якобы чтобы точно убедиться, что переговоры с оплачиваемого фирмой номера велись исключительно по рабочим вопросам. При этом ревизоры пугают, что при отсутствии таких расшифровок звонки будут рассматриваться как личные переговоры со всеми вытекающими последствиями. Имейте в виду: таких полномочий у чиновников нет! Это следует из многочисленных норм права, начиная со статьи 63 Закона от 7 июля 2003 года № 126-ФЗ, где четко прописана конфиденциальность содержания переговоров, и заканчивая письмом самих же налоговиков (абз. 8 Письма МНС РФ от 22 мая 2000 г. № ВГ-9- 02/174) и арбитражной практикой (например, Постановлением ФАС Поволжского округа от 9 апреля 2008 г. № А57-11527/06). Достаточно того, что телефонные переговоры были произведены в рабочее время и связаны с исполнением должностных обязанностей.

      Фирма не перечисляла денег своим сотрудникам в качестве компенсации «мобильных» расходов. Все выплаты производились непосредственно сотовому оператору за услуги связи на основании выставленных счетов. Следовательно, по своей природе такие выплаты не являются компенсационными и носят исключительно производственный характер.

      Но, с другой стороны, если вы считаете, что связываться с проверяющими «себе дороже» и одновременно уверены, что со звонками все в порядке, то можно сразу запросить у оператора детализацию. Она без всяких проблем предоставляется по запросу компании. Впрочем, я бы не сказал, что сама по себе детализация позволяет точно выявить содержание разговоров и стопроцентно подтвердить их производственный характер. Даже с сотрудниками компании-партнера вполне можно не обсуждать детали проектов, а «говорить за жизнь». Кстати, мне известен случай, когда, изучив детализацию, налоговики потребовали, чтобы фирма предоставила данные еще и о том, каким именно сотрудникам предприятия-компаньона принадлежат номера, на которые шли «входящие» звонки из проверяемой компании, дескать, вдруг они беседовали не с коллегами, а с девушками на ресепшн. По-моему, ситуация разрешилась тем, что работники с оплачиваемыми номерами действительно были вынуждены писать чуть ли не объяснительные по каждому звонку, а также обращаться к поставщику и нескольким его сотрудникам за письменным подтверждением, кому именно принадлежат указанные в детализации номера».

      Оплата, а не компенсация

      Но приведенный выше пример – не единственный случай, когда с подтверждением производственного характера и обоснованности оплаты мобильной связи сотрудников возникают внештатные ситуации. Например, нередко ревизоры из налоговой инспекции или Пенсионного фонда пытаются приравнять их к отчислениям, которые «уходят» на компенсацию разговоров по личным телефонам. Именно так случилось с предприятием из города Верхняя Салда, находящегося в Свердловской области, куда специалисты Пенсионного фонда явились для проверки правильности исчисления, полноты и своевременности уплаты (перечисления) страховых взносов на обязательное медицинское страхование.

      Изучив предоставленные предприятием документы, чиновники обратили внимание на то, что база для начисления взносов занижена. А произошло это, как, опять же, следовало из проверенных сотрудниками ПФР бумаг, из-за отсутствия сумм возмещения сотрудникам расходов за использование личных мобильных телефонов. Кода специалисты Пенсионного фонда попросили организацию объяснить этот факт, то сотрудники фирмы ответили, что никакого возмещения, по сути, нет, поэтому деньги и не перечислялись. А пользование мобильной связью в компании происходит другим способом: «сотовый» оператор выставляет счет и на этом основании фирма переводит деньги. При этом «на руки» сотрудникам ничего не выдается. Данный метод оплаты связи закреплен во внутренних документах компании, в частности – в приказе директора, в котором четко установлен список сотрудников, мобильные переговоры которых оплачиваются, а также цель этих расходов – «для решения производственных вопросов».

      Сотрудники Пенсионного фонда, конечно же, приняли все это во внимание, но при этом решили, что такие «мобильные платежи» не могут быть признаны производственными затратами, даже несмотря на формулировку в приказе руководителя организации. И, еще раз просмотрев все документы, они приравняли данные выплаты к оплате труда, пояснив это тем, что работники использовали свои телефоны не только по служебной необходимости, но и для личных переговоров, поэтому они должны облагаться страховыми взносами. А раз это не было сделано вовремя, то чиновники предложили предприятию не только уплатить недоимку, но также перечислить штраф и пени.

      Известен случай, когда, изучив детализацию, налоговики потребовали, чтобы фирма предоставила данные еще и о том, каким именно сотрудникам предприятия-компаньона принадлежат номера, на которые шли «входящие» звонки из проверяемой компании, дескать, вдруг они беседовали не с коллегами, а с девушками на ресепшн.

      Не согласившись с таким решением, представители организации обратились в арбитраж с требованием о признании его недействительным.

      Изучив все предоставленные документы, судьи первой, апелляционной и кассационной инстанций признали, что чиновники ошиблись с выводами. Они разъяснили, что насторожившие ревизоров выплаты никак не связаны с оплатой труда сотрудников. Арбитры специально обратили внимание на то, что за проверенный специалистами ПФР период выплаты физическим лицам за услуги мобильной связи вообще не производились. Понесенные же страхователем расходы носят исключительно производственный характер. И оплачены они были сотовому оператору за услуги связи на основании выставленных им счетов, а не сотрудникам предприятия за использование личных аппаратов. Соответственно, по своей природе они не являются компенсационными выплатами.

      Деньги, полученные работниками предприятия для осуществления расчетов за потребленные предприятием услуги связи, являются общехозяйственными расходами и не подлежат включению в базу для исчисления страховых взносов. А, следовательно, решение суда в данной части является правильным (Решение Арбитражного суда Свердловской области от 26 мая 2014 г., Постановления Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 20 августа 2014 г. № 17АП-9237/2014-АК и ФАС Уральского округа от 4 декабря 2014 г. № Ф09- 8296/14 по делу № А60-8923/2014).

      Однако чиновники ПФР решили бороться до конца и подготовили обращение в высшую судебную инстанцию. Но и коллегия судей ВС согласилась с позицией организации. Они подтвердили, что раз оплаченная мобильная связь предоставлялась не всем сотрудникам, а только тем, кто был поименован в соответствующем приказе, данная выплата не может быть отнесена к оплате труда. Организация изначально определила эти расходы как производственные, и отразила их как «общехозяйственные» и «затраты на связь».

      Судьи пояснили, что по закону объектом для обложения страховыми взносами, об отсутствии которых говорили чиновники ПФР, признаются выплаты и прочие вознаграждения, начисляемые организацией в пользу физических лиц по трудовым договорам (ст. 7 Закона № 212- ФЗ). Но в данном случае не было ни этих перечислений, ни необходимых формулировок в контрактах, нет и каких-либо платежных ведомостей на сотрудников. Более того, спорные деньги не являлись какими-то поощрениями и не зависят от трудовых успехов людей. Другими словами, нет ни единого повода для отнесения спорных выплат к оплате труда. Поэтому на основании всего вышеперечисленного суды всех инстанций пришли к выводам, что данные расходы носят производственный характер и не подлежат включению в базу для исчисления страховых взносов (Определение ВС РФ от 30 апреля 2015 г. № 309-КГ15-1758 по делу № А60-8923/2014).

      Бухгалтерия.ру рекомендует

      Бесценный опыт решения актуальных задач, ответы на сложные вопросы, специально отобранная свежая информация в прессе для бухгалтеров и управленцев. Журналы для бухгалтера и предпринимателя >>

      Если у Вас есть вопрос — задайте его здесь >>

      Практическая энциклопедия бухгалтера

      Все изменения 2020 года уже внесены в бератор экспертами. В ответе на любой вопрос у вас есть всё необходимое: точный алгоритм действий, актуальные примеры из реальной бухгалтерской практики, проводки и образцы заполнения документов.

      Поделиться

      Распечатать

      Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных проблемах бухучета, переводим сложные документы «с чиновничьего на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это легко.

      *Нажимая кнопку отплатить вы совершаете добровольное пожертвование

      Читайте так же:  Гражданский кодекс российской федерации 2020 купить